NORD-FRON KOMMUNE INNKALLING TIL MØTE I : Tid: Onsdag 8. februar 2017. Klokka: 09.00 til ca 11.30. Møtestad: Kommunehuset, Formannskapsalen. SAKLISTE SAKNR SAKSTITTEL TID TYPE Møteinnkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå møtet 12.12.16 5 min 01/17 Oppfølging av vedtak fatta i politiske organ 30 min A status pr 31.12.16 02/17 Presentasjon av prosjektplan 20 min A 03/17 Rapportering frå revisor 20 min A 04/17 Årsrapport frå kontrollutvalet for 2016 10 min A 05/17 Ordet fritt 5 min A EVENTUELT/ORIENTERING -nytt sekretariat, søstrene Åsjord deltar i møtet og vil presentere seg. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. Eventuelle forfall skal meldast sekretariatet ved Ingvild Selfors, telefon 41 33 83 64. Kvam 1. februar 2017 Mathias Kjæstad (sign.) leiar Elektronisk kopi til: 1. Ordførar 2. Administrasjonssjef 3. Informasjonstenesta 4. Kommunalsjef med ansvar for økonomi 5. Innlandet Revisjon IKS
NORD-FRON KOMMUNE SAKNR: 01/17 OPPFØLGING AV VEDTAK FATTA I POLITISKE ORGAN STATUS PR 31.12.2016. SKAL BEHANDLAST / ER BEHANDLA I: UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLER ARKIVNUMMER KOMMUNESTYRET Sekretariatet v/ Ingvild Selfors 01/17 8.2.17 Sekretariatet v/ Ingvild Selfors SAKSDOKUMENT: Oppfølgingsskjema for politiske vedtak pr 31.12.16 frå administrasjonen. VEDLAGT BAKGRUNN Som eit ledd i tilsynet med den kommunale forvaltninga ser kontrollutvalet det som viktig å halde oppsyn med at vedtak fatta i politiske organ blir følgt opp av administrasjonen og dei underliggjande politiske organa. Administrasjonen deltek i behandlinga av saka. VURDERING Det vedlagte rapporteringsskjemaet er utarbeidd etter retningsliner gitt av kontrollutvalet og kommunestyret. Kontrollutvalet gjennomgår rapporteringa frå administrasjonen og vurderer om framdrifta/status til dei enkelte sakene er tilfredsstillande. Etter sekretariatet si oppfatning er framdrifta /status i dei fleste sakene akseptable. Sekretariatet foreslår difor at kontrollutvalet legg saka fram for kommunestyret med følgjande INNSTILLING: Kommunestyret tek administrasjonen si rapportering om status for politiske vedtak pr 31.12.16 til etterretning. Kvam, 1. februar 2017 Ingvild Selfors
NORD-FRON KOMMUNE SAKNR: 02/17 Forvaltningsrevisjon 2017 Kvalitet og resultat i skolen SKAL BEHANDLAST / ER BEHANDLA I: UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER 02/17 8.2.17 Sekretariatet v/ Ingvild Selfors SAKSDOKUMENT - Prosjektplan; forvaltningsrevisjon med tema skole og skoleresultat vedlagt BAKGRUNN Kontrollutvalet fatta slik vedtak i KU-sak 40/16: 1. Kontrollutvalet bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjon med tema skole og oppvekst frå Innlandet Revisjon IKS. 2. Innlandet Revisjon utarbeider ein prosjektplan med forslag til endelege problemstillingar, tidsbruk og gjennomføring basert på kontrollutvalet sine drøftingar i møtet. Prosjektplanen skal leggast fram i første møte i 2017. 