Universitetsbiblioteket Budsjettforslag 2010 -I N N H O L D 1. SAMMENDRAG - FAGLIGE OPPGAVER OG UTFORDRINGER 1.1 Mål for UBs virksomhet Med utgangspunkt i Strategisk plan 2005-2010 for Universitetet i Bergen 1 har UB som sitt overordnete mål å samle og gjøre tilgjengelig informasjon for å bidra til å høyne kvaliteten på den forskning, undervisning, læring og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen. 2 For å nå dette målet vil Universitetsbiblioteket prioritere følgende oppgaver høyest: en planmessig fortsatt utvikling av elektroniske tjenester og produkter rettet mot våre primærbrukere bidra til et godt læringsmiljø for studentene ved UiB Dersom Universitetet i Bergen skal kunne nå sin målsetning om å være et internasjonalt synlig forskningsuniversitet, må biblioteket ha faglig relevante samlinger og kunne skaffe det aller meste av elektroniske informasjonsressurser. Denne målsettingen vanskeliggjøres av at prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, i mange år har vært høyere enn den generelle prisstigningen ellers. 1.1.1 Innsatsområder/prioriterte oppgaver ved UB i 2010 Videreutvikling av elektroniske tjenester og produkter anskaffelse av elektroniske informasjonsressurser (e-tidsskrifter, e-bøker, databaser) Open access-publisering og elektronisk publiseringsarkiv for UiB (BORA); integrering mellom BORA og FRIDA plan for digitalisering av materiale fra UBs samlinger, med sikte på både bevaring (sikring) og formidling (publisering på nett) videreutvikling av nettjenester (BIBSYS, Bibliotekportalen mv.) Videre utbygging av læringssentre både i forhold til undervisning og generell infrastruktur Kompensasjon for prisstigning på litteratur og for mva. på elektroniske ressurser Faglig fornyelse av samlingene, inkl. trykte bøker 1 http://strategi.uib.no/ 2 Strategisk plan 2007-2010 for UB, http://www.uib.no/ub/ombiblioteket/organisasjon/plandokumenter/strategisk-plan-2007-2010-for-universitetsbiblioteket. Se særlig kap. 1, Visjon for UBs virksomhet. s. 1 av 15
Styrking av depotmagasinfunksjonen Kompetanseutvikling innen relevante områder for UB som organisasjon og for UBs personale Disse oppgavene vil så langt som mulig bli gjennomført innenfor tildelt budsjettramme, men det er behov for midler til flere av dem også utenom budsjettrammen, dersom målene for UB og UiBs, virksomhet skal kunne oppfylles på en tilfredsstillende måte. 1.1.2 Prosjekter/spesielle satsinger utenom budsjettrammen Tilgang til eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser (backfiles) Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger Sikrings-/alarmsystem og selvbetjent utlån ved Bibliotek for juridiske fag Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt Kunnskapsportalen Grind.no 1.1.3 Utbyggingsoppgaver mv. (bygninger/lokaler) Bibliotek for realfag er tildelt lokaler i Realfagbygget. Ombygging vil etter planen starte i januar 2010. Det er behov for midler til planlegging mv. av flyttingen slik at UB, i samarbeid med EIA og MN-fakultetet kan få til et spennende og fremtidsrettet læringsmiljø for studentene i dette bygget. Bibliotek for odontologiske fag skal etableres i nytt Odontologibygg. I tillegg er det behov for mindre bygningsmessige tilpasninger i forbindelse med videre utbygging av læringssentre, bl.a. ved Bibliotek for juridiske fag og Bibliotek for psykologi, utdanning og helse, og for en del tilpasninger i forbindelse med det nye biblioteket for samfunnsvitenskap. 1.1.4 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) UB har tradisjonelt ikke hatt stor oppmerksomhet på muligheter rundt eksternt finansiert virksomhet. Med stadig trangere budsjetter er det imidlertid en økende bevissthet om at dette kan være en mulighet til å få gjennomført en del faglige utviklingsprosjekter. I 2008-2009 har UB fått midler til to større prosjekter (JULAP - Juba University Library Automation Project, og EdLib Educating Librarians for the Future), med en samlet budsjettramme på 15 mill. kr., fordelt over fem år. Videre har vi en del mindre prosjekter til utvikling av Søk & Skriv, konferansen Creating Knowledge VI, samt til publiseringstjenesten BOAP. UB vil i tiden fremover satse ytterligere på å skaffe eksterne prosjektmidler til bibliotekets innsatsområder, bl.a. til utvikling av kunnskapsportalen Grind.no, et prosjekt om forskningsstøtte til PhDkandidater med mer. s. 2 av 15
2. BUDSJETTFORSLAG 2010 GRUNNBUDSJETT 2.1 Langsiktig budsjettutvikling for UB Prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, har i mange år vært klart høyere enn den generelle prisstigningen i samfunnet. Endringer i mva.