Endelig rapport etter undersøkelse av Midsund kommune som matrikkelmyndighet. Kommunens navn: Midsund kommune Saksnummer: 10/04829

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Midsund kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Midsund kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 6475 Midsund Tidsrom for undersøkelsen: februar 2014 Kontaktperson i kommunen: Inge Rakvåg Fra Kartverket: Anders Østeraas John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt i alle saker. - Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning og opplyser ikke om klageadgang og klagefrister ved saksavslutning

2 2 og følgende merknader ved dette tilsynet: - Enkelte felter i bygningsopplysningene er ikke ført. - Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten journalføring og arkivering Utarbeidet dato : 3. april 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad Leder for tilsynet i Midsund

3 3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverket sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4 4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Midsund kommune i perioden februar Undersøkelsen er en del av Kartverket sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Tilsynet er rette inn mot kommunens organisering av sin oppgave som lokal matrikkel-myndighet, og er en systemrevisjon. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Midsund kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5 5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Avvik fra: Matrikkelloven 6 jf. matrikkelforskriften 25 Kommentar: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jamfør matrikkellovens ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at for en av de undersøkte saker som gjelder ikke fullførte oppmålingsforretninger er fristen for fullføring passert. Kommunen mangler system for oppfølging av frister i forbindelse med saker etter matrikkelloven. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning og opplyser ikke om klageadgang og klagefrister ved saksavslutning. Avvik fra: Matrikkelloven 24, 33 og 34, matrikkelforskriften 9, 27, 34 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: 1. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav f, har krav til at det foreligger begrunnelse som oppfyller vilkårene for eventuelt ikke å merke alle grensene.

6 6 2. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. 3. Matrikkelforskriften 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Matrikkelloven 24 og matrikkelforskriften 9 inneholder bestemmelser om utsending av matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer, herunder også opplysning om anledning til klage og klagefrister. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene: 1. I protokollen foreligger ikke begrunnelse hvorfor enkelte knekkpunkter i eiendomsgrense ikke er merket. 2. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering. 3. Det er ikke laget rapport fra målingene og beregningene, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. Ved gjennomgang av sakene kom det fram at det ikke blir opplyst om klageadgang og klagefrister ved utsendelse av matrikkelbrev til partene ved saksavslutning. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. 5. Merknader Følgende merknader ble avdekket under undersøkelsen: MERKNAD 1 Enkelte felter i bygningsopplysningene er ikke ført. Kommentar: Rapporter fra matrikkelen viser at enkeltfelter ikke er utfylt. Manglene er ikke gjennomgående og opptrer ulikt fra bygg til bygg i de aktuelle tilfellene. En gjennomgang av hvilke opplysninger bygningsdelen skal inneholde vil sikre fullstendigheten.

7 7 MERKNAD 2 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten journalføring og arkivering Kommentar: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke journalfører og arkiverer i forbindelse med utlevering av nabolister fra matrikkelen. Utlevering av opplysninger, herunder nabolister fra matrikkelen, er saksbehandling med hjemmel i lov og utløser krav til journalføring og arkivering. I mangel av arkivering vil kommunen være ute av stand til å behandle eventuell klage på utleveringen. Saksbehandlingen skal gå ut på identifisering av den som skal motta informasjonen og prøving i forhold til de formål som er angitt i matrikkellovens 30. Kommunen skal informere mottaker av opplysninger om at vedkommende er ansvarlig for at behandling skjer i samsvar med gjeldende regelverk, jfr. utleveringsforskriften 5 annet ledd. Hjemmel: Matrikkelloven 30 jf utleveringsforskriftens 5 (FOR ). Arkivloven med forskrift om offentlige arkiv (FOR ) kapittel Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: - Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. - Ved intervjuer den 26. februar 2014 ble 4 personer intervjuet. - Ved sluttmøte den 27. februar 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. - I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

8 8 VEDLEGG 1 Se mottakerliste Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.: 10/ Ark.: Varsel om tilsyn med kommunenes matrikkelarbeid - Gjerstad, Midsund, Skedsmo, Selbu, Notodden, Levanger, Verdal, Grue, Tønsberg, Råde og Alta kommuner Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner våren Disse utgjør de neste 10 av i alt 20 tilsyn som skal gjennomføres året Det bemerkes innledningsvis at tilsynet i henholdsvis Levanger og Verdal kommune gjennomføres som ett tilsyn, dette på bakgrunn av at disse kommunene har etablert en felles matrikkellovforvaltning under organiseringen av Innherred samkommune. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av kommunene er kontaktet på forhånd pr. telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse (kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring fremkommer her i en særskilt tabell (se tilsynskalender nedenfor). Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i Kommunene fikk den gang fokus på kartog delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble iverksatt i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring

9 9 av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Det lånes ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til kommunen lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett. Kartverket ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling ved opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering. Nærmere bestemt fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen - Eventuelle rutiner kommunen har for saksbehandling og kontroll der oppmålingsforretninger er utført av andre enn kommunen selv

10 10 (utført av enten privat foretak, nabokommune, Jordskifteretten eller Vegvesenet) - Eventuelle rutiner for hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av ulike typer saker - Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting. - Eventuelle rutiner for behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Eventuelt internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering - Liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenheter og grensejusteringssaker i årene 2012 og 2013 (se nærmere om dette nedenfor) I den grad årsrapport for kommunen, gjeldende kommuneplan og delegasjonsreglement ikke er tilgjenglig på kommunens side på Internett så vil vi også komme til å be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv komme til å ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med kommunen og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Det vi i denne forbindelse vil be om aller først er å få tilsendt en liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og grensejusteringssaker i tiden etter 1/ Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. I mangel av at kommunen har gjennomført nevnte antall grensejusteringssaker i tiden etter 1/ så vil det bli lånt ut saker på oppretting av matrikkelenhet, slik at det til sammen blir lånt ut 5 saker totalt. For kommuner med et betydelig antall saker pr. år vil vi ønske å begrense antallet til å omfatte de siste av sakene i 2012 og Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen (se nedenfor), og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Dette vil være rådmannen, og den person som administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning. For øvrig den person som leder den enhet der matrikkellovforvaltning foregår. Mesteparten av tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmåler/e, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger.

