Endelig rapport etter undersøkelse av Jevnaker kommune som matrikkelmyndighet. Kommunens navn: Jevnaker kommune Saksnummer: 10/04829

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Jevnaker kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Jevnaker kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Kirkegata Jevnaker Tidsrom for undersøkelsen: oktober 2013 Kontaktperson i kommunen: Trond Krogsrud Fra Kartverket: Anders Fekjær Knut Holter Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av bygningsopplysninger i matrikkelen blir overholdt - Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar informasjonen

2 2 Det ble gitt følgende merknader etter undersøkelsen: - Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar for tilfellet av langtidsfravær. - Kommunens rutinene for forvaltning av matrikkelloven i liten grad skriftlige Utarbeidet dato : 1. desember 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter revisor for tilsynet i Jevnaker

3 3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverkets undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4 4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Jevnaker kommune i perioden oktober Undersøkelsen er en del av Kartverket sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Tilsynet er rette inn mot kommunens organisering av sin oppgave som lokal matrikkelmyndighet, og er en systemrevisjon. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Jevnaker kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5 5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av bygningsopplysninger i matrikkelen blir overholdt. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentarer: Matrikkelloven 25 og forskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelen at 5 dagers fristen for føring av bygningsinformasjon ikke blir overholdt. Det foreligger restanser på føring av bygg. Tilsynet har merket seg at kommunen nå har tilsatt en person som skal forsere arbeidet med etterslep på føring av bygg og føring innen tidsfristen. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 2 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar informasjonen. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon være gjort kjent med at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene sammenholdt med uttrekk av rapporter fra matrikkelen bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av dem som får utlevert nabolister. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.

6 6 5. Merknader Det ble gitt følgende merknader etter undersøkelsen: MERKNAD 1 Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar for tilfellet av langtidsfravær. Kommentarer: Det er i liten grad overlapp innenfor saksfeltet. Det er kun en person som ivaretar saksbehandlingen etter plan- og bygningsloven, dvs fra det søkes om oppretting av matrikkelenhet og til disse er oppmålt og matrikulert etter matrikkelloven. Merknaden bygger på følgende observasjon: Kommunen har en organisasjon der ansvaret for matrikkellovarbeid er lagt til et begrenset antall ansatte. MERKNAD 2 Kommunens rutinene for forvaltning av matrikkelloven i liten grad skriftlige. Kommentarer: Implementering av sjekklister og rutiner vil kunne kvalitetssikre og ensarte saksbehandlingen. Mangel på skrevne rutiner eller sjekklister kan for tilfellet av nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner eller sjekklister. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: - Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. - Ved intervjuer den 23. oktober 2013 ble 4 personer intervjuet. - Ved sluttmøtet den 24. oktober 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. - I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

7 7 VEDLEGG 1 Se mottakerliste Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.: 10/ Ark.: Varsel om tilsyn høsten 2013 i Nesseby, Hobøl, Brønnøy, Vågsøy, Vennesla, Steinkjer, Jevnaker, Trondheim, Oslo og Tokke kommuner som lokal matrikkelmyndighet Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner høsten Disse utgjør de neste 10 av i alt 20 kommuner som undergis tilsyn året Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av kommunene er kontaktet på forhånd pr. telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse (kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring (tilsynskalender) fremkommer her i en særskilt tabell. Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet.

8 8 Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Det lånes ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til kommunen lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett. Kartverket ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling ved opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering. Nærmere bestemt fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen - Eventuelle rutiner kommunen har for saksbehandling og kontroll der oppmålingsforretninger er utført av andre enn kommunen selv (utført av enten privat foretak, nabokommune, Jordskifteretten eller Vegvesenet) - Eventuelle rutiner for hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av ulike typer saker - Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting.

9 9 - Eventuelle rutiner for behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Eventuelt internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering - Liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenheter og grensejusteringssaker i årene 2012 og 2013 (se nærmere om dette nedenfor) I den grad årsrapport for kommunen, gjeldende kommuneplan og delegasjonsreglement ikke er tilgjenglig på kommunens side på Internett så vil vi også komme til å be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv komme til å ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med kommunen og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Det vi i denne forbindelse vil be om aller først er å få tilsendt en liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og grensejusteringssaker i tiden etter 1/ Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. I mangel av at kommunen har gjennomført nevnte antall grensejusteringssaker i tiden etter 1/ så vil det bli lånt ut saker på oppretting av matrikkelenhet, slik at det til sammen blir lånt ut 5 saker totalt. For kommuner med et betydelig antall saker pr. år vil vi ønske å begrense antallet til å omfatte de siste av sakene i 2012 og Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen (se nedenfor), og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Dette vil være rådmannen, og den person som administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning. For øvrig den person som leder den enhet der matrikkellovforvaltning foregår. Det kan også være aktuelt å intervjue den personen som administrerer kommunens servicetorg. Mesteparten av tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmåler/e, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger. Første dag går med til formøte, intervju av 5 8 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert.

