Sak/dok.: 16/

Transkript

1 1 Kartverket Adresseinformasjon fylles inn ved ekspedering. Se mottakerliste nedenfor. Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.: 16/ Ark.: Varsel om matrikkellovtilsyn i kommunene Nes i Buskerud kommune, Vefsn, Nesodden, Orkdal, Aurland, Stjørdal, Fredrikstad, Balsfjord, Kristiansand, og Asker Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner våren Disse utgjør 10 av i alt 20 tilsyn som skal gjennomføres i Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvise fordeling. For året 2017 har vi besluttet å trekke ut 5 kommuner blant kommuner som har hatt tilsyn tidligere, dvs fra perioden Disse kommunene skal altså ha et nytt tilsyn, hvor ett av formålene med dette er å avdekke hvilken effekt tilsynsarbeidet har i forhold til kommunenes matrikkellovarbeide. Av disse 5 er det kommunene Fredrikstad og Orkdal som skal ha nytt tilsyn våren Hver enkelt av kommunene er kontaktet på forhånd pr. telefon, og det er etter dette satt opp en liste over kontaktpersoner. Nærmere om dette og om tidspunkt for gjennomføring fremkommer her i en tilsynskalender, se nedenfor. Med matrikkellova som ble iverksatt i 2010 fikk kommunene rollen som lokal matrikkelmyndighet, og kravene til eiendomsoppmåling og registrering i det offisielle register for eiendom, bygning, bolig og adresse ble mer omfattende. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med grunnboka og andre offentlige registre er blitt tettere. Matrikkelen har siden 2010 blitt en av landets 7 nasjonale felleskomponenter. Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring Kartverket Besoksadresse: Kartverksveien 21 Honefoss Postadresse: Postboks 600 Sentrum, 3507 Honefoss Telefon: Telefax: E-post: post(åkartverket.no Organisasjonsnummer:

2 av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innenfor dette fagområdet. Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon Sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen - håndtering av brukernavn og passord for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Kommunen skal låne ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Kommunal- og moderniseringsdepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Rapportene blir lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett ca en måned etter postforsendelse til kommunen. Kartverket ber om på forhånd om å få tilsendt følgende dokumentasjon (detaljene rundt dette avtales nærmere i forbindelse med planleggingen av tilsynet): Organisasjonskart for kommunen Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling ved opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering. Nærmere bestemt fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen - 2 -

3 Eventuelle rutiner eller avtaler kommunen har for matrikkelføring av: oppmålingsforretninger som er utført av andre enn kommunen selv (privat foretak, nabokommune, eller Vegvesenet) Framsatt krav om jordskifte jordskifteretten og krav om føring av saker utført av Føring av avtale eller vedtak om erverv av grunn til offentlig veg og jernbane Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting Eventuelt internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering Hvis kommunen har inngått avtale med Vegvesenet om utførelse av oppmålingsforretninger bes oversendt 3 protokoller fra slike saker, samt vegvesenets oversendelsesbrev til resultatet av disse oppmålingsforretningene. Hvis delegasjonsreglementet ikke er tilgjengelig på kommunens side på Internett, vil vi også be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ta kontakt med kommunen ca. en måneds tid før tilsynet avholdes og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Det vi kommer til å be om aller først er å få tilsendt en liste over ferdig behandlede saker som går ut på henholdsvis opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering i tiden etter 1/ Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen av tilsynet (se nedenfor), og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Dette vil være rådmannen, og den personen som administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning, samt den personen som leder den enheten der matrikkellovforvaltningen foregår. Mesteparten av tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmåler/e, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, - 3 -

4 adresser og bygninger. Første dag går med til åpningsmøte, intervju av 5-7 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert. Nedenfor ser dere et eksempel på oppsett for en timeplan: Timeplan for gjennomføring av tilsyn Timeplanen fordeler seg over 2 dager. Tilsynet må kunne disponere et fast møterom for gjennomføring av denne timeplanen. Timeplanen er satt opp for å komme gjennom alt vi skal, og fordi dere i kommunen skal kunne planlegge arbeidsdagen. Timeplanen er normert ut fra at vi skal intervjue inntil 3 personer som fører matrikkelen. Minst en av disse skal ha som oppgave å føre bygnings- og adresseinformasjon. Vi skal også intervjue en eller to av kommunens landmålere. Med virksomhetsleder menes her leder for den/de avdelinger der henholdsvis plan- og bygningsloven og matrikkelloven blir forvaltet. Dersom kommunen har en slik organisering at det er flere ledere, eventuell enhetsleder for matrikkellovforvaltning som bør intervjues så avklarer vi dette på forhånd. Små justeringer av tidspunkter avtaler vi nærmere på formøtet. Dag 1: Formøte Innledning presentasjon 09:00-09:15 Alle er til stede, dvs, rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder, landmålere og personer som fører i matrikkelen. Intervju rådmannen 09:15-09:45 Intervju virksomhetsleder og/eller 10:00-10:35 enhetsleder Intervju av landmåler 10:45-11:30 Lunsj 11:40-12:15 Intervju 1. Person som fører matrikkelen 12:15-13:00 Intervju 2. Person som fører matrikkelen 13:15-14:00 Oppsummering 14:30-14:45 Alle er til stede, dvs, rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder, landmåler og personer som fører i matrikkelen

5 Dag 2 Sluttmøte 10:00-11:00 Alle er til stede, dvs, rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder landmåler og personer som fører i matrikkelen. Gjennom de samtaler vi har hatt med kontaktpersoner i kommunene er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i kommunen og i Kartverket nedenfor: Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: TILSYNSKALENDERFOR MATRIKKELEN VÅREN 2017 Ukenr. Datoer Kommuner Uke 7 onsdag 15. og torsdag 16. februar Nes kommune i Buskerud Svein Magne Bråten tlf Anders Fekjær tlf Uke 8 onsdag 22. og torsdag 23. februar Vefsn kommune John Peter Garnes tlf Anders Østeraas tlf

6 Uke 9 onsdag 1. og torsdag 2. mars Nesodden kommune Øyvind Ødegaard tlf John Thomas Aalstad tlf Uke 10, onsdag 8. og torsdag 9. mars Orkdal kommune Arne Kvam tlf Knut Holter tlf Uke 11 onsdag 15. og torsdag 16. mars Aurland kommune Reinhardt Sørensen tlf Anders Fekjær tlf Uke 14 onsdag 05. og torsdag 6. april Stjørdal kommune Geir Aspenes tlf John Thomas Aalstad tlf Uke 17 onsdag 26. og torsdag 27. april Fredrikstad kommune Kontaktperson: Thor-Aage Solberg tlf Anders Fekjær, tlf

7 Uke 18 onsdag 3. og torsdag 4. mai Balsfjord kommune Ylva Sneve tlf Finn Ørnes tlf Uke 19 onsdag 10. og torsdag11. mai Kristiansund kommune Rolf Inge Henriksen tlf Janne Johnsen tlf Uke 23 onsdag 7. og torsdag 8. juni Asker kommune Kontaktperson: Pål Skogedal tlf Anders Fekjær tlf Med vennlig hilsen Lars Elsrud avdelingsleder, Matrikkel og stedsnavnavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Dokumentet sendes uten underskrift. Det er godkjent i henhold til interne rutiner. Mottaker: Stjørdal kommune Vefsn kommune Kristiansund kommune Nes kommune - 7 -

8 Fredrikstad kommune Aurland kommune Balsfjord kommune Orkdal kommune Nesodden kommune Asker kommune Kopi: - Fylkesmannen v/ tilsynskoordinator - Kartkontoret ved fylket -8-