11 11 Første dag går med til formøte, intervju av 5 8 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert. Nedenfor ser dere et standard oppsett for en timeplan: Timeplan for gjennomføring av tilsyn Timeplanen fordeler seg over 2 dager. Tilsynet må kunne disponere et fast møterom for gjennomføring av denne timeplanen. Timeplanen er satt opp for å komme gjennom alt vi skal, og fordi dere i kommunen skal kunne planlegge arbeidsdagen. Timeplanen er normert ut fra at vi skal intervjue inntil 3 personer som fører matrikkelen. Minst en av disse skal ha som oppgave å føre bygnings- og adresseinformasjon. Vi skal også intervjue en av kommunens landmålere. Med virksomhetsleder menes her leder for den/de avdelinger der henholdsvis plan- og bygningsloven og matrikkelloven blir forvaltet. Dersom kommunen har en slik organisering at det er flere ledere, eventuell enhetsleder for matrikkellovforvaltning som bør intervjues så avklarer vi dette forveien. Små justeringer av tidspunkter avtaler vi nærmere på formøtet. Dag 1: Formøte Innledning presentasjon 09:00-09:15 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Intervju rådmannen 09:15-09:45 Intervju virksomhetsleder og/eller 10:00-10:35 enhetsleder Intervju 1. Person som fører 10:45-11:30 matrikkelen Lunsj 11:40-12:15 Intervju 2. Person som fører 12:15-13:00 matrikkelen Intervju 3. Person som fører 13:15-14:00 matrikkelen

12 12 Oppsummering 14:30-14:45 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Dag 2 Sluttmøte 10:00-11:00 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Gjennom de samtaler vi til nå har hatt med kontaktpersonene er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i kommunen og i Kartverket nedenfor: Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Ukenr. Datoer Kommuner Uke 8 torsdag 20. og fredag 21. februar Gjerstad kommune Tom Jacobsen Tlf For Kartverket: Anders Fekjær Tlf Uke 9 onsdag 26. og torsdag 27. februar Midsund kommune Inge Rakvåg Tlf For Kartverket: John Thomas Aalstad Tlf

13 13 Uke 10 torsdag 6. og fredag 7. mars Skedsmo kommune Thorbjørn Smådahl Tlf For Kartverket; Anders Fekjær Uke 11 onsdag 12. og torsdag 13. mars Selbu kommune Jim Reitan Tlf For Kartverket: Anders Østeraas Uke 11 onsdag 12. og torsdag 13. mars Uke 13 onsdag 26. og torsdag 27. mars Notodden kommune Jan Idar Funner Tlf For Kartverket: Anders Fekjær Innherred samkommune, omfatter Levanger kommune Verdal kommune Per Arne Kolberg Tlf For Kartverket: Finn Isaksen Uke 14 tirsdag 1. og onsdag 2. april Grue kommune Dag Haugen Tlf Uke 19 onsdag 7. og torsdag 8. mai For Kartverket: Nils Arnt Moen Tønsberg kommune

14 14 Kåre Conradsen Tlf Uke 19 onsdag 7. og torsdag 8. mai Uke 21 onsdag 21. og torsdag 22. mai For Kartverket Knut Holter Råde kommune Siv Thuva Jansson Tlf For Kartverket: Anders Fekjær Alta kommune Trond Inge Heitmann Tlf For Kartverket: Anders Fekjær Da ser vi fram til å møte dere, og hvis det er noen spørsmål så er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Kopi: - Fylkesmannen, Tilsynskoordinator - Kartkontoret i fylket

15 15 Mottaker Kontaktperson Adresse Post Land Gjerstad kommune 4980 GJERSTAD Norge Midsund kommune 6475 MIDSUND Norge Skedsmo kommune Postboks LILLESTRØM Norge Selbu kommune Gjelbakken SELBU Norge Notodden kommune Postboks NOTODDEN Norge Levanger kommune Håkon den Godes 7601 LEVANGER Norge gate 30 Grue kommune Postboks KIRKENÆR Norge Tønsberg kommune Postboks TØNSBERG Norge Råde kommune Postmottak 1640 RÅDE Norge Alta kommune Postboks ALTA Norge Sentrum Verdal kommune Johannes Bruns gate VERDAL Norge

16 16 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverket sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Delegasjonsreglement 6. Sjekkliste oppmålingsforretning 7. Rutinebeskrivelser for behandling av matrikkelsaker 8. Journalliste over registerte dele-/oppmålingsaker 2012 til Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument

17 17 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Midsund kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Kjetil Ugelvik Rådmann X X X Inge Rakvåg Teknisk sjef X X X Oddny Grete Gangstad Matrikkelfører bygg/adresse X X X Torbjørg Lillebø Matrikkelfører eiendom X X X Fra Kartverket deltok Anders Østeraas og John Thomas Aalstad, med sistnevnte som tilsynsleder.