Endelig rapport etter undersøkelse av Stavanger kommune som matrikkelmyndighet

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Stavanger kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Stavanger kommune Vår ref: 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Olav Kyrres gate STAVANGER Tidsrom for undersøkelsen: november 2011 Kontaktperson i kommunen: Jan Inge Torgersen Fra Statens kartverk: Audun Bruflot, leder Nils Arnt Moen John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Statens kartverk avdekket følgende tre avvik under undersøkelsen: - Føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen er organisert på en slik måte at tidsfristen overskrides i mange saker - Kommunen sikrer ikke at alle nye grenser blir merket og målt før oppmålingsforretning blir registrert som fullført i matrikkelen - Dokumentasjon av arealregnskap og verdivurdering er mangelfull ved føring av grensejustering Statens kartverk avga ingen merknader under undersøkelsen. Utarbeidet dato 12. desember 2011 Anders Fekjær tilsynsansvarlig Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Vedlegg 3: Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse

3 3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Stavanger perioden Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen inngår i prosjekt der Statens kartverk prøver ut matrikkellova 28 Tilsyn med matrikkelføringa. Prosjektet skal gi Statens kartverk erfaring i tilsyn, og grunnlag for å ta stilling til hvordan vi skal ivareta tilsynsansvaret i framtiden. Det er seks kommuner som er plukket ut og som har sagt seg villig til å delta i prosjektet. Undersøkelsene gjennomføres som systemrevisjon. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Stavanger kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

4 4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: Avvik 1 Føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen er organisert på en slik måte at tidsfristen overskrides i mange saker Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene at saker fra byggesaksavdelingen først går til arkivet, og deretter matrikkelføres. 5 dagers fristen for føring blir i mange saker ikke overholdt. Avvik 2 Kommunen sikrer ikke at alle nye grenser blir merket og målt før oppmålingsforretning blir registrert som fullført i matrikkelen Avvik fra: Matrikkelloven 6, 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Matrikkelloven 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes og måles. I visse tilfeller kan grensemerking utelates, jfr. matrikkelloven 10 og matrikkelforskriften 39, 40 og 42. Den eneste bestemmelsen som gir hjemmel for å utsette merking av en ny grense, er matrikkelloven 6 andre ledd, jfr. matrikkelforskriften 25 (ikke fullført oppmålingsforretning). For saker der kommunen etter søknad fra rekvirent finner at området bør bli ferdig opparbeidet før grensemerker settes ned, kan kommunen opprette matrikkelenheten i matrikkelen, uten at oppmålingsforretningen er fullført. Fullføringen skal gjennomføres innen 2 år.

5 5 Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen ikke har noen ikke fullførte oppmålingsforretninger. Derimot kom det fram at de fullfører oppmålingsforretninger i utbyggingsfelt uten å merke alle nye grenser. Når feltet eller enkelteiendommer er ferdig opparbeidet, kan utbygger/eiere kontakte kommunen og be om merking. Vi observerer for øvrig at kommunen har prosedyre for ikke fullført oppmålingsforretning. Avvik 3 Dokumentasjon av arealregnskap og verdivurdering er mangelfull ved føring av grensejustering Avvik fra: Matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27, 34 og 38. Kommentarer: Protokollen er en del av dokumentasjonen fra oppmålingsforretningen før saken føres i matrikkelen. Protokollen skal gi opplysninger om forretningens gang og skal i korthet gjengi de forhold som klarlegges under oppmålingsforretningen. Dersom det ikke er tatt med i protokollen skal vedlegg til protokollen også omfatte blant annet arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 6 utlånte grensejusteringssaker, så mangler det arealregnskap og verdivurdering i samtlige. Denne praksisen blir bekreftet i intervjuene. Vi har registrert at i en av de utlånte sakene er 5 % grensen overskredet. Ved gjennomgang av kommunens prosedyre for grensejustering finner vi at det kreves dokumentasjon av arealregnskap og verdivurdering. 5. Merknader Det ble ikke avgitt merknader under undersøkelsen: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling Intervjuer personer ble intervjuet Sluttmøte Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

6 6 VEDLEGG 1 Varsel om tilsyn - Stavanger, Sola, Suldal, Larvik, Sandefjord og Siljan kommuner som lokal matrikkelmyndighet Vi varsler med dette gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner høsten De kommuner vi gjennomfører tilsyn hos i høst har på frivillig grunnlag stilt seg åpen for å bli undergitt et tilsyn. Dette som ledd i oppbyggingen av en tilsynsfunksjon i Statens kartverk. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring fremkommer i en tabell avslutningsvis i dette brevet. Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkelloven stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Statens kartverk har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Undersøkelsen skal foregå i 3 utvalgte kommuner i Vestfold og Telemark og 3 utvalgte kommuner i Rogaland i løpet av høsten Disse er valgt ut på bakgrunn av beliggenhet, størrelse og aktivitet. Konkret vil vi undersøke hvordan kommunen som matrikkelmyndighet: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger, - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved - saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Statens kartverk ber om at rådmann, etatsjef og enhetsleder for matrikkellovarbeidet er tilstede i formøte og sluttmøte, og eventuelt andre personer i organisasjonen med instruksjons- eller avgjørelsesmyndighet innenfor matrikkellovarbeidet. Det vil på bakgrunn av tilsendt

