Endelig rapport etter undersøkelse av Grue kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Grue kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 2014 Kirkenær Tidsrom for undersøkelsen: 1. -2. april 2014 Kontaktperson i kommunen: Dag Haugen Fra Kartverket: Nils-Arnt Moen, leder Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av enkelte bygningsopplysninger. Tidsfrist for føring jordskiftesaker blir ikke overholdt. Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen har ført grensejustering feil i matrikkelen.
Og følgende merknader ved dette tilsynet: 2 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt i forbindelse med at ny bygning tas i bruk. Kommunen utleverer matrikkeelinformasjon uten journalføring og arkivering. Kommunen organiserer oppgavene slik at arbeidet med matrikkelloven blir skadelidende. Utarbeidet dato: 3. april 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Nils-Arnt Moen Ledet tilsynet i Grue kommune Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Grue kommune i perioden 1. 2. april 2014. 3 Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Grue kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : 4 - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av enkelte bygningsopplysninger. Tidsfrister for føring av jordskiftesaker blir ikke overholdt. Avvik fra: Matrikkelloven 22 og 25, jf. matrikkelforskriften 19 og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og forskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med" senest fem dager. Videre i merknaden står at kommunen skal registrerer opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Matrikkellovens 22 sier at kommunen skal føre inn opplysninger i matrikkelen fra saker for jordskifteretten. Matrikkelforskriften 19 første ledd har krav om at kommunen skal matrikkelføre saker for jordskifteretten innen 6 uker. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon i en del tilfeller skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. I intervjuene kom det fram at kommunen ikke klarer å holde tidsfristen for føring av jordskiftesaker i matrikkelen. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.
AVVIK 2 5 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 24, 33 og 34, matrikkelforskriften 9, 27, 34, 38 og 41. Kommentar: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning. Matrikkelloven 24 og matrikkelforskriften 9 inneholder bestemmelser om utsending av matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer, herunder også opplysning om anledning til klage og klagefrister. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at det skal foreligge erklæring fra landmåler om at bruksretter og servitutter er undersøkt. Første ledd, bokstav g, krever dokumentasjon som viser hvilke grenser som er nye eller endret, og hvilke grenser som inngår i forretningen uten endring. Andre ledd, bokstav f, krever begrunnelse for å utelate grensemerking. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap, verdianslag og skriftig samtykke fra registrerte eiere. Matrikkelforskriften 38 første ledd bokstav c, har krav om at protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om framlagte dokumenter som beskriver aktuelle grenser og rettsforhold. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 6 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Ved gjennomgang av sakene mangler det dokumentasjon på at matrikkelbrev eller passende utdrag av dette er sendt involverte og berørte parter ved saksavslutning. Det kommer heller ikke fram av dokumentasjonen at det er opplyst om klageadgang og klagefrister ved utsendelse av matrikkelbrev til partene ved saksavslutning. Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger andre bruksretter. I noen av sakene framgår det ikke i protokollen hvilke grensemerker som er nye og hvilke som er eksisterende. I tillegg er det ikke gitt begrunnelse for at grensemerking er utelatt. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering og heller ikke skriftlig samtykke fra registrerte eiere som grensejusteringen får betydning for. Protokoll fra oppmålingsforretning inneholder ikke opplysninger om dokumenter som ligger til grunn for saken og dokumenter som har kommet til under forretningen.
Det er ikke laget fullstendig rapport fra målingene og beregningene, jf. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 6 AVVIK 3 Kommunen har ført grensejustering feil i matrikkelen. Avvik fra: Matrikkelforskriftens 4 første ledd. Kommentar: Matrikkelforskriftens 4, 1. ledd har bestemmelse om at føring i matrikkelen skal følge instruks fastsatt av Statens kartverk. Ved grensejustering skal i følge føringsinstruksen eksisterende grense først føres som forretning over eksisterende matrikkelenhet. Deretter skal den justerte grensen legges inn som grensejustering, jevnfør føringsinstruksens kap. 4.2.30. Avviket bygger på følgende observasjon: Grensejusteringssaker er ført feil i matrikkelen. Det kommer ikke fram av matrikkelen at grensene er justert. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Merknader Det ble gitt tre merknader ved undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriftens 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke setter som vilkår at adressenummerskilt er satt opp når det gis tillatelse til å ta ny bygning i bruk.