-reglene fra 2001 førte til at UB fra 2002 har fått merutgifter til elektroniske ressurser. UB har i perioden 2002-2009 fått samme lønnsog priskompensasjon som de øvrige enhetene ved UiB, og har bare fått delvis kompensasjon for merutgifter som følge av ekstraordinær prisstigning på tidsskrifter og innføring av nye momsregler. Dette har ført til at det i 2009 er en underdekning på UBs ordinære (departementsfinansierte) budsjett på 5,45 mill. kr. i forhold til å opprettholde realverdien av tildelingene på samme nivå som i 2002. For å opprettholde realverdien av tildelingene til mediekjøp så langt som mulig har UB i perioden innspart betydelige beløp på øvrige poster på budsjettet, først og fremst på lønnsbudsjettet. bl.a. ved at mange tjenester og rutiner er forenklet og effektivisert. I 2002 var UBs lønnsbudsjett omtrent 72 % høyere enn mediebudsjettet (36,5 mot 21,4 mill.), mens det i 2009 bare var 29,6 % høyere enn mediebudsjettet (43 mot 33,2 mill.). Oppdaterte tall per juli 2009 viser en underdekning på UBs budsjett i 2009 på ca. 3,5 mill. kr. En prognose for den videre budsjettutviklingen tyder på at underdekningen vil øke med ca. 1,7 mill kr. i snitt pr. år i perioden 2010-2017, slik at underdekningen i 2017 i sum vil være kommet opp i 17,3 mill. kr., dvs. 13,6 % av totalbudsjettet dette året. Hvis dette blir situasjonen, vil det måtte få dramatiske konsekvenser for UBs tjenester, i form av reduserte tilbud både når det gjelder tilgang til litteratur og elektroniske informasjonsressurser og når det gjelder tjenester for brukerne fra UBs personale (brukeropplæring, referansetjenester mv.). Utviklingen når det gjelder UBs mediebudsjett har stor og vesentlig betydning for den faglige og forskningsmessige utviklingen ved UiB, og for realiseringen av UiBs strategiplan. 2.1.1 Bibliotektjenester for brukere utenfor UiB UB tilbyr bibliotektjenester til nære samarbeidsinstitusjoner som Unifob AS og Haukeland Universitetssykehus. Betalingen for disse tjenestene har ikke blitt justert i takt med den ekstraordinære prisstigningen på elektroniske litteraturressurser. Videre er det nødvendig med en gjenomgang av hvem (hvilke grupper) som har rett på disse tjenestene. Dette aktualiseres av at stadig flere samarbeidende institusjoner søker biblioteksamarbeid med UiB, bl.a. CMI og CMR. 2.1.1.1 Bibliotektjenester for de ansatte ved Haukeland universitetssykehus UB ved Bibliotek for medisinske fag har i en årrekke ytt bibliotektjenester også til de ansatte ved Haukeland universitetssykehus. Siden 1992 har sykehuset (nå Helse Bergen) på denne bakgrunn gitt tilskudd til driften av Bibliotek for medisinske fag. Tilskuddet har vært benyttet til å finansiere én stilling og til anskaffelse av medisinske tidsskrifter og elektroniske informasjonsressurser. En stadig større andel av de medisinske informasjonsressursene som UB har lisensavtaler for er nå digitalt tilgjengelige. Det er behov for en avklaring av rettigheter og tekniske løsninger når det gjelder tilgang til disse ressursene for de ansatte ved Haukeland universitetssykehus. I tillegg er det behov for en avklaring av selve avtaleforholdet mellom Universitetet i Bergen og Helse Bergen, inkl. størrelsen på tilskuddet fra Helse Bergen. s. 3 av 15
2.1.1.2 Bibliotektjenester for Unifob AS I dag reguleres bibliotektjenestene for Unifob AS gjennom UiBs generelle rammeavtale. Denne avtalen må gjennomgås med tanke på den prisstigningen som har skjedd på elektroniske ressurser de siste årene. 2.2Tiltak innenfor budsjettrammen 2.2.1 Budsjettmessige virkninger/konsekvensjustering av budsjett 2009 Driftsbudsjettet som foreslås i dette kapitlet er i utgangspunktet basert på den tildelte budsjettrammen for 2009, men det er foretatt konsekvensjusteringer på i alt 6,05 mill. kr., som det er gitt en nærmere redegjørelse for i kap. 2.2.2.1. 2.2.2 Mediekjøp og videreutvikling av elektroniske tjenester 2.2.2.1 Kompensasjon for merverdiavgift på elektroniske ressurser og for prisstigning på litteratur Universitetet har som strategi at UB i størst mulig grad skal gå over fra trykte til elektroniske ressurser (periodika). UB har innenfor de tilgjengelige ressursrammer fulgt opp denne strategien. Endringer i mva.-reglene fra 2001 førte til at UB etter denne tid må betale mva. på elektroniske ressurser, mens tilsvarende trykte ressurser er fritatt for mva. I 2001 hadde UB relativt få elektroniske ressurser, slik at utgiftene til mva. for UB dette året bare utgjorde ca. kr. 100.000. I 2009 vil utgiftene til mva. beløpe seg til 6 mill. kr. Prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, har i mange år vært klart høyere enn den generelle prisstigningen i samfunnet. Siden 2002 har prisstigningen på periodika (tidsskrifter) som hovedregel vært på 7-9 % pr. år. For perioden 2002-2009 samlet har UB en akkumulert underdekning på nesten 5,5 mill. kr. Uten en spesiell styrking av budsjettet i 2010 regner vi med at underdekningen vil øke med ytterligere kr. 600 000. Tabell 1 gir en oversikt over denne utviklingen. Tabell 1: Merutgifter til periodika/elektroniske ressurser (mva., prisstigning) i forhold til styrking av budsjettrammene til samme formål 2002-2010 År Merutgifter til mva. på elektroniske ressurser i forhold til foregående år Ekstra prisstigning på periodika utover ordinær lønns- og priskompensasjon Sum merutgifter til periodika/elressurser Styrking av UBs budsjettramme til periodika/elressurser Differanse mellom styrking av budsjettramme og økning i merutgifter 2002 334 200 1 250 000 1 584 200 1 500 000-84 200 2003 567 100 1 000 000 1 567 100 1 454 000-113 100 2004 587 700 1 250 000 1 837 700 1 725 000-112 700 2005 506 100 1 400 000 1 906 100-1 906 100 2006 885 900 1 650 000 2 535 900 2 900 000 364 100 2007 1 948 000 1 400 000 3 348 000 1 000 000-2 348 000 2008 200 000 50 000 250 000 500 000 250 000 2009 1 200 000 4 300 000 5 500 000 4 000 000-1 500 000 Sum 2002-2009 6 229 000 12 300 000 18 529 000 13 079 000-5 450 000 2010 (prognose) 100 000 500 000 600 000-600 000 Sum 2002-2010 6 329 000 12 800 000 19 129 000 13 079 000-6 050 000 s. 4 av 15
