Vedlegg 1 Rammeavtale (Rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid) 13/3919 (Saksnr. fra WebSak) Unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven 13 og forvaltningsloven 13 1. ledd nr.2. mellom Lørenskog kommune (Oppdragsgiver) og (Leverandør) Om kjøp av; rådgivningstjenester innen Bygg og eiendom. Avtalen utstedes i to eksemplarer, hvor Oppdragsgiver og Leverandør undertegner og behold hvert sitt. Sted: Lørenskog Dato: Oppdragsgiver: Leverandør: Navn: Tittel: Navn: Tittel: TEKNISK Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no Side 1 av 9
Innholdsfortegnelse: 1 AVTALENS OMFANG... 3 2 DEFINISJON AV RAMMEAVTALE... 3 3 AVTALEDOKUMENTER... 3 4 PARTENES REPRESSENTANTER... 3 5 PRØVETID... 4 6 GENERELLE AVTALEBESTEMMELSER... 4 6.1 REKLAME/INFORMASJON... 4 6.2 UTARBEIDELSE AV DOKUMENTASJON... 4 7 BESKRIVELSE AV OPPDRAG... 4 8 VARSLING (NS8402, KAP 4.5)... 4 9 UTFØRENDE PERSONELL... 4 9.1 FORBUD OM Å PÅTA SEG ANDRE OPPDRAG (NS 8402, KAP. 6.1)... 5 10 AVROP PÅ RAMMEAVTALEN... 5 10.1 AVROP AV OPPDRAG... 5 10.2 AVROPET... 5 10.3 VARSLINGSTID... 6 10.4 ENDRINGER/TILLEGG TIL AVROP... 6 10.5 AVBESTILLING AV AVROP... 6 11 UNDERLEVERANDØRER (NS 8402, PKT. 4.5)... 6 12 VARSLING (NS8402, KAP 4.5)... 6 13 FORSIKRING (NS 8402, KAP. 6.2)... 6 14 SYSTEMREVISJONER (NS 8402, KAP. 6.3)... 7 15 FORHOLDET TIL PLAN OG BYGNINGSLOVEN (NS8402, PKT. 7)... 7 16 KRAV TIL GJENGS LØNN OG ARBEIDSVILKÅR FOR ARBEIDSTAKERE... 7 17 OPPDRAGENES FREMDRIFT (NS8402, PKT. 8.2)... 7 18 DAGMULKT VED FORSINKELSE (NS8402, PKT. 9.2)... 8 19 ERSTATNINGSANSVAR VED FORSINKELSE (NS8402, PKT. 9.2)... 8 20 PRISBESTEMMELSER... 8 20.1 TIMESATSER/DAGSATSER (NS 8402 PKT. 12.2)... 8 20.2 INDEKSREGULERING... 8 21 FAKTURERING... 8 21.1 SPESIFIKASJON AV MEDGÅTT TID... 8 21.2 ELEKTRONISK FAKTURERING... 8 21.3 SLUTTFAKTURA... 9 22 ANDRE BESTEMMELSER... 9 22.1 AVBESTILLING... 9 23 VARIGHET OG OPPSIGELSE... 9 Side 2 av 9
Formular for rammeavtale om utførelse rådgivningsoppdrag Dette avtaledokument skal brukes ved inngåelse av rammeavtale og er basert på NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. 1 Avtalens omfang Rammeavtalen omfatter levering av rådgivningstjenester innen bygg og eiendom i henhold til dette dokument med vedlegg. Det økonomiske omfanget av avtalen er anslagsvis 5 8 mill. kr ekskl. mva. pr år. Årlig kjøpsvolum vil variere avhengig av politiske vedtak, budsjettsituasjon og andre faktorer, og kan derfor på ingen måte garanteres. 2 Definisjon av rammeavtale Rammeavtale er en avtaletype der Leverandøren forplikter seg til å levere bestemte tjenester til nærmere bestemte betingelser når Kunden har behov for det; Avrop. Dersom annet ikke er spesifisert i avtalen forplikter Kunden seg ikke til uttak av noe bestemt mengde. Ved avrop som overstiger NOK 250.000,- forbeholder Kunden seg retten til å forespørre også andre aktører i markedet. Rammeavtalen medfører i utgangspunktet ingen økonomisk forpliktelse for Kunden. Forpliktelsen for Kunden oppstår nå det avropes på rammeavtalen. 3 Avtaledokumenter Denne rammeavtale består av følgende dokumenter i prioritert rekkefølge: 1. Dette avtaledokument 2. Kravspesifikasjon 3. Utfylt prisskjema / leverandørens priser 4. SHA-plan 5. Avropsskjema 6. HMS-erklæring 7. Kontaktdata 4 Partenes repressentanter Oppdragsgiver: Navn: Bjørn Rogne Org.nr.: 842566142 Adresse: Hassselveien 6 Postnr.: 1470 Poststed: 1470 Lørenskog Telefon: 67 93 41 05 E-postadresse: anskaffelse@lorenskog.kommune.no Mobiltlf.: 926 68 270 Leverandør: Navn: Adresse: Poststed: E-postadresse: Org.nr.: Postnr.: Telefon: Mobiltlf.: Side 3 av 9
5 Prøvetid Rammeavtalen har en prøvetid på 6 måneder. I denne perioden er mangelfull levering grunnlag for heving av rammeavtalen. I slike tilfeller kan Oppdragsgiver velge å forlenge prøvetiden. 6 Generelle avtalebestemmelser Som avtalebestemmelser gjelder NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid, med de endringer, presiseringer og tillegg som angitt nedenfor. Ved en eventuell motstrid mellom herværende bestemmelser og NS 8402, har førstnevnte forrang, for øvrig utfylles bestemmelsene av NS 8402. 6.1 Reklame/informasjon Leverandøren forplikter seg til ikke å offentliggjøre noen form for prosjektrelatert informasjon uten på forhånd å ha innhentet skriftlig godkjennelse fra oppdragsgiver. 6.2 Utarbeidelse av dokumentasjon Leverandøren er forpliktet til å bruke oppdragsgivers grafiske profil/tilgjengelige maler ved utarbeidelse av all skriftlig dokumentasjon. Slik dokumentasjon skal være utarbeidet og utgitt i oppdragsgivers navn. I forbindelse med møter med eksterne aktører (offentlig myndighet, leverandører med videre), skal Leverandøren opptre som en representant for oppdragsgiver og ikke profilere eget firma. 7 Beskrivelse av oppdrag Leverandøren påtar seg å utføre følgende oppdrag: Oppdragene er beskrevet i dokument 2, ytelsesbeskrivelse/kravspesifikasjonen. 8 Varsling (NS8402, kap 4.5) Varsler, krav og meldinger skal gis skriftlig. Elektronisk kommunikasjon regnes ikke som skriftlig i denne sammenheng. 9 Utførende personell Oppdrag skal utføres av den eller de konsulenter som er angitt i Leverandørens tilbud. Oppgaver av rent rutinemessig karakter og støttefunksjoner kan utføres av andre innenfor firmaet enn de som er angitt i rammeavtalen. Konsulent som utfører oppdrag skal ha nødvendige kvalifikasjoner og erfaring og for øvrig tilfredsstille de krav Oppdragsgiver har stilt i rammeavtalen. Oppdrag skal utføres på en profesjonell måte i henhold til de normer og retningslinjer som til enhver tid gjelder i bransjen. det er en forutsetning at konsulenten holder et faglig høyt nivå og holder seg à jour med utviklingen på sine fagfelt, samt de rettsområder som vil være relevante i henhold til denne rammeavtale. Omfatter oppdragene utarbeidelse av konkurransegrunnlag eller annen rådgivning i forbindelse med en anskaffelsesprosess, skal arbeidet utføres i samsvar med krav og bestemmelser i regelverk om offentlige anskaffelser. Leverandøren kan ikke uten Oppdragsgivers skriftlige samtykke skifte ut personer som i henhold til denne rammeavtale, senere tilleggsavtale eller avrop skal utføre oppdragene. Oppdragsgiver kan nekte å samtykke til en slik utskifting dersom det foreligger saklig grunn f.eks. dersom Side 4 av 9
Leverandøren ikke kan tilby andre konsulenter med samme tilsvarende faglig kompetansebakgrunn. Eventuelle kostnader ved slikt bytte, f.eks. til opplæring og tid til å sette seg inn i oppdrag, dekkes av Leverandøren. 9.1 Forbud om å påta seg andre oppdrag (NS 8402, kap. 6.1) Leverandøren kan ikke samtidig med det aktuelle oppdraget påta seg andre oppdrag i samme prosjekt, med mindre oppdragsgiveren har gitt skriftlig samtykke. Leverandøren skal heller ikke påta seg andre oppgaver for andre oppdragsgivere i direkte eller indirekte tilknytning til oppdraget, med mindre oppdragsgiver har gitt skriftlig samtykke. 10 Avrop på rammeavtalen 10.1 Avrop av Oppdrag Oppdragene mellom konsulentselskapene i denne rammeavtalen vil fordeles gjennom direktefordeling eller ved en minikonkurranse. Valg av tildelingsmåte vil bli bestemt ut i fra hva som er mest hensiktsmessig i hvert enkelt prosjekt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å lyse ut en minikonkurranse gjennom rammeavtalen dersom man ved forespørsel om direktefordeling ikke anser å kunne akseptere tilbudet. Det er ikke en øvre grense for direkte fordeling av oppdragene. Oppdragene som fordeles direkte vil så langt det er mulig fordeles likt mellom konsulentselskapene som er en del av avtalen. Direktefordeling av oppdrag fordeles ut fra tilbudssum slik at verdien av avropene blir fordelt mest mulig likt. De konsulentfirmaer som takker nei til tilbudt oppdrag blir registrert med samme tilbudssum som det konsulentfirmaet som får oppdraget. Tildelingskriteriene for minikonkurransene vil variere noe med type oppdrag. Normalt vil kriteriene være pris (øvre ramme og timepris), arbeidsopplegg, fremdrift / tilgjengelighet og tilbudt kompetanse. Kriteriene vil fremgå av tilbudsforespørselen for det enkelte prosjekt. Vektingene på disse kriteriene vil variere noe med type oppdrag. Øvre ramme- det faktureres for medgått tid innenfor avtalt øvre ramme. Øvre ramme skal ikke overskrids uten at det foreligger en skriftlig avtale (endringsmelding/endringsordre) mellom partene. 