Endelig rapport etter undersøkelse av Sandefjord kommune som matrikkelmyndighet

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Sandefjord kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Sandefjord kommune Vår ref: 10/04829 Virksomhetens adresse: Sandefjordsveien Sandefjord Tidsrom for undersøkelsen: november 2011 Kontaktperson i kommunen: Jan-Erik Larsen Fra Statens kartverk: Anders Fekjær, leder Tom-Otto Husvik John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Statens kartverk avdekket følgende to avvik under undersøkelsen: - Utlevering av matrikkelinformasjon manglende registrering - 2 av kravene til dokumentasjon ved føring av grensejustering er ikke oppfylt. Statens kartverk avgav tre merknader under undersøkelsen. - Kommunen har rutiner som sikrer at bygningsinformasjon blir ført fortløpende, men selve grunnlaget for registreringen blir tidvis oversendt noe senere enn fristen på 5 dager. - Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er basert på tradisjon og gode relasjoner mellom godt kvalifiserte fagpersoner. Derimot er disse rutinene i liten grad skriftlige. -Kommunen mangler oppfølging/ kontroll på at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Utarbeidet dato 12. desember 2011 Anders Fekjær tilsynsansvarlig Lars Elsrud avdelingsdirektør Matrikkelavdelingen

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Vedlegg 3: Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse

3 3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sandefjord kommune perioden Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen inngår i prosjekt der Statens kartverk prøver ut matrikkellova 28 Tilsyn med matrikkelføringa. Prosjektet skal gi Statens kartverk erfaring i tilsyn, og grunnlag for å ta stilling til hvordan vi skal ivareta tilsynsansvaret i framtiden. Det er seks kommuner som er plukket ut og som har sagt seg villig til å delta i prosjektet. Undersøkelsene gjennomføres som systemrevisjon. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sandefjord kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

4 4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Avvik 1 Utlevering av matrikkelinformasjon manglende registrering Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon 12. april Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av de som får utlevert opplysninger fra matrikkelen.

5 5 Avvik 2 2 av kravene til dokumentasjon ved føring av grensejustering er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 16 matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b og d. Kommentarer. Det er gjenomgått 5 grensejusteringssaker (de 5 sist gjennomførte i kommunen) Dokumentasjonen skal omfatte arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker, så mangler det arealregnskap og verdianslag i 3 av disse. 5. Merknader Det ble gitt en merknad under undersøkelsen: Merknad 1 Kommunen har rutiner som sikrer at bygningsinformasjon blir ført fortløpende, men selve grunnlaget for registreringen blir tidvis oversendt noe senere enn fristen på 5 dager. Kommentarer. Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. Det skal føres fullstendige opplysninger om bygninger og bosteder senest når bygningen lovlig kan tas i bruk. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at rapporteringen av opplysninger fra byggesaksavdelingen tidvis kommer noe sent sett i forhold til tidsfristen.

6 6 Merknad 2 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er basert på tradisjon og gode relasjoner mellom godt kvalifiserte fagpersoner. Derimot er disse rutinene i liten grad skriftlige. Kommentar: Mangel på skrevne rutiner/ sjekklister kan for tilfellet av nyansettelser eller langtidsfravær av aktuelle fagpersoner på Geodata- og oppmålingsseksjonen føre til avvik. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innen matrikkellovforvaltningen har få skrevne rutiner. Merknad 3 Kommunen mangler oppfølging/ kontroll på at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk Kommentar: Det vises til matrikkelloven 21, jf. matrikkelforskriftens 57 andre ledd: Eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen ikke fører kontroll med at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis. Tiltakshaver får heller ikke nødvendig informasjon om denne plikten. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling Intervjuer personer ble intervjuet Sluttmøte Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

7 7 VEDLEGG 1 Varsel om tilsyn - Stavanger, Sola, Suldal, Larvik, Sandefjord og Siljan kommuner som lokal matrikkelmyndighet Vi varsler med dette gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner høsten De kommuner vi gjennomfører tilsyn hos i høst har på frivillig grunnlag stilt seg åpen for å bli undergitt et tilsyn. Dette som ledd i oppbyggingen av en tilsynsfunksjon i Statens kartverk. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring fremkommer i en tabell avslutningsvis i dette brevet. Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkelloven stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Statens kartverk har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Undersøkelsen skal foregå i 3 utvalgte kommuner i Vestfold og Telemark og 3 utvalgte kommuner i Rogaland i løpet av høsten Disse er valgt ut på bakgrunn av beliggenhet, størrelse og aktivitet. Konkret vil vi undersøke hvordan kommunen som matrikkelmyndighet: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger, - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved - saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Statens kartverk ber om at rådmann, etatsjef og enhetsleder for matrikkellovarbeidet er tilstede i formøte og sluttmøte, og eventuelt andre personer i organisasjonen med instruksjons- eller avgjørelsesmyndighet innenfor matrikkellovarbeidet. Det vil på bakgrunn av tilsendt

