RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2015 Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS 24. november 2014
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 2
Innledning Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget er et lovpålagt utvalg, som skal føre tilsyn med kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget er ikke underlagt andre organ enn kommunestyret, og rapporterer og innstiller derfor også til kommunestyret. Gjennom sitt arbeid vil kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjon og sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med vedtatte planer. Kontrollutvalget kan videre gjennomføre de undersøkelsene som utvalget anser som nødvendige for sitt arbeid. Kontrollutvalget har et vidt mandat og utvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge dette kan defineres som kontroll eller tilsyn. Dette gjelder selv om saken er underlagt taushetsplikt (KL 1 77.7). Tilsynet med kommunens administrasjon utføres i hovedsak gjennom tilgang til forvaltningens dokumenter, samtaler med administrasjonen og ev. undersøkelser bestilt fra revisor. Når det gjelder tilsyn med det politiske nivået, har kontrollutvalget møterett i alle politiske utvalg, også i lukkede møter 2. Men det er to viktige avgrensninger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer. 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar i forhold til kommunestyret 3. Kontrollutvalget har som mål å være en aktiv og troverdig samarbeidspartner. Kontrollutvalget ønsker gjennom sitt arbeid å bidra til kommunen har en god forvaltningspraksis. Saksbehandling i kontrollutvalget Møtene i Randaberg kontrollutvalg er åpne, i tråd kommuneloven. For å ha mest mulig åpenhet om utvalgets møter og saksbehandlingen i utvalget, legges møteinnkalling og saksdokumenter ut på kommunens hjemmesider i god tid før møtene. Protokoll legges ut så snart denne blir klar etter møtet. Innkalling og protokoll blir også sendt til ordfører og rådmann. Kontrollutvalget vedtar sin møteplan for kommende år på nest siste møte. Møtene blir tatt med kommunens møtekalender, og finnes også på kommunens hjemmeside. For å sikre at kontrollutvalget er uavhengig av både kommuneadministrasjon og revisor, skal kontrollutvalget i tråd med kommuneloven ha en uavhengig administrasjon. Dette blir ivaretatt av Rogaland Kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet setter opp saksliste i samråd med kontrollutvalgets leder. Sekretariatet utreder alle sakene og kaller inn kontrollutvalgsmedlemmene til møter. Randaberg kommune kjøper lovpålagte revisjonstjenester via sitt eierskap i det interkommunale selskapet Rogaland Revisjon IKS. Kontrollutvalgets oppgaver Oppgaver knyttet til regnskap og budsjett og internkontroll Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper er revidert på en betryggende måte. Dette gjør kontrollutvalget ved å følge med i revisors arbeid. Revisor rapporterer til utvalget to ganger i året, ved presentasjon av planleggingen av revisjonsarbeidet for regnskapsåret, og ved oppsummeringen av arbeidet i årsoppgjørsnotatet. Kontrollutvalget skal også uttale seg til kommunestyret om årsregnskapet. Formannskapet skal kjenne til uttalelsen før de avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. 1 KL = Kommuneloven 2 Gjelder utvalg nedsatt etter KL 10 (kommuneloven), som er kommunelovens eneste hjemmel til nedsettelse av utvalg. 3 Kontrollutvalget kan si fra til kommunestyret når de er i ferd med å fatte et ulovlig vedtak 3
I tillegg vil kontrollutvalget bl.a.: Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll. Følge med i kommunens tertialrapportering for å få oversikt over kommunes økonomistyring og budsjettdisiplin. Få orientering om kommunens skatteregnskap, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skatteetatens kontrollavdeling. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at årlig det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Utvalget har ansvar for å bestille forvaltningsrevisjoner i tråd med gjeldene plan og innen vedtatt budsjettramme. Kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon i 2012 for planperioden 2012 2016. Planen ble vedtatt av kommunestyret, som delegerte til kontrollutvalget å oppdatere planen i løpet av planperioden. Det planlegges følgende oppgaver for kontrollutvalget i 2015: Bestille forvaltningsrevisjon for 2016 i tråd gjeldende plan budsjettramme: o Bestillingsprosessen skjer i to trinn. I første møtet velger kontrollutvalget teama for forvaltningsrevisjon og beskriver hva de ønsker å se på. I neste møte behandles bestillingen på basis av prosjektmandat fra revisjonen. Behandle forvaltningsrapporter etter hvert som disse blir ferdige: o Gjennomgang av byggeprosjektene Landsbyhuset og Svømmehallen o Samhandlingsreformen Følge opp forvaltningsrevisjonsrapporter: o Utbygging av Vestre Goa o Gjennomgang av byggeprosjektene Landsbyhuset og Svømmehallen Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om gjennomført forvaltningsrevisjon. Dette skjer ved at utvalget fortløpende oversender rapporter om forvaltningsrevisjon til kommunestyret for sluttbehandling. Når kontrollutvalget følger opp rapporten i tråd med kommunestyrets vedtak, sender de melding til kommunestyret etter at oppfølgingen har funnet sted. Selskapskontroll Selskapskontroller skal gjennomføres i tråd med plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget utarbeidet i 2012 ny plan for selskapskontroll for planperioden 2012 2016. Denne ble vedtatt av kommunestyret høsten 2012. Selskapskontroller består av en lovpålagt del og en frivillig del: 1. Loven pålegger kontrollutvalget å gjennomføre en eierskapskontroll, som går på å kontrollere hvordan kommunen forvalter sitt eierskap i selskapene kommunen deltar i. 2. I tillegg kan kontrollutvalget velge å gjennomføre en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i selskapet (offentlig eide AS, IKS og enkelte 27 selskaper jfr KL 80) Forutsetningen er at selskapet er 100 % eid av kommunen alene eller sammen med andre kommuner. Kontrollutvalgets oppgaver på dette området i 2015 blir: Følge med i rådmannens arbeid med utarbeidelse av eierstrategi for de selskapene kommunen er medeier i. Behandle rapport om selskapskontroll med forvaltningsrevisjon: o Lyse energi AS Følge opp følgende selskapskontroller: o Eierskapsforvaltning: obligatorisk eierskapskontroll, som ble gjennomført i 2014 o Filmkraft Rogaland AS 4
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Dette skjer ved at utvalget fortløpende oversender rapporter om selskapskontroller til kommunestyret for sluttbehandling. Når kontrollutvalget følger opp rapporten i tråd med kommunestyrets vedtak, sender de melding til kommunestyret etter at oppfølgingen har funnet sted. Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget er pålagt 4 å: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i kommende år. Følge opp budsjettet for inneværende år Kontrollutvalget utarbeider selv forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det er bare kontrollutvalget som kan gjøre endringer i utvalget sitt forslag, før den politiske budsjettbehandlingen. Kontrollutvalget opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordnet kommunestyret. Det er derfor av betydning for kommunestyret å være kjent med kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behov for kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge med til kommunestyret. Andre oppgaver som kontrollutvalget har planlagt Dersom kontrollutvalget trenger orientering om spesielle forhold i kommunen, blir rådmannen invitert til utvalget for å orientere. Kontrollutvalget vil også holde seg orientert om kommunens drift på de enkelte områdene gjennom å invitere administrative ledere ved behov for å orientere om sitt arbeidsfelt. Faste saker på alle møtene i kontrollutvalget: 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Godkjenning av protokoll fra møte 3. Statusoversikt 4. Meldinger 5. Eventuelt Ut over de føringene som ligger i vedtatt planer har kontrollutvalget ikke plikt til å behandle andre saker enn de som kontrollutvalget får seg forelagt fra kommunestyret eller revisor. Alle kan likevel henvende seg til kontrollutvalget med saker. I slike saker skal kontrollutvalget selv vurdere om saken faller inn under utvalget sitt kompetanseområde og om utvalget vil prioritere saken. I så fall vil kontrollutvalget vurdere om en skal se nærmere på om saken er behandlet i tråd med gjeldende regler og kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget har ikke myndighet til å fatte vedtak som endrer et enkeltvedtak, selv om utvalget skulle finne at saken ikke er korrekt behandlet. Slike saker blir videresendt til kommunestyret. Randaberg, den 25. november 2014 Randaberg kontrollutvalg Kari Austenå Leder av kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur 4 Forskrift om kontrollutvalg 18. 5
Vedlegg til årsplanen Oversikten viser kjente saker til behandling. Det kan bli endringer i løpet av året. Møte 1: 3. februar 2015 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 1. Orientering om budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018 2. Rapport undersøkelse: «Gjennomgang av byggeprosjektene Landsbyhuset og Svømmehallen» 3. Utvidelse av kontrollutvalget fra 3 5 medlemmer (sak til kommunestyret) 4. Kontrollutvalgets årsmelding 2014 5. Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr 31.12.14 Møte 2: 14. april 2015 1. Kommunens årsregnskap og årsmelding 2014 2. Skatteregnskap 2014 med kontrollbrev fra skatteetaten 3. Oppfølging selskapskontroll: «Utbygging Vestre Goa» Møte 3: 9. juni 2015 1. Orientering om kommunens tertialrapport 30.04.2015 2. Oppfølging av selskapskontroll: «Filmkraft Rogaland AS» 3. Rapport forvaltningsrevisjon: «Samhandlingsreformen» 4. Rapport selskapskontroll: «Lyse Energi AS» 5. Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr. 30.04. 2015 6. Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i perioden Møte 4: 1. september. 2015 1. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.07.15 2. Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 3. Forberedelse til bestilling av forvaltningsrevisjoner 2016 4. Revisors uavhengighet egenerklæring fra oppdragsansvarlig revisor 5. Orientering om overordna revisjonsstrategi 2015 Møte 5: 1. desember 2015 1. Kort gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområder Del I med plan for videre opplæring 2. Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll framdriftsplan 3. Orientering om kommunens tertialrapport pr 31.08.15 4. Bestilling forvaltningsrevisjon «Tema avklart i september» for levering juni 2016 5. Bestilling forvaltningsrevisjon «Tema avklart i september» for levering november 2016 6. Kontrollutvalgets møteplan for 2016 7. Kontrollutvalgets årsplan 2016 6