For å opprettholde realverdien av UBs samlede tildelinger må både merutgifter til mva. og ekstra prisstigning på periodika utover den ordinære lønns- og priskompensasjonen, dekkes innenfor UBs ordinære budsjettramme. For også å hente inn etterslep fra perioden 2002-2009 må det i utgangspunktet foretas en samlet konsekvensjustering av UBs budsjett i 2009 på 6,05 mill. kr. For at realverdien av UBs totalbudsjett skal komme tilbake på samme realnivå i 2010 som i 2002, da de nye mva-reglene tok til å virke, er det derfor nødvendig med en økning (konsekvensjustering) av budsjettrammen i 2008 på 6,05 mill. kr., jf. tabell 2. Tabell 2: Konsekvensjustering av budsjett 2009 Beløp 1. Underdekning av merutgifter til mva. og til ekstra prisstigning på periodika 2002-2009 5 450 000 2. Merutgifter til mva. og til ekstra prisstigning på periodika 2010 600 000 SUM 6 050 000 Det vises for øvrig til den kontinuerlige dialogen som UB har med Universitetsdirektøren og Økonomiavdelingen om denne saken. Nedenfor (i kap. 2.2.7) følger ordinært budsjettforslag 2009 for UB, basert på budsjettrammen i 2008, med konsekvensjusteringer på i alt 6,05 mill. kr. i samsvar med ovenstående redegjørelse. 2.2.2.2 Periodika / elektroniske ressurser UBs brukere etterspør i stadig økende grad elektroniske fremfor trykte informasjonsressurser, spesielt når det gjelder periodika. Selv om UB har kommet langt når det gjelder overgang til elektroniske ressurser, gjenstår det fremdeles en del før målet er nådd. De ugunstige valutakursene har ført til at UB ikke klarer å opprettholde dagens tilbud uten å sprenge budsjettene. Vel så alvorlig er at dette fører til at UB i 2009 ikke en gang har hatt muligheter til å vurdere tilbud på nye e-ressurser. Dette fører til at UBs tilbud blir faglig utdatert over tid. For å opprettholde samlet abonnementsportefølje på omtrent samme nivå som i 2009, regner vi med at det må settes av ca. 36,6 mill. kr. til dette formål i 2010. Det er sterkt behov for å øke mediebudsjettet for å kunne anskaffe litteratur til nye fagområder/ innsatsområder ved UiB (jf. kap. 2.3.2), men det vil ikke være rom for dette innenfor ordinær budsjettramme. Eneste mulighet til å tegne nye abonnement innenfor ordinær budsjettramme er å si opp andre (eksisterende) abonnement/tidsskriftpakker for tilsvarende beløp. Det er et særskilt behov for å skaffe arkivtilgang til elektroniske utgaver av eldre årganger av sentrale fagtidsskrifter. Dette må skje utenom den ordinære budsjettrammen (jf. kap. 2.3.1.1). 2.2.2.3 Trykte bøker Satsingen på elektroniske ressurser har ført til en reduksjon i innkjøp av trykte bøker, noe som har gitt dårligere egendekning og dermed høyere innlån av trykte bøker. I perioden 1997-2002 var innlånstallene for bøker relativt stabile, mens det i perioden 2002-2008 har vært en markant økning i innlån av bøker på nesten 60 %. Innen mange fagområder (spesielt humaniora, samfunnsfag og jus) publiseres fremdeles store deler av forskningsresultatene i trykte bøker. Det er derfor fortsatt viktig å opprettholde og helst øke innkjøpet av trykte bøker. Det må også tas hensyn til at bøker ofte raskt blir utsolgt fra forlagene, slik at hvis aktuelle fagbøker ikke blir kjøpt inn etter hvert som de kommer ut, vil det oppstå huller i samlingene som det vil bli vanskelig og i mange tilfeller umulig å tette igjen senere. 2.2.2.4 Open Access-publisering og BORA 30.04.09 vedtok Universitetsstyret en politikk for økt tilgang til forskningsresultater ved Universitetet i Bergen. I styrevedtaket står det at UiB har som mål at resultatene av forskning ved institusjonen skal være offentlig tilgjengelig gjennom åpne, elektroniske arkiv for fagfellevurderte tidsskrift. Dette skal i første omgang oppnås ved at forskere (og andre som publiserer) oppmuntres til å levere inn alle vitenskapelige publikasjoner til institusjonen, og at de videre anbefales å egenarkivere en versjon av artikkelen åpent tilgjengelig i Bergen Open Research Archive (BORA) etter samtykke fra utgiver. Versjonen som tilgjengeliggjøres bør helst være lik s. 5 av 15
den publiserte versjonen. I vedtaket står det at Universitetsbiblioteket har et ansvar for informasjons- og tilretteleggingsarbeid overfor fagmiljøene når det gjelder egenarkivering i BORA. Universitetsdirektøren har i brev av 14.5.2009 bedt UB om å følge opp sitt informasjonsog tilretteleggingsansvar så snart som mulig. Det er behov for flere tiltak med sikte på å bygge opp en velfungerende tjeneste for egenarkivering i BORA ved UiB. Bl.a. må de henvendelsene som vil komme angående egenarkivering i BORA, kunne håndteres på en tilfredsstillende måte. Det må derfor etableres gode rutiner for service og informasjon mot fagmiljøene, og for generell saksbehandling og arbeidsflyt. Registrering/innlevering vil skje via Frida. Det er derfor nødvendig med en del tilpasninger i BORA og Frida for å kunne håndtere arbeidsflyten mellom de to systemene. Følgende tiltak må innføres for å kunne følge opp Universitetsstyrets vedtak på en tilfredsstillende måte: 1. Ressurser til utvikler i en tidsbegrenset periode for å kunne utføre det tekniske utviklingsarbeidet som er nødvendig for å få en mest mulig automatisert arbeidsflyt mellom Frida og BORA; og for å få bedre funksjonalitet for tilgjengeliggjøring og visning av publikasjoner i fulltekst. 2. IT-avdelingen bidrar i tillegg med 20 % stilling innenfor vedlikehold/drift av DSpace (alternativt kan UB kjøpe denne kompetansen av IT-avdelingen). 