7 7 organisasjonsplan og senest i formøtet bli klargjort hvilke andre personer i administrasjonen Statens kartverk ønsker å intervjue under undersøkelsen. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene vil inngå i en sammenstilling våren Kartverkets erfaring fra prosjektet skal brukes for å vurdere Statens kartverk sin tilsynsrolle. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Statens kartverk har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Statens kartverk ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Siste årsrapport for kommunen - Delegasjonsreglement for kommunens/kommunestyrets vedtak - Gjeldende kommuneplan - Dokumentasjon som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling av grensejusteringssaker fra rekvisisjon kommer inn til saken er avsluttet. Dokumentasjon på hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av bygningsinformasjon, registrering av adresser, føring av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, krav om retting, samt krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Dokumentasjon av internkontrollsystemet Statens kartverk har fått oppgitt kontaktpersoner i kommunene. Disse er navngitt under oppregningen av kopimottakere pr. e-post, og hvor dette brev følger som vedlegg, se nederst. Kontaktpersonene vil om ca en uke bli kontaktet for å få avklart om dato/tidspunktet for tilsynet passer. Vi vet at kommunene har stor arbeidsbelastning innenfor flere sektorer, men vi tillater oss likevel å be om at det tilstrebes at vårt forslag til tidspunkt skal imøtekommes. Uavhengig av dette så setter vi pris på snarest mulig å få bekreftet pr. e-post om det foreståtte tidspunktet passer. E-post kan sendes til undertegnede <anders.fekjaer@statkart.no>. Gjennom den kontakt vi viderefører med kontaktpersonene vil vi kunne utdype nærmere om prosjektet og gjøre avtale om hvem som skal intervjues. Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Uke 43: Stavanger kommune mandag 24. og tirsdag 25. oktober Uke 43 Suldal kommune onsdag 26. og torsdag 27. oktober Uke 44: Sola kommune tirsdag 1. og onsdag 2. november Uke 45: Siljan kommune mandag 7. og tirsdag 8. november Uke 45 Sandefjord kommune onsdag 9. og torsdag 10. november Uke 46 Larvik kommune tirsdag 16. og onsdag 17. november

8 8 Første dag går med til formøte, intervju av 5 6 personer og en kort oppsummering. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet ca. midt på dagen. Det kan bli aktuelt å be om kopi av et visst antall konkrete grensejusteringssaker og evt. saksdokumenter knyttet til de øvrige tilsynstemaene. Med vennlig hilsen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Audun Bruflot Kopi: Kontaktperson Adresse Post Rådmannen Postboks STAVANGER Rådmannen Postboks SOLA Rådmannen Eidsvegen SAND Rådmannen Postboks LARVIK Rådmannen Postboks SILJAN Rådmannen Postboks SANDEFJORD

9 9 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Årsberetning Organisasjonskart 5. Delegering av myndighet fra bystyret til rådmannen 6. Delegering innen administrasjonen 7. Geodata håndbok 8. Byggesak håndbok matrikkelføringen 9. Prosedyrer knyttet til kvalitetshåndbok, spesielt prosedyrene numerert nedenfor fra 10 til Prosedyre for opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning 11. Prosedyre for grensejustering 12. Prosedyre for oppmålingsforretning 13. Prosedyre for gatenavn 14. Prosedyre for adressering 15. Prosedyre for ferdigmelding av bygninger og bygningsendringer 16. Prosedyre for ferdigmelding av meldingssaker eldre enn 3 år 17. Prosedyre for beregninger og dokumentasjon

10 Prosedyre for uttak av naboliste via Gisline 19. Prosedyre for innsyn 20. Prosedyre for utlevering av data fra matrikkelen 21. Prosedyre for utsendelse av brev når eier er beskyttet 22. Prosedyre for mottak av brev når eier er beskyttet 23. Håndtering av beskyttet eier 24. Sjekkliste for klassifisering av grensejustering 25. Regneark som viser saksflyt fra inndato til ferdigdato m.m. 26. Skjema for bestilling av byggekart sammen med registreringsskjema - utlevering av personopplysninger fra matrikkelen 27. Eksempel på dokumentasjon fra grensejusteringssaker jfr. matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27, 34 og Oppslag i matrikkelen på oppgitte matrikkelnummer på konkrete saker vedr. utsettelse av merking av grenser jfr. matrikkelloven 6 andre ledd og matrikkelforskriften 25 og 27.

11 11 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke personer fra Stavanger kommune som var direkte involvert i undersøkelsen I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Stavanger kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Halvor S. Karlsen Direktør X X X Lin Knarvik Geodatasjef X X X Paul A. Paulsen Byggesaksjef X X X Jan Inge Torgersen Matrikkelansvarlig X X X Tor Helge Skorge Matrikkelfører X X X Jan Petter Larsen Rådgiver X X X Olav Thorsberg Avdelingsingeniør X X X Iren Pallesen Konsulent X X X På åpningsmøtet og sluttmøtet var det også deltakelse fra andre i kommunen som arbeider innen fagområdet. Fra Statens kartverk deltok Nils Arnt Moen, John Thomas Aalstad og Audun Bruflot med sistnevnte som tilsynsleder.