ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE RAMMEAVTALE

Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Avdeling for konserninnkjøp ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE RAMMEAVTALE Saksnummer: 201500667 ANSKAFFELSE AV MEDIEOVERVÅKING TIL OSLO KOMMUNE

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 TILBUDSINNBYDELSE... 3 1.1 GENERELT OM OPPDRAGET... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 SAMKJØPSAVTALENS FORMÅL... 4 1.4 SAMKJØPSAVTALENS OMFANG... 4 1.5 SAMKJØPSPROVENY... 4 1.6 FREMDRIFTPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN... 4 1.7 KONTRAKT... 5 1.8 KUNNGJØRING OG KOMMUNIKASJON... 5 1.9 TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 1.10 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 PROSEDYRE... 5 2.2 TILBUDSFRIST... 6 2.3 INNLEVERING AV TILBUD... 6 2.4 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV... 6 2.5 VEDSTÅELSESFRIST... 7 2.6 ALTERNATIVE TILBUD... 7 2.7 DELTILBUD... 7 2.8 OPPLYSNINGSPLIKT... 7 2.9 TAUSHETSPLIKT... 7 2.10 OFFENTLIGHET... 7 2.11 LEVERANDØRENS TIDLIGERE OPPDRAG FOR OPPDRAGSGIVER... 7 2.12 FORBEHOLD... 7 2.13 PRIS OG BESTILLING... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 8 3.2 OBLIGATORISKE KRAV... 9 3.3 ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV... 9 4 KRAV TIL TILBUDET... 10 4.1 TILBUDETS UTFORMING... 10 4.2 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 10 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 11 5.1 REGISTRERING AV TILBUD... 11 5.2 POSTER SOM IKKE ER PRISET... 11 5.3 AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD.... 11 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN... 11 6.1 TILDELINGSKRITERIER... 11 6.2 VEKTINGSMODELL... 12 6.3 TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG KARENSPERIODE... 12 VEDLEGG... 12 Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 2

1 TILBUDSINNBYDELSE 1.1 Generelt om oppdraget Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten (heretter kalt oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av medieovervåking til Oslo kommunes virksomheter. Alle kommunens virksomheter har anledning å foreta sine kjøp hos den leverandør det er inngått rammeavtale med og den valgte leverandør er, etter bestilling fra den enkelte virksomhet, forpliktet til å levere i henhold til rammeavtalen. 1.2 Oppdragsgiver Oslo kommune er en av Norges største arbeidsgivere med ca 43 000 ansatte og et årsbudsjett på ca 42 milliarder kroner. I tillegg kommer eventuelle private virksomheter som drifter tjenestetilbud for Oslo kommune, og som i henhold til avtale med Oslo kommune er gitt rett til å avrope på samkjøpsavtalen i forbindelse med drifting av disse tjenestene. Utviklings- og kompetanseetaten har fått delegert myndighet til å inngå konsernovergripende rammeavtaler (heretter kalt samkjøpsavtaler) som binder alle kommunens virksomheter på angjeldende område. Avdeling for konserninnkjøp i Utviklings- og kompetanseetaten vil stå for både gjennomføringen av denne konkurransen og oppfølgingen av den samkjøpsavtalen som inngås. Den enkelte virksomhet gjør selv de bestillinger/avrop den har behov for på området avtalen dekker. Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 3

1.3 Samkjøpsavtalens formål Oslo kommune og dens ulike virksomheter ser det som svært viktig å fange opp generell medieomtale, reaksjoner, meninger og ideer fra lokalsamfunn, offentlige instanser og ulike interessegrupper, samt spesifikke og dagsaktuelle nyhetssaker i riks- og lokalmedier. Det er et mål at tjenesten skal bedre muligheten for å gå i dialog med innbyggerne og bedre forståelsen for hvordan innbyggerne som brukere og iakttakere opplever kommunens tjenester og tilbud. I tillegg kan flere av kommunens tekniske etater, foretak og produksjonsbedrifter ha et særskilt behov for å etablere en medieovervåkingstjeneste som spesifikt er relatert til egne fagområder, både med hensyn til innovasjon, utvikling og konkret omtale. Virksomhetene må i varierende grad ha tidlig kunnskap om elementer i mediebildet som kan påvirke drift og omdømme, og tjenesten skal gi økt mulighet til raskt å kunne reagere på oppslag i nyhetsbildet som krever det. For å imøtekomme virksomhetenes behov vil Oslo kommune etablere en konsernovergripende rammeavtale med en leverandør som gir virksomhetene tilgang til et hensiktsmessig og godt verktøy for medieovervåking. 1.4 Samkjøpsavtalens omfang Leveransen omfatter medieovervåking til Oslo kommunes virksomheter og har en estimert verdi på ca. 650.000 kr. per år. Estimatet er kun retningsgivende og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver. 1.5 Samkjøpsproveny Oslo kommune har innført aktivitetsbasert finansiering for å dekke interne kostnader ved forvaltning av kommunens samkjøpsportefølje (samkjøpsproveny). Som følge av dette skal samkjøpsleverandørene innbetale 1,0 % av nettoomsetningen på samkjøpsavtalen til oppdragsgiver. Oslo kommune gjør oppmerksom på at samkjøpsproveny gjelder for alle avropskontrakter som er inngått på samkjøpsavtalen, også der hvor avropskontraktens varighet går utover samkjøpsavtalens varighet. 1.6 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 40 Kunngjøring av konkurranse 44 Tilbudsfrist 44-46 Evaluering av tilbud 46 Utsendelse av tildelingsbrev 46-48 Karensperiode 49 Kontraktsinngåelse 01.01.2016 Oppstart av kontrakt Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 4