3. Økte ressurser til saksbehandling og informasjonsarbeid i form av stillingsressurser tilsvarende to årsverk til arbeidet med BORA fra 2010. UB vil kunne ta seg av punkt 1 samt en av stillingene nevnt under punkt 3 innenfor egne ressurser både i 2009 og utover. Når det gjelder punkt 2 og 3 trengs det i tillegg en styrking av budsjettet (jf. kap 2.3.3.1). 2.2.2.5 Digitalisering og publisering på nettet av kildemateriale UB har arbeidet med digitalisering av eget materiale (egne samlinger) i mer enn 10 år, bl.a. ved hjelp av eksterne prosjektmidler. Det er billedsamlingen som mest systematisk har drevet digitalisering av sine samlinger både med hensyn på bevaring og formidling. Manuskript- og librarsamlingen har også mye materiale digitalisert og klart for å gjøres tilgjengelig for publikum på nett. Ved utgangen av 2008 var 48.100 bilder og 3.880 manuskripter/diplomer digitalisert ved UB. Statistikken viser at billedsamlingens digitale samlinger er noe av det mest etterspurte materialet fra UB. UB har også mye digitalt materiale som ikke kan legges åpent ut på nett på grunn av rettighetsproblematikk. Tilgjengeliggjøring av eget materiale på nett vil bli en viktig oppgave for universitetsbibliotekene framover. UB vil utarbeide en samlet digitaliseringsplan og investere i visningsverktøy for digitalisert materiale. Løsning for lovlig visning av rettighetsbelagt digitalt materiale (f.eks. eldre doktoravhandlinger) i bibliotekets lokaler bør utredes og anskaffes (egne leseskjermer som er sperret for nedlastning og utskrift). Biblioteket regner med å kunne videreføre digitaliseringsarbeidet i omtrent samme omfang som nå innenfor ordinær budsjettramme. Bl.a. er det behov for å overføre billedsamlingens database til ny plattform (DSpace og Oracle). Det satses også på å få ferdigstilt portalen Kvinner i arbeid. For å få gjennomført mer omfattende digitaliseringsprosjekter innen en rimelig tidshorisont er det behov for ekstra midler utenom rammen i en periode, jf. kap. 2.3.3.2. s. 6 av 15
2.2.2.6 Elektroniske bibliotektjenester Det arbeides nå nasjonalt med en utskifting av biblioteksystemet BIBSYS, men det er ikke sannsynlig at dette vil få økonomiske konsekvenser for deltakerne i BIBSYS-samarbeidet i 2010. Den klart største posten under dette kapitlet er årlig lisens til BIBSYS, som i 2010 er beregnet til ca. kr. 2.800.000. Også utgifter til Uniport (Bibliotekportalen/SFX) og til referansehåndteringsverktøy (EndNote/Reference Manager/RefViz) dekkes her. I tillegg er det aktuelt å ta i bruk nye programvarer/elektroniske tjenester, som f.eks. Verde, Prio, mv. Samlet må det settes av 3,8 mill. kr. til elektroniske bibliotektjenester ved UB i 2010. 2.2.3 Videre utbygging av læringssentrene Læringssentrene som er etablert ved UBs avdelingsbibliotek er en suksess, og brukes aktivt av studentene som arbeidsplass. De siste årene har det særlig vært arbeidet med å utvikle det faglige innholdet i læringssentrene. Det arbeides kontinuerlig med videreutvikling av undervisningsprogrammet i informasjonskompetanse som dekker alle nivå og fag. Et viktig mål er å oppnå integrering av UBs undervisningstilbud i alle studieprogram og i forskerutdanningen ved å etablere tettere samarbeid med fagmiljøene, Utdanningsavdelingen / Utdanningsutvalget og Forskningsavdelingen. Utvikling av kurs og undervisningsmateriale som omhandler etiske og opphavsrettslige spørsmål i akademisk arbeid og som er tilpasset alle studienivå, har et spesielt fokus. Videre jobbes det med et undervisningsprogram i informasjonskompetanse rettet mot bruk av materiale i spesialsamlingene. For å kvalitetssikre UBs undervisning og vurdere nåværende og fremtidige undervisningsressurser, utarbeides det et forslag for systematisk rapportering og evaluering av UBs undervisning. UB vil i 2010 sammen med bibliotekene ved NHH og HiB stå som arrangør av den internasjonale konferansen Creating Knowledge VI, som vil ha som hovedtema Information Literacy and Diversity in Higher Education. ABM-utvikling har gitt støtte til arbeidet med å planlegge konferansen. UB prioriterer å videreføre arbeidet med å utvikle gode læringssentre ved bibliotekets avdelinger for å bidra til å bedre studentenes arbeids- og læringsmiljø. Dette gjelder både fysisk tilrettelegging og faglig innhold i læringssentrene, Det tas sikte på et tettere samarbeid med fakultetene når det gjelder læringssentrene, både arealmessig, faglig og studieadministrativt. 2.2.4 Styrking av depotmagasinfunksjonen UB har et depotmagasin (fjernmagasin) i Stein Rokkans hus, organisert under Avdeling for spesialsamlinger. Selv om depotmagasinet hovedsakelig skal inneholde mindre brukte samlinger, foregår det et ikke ubetydelig utlån fra disse samlingene. Det er behov for å styrke bemanningen i depotmagasinet, både for å utføre utlånsarbeid derfra, og for å koordinere best mulig arbeidet med overføring av og sortering og rydding i samlinger som overføres fra andre avdelinger til depotmagasinet. Det tas sikte på å tilføre depotmagasinet en stillingsressurs (en depotbibliotekar) innenfor ordinær budsjettramme. En bedre utnyttelse av depotmagasinet vil også kunne bidra til å frigjøre arealer som kan brukes til å utvide læringssentrene ved UB. 2.2.5 Lønnsbudsjett Lønnsutgiftenes andel av de samlede utgiftene ved UB er de siste fem årene redusert med ca. 7 %. I samme periode har det på de fleste områder vært en stor aktivitetsøkning, både når det gjelder besøk/henvendelser til biblioteket og bruk av UBs tjenester (lån, elektroniske ressurser osv.). Samtidig har de ansatte fått flere nye oppgaver, særlig innen brukeropplæring og undervisning for studenter, som en følge av kvalitetsreformen og i forbindelse med etablering s. 7 av 15