10.2 Avropet Avropet skal alltid inneholde følgende: Løpende nummerering av Avropet Formålet med Oppdraget Beskrivelse av Oppdraget; herunder hvordan Oppdragsgiverens målsetting med Oppdraget skal gjennomføres Oversikt over konsulenten(e) som skal benyttes og/eller hvilken kompetanse disse skal besitte. Hvorvidt Oppdraget er et Konsulentoppdrag eller Konsulentbistand Økonomisk ramme for Oppdraget Avropsnummereringen skal styres av Oppdragsgiver. For Konsulentoppdrag skal Avropet, med mindre annet er avtalt, i tillegg inneholde: Eventuelle krav til Oppdragsgiverens medvirkning Fremdriftsplan med milepæler Betalingsplan Side 5 av 9
Ansvarsfordelingen mellom Oppdragsgiveren og Leverandøren Hvis ikke annet er angitt, anses oppdraget som en resultatforpliktelse for Leverandøren. 10.3 Varslingstid Leverandøren skal til enhver tid levere Konsulenttjenester som avtalt. Følgende tidsfrister gjelder for leveranse av Konsulenttjenester: Ved behov for 1-2 personer er varslingstiden 14 kalenderdager Ved behov for 3-5 personer er varslingstiden 30 kalenderdager Ved behov for 6-10 personer er varslingstiden 60 kalenderdager Ved behov for mer enn 10 personer gjøres det særskilt avtale om opptrapping 10.4 Endringer/tillegg til Avrop Alle endringer/tillegg til Avrop skal avtales skriftlig og være undertegnet av bemyndiget personell fra hver av partene. 10.5 Avbestilling av avrop Dersom avropet/prosjektet kanselleres, uansett årsak, betales det ikke erstatning for tapt fortjeneste for den del av arbeidet som ikke kom til utførelse. 11 Underleverandører (NS 8402, pkt. 4.5) Bruk av underleverandører skal kun skje etter forutgående godkjennelse av Oppdragsgiver. Følgende underleverandører benyttes: 12 Varsling (NS8402, kap 4.5) Varsler, krav og meldinger skal gis skriftlig. Elektronisk kommunikasjon regnes ikke som skriftlig i denne sammenheng. 13 Forsikring (NS 8402, kap. 6.2) Leverandørens forsikringer skal innen 14 dager fra avtaleinngåelse forelegges oppdragsgiver for kontroll. Slik kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen for at forsikringen er dekkende. Oppdragsgiver har ingen betalingsplikt for oppdrag før Leverandør har framlagt dokumentasjon for forsikring. Side 6 av 9
For oppdragene gjelder følgende forsikring: 14 Systemrevisjoner (NS 8402, kap. 6.3) Leverandøren skal planlegge, utføre og dokumentere interne systemrevisjoner. Leverandørens interne systemrevisjoner skal utføres ved planlagte intervaller tilstrekkelig til å verifisere at arbeidet gjennomføres i henhold til kvalitetssystemet. Planer og dokumentasjon av systemrevisjoner skal være tilgjengelig for oppdragsgiver. Systemrevisjoner skal utføres av både administrative systemer, arbeidsutførelse og produkter- og vektlegge HMS-aspektet. Oppdragsgiver kan utføre systemrevisjoner av Leverandøren og dennes underleverandører. Brudd på denne bestemmelsen regnes som mislighold av rammeavtalen, og oppdragsgivers rettigheter reguleres av NS 8402 kap. 10. 15 Forholdet til plan og bygningsloven (NS8402, pkt. 7) Dersom oppdraget betinger ansvarsrett, er Leverandøren forpliktet til å skaffe slik ansvarsrett som Oppdragsgiveren krever. Manglende ansvarsrett betraktes som et vesentlig avtalebrudd som gir Oppdragsgiver rett til å heve avtalen og kreve erstatning. 16 Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle rammeavtalen. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne avtalebestemmelsen blir etterlevd. Alle avropsavtaler Leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne rammeavtale skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom Leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av avropsavtalesummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Leverandøren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underleverandørene. 17 Oppdragenes fremdrift (NS8402, pkt. 8.2) Når rammeavtalen opphører vil den likevel gjelde for allerede oppstartede prosjekter som vil bli avsluttet med de personene som er engasjert i prosjektet. Side 7 av 9
