Drammen Eiendom KF Konkurransegrunnlag RAMMEAVTALE FOR FEIING AV ASFALTERTE FLATER, RODENE 1, 2, 3 OG SENTRUMSFEIING PÅ DRAMMEN KOMMUNE SINE EIENDOMMER Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III Saksnr.: 15/9246 Dato: 01.02.2016 Tilbudsfrist: 28.01.2016 kl. 11.00
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Forbehold og avvik... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 9 4.1 Kriterier pris og kvalitet... 9 4.2 Vektingsmodell... 9 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 9 5.1 Innlevering av tilbud... 9 5.2 Tilbudets utforming... 10 Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 2 av 10
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Drammen Eiendom KF, heretter kalt DEKF er et kommunalt eid foretak som utvikler, drifter, bygger og vedlikeholder Drammen kommune sine eiendommer. DEKF forvalter i dag ca 360.000 kvm bygningsmasse fordelt på ca 190 eiendommer. I egenskap av eiendomsforvalter er det DEKFs ansvar å feie de asfalterte flatene på eiendomsmassen. Eiendomsmassen er i dag oppdelt i 5 roder. DEKF innbyr til konkurranse om 3 avgrensede roder, samt sentrumsfeiing på kommunale eiendommer. Hver rode består av ca 12-20 eiendommer. Eiendomsmassen består hovedsakelig av boliger, skoler, barnehager, idrettsbygg, kulturbygg og institusjoner. Kontaktperson faglige spørsmål: Navn: Vidar Asklund E-post: vidar.asklund@drmk.no Telefon: +47 481 88 426 Kontaktperson merkantile spørsmål: Navn: Elisabeth Steine E-post: elisabeth.steine@drmk.no Telefon: +47 934 37 399 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Innledning DEKF ønsker å inngå rammeavtale på feiing av asfalterte flater for Drammen kommune sine eiendommer for en periode på 2 år f.o.m. 01.04.2016-31.03.2018 med mulighet for forlengelse på 1+1 år. Konkurransen gjelder 3 frittstående roder, samt sentrumsfeiing. Porteføljen består av skoler, barnehager, bo- og servicesenter, idrett/kulturbygg, boliger etc. Drammen Eiendom KF kjøper inn feietjenester på hver av rodene for ca 50-100.000,- pr. år. Angivelsen av årlige innkjøp er basert på tidligere innkjøp, og må ikke anses som noe bindende volum for innkjøp etter rammeavtalen. Kontrakten gjelder eiendommer etter kart (målestokk 1: 1000), vedlagt i Kravspesifikasjon, bilag 1. Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 3 av 10
1.3 Deltilbud Kontrakten gjelder rammeavtale for 3 frittstående roder, samt sentrumsfeiing. Det skal leveres inn tilbud på deler av oppdraget, dvs én eller flere roder. Det er anledning til å inngi tilbud på alle rodene, men det må uansett leveres inn frittstående tilbud for hver rode/sentrumsfeiing. Dersom det leveres samlet pris på alle rodene, vil tilbudet ikke være mulig å evaluere opp med de øvrige deltilbudene, og vil derfor måtte bli avvist. Dersom det leveres inn frittstående tilbud på alle rodene/sentrumsfeiing, må det fremgå hvor mange av rodene leverandøren har kapasitet til å håndtere samtidig. Dersom leverandøren ikke har kapasitet til å håndtere de rodene han har levert inn tilbud på, må han angi prioriteringsrekkefølge. Tjenesteyter må påregne noe endring av rodene ved oppdraggivers kjøp og salg av eiendommer. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med tilhørende bilag. Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Kravspesifikasjon o Vedlegg 2.1: Kart for rode 1 o Vedlegg 2.2: Kart for rode 2 o Vedlegg 2.3: Kart for rode 3 o Vedlegg 2.4: Kart for sentrum Vedlegg 3: o Vedlegg 3.1: Prisskjema for rode 1 o Vedlegg 3.2: Prisskjema for rode 2 o Vedlegg 3.3: Prisskjema for rode 3 o Vedlegg 3.4: Prisskjema for sentrum Vedlegg 4: Skjema for oppgaveforståelse Vedlegg 5: Rammeavtale Vedlegg 6: Søknadsskjema godkjenning av underleverandør 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen (www.doffin.no), TED-databasen (www.ted.europa.eu) og Drammens Tidende (papirutgaven). Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 4 av 10
1.6 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN- og TED-databasen 15.12.2016 Frist for å levere tilbud 28.01.2016, kl 11.00 Tilbudsåpning 28.01.2016, kl 12.00 Tilbudets vedståelsesfrist 90 dager Evaluering og ev. avklaringer Uke 5 2016 Meddelelse om tildeling Uke 5-2016 Klagefrist leverandører 18.02.2016, kl 12.00 Kontraktsinngåelse Uke 10 2016 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Forskriften om lønns- og arbeidsvilkår stiller krav om at ansatte i virksomheter som utfører tjenester eller bygg- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler. Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 5 av 10
2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i www.doffin.no 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 15/9246 og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr e-post. Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 6 av 10
