innenfor dette fagområdet. Sak/dok.:10/

Transkript

1 iw: «i.",»:" :r m.me E a ms. äå å - Kvinnherad f '" "" ""{ Rådhuset _,j:_'(/e_,_ H_? 5470 ROSENDAL Norge Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.:10/ Ark.: Varsel om matrikkeltilsyn i ne Valle, Inderøy, Stor-elvdal, Nedre Eiker, Gjøvik, Grimstad, Sogndal, Kvinnherad, Ålesund, Bardu og Bodø Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte r våren Disse utgjør de første 11 av i alt 21 tilsyn som skal gjennomføres Utvelgelse av r har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra nes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av ne er kontaktet på forhånd pr. telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse (kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring fremkommer her i en særskilt tabell (se tilsynskalender nedenfor). Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble iverksatt i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkellova stiller krav til n om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på ns arbeid innenfor dette fagområdet. I rtverket.no Kartverket landdivisjonen Besøksadresse: Kartverksveien 21 Hønefoss Postadresse: 3507 Hønefoss Telefon: Telefax: O1 E-post: gost@kartverke;.nq Organisasjonsnummer:

2 Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan ne ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Konkret vil tilsynet undersøke hvordan n: - sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av ns oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon -for øvrig hvordan n gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Kommunenskal låne ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Kommunal- og moderniseringsdepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med ne. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til n lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett. Kartverket ber om på forhånd om å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for n - Eventuelle rutiner som viser hvordan n gjennomfører saksbehandling ved opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering. Nærmere bestemt fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til n og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen - Eventuelle rutiner eller avtaler n har for matrikkelføring av: - oppmålingsforretninger som er utført av andre enn n selv (privat foretak, nabo, eller Vegvesenet) - Framsatt krav om jordskifte og krav om føring av saker utført av jordskifteretten.

3 Føring av avtale eller vedtak om erverv av grunn til offentlig veg og jernbane - Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting. - Eventuelt internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering Hvis delegasjonsreglement ikke er tilgjenglig på ns side på Internett, vil vi også be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med n og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Detvi kommertil å beom allerførst er å få tilsendten liste overferdig behandlede saker som går ut på henholdsvis opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering i tiden etter 1/ Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Det vil på bakgrunn av tilsendt Organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen av tilsynet (se nedenfor), og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønskerå intervjue. Dette vil være rådmannen, og den personensom administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning, samt den personen som leder den enheten der matrikkellovforvaltningen foregår. Mestepartenav tiden vil likevel gå med til å intervjue en av ns landmåler/e, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger. Første dag går med til formøte, intervju av 5-8 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert. Nedenfor ser dere et standard oppsett for en timeplan:

4 Timeplan for gjennomføring av tilsyn Timeplanen fordeler segover 2 dager. Tilsynet må kunne disponere et fast møterom for gjennomføring av denne timeplanen. Timeplanen er satt opp for å komme gjennom alt vi skal, og fordi dere i n skal kunne planlegge arbeidsdagen. Timeplanen er normert ut fra at vi skal intervjue inntil 3 personer som fører matrikkelen. Minst en av disse skal ha som oppgave å føre bygnings- og adresseinformasjon. Vi skal også intervjue en av ns landmålere. Med virksomhetsleder menes her leder for den/de avdelinger der henholdsvis plan- og bygningsloven og matrikkelloven blir forvaltet. Dersom n har en slik organisering at det er flere ledere, eventuell enhetsleder for matrikkellovforvaltning som bør intervjues så avklarer vi dette forveien. Små justeringer av tidspunkter avtaler vi nærmere på formøtet. Dag1: Formøte Innledning presentasjon 09:00-09:15 Intervju rådmannen Intervju virksomhetsleder og/eller enhetsleder Intervju 1. Person som fører matrikkelen Lunsj Intervju 2. Person som fører matrikkelen Intervju 3. Person som fører matrikkelen Oppsummering Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. 09:15-09:45 10:00-10:35 10:45-11:30 11:40-12:15 12:15-13:00 13:15-14:00 14:30-14:45 Dag2 Sluttmøte Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. 10:00-11:00 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen.

5 Gjennom de samtaler vi har hatt med kontaktpersoner i ne er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for n, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i n og i Kartverket nedenfor: Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: TILSYNSKALENDERFORMATRIKKELENVÅREN 2015 Ukenr. Datoer Kommuner Uke 7 onsdag 11. og torsdag 12. februar Valle Gudrun Sagneskar Tlf:379375OO : Anders Fekjær tlf Uke 8 onsdag 18. og torsdag 19. februar Inderøy Jarle Rennan Tlf O John Thomas Aalstad tlf Uke 9 onsdag 25. og torsdag 26. februar Stor-Elvdal Rikard Østmoe Tlf Anders Fekjær tlf Uke 10 onsdag 4. og torsdag 5. Nedre-Eiker Erling Rud Tlf: _5_

6 Anders Østeraas tlf Uke 11 Uke 13 Uke 13 Uke 15 Uke 17 onsdag 11. og torsdag 12. tirsdag 24. og onsdag 25. onsdag 25. og torsdag 26. onsdag 08. og torsdag 09. april onsdag 22. og torsdag 23. april Gjøvik Bård Nysveen Tlf Anders Fekjær tlf Grimstad Gunnar Gundersen Tlf: Anders Fekjær tlf Sogndal Eirik Røysi Tlf: Kontaktperson kartverket Knut Holter tlf Kvinnherad Johan Feet Tlf: Anders Fekjær tlf Ålesund Per Anders Aune Tlf:

7 Anders Østeraas tlf Uke 19 onsdag 6. og torsdag 7. mai Bardu Steinar Danielsen. Tlf: Nils-Arnt Moen tlf Uke 21 onsdag 20. og torsdag 21. mal Bodø Vesa Jäntti Tlf Anders Fekjær tlf ' Medvennlig hilsen -. f «\CL/É få, Lars Elsrud avdelingsleder Matrikkel- og stedsnavnavdelingen \. _ Oiäfíá/Zff) Anders Fekjær tilsynsansvarlig Kopi: Fylkesmannen, tilsynskoordinatoren Kartkontoret i fylket