KONTROLLUTVALGET I SOLA KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sola Møtenr.: 6 / 2016 Møtedato: 26.10.2016 Utvalgssaksnr.: 3/16-46/16 Disse møtte: Forfall / varamedlemmer: Jess Milter Tor Kåre Jobrekk Ronny Stangeland Bodil Sanne Venke Hetlelid Andre tilstede: Personal- og organisasjonssjef Ingebjørg Solvig (sak 38), økonomisjef Sabine Leto (sak 39) fra administrasjonen. Fagansvarlig regnskapsrevisjon Tove-Gunn Moen fra Rogaland Revisjon IKS. Seniorrådgiver Per Kåre Vatland fra Rogaland Kontrollutvalgssekretariat. Saker til behandling 3/16 16/00252-10 Godkjenning av protokoll fra møtet 14. september 2016 2 38/16 16/00254-6 Orientering fra personal- og organisasjonssjef 2 39/16 16/00338- Orientering om kommunens tertialrapport pr 31.08.2016 3 40/16 16/00259-2 Overordna analyse plan for selskapskontroll 3 41/16 16/00259-4 Plan for selskapskontroll 201-2020 - Sola kommune 4 Side 42/16 16/00258-1 Endelig prioritering av prosjekter til plan for forvaltningsrevisjon 4 43/16 16/00258-18 Plan for forvaltningsrevisjon 201-2020 5 44/16 16/00258-19 Bestilling av prosjektmandat til forvaltningsrevisjoner 201 5 45/16 16/00253-3 Orientering om revisors planlegging av revisjonsåret 2016 6 46/16 16/00295-16 Statusoversikt oktober 2016 Referat-/meldingssaker 8/16 16/00299-12 9/16 15/00036-9 Melding om politisk vedtak - forvaltningsrevisjon undersøkelse Byggeprosjekt Melding om politisk vedtak - Forvaltningsrevisjon Samfunnsplanlegging kommuner vs interkommunale selskaper 10/16 16/00255-10 Korrigert møteplan 201 for Sola kontrollutvalg 11/16 16/00338-10 12/16 16/00338-9 Korrigert melding om politisk vedtak - Budsjettoppfølging 2016 - Drift pr 31.08.16 Melding om politisk vedtak - Budsjettoppfølging 2016 - Investering pr 31.08.2016 1
Eventuelt Innkallingen ble godkjent uten merknader. 3/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 14. september 2016 Kontrollutvalget i Sola godkjenner protokollen fra møtet 14. september 2016. Kontrollutvalget i Sola godkjenner protokollen fra møtet 14. september 2016. 38/16 Orientering fra personal- og organisasjonssjef Kontrollutvalget i Sola tar gjennomgangen fra personal- og organisasjonssjefen til orientering. Personal- og organisasjonssjef orienterte om sitt område. Kontrollutvalget i Sola tar gjennomgangen fra personal- og organisasjonssjefen til orientering. 2
39/16 Orientering om kommunens tertialrapport pr 31.08.2016 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget i Sola tar rådmannens gjennomgang kommunens tertialrapport for 2. tertial 2016 med budsjettrevideringer til orientering. Økonomisjefen orienterte om tertialrapporten pr 31.08.2016. Kontrollutvalget i Sola tar rådmannens gjennomgang kommunens tertialrapport for 2. tertial 2016 med budsjettrevideringer til orientering. 40/16 Overordna analyse plan for selskapskontroll Kontrollutvalget i Sola tar overordnet analyse for selskapskontroll til orientering. Kontrollutvalget vil prioritere selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i følgende selskaper i den kommende perioden:.. Kontrollutvalget velger å prioritere selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i følgende selskap: IVAR IKS (bestilt), Ranso AS og Sola Bredbånd. Kontrollutvalget i Sola tar overordnet analyse for selskapskontroll til orientering. Kontrollutvalget vil prioritere selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i følgende selskaper i den kommende perioden: IVAR IKS (er bestilt) Ranso AS Sola Bredbånd AS 3