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Siste godkjente årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring, samt nyere opplysninger som kan ha relevans for foretakets regnskapstall. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon, det kreves god soliditet. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 7 av 10
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Liste over leverandørens viktigste tilsvarende leveranser de siste 3 årene. Listen skal inneholde følgende: Type oppdrag Verdi på oppdraget Tidspunkt for utførelse Navn på oppdragsgiver (navn, telefon og e-post) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Det kreves at tjenesteyteren har tilstrekkelig kapasitet og egnet bemanning tilgjengelig for oppdraget, samt har egnet utstyr til oppdraget. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år, Redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten Samarbeidspartnere/underleverandør: Dersom leverandøren støtter seg på underleverandør for å oppfylle ett eller flere av kvalifikasjonskravene ovenfor må det leveres en signert forpliktelseserklæring fra vedkommende samarbeidspartner/underleverandør, eller annen dokumentasjon som viser at det er inngått en bindende samarbeidsavtale før kontraktsskriving. Se vedlegg 6: Søknadsskjema godkjenning av underleverandør. Dette leveres DEKF sammen med tilbud, eller senest 04.09.2015. Manglende forpliktelseserklæring vil kunne medføre avvisning og leverandør rangert som nr. 2 vil bli tilbudt kontrakt. Når leverandøren støtter seg på underleverandør for oppfyllelse av kontrakten, så skal det også gis tilstrekkelig dokumentasjon på underleverandør til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Vi opplyser om at leverandøren maksimalt kan ha ett ledd underleverandører i kjede under seg. All bruk av underleverandører skal skriftlig forhåndsgodkjennes av oppdragsgiver. Nødvendig dokumentasjon på underleverandør: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. Forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandør for dette oppdraget. Forpliktelseserklæringen må være signert av samarbeidspartneren/ underleverandøren. Skatte- og MVA-attest for underentreprenøren, jf. punkt 3.1 og 3.2. Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 8 av 10
Søknadsskjema for godkjenning av underleverandør skal brukes etter at kontrakt er inngått, dersom leverandøren ønsker å ta inn nye underleverandører eller bytte en som allerede er godkjent, vedlegg 6. 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kriterier pris og kvalitet Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Ferdig utfylt prisskjema, Totalpris feiing (70%) Jfr. vedlegg 2 Timepriser (30%) Kvalitet 30 % Ferdig utfylt skjema for oppgaveforståelse, Jfr. vedlegg 3 4.2 Vektingsmodell Tilbudene vil bli vurdert i forhold til pris og kvalitet. Pris vil bli vurdert i forhold til flere underkriterier. Hvilken vekt hvert underkriterium har, fremgår av tabellen ovenfor. For beregning av mest gunstige tilbyder for økonomiske kriteria, benyttes poengskala fra 0-10, hvor 10 poeng tildeles laveste pris. Øvrige tilbydere rangeres etter proporsjonal skala. Det skal leveres inn eget prisskjema, vedlegg 3 for hver av rodene. Med kvalitet menes tjenesteyters forståelse av oppdraget. Kriterier vil bli vurdert i forhold til de spørsmål som fremgår av skjema for oppgaveforståelse, vedlegg 4. Hvert underkriterium vektlegges likt. Tjenesteyter må for å bli evaluert, besvare alle spørsmål på skjemaet. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skilleark, eller i plastlomme eller lignende. Navn på leverandør skal ikke fremgå på oppgaveforståelsen. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 9 av 10
Tilbudet skal innen tilbudsfrist jfr. pkt. 1.6 Viktige datoer innleveres til: Navn: Leveringsadresse: Drammen Eiendom KF Ilebergveien 21, 3011 Drammen Tilbud innlevert etter tilbudsfrist jfr. pkt. 1.6 Viktige datoer vil bli avvist. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Feiing av asfalterte flater, rodene 1, 2, 3 og sentrumsfeiing på Drammen Eiendom KF sine eiendommer - saksnr. 15/9246 v/ Vidar Asklund 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens representant for rammeavtalen Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret Firmaattest Siste godkjente årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget Utfylt Vedlegg 3 Prisskjemaer for rodene 1, 2, 3 og sentrumsfeiing Utfylt Vedlegg 4 Skjema for oppgaveforståelse Utfylt Vedlegg 6 Søknadsskjema godkjenning av underleverandør Konkurransegrunnlag rammeavtale feiing av asfalterte flater Side 10 av 10