8 8 organisasjonsplan og senest i formøtet bli klargjort hvilke andre personer i administrasjonen Statens kartverk ønsker å intervjue under undersøkelsen. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene vil inngå i en sammenstilling våren Kartverkets erfaring fra prosjektet skal brukes for å vurdere Statens kartverk sin tilsynsrolle. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Statens kartverk har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Statens kartverk ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Siste årsrapport for kommunen - Delegasjonsreglement for kommunens/kommunestyrets vedtak - Gjeldende kommuneplan - Dokumentasjon som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling av grensejusteringssaker fra rekvisisjon kommer inn til saken er avsluttet. Dokumentasjon på hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av bygningsinformasjon, registrering av adresser, føring av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, krav om retting, samt krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Dokumentasjon av internkontrollsystemet Statens kartverk har fått oppgitt kontaktpersoner i kommunene. Disse er navngitt under oppregningen av kopimottakere pr. e-post, og hvor dette brev følger som vedlegg, se nederst. Kontaktpersonene vil om ca en uke bli kontaktet for å få avklart om dato/tidspunktet for tilsynet passer. Vi vet at kommunene har stor arbeidsbelastning innenfor flere sektorer, men vi tillater oss likevel å be om at det tilstrebes at vårt forslag til tidspunkt skal imøtekommes. Uavhengig av dette så setter vi pris på snarest mulig å få bekreftet pr. e-post om det foreståtte tidspunktet passer. E-post kan sendes til undertegnede <anders.fekjaer@statkart.no>. Gjennom den kontakt vi viderefører med kontaktpersonene vil vi kunne utdype nærmere om prosjektet og gjøre avtale om hvem som skal intervjues. Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Uke 43: Stavanger kommune Uke 43 Suldal kommune Uke 44: Sola kommune Uke 45: Siljan kommune Uke 45 Sandefjord kommune Uke 46 Larvik kommune mandag 24. og tirsdag 25. oktober onsdag 26. og torsdag 27. oktober tirsdag 1. og onsdag 2. november mandag 7. og tirsdag 8. november onsdag 9. og torsdag 10. november tirsdag 16. og onsdag 17. november

9 9 Første dag går med til formøte, intervju av 5 6 personer og en kort oppsummering. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet ca. midt på dagen. Det kan bli aktuelt å be om kopi av et visst antall konkrete grensejusteringssaker og evt. saksdokumenter knyttet til de øvrige tilsynstemaene. Med vennlig hilsen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Audun Bruflot Kopi: Kontaktperson Adresse Post Rådmannen Postboks STAVANGER Rådmannen Postboks SOLA Rådmannen Eidsvegen SAND Rådmannen Postboks LARVIK Rådmannen Postboks SILJAN Rådmannen Postboks SANDEFJORD

10 10 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Organisasjonskart 4. Kommuneplan 5. Delegering av myndighet fra bystyret 6. Internkontrollhåndbok teknisk etat 7. Rutinebeskrivelse for: -Grensejusteringssak gjennomføring -Registrering av bygningsinformasjon -Registrering av adresser 8. Prosedyreskjema saksgang fra avsluttet oppmålingsforretning 9. Eksempel på dokumentasjon fra grensejusteringssaker jfr. matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27, 34 og Oppslag i matrikkelen på oppgitte matrikkelnummer på konkrete saker vedr. utsettelse av merking av grenser jfr. matrikkelloven 6 andre ledd og matrikkelforskriften 25 og 27.

11 11 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke personer fra Stavanger kommune som var direkte involvert i undersøkelsen I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Stavanger kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Hans Øvrum Teknisk sjef X X X Jan-Erik Larsen Geodatasjef X X X Vivi Clausen Næss Matrikkelfører X X X Elin Johnsen Matrikkelfører X X X Trond Kristiansen Matrikkelfører X X X På åpningsmøtet og sluttmøtet var det også deltakelse fra andre i kommunen som arbeider innen fagområdet. Fra Statens kartverk deltok Anders Fekjær, John Thomas Aalstad og Tom-Otto Husvik med førstnevnte som tilsynsleder.