41/16 Plan for selskapskontroll 201-2020 - Sola kommune Kommunestyret i Sola vedtar den framlagte Plan for selskapskontroll for perioden 201 2020. Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioritering av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. Kommunestyret i Sola vedtar den framlagte Plan for selskapskontroll for perioden 201 2020. Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioritering av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. 42/16 Endelig prioritering av prosjekter til plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatet innarbeider kontrollutvalgets endelige prioriteringer i Plan for forvaltningsrevisjon, se egen sak. Kontrollutvalget gjør ingen endringer i tidligere prioritering Sekretariatet innarbeider kontrollutvalgets endelige prioriteringer i Plan for forvaltningsrevisjon, se egen sak. 4
43/16 Plan for forvaltningsrevisjon 201-2020 Kommunestyret i Sola vedtar Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 201 2020 med de prioriteringer som kontrollutvalget har foretatt. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å oppdatere planen i planperioden i tråd med Forskrift om kontrollutvalg 10. Kommunestyret i Sola vedtar Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 201 2020 med de prioriteringer som kontrollutvalget har foretatt. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å oppdatere planen i planperioden i tråd med Forskrift om kontrollutvalg 10. 44/16 Bestilling av prosjektmandat til forvaltningsrevisjoner 201 Kontrollutvalget i Sola ber revisor om å legge fram et utkast til prosjektmandat til neste møtet knyttet til: Prosjektene skal i hovedsak ta for seg disse problemstillingene: Forslag til vedtak forslås endres at prosjektmandatet legges fram på møtet i februar. Kontrollutvalget velger ut prosjektene Samhandlingsreformen og Vedlikehold kommunale bygg 5
Samhandlingsreformen, med fokus på: er formålet med samhandlingsreformen oppfølgt, har kommunen kapasitet til å ta imot utskrevet pasienter, reinnleggelser, fungerer samhandling/dialog etter hensikten. Vedlikehold bygg, med fokus på: vedlikeholdsplan, budsjett til å følge vedlikeholdsplanen, fungerer vaktmesterordningen etter hensikten. Kontrollutvalget i Sola ber revisor om å legge fram et utkast til prosjektmandat til møtet i februar knyttet til: a. Samhandlingsreformen b. Vedlikehold kommunale bygg Prosjektene skal i hovedsak ta for seg disse problemstillingene: a. Samhandlingsreformen: Er formålet med samhandlingsreformen oppfølgt, Har kommunen kapasitet til å ta imot utskrevne pasienter, Tall på reinnleggelser, Fungerer dialogen mellom kommune/sykehus etter hensikten. b. Vedlikehold av kommunale bygg: Vedlikeholdsplan, Er budsjettet tilstrekkelig til å følge vedlikeholdsplanen, Fungerer vaktmesterordningen etter hensikten, 45/16 Orientering om revisors planlegging av revisjonsåret 2016 Kontrollutvalget i Sola tar revisors gjennomgang til orientering. Revisor orienterte om planlegging av revisjonsåret 2016. Kontrollutvalget i Sola tar revisors gjennomgang til orientering. 6
46/16 Statusoversikt oktober 2016 Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikten pr. oktober 2016 til orientering. Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikten pr. oktober 2016 til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 8/16 Melding om politisk vedtak - forvaltningsrevisjon undersøkelse Byggeprosjekt 9/16 Melding om politisk vedtak - Forvaltningsrevisjon Samfunnsplanlegging kommuner vs interkommunale selskaper 10/16 Korrigert møteplan 201 for Sola kontrollutvalg 11/16 Korrigert melding om politisk vedtak - Budsjettoppfølging 2016 - Drift pr 31.08.16 12/16 Melding om politisk vedtak - Budsjettoppfølging 2016 - Investering pr 31.08.2016 EVENTUELT Møtet 23. november flyttes til 30. november Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur