Konkurransegrunnlag Anskaffelse av nettverkskomponenter, tilhørende utstyr, samt programvare og nettverksrelaterte konsulenttjenester osv. til Norsk kulturråd Åpen anbudskonkurranse i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser Del III. Anskaffelser over EØS terskelverdiene Sak: 13/00423 versjon 1.0 - Dato: 5.februar.2013
Endringslogg Følgende endringer er foretatt i konkurransegrunnlaget: Dato Versjon Endring 1. Innledning Kulturrådet skal inngå rammeavtale på kjøp av nettverkskomponenter (svitsjet + trådløst), nettverksrelatert utstyr, konsulentbistand til drift og vedlikehold m.m. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse h.h.t Forskrift om offentlige anskaffelser Del III. Anskaffelser over EØS terskelverdiene. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget inneholder følgende: Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med beskrivelse av anskaffelsen og tildelingskriterier Statens standardavtale: Den lille kjøpsavtalen med følgende bilag: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 7a: Vedlegg med prisskjema Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen HMS-attest Leverandør bes fylle ut følgende dokumenter: Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 7a: Prisskjema Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten HMS attest
2. Om oppdragsgiver Kulturrådet v/ Intern IT-drift er oppdragsgiver. Intern IT drift er organisatorisk plassert i Forvaltning og administrasjonsavdelingen. Kulturrådet har ca. 130 ansatte fordelt på 4 avdelinger. Kulturrådets hovedmål er følgende: Kulturrådet skal stimulere til et nyskapende og mangfoldig kunst- og kulturliv ved å - investere i tiltak som fremmer kvalitet, mangfold og kritisk refleksjon - nå ut til flest mulig og på nye steder og nye arenaer - ivareta en aktiv utviklingsrolle Kulturrådet skal være en synlig og åpen aktør i samfunnsdebatten ved å - være en tydelig, transparent og faglig premissleverandør - være ledende i digital tilskuddsforvaltning og kommunikasjon - bidra til kunnskapsbasert utvikling av kulturpolitikken Kulturrådet skal bidra til samhandling ved å - være en tilgjengelig og relevant samarbeidspartner - sørge for idéutveksling og ny kunnskap, internt og eksternt - invitere til samarbeid på tvers av uttrykk og landegrenser 3. Generelt om avtalen 3.1 Innledning Kulturrådet har behov for å gå til anskaffelse av nettverkskomponenter, nettverksrelatert utstyr, programvare samt tillegg (opsjoner) til eksisterende infrastruktur. I tillegg vil det være behov for bistand ved implementering av nytt utstyr, prosjekter og ved oppgraderinger. Da det i løpet av avtaletiden vil gjøres periodiske innkjøp, vil Kulturrådet søke å inngå rammeavtale med en leverandør. En mindre del av avtalen vil være kjøp av bistand til drift, service og vedlikehold av sentrale nettverkskomponenter med tilhørende administrative verktøy. Da det forventes at kjøp av varer vil utgjøre størsteparten av avtalens totale verdi, vil Den lille kjøpsavtalen Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelser i mindre omfang bli benyttet. 3.2 Anskaffelsens formål Kulturrådet har behov for jevnlig utbytting og oppgradering av eksisterende nettverksinfrastruktur og administrative verktøy, for å imøtekomme de krav og behov som stilles i organisasjonen. 3.3 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen vil gjelde for Norsk kulturråd.
3.4 Omfang / volum Omfanget av leveransen antas å beløpe seg til ca. kr 200-500 000 pr år. Dette er et helt uforpliktende estimat. 3.5 Varighet Avtalen inngås for tre (3) år fra dato for signering. Avtalen kan etter dette forlenges med ett (1) år. Begge parter har gjensidig rett til å si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel. 4. Administrative vilkår og bestemmelser 4.1 Offentlighet Vi ber tilbyderne eksplisitt merke hvilke deler av tilbudet som bør unntas offentlighet. 4.2 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen vil bli gjennomført etter åpen anbudskonkurranse i h.h.t Forskrift om offentlige anskaffelser Del III. Anskaffelser over EØS terskelverdiene. Vi oppfordrer alle leverandører til å be om avklaringer ift. konkurransegrunnlaget med vedlegg, i god tid før tilbudsfristens utløp. 4.3 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Generell adresse for denne anskaffelsen er: Postadresse Norsk kulturråd PB 8052 Dep 0031 OSLO Kontaktperson Ole Johnny Skoglund ole.johnny.skoglund@kulturradet.no Fakturaadresse: Norsk kulturråd Fakturamottak DFØ Postboks 4104 2307 Hamar Merkes: 1030-OJS Leveringsadresse for tilbud: Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Norsk kulturråd v/ Ole Johnny Skoglund Adresse: Postboks 8052 Dep, 0031 Oslo eller Grev Wedels plass 1, 0151 Oslo Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post.
4.4 Fremdriftsplan Rad 1, 2 og 3 er absolutt, rad 4 8 er tentative Milepæl Dato Kunngjøring sendt Doffin 5. februar 2013 Frist for å stille spørsmål 15. mars 2013 Frist for innlevering av tilbud 22. mars 2013 kl. 12.00 Innstilling Uke 15 Meddelelse om tildeling av kontrakt Uke 15 Klagefrist Signering av kontrakt Uke 17 10 15 dager etter meddelelse 4.5 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte bilag på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 4.6 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.7 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 4.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 4.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter er akseptert. 4.10 Tilbudets utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel 10 Tilbudets disposisjon i dette dokumentet. 4.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til minimum 31. mai 2013 kl 24.00 4.12 Tilbudslevering Ett skriftlig eksemplar av tilbudet skal leveres eller sendes pr post iht. tilbudsfristen. Tilbudet skal dateres og undertegnes av ansvarlig representant hos leverandør, legges i nøytral konvolutt og tydelig merkes med:
Saksnr.: 13/00423 Anbud Nettverkskomponenter v/ Ole Johnny Skoglund. Åpnes kun av adressat Oppdragsgiver vil avvise for sent innleverte tilbud. Tilbudet skal i tillegg leveres elektronisk på en minnepinne innen tilbudsfristen. Ved motstrid, går papirversjonen foran. 4.13 Åpning Tilbudene vil bli åpnet 22. mars 2013. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 5. Testing av utstyr Ved behov skal det gis til disposisjon nettverkskomponenter og programvare slik at Kulturrådet får testet at dette fungerer tilfredsstillende i eget miljø. Nettverkskomponenter og programvare vil bli returnert til leverandøren etter gjennomført test. 6. Kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav 6.1 (Kvalifikasjonskrav) Juridisk stilling Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Firmaattest eller tilsvarende attest fra Leverandørens hjemland Det skal gis opplysninger om Leverandørens kontaktperson for denne anskaffelsen. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform og hvem som eier virksomheten. Det skal oppgis navn på daglig leder. 6.2 (Kvalifikasjonskrav) Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves god soliditet og dokumentert inntjeningsevne. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma, eller tilsvarende dokumentasjon. Leverandører som ikke er kredittverdige (f.eks C eller dårligere hos Dun & Bradstreet) vil få søknaden avvist. Leverandører med dårlig kredittvurdering (f.eks B hos Dun & Bradstreet) bes uoppfordret gi en forklaring på dette og sannsynliggjøre trygghet i leveransen. 6.3 (Kvalifikasjonskrav) Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst to relevante leveranser siste 2 år av tilsvarende løsninger
Referanseliste over oppdragsgivers navn, verdien på oppdraget og kontaktperson. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må dokumentere nettverkskompetanse som er relevant for oppdraget, dvs. kompetanse innen nettverk og kommunikasjon generelt. Dette innebærer LAN, WAN, WLAN, telefoni, brannmur samt sikkerhet Leverandøren bes om å dokumentere sin generelle kompetanse innen nettverk og kommunikasjon 6.4 Sertifiseringer Kvalifikasjonskrav: Tilbyderne skal dokumentere eventuelle sertifiseringsordninger de er godkjente for av produsenter. Leverandøren skal være en Gold eller Platinum Solution Partner av Extreme Networks og Palo Alto Tilbyderne skal dokumentere eventuelle sertifiseringsordninger. Leverandøren skal dokumentere at de er Gold eller Platinum Solution Partner av Extreme Networks og Palo Alto 6.5 (Obligatoriske dokumentasjonskrav) Skatteattester Norske leverandører skal levere: Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgifter fra kemnerkontoret. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere tilbudet. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden. 6.6 Andre obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. HMS egenerklæring 7. Avvisning av tilbud Ufullstendige tilbud og/eller tilbud med vesentlige kontraktsforbehold vil bli avvist med hjemmel i Forskrift om offentlige anskaffelser 20 13.
8. Tildelingskriterier Tildeling vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingen vil skje etter følgende punkter (uprioritert rekkefølge): Pris/kostnader (30%) Det skal oppgis pris på spesifiserte komponenter og løsninger, service og support, samt timepriser på tilbudt konsulentbistand. De tilbudte prisene vil bli sammenlignet. Logistikk, service og support (20%) Tilbudt løsning for logistikk, service og support vil bli sammenlignet. Bedre løsninger enn minstekravene, blir belønnet med høyere score. Nettverkskompetanse/sertifiseringer på eksisterende miljø (35%) Grad av erfaring og omfang av relevant sertifisering hos tilbudt personell vil bli sammenlignet. Det skal tilbys 2-4 konsulenter, som det skal legges fram CV-er og annen dokumentasjon på kompetanse og erfaring for. Dette skal skrives inn i Bilag 2. Det er en fordel om det tilbys 3-4 sertifiserte tekniske konsulenter sertifisert på Extreme Network. På brannmur er det en fordel med 2-3 CNSE (Certified Network Security Engineer) sertifiserte konsulenter. Referanser (15%) Oppdragsgiver vil kontakte referanser og sammenligne følgende opplysninger fra disse: grad av gjennomførte leveranser i henhold til kravspesifikasjon, tilbudt personells egnethet ved bistand, support og vedlikeholds-apparatets oppfyllelse av spesifiserte krav mv. Det rimeligste tilbudet vil for prisestimatet bli gitt karakteren 10. De andre vil få en score regnet ut på følgende måte: (Det laveste tilbudet / Leverandør X sitt tilbud)*10. Eksempel: Lev 1 Lev 2 Lev 3 Pris 150.000 230.000 550.000 Vekting 10 Lev1 / Lev2 x 10 = 9,17 Lev1 / Lev3 x 10 = 8,80
9. Veiledning til utfylling av Statens standardavtale for IT- anskaffelser; Kjøpsavtalen Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved ITanskaffelser i mindre omfang Generelt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Leverandøren fyller inn alle tomme punkter i avtalen. Kundens kravspesifikasjon Er fylt ut av Kulturrådet Jfr. bilag 1: Kundens formål og kravspesifikasjon. Leverandørens løsningsspesifikasjon Leverandørens løsningsspesifikasjon fylles ut på bakgrunn av kundens kravspesifikasjon i Bilag 1a. Kundens tekniske plattform Jfr. bilag 1: Kundens formål og kravspesifikasjon, samt Bilag 1a Kundens kravspesifikasjon Administrative bestemmelser Samlet pris og prisbestemmelser Leverandøren fyller ut dette og benytter vedlagt Prisskjema Bilag 7a. Priser må oppgis per enhet, inklusive mva. og fritt levert med oppakking og fjerning av emballasje. Endringer i den generelle avtaleteksten Ved endringer til avtaleteksten, angis disse her. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal sammenlignes med andre, eller på andre måter oppfattes som vesentlige, vil føre til avvisning av tilbudet. Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen 10. Tilbudets disposisjon Tilbudet skal besvares i henhold til beskrivelsen under. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Etterspurte dokumenter legges ved i følgende nummererte rekkefølge: 1. Signert tilbudsbrev 2. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og vilkår i utkast til avtale. Eventuelle forbehold plasseres her. Merk at forbehold ikke kan trekkes og vil kunne medføre avvisning av tilbudet hvis det ikke kan aksepteres eller er slik at tilbudet ikke kan sammenlignes med de andre. 3. Firmaattest, eller tilsvarende attest fra leverandørens hjemland. 4. Kredittvurdering 5. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgifter fra kemnerkontoret. 6. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 7. HMS-attest 8. Statens standardavtale for IT-anskaffelser; Den lille Kjøpsavtalen Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelse i mindre omfang. 9. Andre relevante dokumenter som har betydning for tilbudet