av læringssentre ved UBs avdelinger. Det vises bl.a. til at antall timer til organisert undervisning er mer enn tredoblet på fem år, fra 310 i 2004 til 1.120 i 2008. Dette har vært mulig uten en økning i personalressursene, fordi øvrig drift er omorganisert og effektivisert. Det tas sikte på å videreføre lønnsbudsjettet på omtrent samme nivå i 2010 som i 2009. På dette grunnlag planlegges det å sette av 45 mill. kr. til ordinært lønnsbudsjett ved UB i 2010 (utenom kompensasjon for lønns- og prisstigning). 2.2.6 Øvrige driftsutgifter inkl. kompetanseheving Kompetanseoppbygging for personalet er en kontinuerlig prosess. Utbygging av læringssentre og digitale tjenester og utvikling av undervisningsopplegg i informasjonskompetanse har medført store endringer i arbeidsoppgaver for mange av UBs ansatte. Biblioteket har de senere år satset sterkt på kompetanseheving og faglig oppdatering for sitt personale spesielt innen disse områdene. Dette har bidratt til å få fram entusiasme og pågangsmot til å løse de nye oppgavene UB har tatt på seg. Videreføring av UBs kompetansehevingsplan for de tilsatte er en prioritert oppgave. Utenom dette satses det på å holde øvrige driftsutgifter ved UB på samme realnivå i 2010 som i 2009. 2.2.7 Utstyr/investeringer De senere års sterke og raske utvikling på IT-fronten, også når det gjelder bibliotek- og informasjonstjenester, har gjort det nødvendig med en omfattende utskifting og oppgradering av UBs IT-utstyr. Dette er en kontinuerlig prosess, som er forsterket ved innføring av kvalitetsreformen og etablering av læringssentre ved UB. For å kunne fungere som et moderne fagbibliotek med godt utbygde elektroniske tjenester, må UB ha et stort antall PC-er som er kraftige nok til å håndtere nettbaserte tjenester og programmer, både til bibliotekets egne ansatte og til bibliotekets brukere. Tilgang til elektroniske dokumenter i fulltekst via nettet krever bedre PC-tilbud. Det vil bli nødvendig med utskifting og oppgradering av en god del IT-utstyr og programvare i 2010. Behov for utstyr Beløp 1. IT-utstyr (PC-er, skrivere/multifunksjonsmaskiner, skannere, mv.) 1 100 000 2. Oppgradering av programvare, inkl. nødvendige lisenser 300 000 SUM 1 400 000 2.2.8 Konsekvensjustert budsjett 2010 innenfor budsjettrammen Utgiftsart Beløp Beløp Lønn 45 000 000 Bøker/tidsskrifter, inkl. elektroniske ressurser* 39 130 000 Øvrige utgifter på bokkonto 250 000 Sum mediekjøp 39 380 000 Datatjenester, inkl. BIBSYS driftsutgifter 3 800 000 Internhusleie 23 557 000 Kjøp mindre utstyr, inventar mv. + drift utstyr og inventar 705 000 Reiser, kurs, kompetanseutvikling 1 000 000 Øvrige driftsutgifter (telefon, porto, kopiering, rekvisita, mv.) 2 100 000 Sum driftsutgifter unntatt lønn og mediekjøp 31 162 000 Inntekter -900 000 Utstyr, programvare mv. 1 400 000 Sum budsjett innenfor budsjettrammen 116 042 000 * Behov for midler utover eksisterende ressursrammer til elektroniske informasjonsressurser (arkivtilgang) er satt opp i kap. 2.3.1. s. 8 av 15
2.3 Tiltak utenfor budsjettrammen Som det fremgår av kap. 2.1 prioriterer UB høyt å videreutvikle og forbedre de elektroniske tjenestene for bibliotekets brukere så langt som mulig innenfor eksisterende budsjettrammer, men for å få til en større satsing på en del sentrale områder, er det nødvendig med ekstra midler. UB vil i 2010 prioritere spesielt å skaffe tilgang til viktige elektroniske tidsskriftarkiver. Innenfor ordinære budsjettrammer er det heller ikke mulig å skaffe det som trengs av trykte bøker mv. til nye fagområder/innsatsområder ved UiB. For å få til en nødvendig faglig fornyelse av UBs samlinger er et behov for en ekstra styrking av mediebudsjettet utenom rammen. Videre prioriteres arbeidet med digitalisering av kildemateriale både fra UBs egne samlinger og ved UiB ellers. UB har i 2009 fått midler utenom budsjettrammen fra Universitetet sentralt til flere formål/prosjekter, bl.a. ressurssenter på Dragefjellet (samarbeid med CMI), faghistorisk dokumentasjonsprosjekt, kunnskapsportalen Grind.no, og prosjekt for forskningsdokumentasjon. Disse må videreføres i 2010. Satsingen både på økt tilgang til elektroniske tidsskriftarkiver og på digitalisering av kildemateriale har to hovedformål: Bevaring og formidling. Disse tiltakene vil gi rasjonaliseringsgevinster ved at det frigjøres både personalressurser og arealer, samtidig som de vil bidra til å gjøre UBs samlinger lettere tilgjengelige, og dermed vil gi en gevinst i form av økt bruk/formidling av samlingene/tjenestene. I 2010 prioriteres følgende satsingsområder utenom budsjettrammen: 2.3.1 Tilgang til eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser Økte utgifter til løpende tidskriftabonnementer i elektronisk form må som påvist i kap. 2.2.2.1 dekkes innenfor ordinær budsjettramme. Dette er faste løpende årlige utgifter. I tillegg er det også økende behov for å skaffe arkivtilgang til eldre tidsskriftårganger i elektronisk form. Det tilbys nå tilgang til digitaliserte utgaver av de fleste viktige tidsskrifter fra de ble startet til de begynte å komme ut elektronisk i løpende abonnement. UB er det eneste av de større universitetsbibliotekene i Norge som ennå ikke kan tilby sine brukere tilgang til de viktigste elektroniske tidsskriftarkivene. Skal UiB kunne gi et bibliotektilbud i samsvar med ambisjonen om å være et internasjonalt synlig forskingsuniversitet, er det helt nødvendig å skaffe tilgang til de viktigste digitale tidsskriftarkivene. Tidsskriftarkiv er dyre i innkjøp, men vil være en engangsinvestering som har stor betydning for UiBs fagmiljøer. Det antas at vi for 10 mill. kr. i 2010 vil kunne anskaffe noen av de viktigste arkivpakkene, en engangsutgift, som samtidig vil bidra til å frigjøre arealer til f.eks. flere studentarbeidsplasser. Tiltak 1 Art Beløp Tilgang til elektroniske utgaver av eldre tidsskriftårganger 6 000 10 000 000 2.3.2 Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger Det foregår en sterk faglig utvikling ved UiB, med etablering av stadig nye fagområder/ innsatsområder, som f.eks. marin forskning, utviklingsrelatert forskning og globale studier, klima, fattigdom og helse, translasjonell medisin, demokrati og rettsstat, Latin-Amerika, Øst- Asia mm. UB har ingen muligheter til å følge opp alle disse med anskaffelse av nødvendig faglitteratur og andre informasjonsressurser innenfor sine ordinære budsjettrammer. Dette s. 9 av 15
gjelder både trykte og elektroniske ressurser. For å unngå at UBs samlinger blir mer og mer utdatert, er det nødvendig med en årlig ekstra styrking av mediebudsjettet i tillegg til økning for å kompensere for prisstigning. For å kunne anskaffe litteratur til nye fagområder og viktige nye elektroniske ressurser som kommer til å lanseres i årene fremover, regner vi med at det trengs ca. 1 mill. kr. ekstra i 2010 og de kommende årene. Tiltak 2 Art Beløp Litteratur til nye fagområder/innsatsområder ved UiB 6 000 1 000 000 2.3.3 Økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Både i UBs samlinger og i Universitetets ulike forskningsarkiver er det store mengder kildemateriale som bør digitaliseres både av sikrings-/bevaringshensyn og med sikte på tilgjengeliggjøring på nett, bl.a. til bruk i IKT-basert undervisning. 2.3.3.1 Økt tilgang til forskningsresultater ved UiB Implementering av politikk for økt tilgang til forskningsresultater krever økt saksbehandling og informasjonsarbeid knyttet til publisering, informasjon om forlag, avhandlinger med mer. Tiltak 3: Open Access-publisering og BORA Art Beløp Lønnsmidler til prosjektstilling, 1 årsverk 5 000 600 000 20 % stilling innenfor vedlikehold/drift av DSpace 5 000 100 000 Drift, inkl. reiser, deltakelse i konferanser mv. 6 000 120 000 Sum Open Access-publisering og BORA 820 000 2.3.3.2 Digitalisering av materiale fra UBs egne samlinger UB har store verdifulle samlinger av bl.a. bilder, manuskripter og kart. Mye av dette er uerstattelig og til dels meget skjørt materiale som ikke bør utsettes for unødig bruk/slitasje. UB har allerede gjort en god del arbeid på dette området, for en stor del ved hjelp av eksterne og interne prosjektbevilgninger. Det trengs en økt innsats i en periode for å få digitalisert større deler av UBs verdifulle kildemateriale. Ved UB foregår arbeidet både ved våre spesialsamlinger og innenfor rammen av BORA. For å få størst mulig effekt av innsatsen er det nødvendig med en optimal koordinering av arbeidet. UB vil derfor satse på et prosjekt for oppbygging og konsolidering av UBs digitale samlinger. Det aller viktigste er å redde og bevare de mest verdifulle delene av samlingene som er truet av nedbryting/slitasjeskade. Men det er også viktig å legge til rette for formidling av ulike deler av samlingene. I 2010 prioriteres det å digitalisere nedbrytingstruede og slitasjeutsatte deler av billedsamlingen, dvs. de eldste delene, som for en stor del består av kjemisk ustabile acetat- og nitratfilmer, som står i fare for å bli fysisk ødelagt innen kort tid. I denne omgang prioriteres den verdifulle Norvin-samlingen. Ressursbehov i 2010: 1 årsverk + utstyr og driftsmidler. Tiltak 4: Digitalsering av materiale fra UBs samlinger Art Beløp Lønnsmidler til prosjektstilling, 1 årsverk 5 000 515 000 1 arbeidsstasjon 4 000 25 000 Webdesign og koding 6 000 50 000 Øvrig drift, inkl. reiser, deltakelse i konferanser mv. 6 000 110 000 Sum digitalsering av materiale fra UBs samlinger 700 000 s. 10 av 15
2.3.3.3 Faghistorisk dokumentasjon Det er i 2008-2009 gjennomført et pilotprosjekt for å kartlegge situasjonen når det gjelder faghistorisk forskningsmateriale ved UiB. Rapporten Organisering, arkivering, lagring, digitalisering og tilgang av faghistorisk arkiv og forskningsdata ved UiB fra prosjektet ble lagt fram i mars 2009. Rapporten konkluderer med at det er stort behov for å sette i gang systematisk arbeid med å velge ut, bevare og tilgjengeliggjøre slikt materiale. Det foreslås at dette arbeidet organiseres som en permanent virksomhet ved UB fra 2010. Det må utarbeides retningslinjer for utvelgelse og bevaring av denne typen materiale. Forskningsdata og -materiale fra nyere og pågående forskningsaktiviteter blir nå i stor grad lagret digitalt. Her må det settes krav til sikker lagring med kontinuerlig oppdatering og konvertering. Prioritert analogt forskningsmateriale både av eldre og nyere dato, bør digitaliseres og lagres i et institusjonelt elektronisk arkiv med tilgang til en elektronisk bruksarkiv. Det bør etableres en felles fotoportal for de kulturhistoriske fotosamlingene ved UiB. Også unikt lyd- og filmmateriale må konverteres til digitalt tilgjengelige og kontinuerlig oppdaterte filer. Arbeidet må følges opp med kontinuerlig oppdaterte nettsider med informasjon rettet mot fagmiljøer og institutter. Tiltak 5: Faghistorisk dokumentasjon Art Beløp Lønnsmidler til stillinger (1 førstekonsulent og 1 konsulent) 5 000 1 040 000 Kjøp av digitaliseringstjenester 6 000 100 000 Øvrig drift, inkl. reiser, utprøving av programvare mv. 6 000 100 000 Sum faghistorisk dokumentasjon 1 240 000 2.3.3.4 Kunnskapsportalen Grind.no Grind skal bidra til å synliggjøre UiB som en base for forskningsbasert kunnskap om det omkringliggende landskapet og menneskene. Vegbøkene og boka om Folgefonna er svært populære bøker og det har lenge vært etterspurt om disse ikke snart kommer i digital form. Betydningen av vegbøkene og Grind er sterkt fremhevet av representanter fra lokalt næringsliv (reiseliv, turisme), representanter fra fylkeskommunen (skole, næringsutvikling, mm.) og fra kommunalt hold. Grind kan derfor også bli et nyttig redskap i UiBs samhandling med omverdenen. Det foreslås at Grind etableres som et prosjekt under UB, men hvor en tverrfakultær fagredaksjon står for innhold og utforming. Koordinatorstilling frikjøp 50% 450 000 Teknisk drift (IT-avd., Formidlingsavd., UB) 250 000 Utvikling Grind 500 000 Annet (møter, reiser, markedsføring etc.) 50 000 Totalt pr år 1 250 000 Finansiering: UiB sentralt: 750 000 (Koordinatorstilling, teknisk drift og annet) Ekstern finansiering: 500 000 (ABM-utvikling, Sparebanken Vest, Meltzer med mer) I tillegg kommer egenandeler fra fakultetene, BM og UB (samt evt. IT-avdelingen og Formidlingsavdelingen) i form av 20 % stilling inn i fagredaksjonen, koordinering, kompetanse/ personellressurser etc. Det vises for øvrig til egne notater og møter i saken s. 11 av 15
2.3.4 Sikrings-/alarmsystem og utstyr for selvbetjent utlån Bibliotekene for humaniora, samfunnsvitenskap og psykologi har nå fått tidsmessige sikrings-/ alarmsystem for samlingene, basert på radiobrikker, som også omfatter utstyr for selvbetjent utlån. Et slikt kombinert sikrings-/alarmsystem og selvbetjent utlånssystem reduserer faren for svinn fra samlingene, samtidig som det rasjonaliserer arbeidet i biblioteket. UB vil fortsette utbyggingen av systemet, slik at det etter hvert vil omfatte alle UBs avdelinger. I 2010 tas det sikte på å installere systemet ved Bibliotek for juridiske fag. Ressursbehov: Utstyr, inventar og radiobrikker: Kr. 930 000. Det tas sikte på å dekke behov for personalressurser til forberedelse og gjennomføring av denne omleggingen innenfor ordinær budsjettramme. Tiltak 6: Sikrings-/alarmsystem ved Bibliotek for juridiske fag Art Beløp Utstyr/inventar 4 000 520 000 Radiobrikker til ca. 100.000 bøker 6 000 410 000 Sum sikrings-/alarmsystem ved Bibliotek for juridiske fag 930 000 2.3.5 Bygningsmessige tiltak, ombygginger, utbygginger, mv. 2.3.5.1 Nybygg, større ombygginger mv. Etter det UB har fått opplyst er det inngått avtale mellom UiB og CMR om at CMR skal overta den tidligere Autogården (Johs. Bruns gt. 12) fra Universitetet. I dette bygget befinner bl.a. Bibliotek for realfag seg. Ny plassering av ReaIfagbiblioteket vil i henhold til foreliggende planer bli Realfagbygget. Det ble i mars 2009 gjennomført en tilstandsanalyse for Realfagbyggets, samt arealvurderinger for fremtidig disponering av bygget. Bibliotek for realfag har fått tildelt 2.980 m 2, mens nåværende bibliotekareal i Johs. Bruns gt. er på vel 2.300 m 2. Etter det UB har fått opplyst er det planlagt å starte ombygging av Realfagbygget i januar 2010. Vi regner ikke med at innflytting i Realfagbygget vil kunne skje dette året, men det må i 2010 startes prosjekteringsarbeid for flytting av ReaIfagbiblioteket til Realfagbygget. UB ser behovet for en tett dialog med både EIA og MN-fak. om planleggings- og prosjekteringsarbeidet. Det er nå bevilget midler til nytt odontologibygg ved UiB, som bl.a. skal inneholde Bibliotek for odontologiske fag. Også her går vi ut fra at innflytting ligger et stykke fram i tid, men regner med at det er aktuelt å starte prosjekteringsarbeid i 2010 av flytting av Bibliotek for odontologiske fag til det nye odontologibygget. 2.3.5.2 Mindre bygningsmessige tilpasninger mv. Ved flere av UBs avdelinger er det behov for mindre bygningsmessige tilpasninger i forbindelse med videre utbygging av læringssentre. Ved Bibliotek for juridiske fag og Bibliotek for psykologi, utdanning og helse er det behov for ombygging av skrankeområdet. Ved noen avdelinger er det også behov for oppussing og vedlikeholdsarbeider i lokalene. Tiltak 1: Mindre bygningsmessige tilpasninger mv. Ombygging av og møbler til skrankeområdet ved Bibliotek for juridiske fag og Bibliotek for psykologi, utdanning og helse 6 000 250 000 Oppussing/vedlikehold ved UBs avdelinger 6 000 80 000 Sum 330 000 Vi vil også nevne at det etter at kantinen i 8. etasje i Stein Rokkans hus ble ombygd til lesesal, er behov for sittemøbler/utemøbler i fellesareal i 8. etasje. Dette er ikke en sak som gjelder UB spesielt, men angår alle enheter som holder til i Stein Rokkans hus. s. 12 av 15