3. Kontrollutvalet ønskjer å sjå på følgjande problemstillingar knytt til ressursbruk, kvalitet, og resultat i skolen: - Korleis jobbar kommunen for å oppnå vedteke mål for kvalitet og resultat i skolen? - Oppfølging og kvalitetssikring av sentrale punkt i opplæringslova med omsyn til o Skolemiljø o Læringsmiljø o Kompetansekrav og kompetanseutvikling - Utviklinga knytt til desse problemstillingane samanlikna med resultat og anbefalingar i forvaltningsrevisjonsrapporten frå 2009, Kvalitet i skolen. Korleis arbeider kommunen og skolane i forhold til å oppnå gode læringsresultat? 4. Prosjektet skal gjennomførast i 2017 og med ei maksimal ramme på 250 t. Revisjonen har oversendt eit utkast til prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kristian Lein frå Innlandet Revisjon deltek i behandlinga av saka. VURDERING I prosjektplanen er det formulert følgjande hovudmål: Undersøkje korleis Nord-Fron arbeider med å utvikle resultat og kvalitet i grunnskolen. Vidare er der foreslått at arbeidet blir lagt opp etter følgjande problemstillingar: Hvordan arbeider kommunen for å nå målsetninger for resultater i skolen? I hvilken grad blir sentrale bestemmelser i opplæringsloven fulgt opp og driften kvalitetssikret, med hensyn til
- Læringsmiljø - Kompetansekrav - Kompetanseutvikling Hvordan arbeider skolen i Nord-Fron med resultater og kvalitetsutvikling i skolen sett i forhold til resultat og anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapport fra 2009? Det er foreslått at prosjektet skal gjennomførast i løpet av fyrste halvår 2017, med behandling i kontrollutvalet før sommaren. Sekretariatet foreslår slikt forslag til: VEDTAK Kvam, 1. februar 2017 Ingvild Selfors
NORD-FRON KOMMUNE SAKNR: 03/17 RAPPORTERING FRÅ REVISOR SKAL BEHANDLAST / ER BEHANDLA I: UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER 03/17 8.2.17 Sekretariatet v/ Ingvild Selfors SAKSDOKUMENT Vedlegg 1 Brev frå Innlandet Revisjon IKS av 6.1.17. Årsrapport 2016. Vedlegg 2 Frå IR IKS. Logg til KU Nord-Fron, vedlegg til årsrapport 2016. Vedlegg 3 Brev frå IR IKS av 6.1.17. Avregning av total ressursbruk for revisjon 2016. Vedlegg 4 Vedlegg 5-8 Frå Innlandet Revisjon IKS. Svar frå Nord-Fron kommune på Tilbakemelding årsregnskapet 2015. Frå Innlandet Revisjon IKS Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengigheit. Guro Selfors Lund, Kristian Lein, Reidun Grefsrud, Bjørg Hagen BAKGRUNN I følgje oppdragsavtale mellom Nord-Fron kommune og Innlandet Revisjon IKS skal revisor legge fram statusrapport for utføring av revisjon og andre tenester. Rapporteringa skal skje tertialvis. Årsrapport pr 31.12 med logg, følgjer saka som vedlegg 1 og 2. Dei andre vedlegga er brev frå revisjonen sendt til kontrollutvalet til orientering. I kommunelova 79 er det sett krav om at revisor skal være uavhengig, dvs objektiv og nøytral i utføringa av sine oppgåver. Dette kravet er presisert nærare i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, kap. 6. Revisor skal kvart år, og elles ved behov, leggje fram ei skriftleg vurdering av sin nøytralitet i forhold til oppdragsgjevar til kontrollutvalet. VURDERING Årsrapport 2016 Revisor har sett opp ei spesifisert oversikt over budsjetterte timar i følgje oppdragsavtala samanheldt med forbrukt tid pr 31.12, sjå vedlegg 1.
