MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Utvalg : Kontrollutvalget Møtedato/tid : 13. september 2007 kl 10.30 14.10 Møtested/lokaler : Rådhuset, formannskapssalen Møtende medlemmer : Odd Vårvik, leder Egil Skjærvold, nestleder (fra sak 21 kl. 11.10) Marie Malum Tove Solem Helgemo Knut Solberg Møtende varamedlemmer: Ingen. Forfall: Ikke møtt: Andre møtende :Bård Undhjem, Revisjon M-N IKS, Oppdr.ansv.revisor (sak 20-22) Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS, daglig leder Erling Lenvik, ordfører (sak 24 25) Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær Innkalling og sakliste: Ingen merknader Side 1
Sak 20/2007 Godkjenning av møtebok fra 14.06.2007 Kontrollutvalget 13.09.2007 20/2007 Møtebok fra kontrollutvalgets møte 14.06.2007 godkjennes Kontrollutvalgets sak 19/2007 Eventuelt: Kommunestyrets sak 27/07 Salg av industribygg Moøya gbnr 2/13-2 Odd Vårvik refererte fra saksfremlegget, han undersøker med saksbehandler om forhistorien til dette salget. Odd Vårvik orienterte om møtet han hadde med Ola Vang ang. denne saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Møtebok fra kontrollutvalgets møte 14.06.2007 godkjennes Sak 21/2007 Referatsaker Kontrollutvalget 13.09.2007 21/2007 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering Det ble gitt muntlige orienteringer om følgende saker: 1. Årsoppgjørsbrev for 2006 til kommunen, oppdragsansvarlig revisor 2. Eiermøte 31.08.2007 i KonSek Midt-Norge IKS, oppdragsansvarlig sekretær Punkt 1: Oppdragsansvarlig revisor og daglig leder Revisjon Midt-Norge svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Inge Storås orienterte om budsjett- og økonomiutfordringene fremover for kommunen. I tillegg til innstillingen gjorde kontrollutvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å orientere om kommunens økonomi i et ekstraordinært kontrollutvalgsmøte som avholdes 4. oktober kl. 14.00. Side 2
Kontrollutvalget vedtok å be rådmannen om å orientere om kommunens økonomi i et ekstraordinært kontrollutvalgsmøte som avholdes 4. oktober kl. 14.00. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering Sak 22/2007 Kontrollutvalget Oppsummering av egen virksomhet i valgperioden 2003-2007 Kontrollutvalget 13.09.2007 22/2007 Kontrollutvalget ber om at sekretariatet innarbeider eventuelle forslag til endringer i oppsummeringen av utvalgets evaluering av arbeide og virke i valgperioden 2003 2007 som fremkommer i møtet. Den endelige rapporten legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets oppsummering av egen virksomhet i valgperioden 2003 2007 til orientering. Kontrollutvalget kom med innspill til endringer av teksten i rapporten, dette ble innarbeidet i dokumentet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber om at sekretariatet innarbeider eventuelle forslag til endringer i oppsummeringen av utvalgets evaluering av arbeide og virke i valgperioden 2003 2007 som fremkommer i møtet. Den endelige rapporten legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets oppsummering av egen virksomhet i valgperioden 2003 2007 til orientering. Sak 23/2007 Gjennomført forvaltningsrevisjon i valgperioden 2003-2007 Kontrollutvalget 13.09.2007 23/2007 Kontrollutvalget tar utkast til Oversikt forvaltningsrevisjonsprosjekter Midtre Gauldal kommune Valgperioden 2003-2007 til orientering og ber Kontrollutvalgets sekretariat om Side 3
å etterspørre administrasjonens oppfølging av resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjektene. Saken legges deretter frem for utvalget på nytt, før den oversendes til kommunestyret. Følgende omforent forslag til til nytt siste avsnitt ble fremmet: Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding fra administrasjonen innen 01.11.2007, slik at endelig rapport kan behandles i kontrollutvalgets møte 22. november 2007. Kontrollutvalget tar utkast til Oversikt forvaltningsrevisjonsprosjekter Midtre Gauldal kommune Valgperioden 2003-2007 til orientering og ber Kontrollutvalgets sekretariat om å etterspørre administrasjonens oppfølging av resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjektene. Saken legges deretter frem for utvalget på nytt, før den oversendes til kommunestyret. Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding fra administrasjonen innen 01.11.2007, slik at endelig rapport kan behandles i kontrollutvalgets møte 22. november 2007. Sak 24/2007 Forslag til økonomiplan 2008-2011 med budsjett for 2008 for kontrollutvalget Kontrollutvalget 13.09.2007 24/2007 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2008 2011 og budsjett for 2008 med en netto ramme på kr 634.643 for kontrollutvalget inkludert kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og revisjonstjenester vedtas. Inge Storås orienterte om budsjettposten som gjelder kjøp av tjenester fra Revisjon Midt- Norge IKS. Timeantallet til Midtre Gauldal vil øke med ca. 200 timer fra og med 2008, disse timene vil i hovedsak bli brukt på forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsker at det skal tas høyde for endringer i sammensetningen av kontrollutvalget etter valget, og at nye medlemmer erfaringsmessig har bruk for noe opplæring. På bakgrunn av dette ble følgende omforent forslag til endring i budsjettet for 2008 fremmet: Kurs/konferanser, møter inkl. reiseutgifter økes til kr. 16.000 og godtgj. for reiser, diett, bil mm økes til kr. 2.000,-. For budsjettåret 2009 anbefaler det sittende kontrollutvalget at det nye kontrollutvalget øker kurs/konferanser inkl. reiseutgifter til kr. 10.000.i forhold til 2007 budsjettet. Innstilling med endringer ble enstemmig vedtatt. Side 4
Budsjettet kan etter endring spesifiseres som følger: Tekst Budsjett 2008 Budsjett 2007 Kto 108021 Folkevalgte - Annen fast godtgjørlse 10 000 10 000 108040 Folkevalgte - tapt arbeidsfortjeneste 4 000 4 000 109900 Arbeidsgiveravgift 2 000 2 000 110010 Kontormateriell 2 100 1 800 111520 Bevertning 2 400 800 112011 Ref. utlegg v/lønn ikke oppg.pl. 1 000 112022 Ref.utlegg møte/konfer. og reiseutgifter 16 000 6000 116000 Utg. og godtgj.for reiser, diett, bil m. 2 000 1 000 142900 Mva utenfor mva-loven 142901 Mva uten komp 200 10200 Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 39 500 25 800 137500 Kjøp fra KonSek Midt-Norge (10202) 126 143 121 760 137500 Kjøp fra Revisjon Midt-Norge (10201) 476 000 346 550 Sum kontrollutvalg, sekretariat og 1020 revisjon 641 643 494 110 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2008 2011 og budsjett for 2008 med en netto ramme på kr 641.643 for kontrollutvalget inkludert kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og revisjonstjenester vedtas. Sak 25/2007 Eventuelt Kontrollutvalget 13.09.2007 25/2007 Saken legges frem uten forslag til innstilling. Tjenester som ytes i forhold til feiing Odd Vårvik stilte ordfører spørsmål ang. problemer innbyggere har i forhold til dette. Mange av innbyggerne synes de bl.a. har fått for korte tidsfrister til å gjøre de pålegg som Gauldal brann og redning har gitt dem. Ordfører orienterte om at noe av problemet ligger i at brannstiger må byttes ut slik at de er i forskriftsmessig stand, dette pålegget har ikke alle innbyggere i kommunen fulgt. Side 5
Norsk Kylling Odd Vårvik stilte ordfører spørsmål bl.a. om inngåtte avtaler. Ordfører kjenner ikke til at det finnes avtaler mellom kommunen og Norsk Kylling. Norsk Kylling har fått tillatelse til å bruke en gammel kommunal avløpsledning som ikke har vært i bruk den senere tid. Norsk Kylling vil etter sommerens hendelser legge sin egen avløpsledning for å slippe å komme opp i slike situasjoner igjen. Norsk Kylling trengte større plass til sin virksomhet og fikk kjøpt bygningsmassen (som Gauldal Energi hadde tilhold i tidligere) av Gauldal Energi for 4 millioner Kommunen gikk sammen med Gauldal Energi i å opprette et eiendomsselskap, selskapet kjøpte en eiendom som Gauldal Energi i dag leier. Opplæring av nye kontrollutvalg KonSek Midt-Norge IKS og Kontrollkomiteens sekretariat i Trondheim kommune, har planlagt opplæring av nye kontrollutvalgsmedlemmer og varamedlemmer i Sør-Trøndelag. Datoen er satt til tirsdag 20. november, og avholdes på Quality Panorama hotell på Tiller. Innbydelse vil bli sendt ut til alle kontrollutvalg i Sør-Trøndelag når kommunene har fått valgt sine respektive utvalg. Avslutningsvis ga ordføreren det sittende kontrollutvalget ros for den jobben de har gjort i valgperioden. Ingen. Side 6