18 Dagmulkt ved forsinkelse (NS8402, pkt. 9.2) For overskridelser av fristene betaler Leverandøren en dagmulkt på kr. 3.000,- pr. dag. Samlet dagmulkt er begrenset til 25 % av honorar. 19 Erstatningsansvar ved forsinkelse (NS8402, pkt. 9.2) Istedenfor dagmulkt kan Oppdragsgiver velge å kreve erstatning. Samlet erstatning er begrenset til Oppdragsgiverens direkte og indirekte tap som følge av forsinkelsen. Erstatningsansvar for hvert enkelt tilfelle begrenses til kr. 3 000.000,-. Erstatningsansvar for hele oppdraget begrenses til kr. 9 000.000,-. 20 Prisbestemmelser 20.1 Timesatser/Dagsatser (NS 8402 pkt. 12.2) Oppdragene vil dels bli utført pr. time og dels som fastprisoppdrag. Alle priser er ekskl. mva. Dersom ikke annet er avtalt i det enkelte avrop, skal leveransen faktureres i sin helhet etter levering og godkjenning har funnet sted. For ytelser som honoreres etter medgått tid gjelder følgende timesatser: Navn på konsulente Pris pr. time Pris pr. dag 20.2 Indeksregulering Alternativ 1: Alternativ 2: Timeprisene indeksreguleres ikke. Timeprisene er faste til 1.1.2015 og kan deretter indeksreguleres årlig i henhold til følgende indeks: 03362. 21 Fakturering 21.1 Spesifikasjon av medgått tid Leverandøren skal hver måned sende Oppdragsgiveren spesifiserte oppgaver over forbrukte timer pr. konsulent på ukesnivå, herunder status i forhold til avropets budsjett. Eventuelle utlegg og utgifter som kreves dekket, skal angis særskilt. Oppdragsgiveren kan kreve nødvendig dokumentasjon for kontroll av oppgavene. Leverandørens spesifikasjon regnes ikke som gyldig varsel i henhold til NS 8402 pkt. 12.3, 2. avsnitt. 21.2 Elektronisk fakturering Leverandøren plikter å levere elektronisk faktura i EHF-format. Side 8 av 9
Informasjon om formatet er tilgjengelig på http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/elektroniskhandelsformat-ehf. 21.3 Sluttfaktura Leverandøren skal sende sluttfaktura innen rimelig tid, og senest innen en måned etter at avropet/oppdraget er avsluttet. Sluttfakturaen skal omfatte alle Leverandørens krav. Krav som ikke er medtatt i sluttfakturaen kan ikke fremsettes senere med mindre det er tatt uttrykkelig og spesifisert forbehold fordi grunnlaget for beregningen av kravet ikke har foreligget i tide. 22 Andre bestemmelser 1. Alle rettigheter til tegninger, planer, beregninger mm. som utarbeides i forbindelse med oppdraget skal tilhøre Oppdragsgiver eksklusivt. Det gis ikke anledning til å benytte dette materiale i forbindelse med andre prosjekter 2. Leverandøren har det fulle ansvar for arbeidets tekniske utførelse og kvalitet. 3. Leverandøren innehar en posisjon der tilgang til konfidensiell forretningsmessig informasjon vil være en del av arbeidet. Leverandøren er pliktig til å bevare fullstendig taushet om all slik informasjon, og har heller ikke anledning til å benytte slik informasjon i forbindelse med sitt arbeid for andre Oppdragsgivere. 22.1 Avbestilling Dersom avropet/prosjektet kanselleres, uansett årsak, betales det ikke erstatning for tapt fortjeneste for den del av arbeidet som ikke kom til utførelse. 23 Varighet og Oppsigelse Avtalen trer i kraft fra det tidspunktet som denne avtale er undertegnet av begge parter og varer i to 2 år. Avtalen forlenges automatisk for ett -1- år om gangen inntil to - 2 ganger dersom annet ikke er varslet skriftlig. Partene kan si opp avtalen med tre mnd. skriftlig varsel. Ved vesentlig mislighold kan partene heve avtalen med umiddelbar virkning. Selv om avtalen heves kan Oppdragsgiveren kreve at hele eller deler av påbegynt oppdrag/leveranse fullføres, Leverandøren vil også beholde garanti/reklamasjonsansvar for leverte varer og alle utførte og påbegynte oppdrag. Side 9 av 9