Rekneskapsrevisjon Det er totalt eit mindreforbruk på 54 timar innafor rekneskapsrevisjon. Det er ingen nummererte brev til oppfølging i 3. tertial. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Det er utarbeidd overordna analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2016. I tillegg er det utarbeidd to føranalysar. Det er nytta til saman 234 timar, av ei ramme på 250 timar, på desse oppgåvene. Møte i KU og KS Det er brukt 42 timar av ei ramme på 40 timar til møteverksemd i 2016. Sekretariatet foreslår slikt forslag til VEDTAK 1. Kontrollutvalet tek revisor si rapportering til etterretning. Kvam, 1. februar 2017 Ingvild Selfors
NORD-FRON KOMMUNE SAKNR: 04/17 ÅRSRAPPORT FRÅ FOR 2015 UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER KOMMUNESTYRET 04/17 8.2.17 Sekretariatet v/ Ingvild Selfors Vedlegg: Forslag til årsrapport frå kontrollutvalet for 2016 BAKGRUNN FOR SAKA Kontrollutvalet rapporterer årleg til kommunestyret om si verksemd. VURDERING Kontrollutvalet fører tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegner av kommunestyret, og det er såleis viktig at kommunestyret får ei attendemelding om utvalet si verksemd gjennom året. Aktiviteten i kontrollutvalet for året 2016 er oppsummert i vedlagde rapport. Sekretariatet foreslår følgjande INNSTILLING Kommunestyret tek kontrollutvalet sin årsrapport for 2016 til orientering. Kvam, 1. februar 2017 Ingvild Selfors
Side 1 av 5 NORD-FRON KOMMUNE ÅRSRAPPORT FOR 2016
Side 2 av 5 Kontrollutvalet legg med dette fram ei oppsummering av sitt arbeid gjennom 2016. SAMANSETJING Perioden 1.1.16 31.12.16 Medlemer: Morten Randen (nestleiar), Ap Asbjørg M Berget, Ap Mathias Kjæstad (leiar), Sp Sofie Kvaale, H Harald Paulsen, Frp Vara medlemer: Trond Bråten, Ap Oddvar Eriksen, Ap Torunn Watterud, Ap Jon Helge Silli, Sp Inga M Nitter Walaker, H Åge Bekkemellem, Frp Harald Paulsen er fast medlem i kommunestyret. Sekretariatsfunksjonen er ivareteke av Kontrollutvalgstjenester Ingvild Selfors. MØTE Utvalet har hatt 8 møte i perioden og behandla i alt 45 saker. KURS/ KONFERANSAR Mathias Kjæstad, Harald Paulsen og Morten Randen deltok på NKRF sin konferanse for kontrollutval i februar. OPPGÅVER I FØLGJE KOMMUNELOV OG FORSKRIFT Utvalet sine obligatoriske oppgåver er nedfelt i forskrift om kontrollutval, gjeldande frå 01.07.04. Av dei viktigaste oppgåvene kan nemnast: Halde tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegner av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Innstille til kommunestyret ved val av revisjonsordning, evt. ved val av revisor. Sjå til at kommunen sitt årsrekneskap er forsvarleg revidert i samsvar med lover og reglar, og halde seg orientert om revisjonsarbeidet. Gi uttale om kommunen sitt årsrekneskap før det blir behandla i kommunestyret. Sjå til at revisjonsmerknader blir følgt opp. Minst éin gong i valperioden utarbeide ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og sjå til at den kommunale forvaltninga årleg blir gjenstand for forvaltningsrevisjon.
Side 3 av 5 Utarbeide rapport til kommunestyret om gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt, og om resultata av desse. Sjå til at vedtak i kommunestyret knytt til behandlinga av forvaltningsrevisjonsrapportar blir følgt opp og rapportere til kommunestyret om dette. Minst éin gong i valperioden utarbeide ein plan for selskapskontroll, og sjå til at det blir ført oppsyn med kommunen sine eigarinteresser i selskap. Rapportere til kommunestyret om gjennomførte selskapskontrollar og resultata av desse. Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. SAKER SOM ER BEHANDLA I 2016: Kontrollutvalet sin årsrapport for 2015 Sendt til kommunestyret til orientering. Oppfølging av statusrapportar for vedtak fatta i politiske organ Kontrollutvalet har gjennomgått rapportane frå administrasjonen kvart tertial. Administrasjonen er til stades ved behandlinga. Rapportane er oversendt kommunestyret. Rapportering om statlege tilsyn Kontrollutvalet har behandla administrasjonen sin rapport om status for statlege tilsyn gjennomførte i 2014. Rapportering frå revisor Kontrollutvalet har behandla revisor sine statusrapportar kvart tertial. Avtalte kontrollhandlingar Kontrollutvalet har gjennomført ei mindre undersøking der revisjonen har vurdert om kommunen etterlev lov om offentlege innkjøp. Rapporten er oversendt kommunestyret. Nord-Fron kommune sin skatterekneskap for 2015, og kontrollrapport frå Skatteetaten om skatteoppkrevjarfunksjonen i Nord-Fron kommune Gjennomgått i kontrollutvalet og sendt vidare til kommunestyret. Økonomisk rapportering Kontrollutvalet har fått orienteringar frå administrasjonen i samband med deira utarbeiding av statusrapportar for rekneskapen. Uttale frå kontrollutvalet om Nord-Fron kommune sin årsrekneskap for 2015 Uttala følgde som vedlegg til saka som vart behandla i kommunestyret. Overordna analyse - forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet bestilte frå Innlandet Revisjon IKS utarbeiding av ein overordna analyse av forvaltninga i Nord-Fron kommune. I Forskrift for kontrollutvalg 10 står det at plan for forvaltningsrevisjon skal basere seg på ein overordna analyse av kommunen si verksemd ut i frå risiko- og vesentlegheitsvurderingar, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på dei ulike sektorar og verksemder. Det vart også gjennomført ein idèdugnad der administrasjonen og politisk leiing var inviterte. Analysen vart lagt fram for kontrollutvalet i aprilmøtet.