1.7 Kontrakt 1.7.1 Kontraktsperiode Samkjøpsavtalen gjelder i 2 år fra 01.01.2016. For avtalen gjelder en opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen for ytterligere 1 + 1 år. 1.7.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo kommune, se vedlegg 2. 1.7.3 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.8 Kunngjøring og kommunikasjon Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.9 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Espen Skistad E-post : espen.skistad@uke.oslo.kommune.no Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger Medieovervåking» og skal sendes til ovenstående e-postadresse. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på DOFFIN. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Anskaffelsen reguleres av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 5

2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 26.10.2015 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer på papir. I tillegg bes det om at tilbudet, samt en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet, leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres på følgende adresse: Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Avdeling for konserninnkjøp Resepsjonen 5. etasje Strømsveien 102 0663 OSLO 2.4 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. Jf. pkt. 2.3 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Attest for skatt og merverdiavgift Jf. pkt. 3.2 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og Jf. pkt. 3.3.1 3 juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og Jf. pkt. 3.3.2 4 finansielle stilling Dokumentasjon på leverandørens tekniske/faglige Jf. pkt. 3.3.3 5 kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen Jf. vedlegg 1, 6 bilag 1 og 2 Dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene Jf. pkt. 6.1 7 Fullstendig utfylt prisskjema Jf. vedlegg 1 8 Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 6

Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark bilag 5 Utfylt skjema for kontaktinformasjon Jf. vedlegg 3 9 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 26.01.2016 kl. 12.00. 2.6 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.8 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.9 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Det forutsettes at leverandør som inngir forespørsel i konkurransen ved dette også samtykker i at medlemmer av bydelsutvalget kan gis innsyn i eventuelle avtaler leverandøren inngår med den respektive bydel. Eventuelt innsyn i taushetsbelagte opplysninger vil bli avgitt i lukket møte, der de som gis innsyn har underskrevet taushetserklæring i forhold til forvaltningslovens bestemmelser om taushetsbelagte opplysninger. 2.10 Offentlighet Leverandøren bes levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.11 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.12 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 7

Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.13 Pris og bestilling 2.13.1 Pris Prisene som leverandøren oppgir i vedlagte prisskjema, vedlegg 1 bilag 5, er maksimale priser som tilbys Oslo kommune. 2.13.2 Tilleggskontrakt Ved inngåelse av nye leveranser skal det skrives egen avropskontrakt mellom virksomheten i Oslo kommune og den valgte leverandøren, som definerer hvilke tjenester som er avtalt for den enkelte leveransen. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 8

3.2 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 9

3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Foretakets 3 siste årsregnskap inklusive noter, styrets, økonomisk kapasitet til å årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere gjennomføre opplysninger som har relevans for foretakets oppdraget/kontrakten regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjonskrav Liste over og med kort beskrivelse av de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Konvolutten/forsendelsen bør merkes Tilbud - Medieovervåking. 4.2 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 10

5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Ved fysisk oppmøte i resepsjonen til oppdragsgiver kan det på anmodning utstedes en skriftlig bekreftelse på når et tilbud er innlevert 5.2 Poster som ikke er priset Tilbud som inneholder poster som ikke er priset og av den grunn vil kunne bli vurdert som ufullstendige, kan bli avvist. 5.3 Avviste og forkastede tilbud. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 6.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris, herunder kostnad pr virksomhet pr år spesifisert på: Nettbasert overvåking av tilgjengelige nasjonale og regionale kilder, herunder sosiale medier. Overvåking av trykte medier, tidsskrifter, magasiner, blader. Overvåking av etermedier 20 % 20 % 10 % Ferdig utfylt prisskjema Ferdig utfylt prisskjema Ferdig utfylt prisskjema Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 11

Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet og Oppdragsforståelse, herunder: Kildegrunnlag regionalt, nasjonalt og internasjonalt med størst vekt på relevante, nasjonale kilder, jf. bilag 1 punkt 2.3 Presentasjon av tilbudte tjenester, verktøy og struktur, og opplevd brukervennlighet, jamfør bilag 1 punkt 2.2, 2.5 og 2.6. 10 % 40 % Tilbudsbeskrivelse Skjermdump med beskrivelse av funksjonalitet For nærmere beskrivelse av tildelingskriterienes innhold, se kravspesifikasjonen punkt 2. 6.2 Vektingsmodell Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. 6.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Oslo, den 01/10/2015 Gerd Robsahm Kjørven etatsdirektør Gunnar Wedde avdelingsdirektør GODKJENT OG SIGNERT ELEKTRONISK Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 12

VEDLEGG Vedlegg 1: SSA-O, Bilag 1-7 Vedlegg 2: SSA-O, Kontrakt Vedlegg 3: Skjema for kontaktinformasjon Samkjøpsavtale Kjøp av medieovervåking 13