2.3.5.3 HMS-tiltak, sikringstiltak mv. Det er kontinuerlig behov for å gjennomføre HMS-tiltak, mindre sikringstiltak mv. ved de fleste av UBs avdelinger, med sikte på å skaffe de ansatte og brukerne et tilfredsstillende arbeidsmiljø, inkl. tiltak med sitkte på å oppfylle krav om universell utforming. UB fikk i 2009 en tildeling på kr. 157 000 til HMS-tiltak, sikringstiltak og mindre bygningsmessige tilpasninger. Denne bør økes til 250 000 i 2010. Tiltak 2: HMS-tiltak mv. HMS-tiltak, sikringstiltak, mindre bygningsmessige tilpasninger 6 000 250 000 2.4 Oppsummering (samlet budsjettforslag) Tabell 3: Budsjettforslag 2010. Grunnbevilgning Budsjettforslag DFV Drift Investering Total Buds jettram m e 2009 (hovedfordeling) 108 217 000 1 775 000 109 992 000 Kons ekvensjus tering, jf. kap. 2.3.1 6 050 000 6 050 000 Konsekvensjustert ramme 2008 114 267 000 1 775 000 116 042 000 Lønn 45 000 000 45 000 000 Mediekjøp 39 380 000 39 380 000 Datatjenester, inkl. BIBSYS driftsutgifter 3 800 000 3 800 000 Internhusleie 23 557 000 23 557 000 Kjøp/drift m indre utstyr, inventar m v. 705 000 705 000 Øvrige drifts utgifter 3 100 000 3 100 000 Inntekter -900 000-900 000 Sum ordinært drifts budsjett (5000 + 6000) 114 642 000 114 642 000 4000 Investeringer (s tørre utstyr) 1 400 000 1 400 000 Sum budsjett innenfor budsjettram m en 114 642 000 1 400 000 116 042 000 Tiltak utenfor ram m en 1. Arkivtilgang til elektroniske utgaver av eldre tidss kriftårganger 10 000 000 10 000 000 2. Litteratur til nye fagom råder/innsats om råder ved UiB 1 000 000 1 000 000 3. Open Access-publisering og BORA 820 000 820 000 4. Digitalisering av m ateriale fra UBs sam linger 675 000 25 000 700 000 5. Faghistorisk dokum entasjon 1 240 000 1 240 000 6. Portalen Grind.no 1 250 000 1 250 000 7. Sikrings-/alarm system og utstyr for selvbetjent utlån 410 000 520 000 930 000 8. Res surssenter på Dragefjellet 500 000 500 000 9. Prosjekt for forskningsdokum entasjon 110 000 110 000 Sum tiltak utenfor rammen 16 005 000 545 000 16 550 000 Sum foreslått budsjettram m e 2009 130 647 000 1 945 000 132 592 000 Tillegg for inntekter til avskrivninger 100 000 100 000 Tillegg for ins tituttinntekter 800 000 800 000 Sum budsjettram me 2009 131 547 000 1 945 000 133 492 000 Bygninger/lokaler/utbygginger m v.* 1. Bygnings m essige tilpasninger m v. 330 000 330 000 2. HMS-tiltak, sikringstiltak, m v. 250 000 250 000 Sum 580 000 580 000 * Forslag ang. bygninger, lokaler m v. forutsettes dekket over EIAs buds jett. s. 13 av 15
3. BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) UB har tradisjonelt ikke hatt stor oppmerksomhet på muligheter rundt eksternt finansiert virksomhet. Med stadig trangere budsjetter er det imidlertid en økende bevissthet om at dette kan være en mulighet til å få gjennomført en del faglige utviklingsprosjekter. I 2008-2009 har UB fått midler til to større prosjekter (JULAP - Juba University Library Automation Project, og EdLib Educating Librarians for the Future), med en samlet budsjettramme på 15 mill. kr., fordelt over fem år. Videre har vi en del mindre prosjekter til utvikling av Søk & Skriv, konferansen Creating Knowledge VI, samt til publiseringstjenesten BOAP. UB vil i tiden fremover satse ytterligere på å skaffe eksterne prosjektmidler til bibliotekets innsatsområder, bl.a. til utvikling av kunnskapsportalen Grind.no, et prosjekt om forskningsstøtte til PhDkandidater med mer. 3.1 Forskningsrådsfinansiert virksomhet UB har de senere år ikke hatt forskningsrådsfinansiert virksomhet i egen regi, men biblioteket har deltatt i prosjekter finansiert gjennom fakultetene. Det er derfor ikke ført opp midler til slik virksomhet ved UB i 2010. 3.2 EU-finansiert virksomhet UB har tidligere deltatt i flere EU-finansierte prosjekter, og det arbeides stadig med å skaffe støtte til nye prosjekter. Det foreligger pr. i dag ikke konkrete søknader om EU-finansiert virksomhet ved UB for 2010. 3.3 Annen finansiering Ved UB er det nå i gang to prosjekter på grunnlag av midler avsatt av Utenriksdepartementet til et universitetssamarbeid mellom institusjoner i Norge og Sudan, kanalisert gjennom Senter for internasjonalisering av høyere utdanning (NUFU-programmet): 1. JULAP - Juba University Library Automation Project, samlet ramme 7,6 mill kr., fordelt over fire år 2008-2011. 2. EdLib Educating Librarians for the Future, samlet ramme 7,3 mill kr., fordelt over fire år 2009-2012. For 2010 er det budsjettert med 1,4 mill. kr. i JULAP-prosjektet og 1,9 mill. kr. i EdLibprosjektet. I tillegg har UB et par mindre prosjekter. På dette grunnlag antas det at volumet på eksternt finansiert virksomhet ved Universitetsbiblioteket i 2010 vil bli kr. 3.500.000 10.09.09. s. 14 av 15
Vedlegg: Tabell til resultatrapportering 2009 UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS VIRKSOMHET Antall/prosentandel 2007 2008 Endring 2007-2008 Endring 2007-2008 i % Publikumsbesøk - antall personer 748 900 762 470 13 570 1,8 % Antall midlertidige utstillinger 20 26 6 30,0 % Andel av samlingene som er digitalisert - bøker 3,6 % 13,5 % Andel av tidsskriftabonnementene som er digitalisert 78,6 % 84,5 % Andel av fotografiske samlinger som er digitalisert 12,4 % 20,0 % 9,9 prosentpoeng 5,9 prosentpoeng 7,6 prosentpoeng 275,0 % 7,5 % 61,3 % Utlån - fysiske dokumenter 357 900 370 870 12 970 3,6 % Nedlastinger av fulltekstdokumenter ("elektroniske lån") 1 151 400 1 263 200 111 800 9,7 % Antall åpningstimer pr. uke 52,5 52,5 0,0 0,0 % Antall bruker-pc-er 295 455 160 54,2 % Antall brukerarbeidsplasser/leseplasser med PC 225 382 157 69,8 % Antall brukerarbeidsplasser/leseplasser uten PC 387 429 42 10,9 % Formalisert opplæring av brukere (antall undervisningstimer) 935 1 124 189 20,2 % s. 15 av 15