MERKNAD 2 7 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten journalføring og arkivering. Kommentar: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke journalfører og arkiverer i forbindelse med utlevering av nabolister fra matrikkelen. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Utlevering av opplysninger, herunder nabolister fra matrikkelen er saksbehandling med hjemmel i lov og utløser krav til journalføring og arkivering. I mangel av arkivering vil kommunen være ute av stand til å behandle eventuell klage på utleveringen. Saksbehandlingen skal gå ut på identifisering av den som skal motta informasjonen og prøving i forhold til de formål som er angitt i matrikkellovens 30. Kommunen skal informere mottaker av opplysninger om at vedkommende er ansvarlig for at behandling skjer i samsvar med gjeldende regelverk, jfr. utleveringsforskriften 5 annet ledd. Hjemmel: Matrikkelloven 30 jf utleveringsforskriftens 5 (FOR-2013-12-18-1599). Arkivloven med forskrift om offentlige arkiv (FOR-1998-12-11-1193) kapittel 2. MERKNAD 3 Kommunens organisering av oppgaver, medfører at arbeid etter matrikkelloven blir skadelidende. Kommentar: I kommunen er personell innen matrikkelområdet også engasjert innen andre fagområder som er arbeidskrevende. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Det framkom under intervjuene at personen som fører opplysninger om matrikkelenhet i matrikkelen har andre oppgaver. Dette kan være en medvirkende årsak til problemer med å holde tidsfrister, og at ikke all nødvendig dokumentasjon følger sakene. 6. Gjennomføring Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 1. april 2014 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 2. april 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
8 VEDLEGG 1 Se mottakerliste Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.: 10/04829-161 15.01.2014 Ark.: 342.1 Varsel om tilsyn med kommunenes matrikkelarbeid - Gjerstad, Midsund, Skedsmo, Selbu, Notodden, Levanger, Verdal, Grue, Tønsberg, Råde og Alta kommuner Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner våren 2014. Disse utgjør de neste 10 av i alt 20 tilsyn som skal gjennomføres året 2014. Det bemerkes innledningsvis at tilsynet i henholdsvis Levanger og Verdal kommune gjennomføres som ett tilsyn, dette på bakgrunn av at disse kommunene har etablert en felles matrikkellovforvaltning under organiseringen av Innherred samkommune. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av kommunene er kontaktet på forhånd pr. telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse (kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring fremkommer her i en særskilt tabell (se tilsynskalender nedenfor). Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i 1980. Kommunene fikk den gang fokus på kartog delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble iverksatt i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev).
Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. 9 Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Det lånes ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til kommunen lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett. Kartverket ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling ved opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering. Nærmere bestemt fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen
10 - Eventuelle rutiner kommunen har for saksbehandling og kontroll der oppmålingsforretninger er utført av andre enn kommunen selv (utført av enten privat foretak, nabokommune, Jordskifteretten eller Vegvesenet) - Eventuelle rutiner for hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av ulike typer saker - Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting. - Eventuelle rutiner for behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Eventuelt internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering - Liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenheter og grensejusteringssaker i årene 2012 og 2013 (se nærmere om dette nedenfor) I den grad årsrapport for kommunen, gjeldende kommuneplan og delegasjonsreglement ikke er tilgjenglig på kommunens side på Internett så vil vi også komme til å be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv komme til å ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med kommunen og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Det vi i denne forbindelse vil be om aller først er å få tilsendt en liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2012. Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. I mangel av at kommunen har gjennomført nevnte antall grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2012 så vil det bli lånt ut saker på oppretting av matrikkelenhet, slik at det til sammen blir lånt ut 5 saker totalt. For kommuner med et betydelig antall saker pr. år vil vi ønske å begrense antallet til å omfatte de siste av sakene i 2012 og 2013. Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen (se nedenfor), og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Dette vil være rådmannen, og den person som administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning. For øvrig den person som leder den enhet der matrikkellovforvaltning foregår. Mesteparten av tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmåler/e, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger.
