KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av forsikringskonsulent
INNHOLD Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og øvrige dokumenter som angitt nedenfor og i konkurransegrunnlaget for øvrig. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver. INNHOLD...2 1. GENERELL INFORMASJON...4 2. ANSKAFFELSENS OMFANG...4 3. AVTALEPART...4 4. KRAV TIL TILBYDER...5 5. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR...5 6. ANSKAFFELSESPROSEDYRE...5 7. GENERELT...6 8. AVTALENS VARIGHET OG OPPSIGELSESTID...6 9. ANSKAFFELSENS VERDI...6 10. DET KAN GIS TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...6 11. OPPLYSNINGER, INFORMASJON, KONTAKTPERSON...7 12. SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET...7 13. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD...8 14. INNLEVERING AV TILBUD...8 15. TILBUDSFRIST...9 16. OFFENTLIGHET...9 17. VEDSTÅELSESFRIST...9 18. TILBUDSÅPNING...10 19. SPRÅKKRAV...10 20. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING...10 21. FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET...11 22. KRAV TIL KVALIFIKASJONER...11 Side 2 av 14
22.1. GENERELT...11 22.2. KVALIFIKASJONSKRAVENE OG KRAV TIL DOKUMENTASJON AV DISSE...12 23. TILDELINGSKRITERIER...13 23.1. INNLEDNING...13 23.2. PRIS...13 23.3. OPPFØLGNING OG SERVICE...13 23.4. ERFARING FRA SAMMENLIGNBARE OPPDRAG...13 23.5. TILTAK FOR FOREBYGGING AV SKADER, OPPLÆRING OG OPPDATERING...14 24. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE...14 Vedlegg: Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Avtaledokument Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Side 3 av 14
1. GENERELL INFORMASJON Samarbeidende Kommuner/oppdragsgiver (som brukes som betegnelse på de kommuner som deltar i konkurransen, jfr. nedenfor) ønsker tilbud på forsikringskonsulent som skal bistå kommunene med skadeoppgjør mv. tilbyder skal være bindeledd mellom kommunene og forsikringsselskap. Deltakende kommuner er: Aure, Hareid, Herøy, Rindal, Sande, Surnadal, Ulstein, Vanylven, Volda, Ørsta, Nesset, Balsfjord, Bardu, Beiarn, Fauske, Gildeskål, Kåfjord, Lyngen, Meløy, Nordreisa, Sørfold, Tysfjord og Halsa kommuner. Kommunene er inndelt i to områder som er: 1: Aure, Hareid, Herøy, Rindal, Sande, Surnadal, Ulstein, Vanylven, Volda, Ørsta, Halsa og Nesset kommune. For område 1 er det samlede forsikringspremien kr. 17.554.255.- for 2015. 2: Balsfjord, Bardu, Beiarn, Fauske, Gildeskål, Kåfjord, Lyngen, Meløy, Nordreisa, Sørfold, og Tysfjord kommune. For område 2 er det samlede forsikringspremien kr. 17.055.969.- for 2015. Informasjon om kommunene finnes på internett under kommunal adresse. Avtalen er basert på timepris og den enkelte kommune vil kjøpe konsulentbistand etter behov i avtaleperioden. 2. ANSKAFFELSENS OMFANG Konkurransen gjelder rammeavtale for levering av konsulentbistand til de deltakende kommunene. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som dette konkurransegrunnlaget med vedlegg stiller krav om. 3. AVTALEPART Det gjøres oppmerksom på at vinneren av konkurransen skal inngå avtale med den enkelte kommune. Side 4 av 14
4. KRAV TIL TILBYDER Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 5. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare 10 % av antatt årlig omsetning på avtalen. 6. ANSKAFFELSESPROSEDYRE Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del I og II. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det gjelder således et forhandlingsforbud ved denne konkurransen som innebærer at det ikke er anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Selv om regelverket om offentlige anskaffelser gir mulighet til visse avklaringer, er dette svært begrenset. Det er således viktig at tilbyder inngir et klart og utvetydig tilbud ved tilbudsfristens utløp, slik at tilbudet ikke kan eller skal avvises iht. regelverket om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver understreker derfor viktigheten av å følge de anvisninger som gis i konkurransegrunnlaget med vedlegg, samt at man stiller spørsmål dersom man finner feil eller uklarheter i konkurransegrunnlaget. Side 5 av 14
7. GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike tilleggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. Oppdragsgiverne har sine forsikringer hos KLP pr i dag og KLP vant også konkurransen for tre nye år + 1 år opsjon. Den nye avtalen trer i kraft 1. januar 2015. 8. AVTALENS VARIGHET OG OPPSIGELSESTID Rammeavtalen skal ha en varighet på 3 år fra 1. januar 2015, med opsjon for oppdragsgiver på forlengelse i 1 år. Oppdragsgiverne kan si opp avtalen med en oppsigelsestid på 6 måneder. 9. ANSKAFFELSENS VERDI Verdien på oppdraget er estimert til 1,4 mill eks. mva. i avtaleperioden. Dette er kun et estimat og tilbyder tar det hele og fulle ansvar om oppdraget skulle bli mindre eller større en antatt. 10. DET KAN GIS TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det åpnes for at det kan gis tilbud på to geografiske områder eller et av dem. De geografiske områdene det kan gis tilbud på er delt inn i to og er følgende: Alternativ 1: Aure, Hareid, Herøy, Rindal, Sande, Surnadal, Ulstein, Vanylven, Volda, Ørsta, Halsa og Nesset kommune. Alternativ 2: Balsfjord, Bardu, Beiarn, Fauske, Gildeskål, Kåfjord, Lyngen, Meløy, Nordreisa, Sørfold og Tysfjord kommune. Oppdragsgiver vil velge det alternativet som anses å være det økonomisk mest fordelaktige. Informasjon om tildelingskriteriene og evalueringen av tilbudene fremgår nedenfor. Side 6 av 14
Det er ikke mulig å inngi tilbud til bare noen kommuner. Dersom det bare inngis tilbud til noen kommuner vil det medføre avvising fra konkurransen. Tilbyder må derfor enten gi tilbud på alternativ 1 eller alternativ 2 eller begge alternativene. 11. OPPLYSNINGER, INFORMASJON, KONTAKTPERSON Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp 12.00 Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Rolf Willy Berg på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse forsikringskonsulent. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 12. SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. Side 7 av 14
13. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 14. INNLEVERING AV TILBUD Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet samt være merket slik: Tilbud forsikringskonsulent att. Rolf Willy Berg Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer på papir. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Det skal også sendes inn to elektroniske eksemplarer av hele tilbudet på CD eller minnepenn. I ett av disse eksemplarene skal tilbyder ha sladdet det tilbyder mener er å anse som forretningshemmeligheter, jfr. nedenfor. Side 8 av 14
Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 15. TILBUDSFRIST Frist for inngivelse av tilbud er: 19. november 2014 klokken 12.00 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være overlevert til adressen ovenfor. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender. 16. OFFENTLIGHET Tilbud og protokoll etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser m.v. vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2)- Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet om det er noen deler av tilbudet som anses å være forretningshemmeligheter som det av konkurransemessige hensyn vil være viktig å hemmeligholde. Det skal også inngis et elektronisk eksemplar av tilbudet der tilbyder har sladdet de forhold i tilbudet som man mener er forretningshemmeligheter, jfr. ovenfor. Sladdet versjon av tilbudet, vil etter tildeling kunne bli utlevert ved begjæring om innsyn 17. VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. Side 9 av 14
18. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning vil finne sted hos Innkjøpservice Advokatfirma AS. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 19. SPRÅKKRAV Arbeidsspråk i avtaleperioden, og tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 20. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis på eget vedlegg. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevets vedlegg anses for ikke tatt, se nedenfor. Side 10 av 14
Under skilleark 2: Dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 21. FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i vedlegg til tilbudsbrevet og skal fremlegges under skilleark 1 jfr. ovenfor. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders vedlegg til tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i vedlegget til tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 22. KRAV TIL KVALIFIKASJONER 22.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Side 11 av 14
Dersom tilbyder støtter seg på et annet selskap for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal det legges frem en forpliktelseserklæring eller annen dokumentasjon som viser at tilbyder har rådighet over ressursene. 22.2. Kvalifikasjonskravene og krav til dokumentasjon av disse Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest fra kemner/ skatteoppkrever (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift) Utenlandske firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders land som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende avgifter i samsvar med lovbestemmelser i hjemlandet. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristens utløp. Leverandøren skal være et lovlig foretak og registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister, f. eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund. Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret. Utenlandske firma: Attest for registrering i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivning i den stat hvor entreprenøren og/ eller dennes underleverandør er etablert. Tilbyder skal oppfylle lovbestemte krav i Norge inne helse, miljø og sikkerhet. Tilbyder skal vedlegge HMS-egenerklæring jfr. Vedlegg 4.. Side 12 av 14
23. TILDELINGSKRITERIER 23.1. Innledning Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris 40% Oppfølgning og service 20% Erfaring fra sammenlignbare oppdrag 20% Tiltak for forebygging av skader, opplæring og oppdatering 20% Nedenfor er det vist til hva som vil bli vektlagt under hvert kriterium. 23.2. Pris Under tildelingskriteriet pris, vil det legges til grunn den totale kostnaden, jfr. vedlegg 2. prisskjema. Under evalueringen vil den som har det billigste tilbudet få 40 poeng. 23.3. Oppfølgning og service Tilbyder skal redegjøre for hvordan følgende forhold vil bli gjennomført a) Daglig oppfølgning mot forsikringsselskapet. b) Konsulentens tilgjengelighet både på e-post, telefon og SMS c) Beskrivelse av hvordan bistanden ved skade gjennomføres fra skaden oppstår og til saken er avsluttet. Det skal gis en egen beskrivelse for hhv. personskader og tingskader. 23.4. Erfaring fra sammenlignbare oppdrag Det skal oppgis hvem som skal betjene kommunene. Det understrekes at personen ikke kan byttes ut uten skriftlig samtykke fra alle oppdragsgiverne. Følgende opplysninger om kontaktpersonen skal oppgis: CV Erfaring fra sammenlignbare oppdrag. Det skal vises til aktuelle oppdrag de siste 5 år. Side 13 av 14
Minst 4 referanser fra oppdrag de siste fem årene fra tilsvarende oppdrag. Det skal oppgis navn og telefonnummer på kontaktpersoner som oppdragsgiver kan kontakte 23.5. Tiltak for forebygging av skader, opplæring og oppdatering Tilbyder skal gi en beskrivelse av hvordan ansatte, foresatte og administrasjonen i kommunene blir informert om relevante forhold i kommunens forsikringsavtaler samt om tiltak for forebygging av skader, opplæring og oppdatering. 24. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Side 14 av 14