Side 4 av 5 Overordna analyse - selskapskontroll Kontrollutvalet bestilte frå Innlandet Revisjon IKS utarbeiding av overordna analyse av Nord-Fron kommune sine eigarskap. I Forskrift for kontrollutvalg, 13, står det at plan for selskapskontroll skal basere seg på ein overordna analyse av kommunen sine eigarskap ut i frå vurderingar om risiko- og vesentlegheit. Analysen vart lagt fram for kontrollutvalet i maimøtet. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har utarbeidd plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. Planen er eit resultat av ein grundig drøftingsprosess, og byggjer på ein overordna analyse av forvaltninga i Nord-Fron kommune. Planen vart oversendt kommunestyret. Plan for selskapskontroll Kontrollutvalet har utarbeidd plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden 2016-2019. Planen er utarbeidd med grunnlag i ein overordna analyse av Nord-Fron kommune sine eigarinteresser i selskap. Planen vart oversendt kommunestyret. Kontrollutvalet sitt budsjettområde Rekneskapsstatus for kontrollutvalet sitt eige ansvarsområde er gjennomgått. Oppdragsavtale om revisjon for 2017 Forslag til oppdragsavtale for 2017 er gjennomgått og behandla. Kontrollutvalet sitt budsjettforslag for 2017 Kontrollutvalet har utarbeidd forslag til budsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, ansvarsområde 111, funksjon 1004. Forvaltningsrevisjon integrering av flyktningar Kontrollutvalet ønskte å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon med tema integrering av flyktningar. Arbeidet vart avslutta med bakgrunn i at administrasjonen sjølve starta opp eit prosjekt med same tema Arbeid med forvaltningsrevisjon 2016/17 I utarbeidd plan for forvaltningsrevisjon er effektivitet i helse- og omsorgssektoren og resultat i skolen prioriterte tema. Kontrollutvalet ba Innlandet Revisjon IKS om å utarbeide føranalysar for begge tema. Kontrollutvalet vedtok å gå vidare med eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innafor temaet kvalitet og resultat i skolen. Orienteringar frå administrasjonen Kontrollutvalet har fått fleire orienteringar frå administrasjonen om aktuelle tema i 2016: Status for kommunen sitt arbeid med psykiatriområdet Status for tilsynssak om omsorgssvikt og tenesteforsømming ved Sundheim Status for fysioterapitenesta Rutinar for fakturering Status for frisklivssentralen Status for økonomien i Kyrkjeleg fellesråd Tilstandsrapport for oppvekst - 2015 Ordet fritt Det har vore sett opp sak om "Ordet fritt" på alle møta i kontrollutvalet i 2016.
Side 5 av 5 OPPSUMMERING AV 2016 Kontrollutvalet har hatt eit aktivt år i 2016. I tillegg til dei faste sakene er det gjennom ein grundig prosess arbeidd med planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for heile valperioden. Det er vidare bestilt ein forvaltningsrevisjon med tema kvalitet og resultat i skolen. Kontrollutvalet har gjennom året fått ei rekkje orienteringar frå administrasjonen om ulike tema. Tre av medlemene deltok på den årlege konferansen for kontrollutval i februar. Vinstra, 8. februar 2017 Mathias Kjæstad leiar Morten Randen nestleiar Asbjørg M Berget Sofie Kvaale Harald Paulsen
NORD-FRON KOMMUNE SAKNR: 05/17 Ordet fritt i kontrollutvalet UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER 5/17 8.2.17 Sekretariatet v/ Ingvild Selfors BAKGRUNN Under Ordet fritt kan medlemene i kontrollutvalet ta opp ulike spørsmål dei lurar på, lufte problemstillingar, etc. Eventuelle spørsmål vil bli reist i møtet. Saka blir lagt fram for kontrollutvalet utan innstilling. Kvam, 1. februar 2017 Ingvild Selfors