10 10 Nedenfor ser dere et standard oppsett for en timeplan: Timeplan for gjennomføring av tilsyn Timeplanen fordeler seg over 2 dager. Tilsynet må kunne disponere et fast møterom for gjennomføring av denne timeplanen. Timeplanen er satt opp for å komme gjennom alt vi skal, og fordi dere i kommunen skal kunne planlegge arbeidsdagen. Timeplanen er normert ut fra at vi skal intervjue inntil 3 personer som fører matrikkelen. Minst en av disse skal ha som oppgave å føre bygnings- og adresseinformasjon. Vi skal også intervjue en av kommunens landmålere. Med virksomhetsleder menes her leder for den/de avdelinger der henholdsvis plan- og bygningsloven og matrikkelloven blir forvaltet. Dersom kommunen har en slik organisering at det er flere ledere, eventuell enhetsleder for matrikkellovforvaltning som bør intervjues så avklarer vi dette forveien. Små justeringer av tidspunkter avtaler vi nærmere på formøtet. Dag 1: Formøte Innledning presentasjon 09:00-09:15 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Intervju rådmannen 09:15-09:45 Intervju virksomhetsleder og/eller 10:00-10:35 enhetsleder Intervju 1. Person som fører 10:45-11:30 matrikkelen Lunsj 11:40-12:15 Intervju 2. Person som fører 12:15-13:00 matrikkelen Intervju 3. Person som fører 13:15-14:00 matrikkelen Oppsummering 14:30-14:45 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen.

11 11 Dag 2 Sluttmøte 10:00-11:00 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Gjennom de samtaler vi til nå har hatt med kontaktpersonene er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i kommunen og i Kartverket nedenfor: Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Uke Dato Kommune og kontaktpersoner Uke 36 onsdag 4. og torsdag 5. september Uke 38 onsdag 18. og torsdag 19. september Uke 39 onsdag 25. og torsdag 26. september Nesseby kommune Jan Inge Johansen Tlf Nils Arnt Moen Tlf Tokke kommune Gunhild Austjord Tlf Anders Fekjær Tlf Brønnøy kommune Robert Hjelle Tlf Anders Østeraas, tlf

12 12 Uke 40 onsdag 2. og torsdag 3. oktober Uke 41 onsdag 9. og torsdag 10. oktober Uke 42 torsdag 17. og fredag 18. oktober Uke 43 onsdag 23. og torsdag 24. oktober Uke 45 onsdag 6. og torsdag 7. november Vågsøy kommune Ole Morten Erviksæter Tlf Anders Fekjær Tlf Vennesla kommune Kjersti Simonsen Tlf Anders Østeraas Tlf Steinkjer kommune Geir Gilde Tlf John Thomas Aalstad Tlf Jevnaker kommune Trond Krogsrud Tlf Anders Fekjær Tlf Trondheim kommune Ellen Tetlie Brevik Tlf Anders Fekjær Tlf

13 13 Uke 47 onsdag 20. og torsdag 21. oktober Uke 48 onsdag 27. og torsdag 28. november Oslo kommune Sofie Søyland Tlf Anders Fekjær Tlf Hobøl kommune Tore Bjørnerød Tlf Finn Isaksen Tlf Da ser vi fram til å møte dere, og hvis det er noen spørsmål så er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Kopi: Fylkesmannsembetene Kartkontorer ved fylkene

14 14 Mottaker Kontaktperson Adresse Post Land Nesseby kommune Rådhuset 9840 Norge Teknisk etat VARANGERBOTN Hobøl kommune Kommunehuset, 1827 HOBØL Norge Elvestad Brønnøy kommune Rådhuset 8905 Norge BRØNNØYSUND Vågsøy kommune Postboks MÅLØY Norge Vennesla kommune Postboks VENNESLA Norge Steinkjer kommune Serviceboks STEINKJER Norge Jevnaker kommune Postboks JEVNAKER Norge Trondheim kommune Postboks TRONDHEIM Norge Sluppen Oslo kommune 0037 OSLO Norge Tokke kommune Storvegen DALEN Norge

15 15 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Delegasjonsreglement 6. Organisasjonskart 7. Flytdiagram for matrikkellovsaker 8. Journalliste over registerte dele-/oppmålingsaker 2012 til Det ble lånt ut 5 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet. Det er pr.dato for avholdt tilsyn ikke rekvirert/ gjennomført grensejusteringssaker i Jevnaker 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument

16 16 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Jevnaker kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte May-Britt Nordli Rådmann X X Hans Tollef Solberg Kommunalsjef X X X Trond Henriksen Krågsrud Virksomhetsleder X X X Bjørn Bech Deling, oppmålingsforretning, fører matrikkelenhet og bygningsinformasjon i matrikkelen X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.