Første dag går med til formøte, intervju av 5 8 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert. 11 Nedenfor ser dere et standard oppsett for en timeplan: Timeplan for gjennomføring av tilsyn - 2014 Timeplanen fordeler seg over 2 dager. Tilsynet må kunne disponere et fast møterom for gjennomføring av denne timeplanen. Timeplanen er satt opp for å komme gjennom alt vi skal, og fordi dere i kommunen skal kunne planlegge arbeidsdagen. Timeplanen er normert ut fra at vi skal intervjue inntil 3 personer som fører matrikkelen. Minst en av disse skal ha som oppgave å føre bygnings- og adresseinformasjon. Vi skal også intervjue en av kommunens landmålere. Med virksomhetsleder menes her leder for den/de avdelinger der henholdsvis plan- og bygningsloven og matrikkelloven blir forvaltet. Dersom kommunen har en slik organisering at det er flere ledere, eventuell enhetsleder for matrikkellovforvaltning som bør intervjues så avklarer vi dette forveien. Små justeringer av tidspunkter avtaler vi nærmere på formøtet. Dag 1: Formøte Innledning presentasjon 09:00-09:15 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Intervju rådmannen 09:15-09:45 Intervju virksomhetsleder og/eller 10:00-10:35 enhetsleder Intervju 1. Person som fører 10:45-11:30 matrikkelen Lunsj 11:40-12:15 Intervju 2. Person som fører 12:15-13:00 matrikkelen Intervju 3. Person som fører 13:15-14:00 matrikkelen
Oppsummering 14:30-14:45 12 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Dag 2 Sluttmøte 10:00-11:00 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Gjennom de samtaler vi til nå har hatt med kontaktpersonene er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i kommunen og i Kartverket nedenfor: Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Ukenr. Datoer Kommuner Uke 8 torsdag 20. og fredag 21. februar Gjerstad kommune Tom Jacobsen Tlf 37119724 For Kartverket: Anders Fekjær Tlf 32118129 Uke 9 onsdag 26. og torsdag 27. februar Midsund kommune Inge Rakvåg Tlf. 71270527 For Kartverket: John Thomas Aalstad Tlf 32118792
Uke 10 torsdag 6. og fredag 7. mars Skedsmo kommune 13 Thorbjørn Smådahl Tlf. 66938471 For Kartverket; Anders Fekjær 32118129 Uke 11 onsdag 12. og torsdag 13. mars Selbu kommune Jim Reitan Tlf.73816734 For Kartverket: Anders Østeraas 32118495 Uke 11 onsdag 12. og torsdag 13. mars Uke 13 onsdag 26. og torsdag 27. mars Notodden kommune Jan Idar Funner Tlf. 35015094 For Kartverket: Anders Fekjær 32118129 Innherred samkommune, omfatter Levanger kommune Verdal kommune Per Arne Kolberg Tlf. 74048550 For Kartverket: Finn Isaksen 32118544 Uke 14 tirsdag 1. og onsdag 2. april Grue kommune Dag Haugen Tlf. 62942059 Uke 19 onsdag 7. og torsdag 8. mai For Kartverket: Nils Arnt Moen 32118772 Tønsberg kommune
Kåre Conradsen Tlf. 33348682 14 Uke 19 onsdag 7. og torsdag 8. mai Uke 21 onsdag 21. og torsdag 22. mai For Kartverket Knut Holter 32118152 Råde kommune Siv Thuva Jansson Tlf 69295071 For Kartverket: Anders Fekjær 32118129 Alta kommune Trond Inge Heitmann Tlf. 78455156 For Kartverket: Anders Fekjær 32118129 Da ser vi fram til å møte dere, og hvis det er noen spørsmål så er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Kopi: - Fylkesmannen, Tilsynskoordinator - Kartkontoret i fylket
15 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 03.09.2013 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert 03.10.2011 5. Årsrapport 2012 for Grue kommune 6. Delegasjonsreglement Grue kommune vedtatt ksty 04.02.2013 7. Organisasjonsmodell Grue kommune 8. Saksliste for oppmålingsaker 2011, 2012og 2013 9. Prosedyrer og rutiner med saksflyt for behanling av delingdssaker 10. Saksmapper for 6 oppmålingsforretninger 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
16 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Grue kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Turid Bjerkestrand Rådmann X X X Haakon Gjems Enhetsleder teknisk X X X Dag Haugen Landmåler matrikkelfører saksbh.matrikkelloven. X X X Johny Solvang Bygningsdel/mat.fører X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Anders Østeraas og Nils-Arnt Moen, med sistnevnte som tilsynsleder.