Oppdragsdirektiv Godkjent av administrerende direktør den 26. august 2014
Innhold 1 Oppdragsinformasjon... 3 2 Oppdragsbeskrivelse... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Mandat fra styret... 4 2.3 Fundament for utredningsarbeidet... 7 3 Arbeidets målsetting... 9 3.1 Samfunnsmål... 9 3.2 Effektmål... 9 3.3 Resultatmål... 9 3.4 Kritiske suksessfaktorer... 9 4 Gjennomføring av arbeidet... 10 4.1 Overordnet fremdriftsplan... 10 4.2 Hovedmilepæler... 10 4.3 Faser og hovedaktiviteter... 11 4.4 Hovedleveranser per fase... 11 4.5 Arbeidsdeling mellom Deloitte og Sykehuset Innlandet... 11 4.6 Avhengigheter mot andre prosjekter og initiativer... 12 5 Organisering... 13 5.1 Oppdragseierskap... 13 5.2 Oppdragsansvarlig... 13 5.3 Arbeidsgruppe... 13 5.4 Interne referansegrupper... 14 5.5 Ekstern referansegruppe... 14 5.6 Kommunikasjonsdirektør... 14 5.7 Ansatte og brukere... 14 5.8 Rapportering og statusmøter... 15 6 Budsjett... 16 7 Kommunikasjonsplan... 17 8 Kvalitetssikring... 18 9 Endringshåndtering... 19 10 Avslutning av oppdraget... 20 11 Oppdragsrisiko... 21 Side 2 av 23
1 Oppdragsinformasjon Oppdragsnavn Oppdragsnummer Omstillingsarbeid somatikk Organisasjon / enhet Oppdragskategori Oppdragseier Oppdragsansvarlig Oppdragssjef Administrerende direktør Morten Lang-Ree Fagdirektør Toril Kolås Prosjektsjef Ingerlise Ski Side 3 av 23
2 Oppdragsbeskrivelse 2.1 Bakgrunn Sykehuset Innlandets struktur med seks somatiske akuttsykehus, har de siste årene vært gjenstand for gjentatte vurderinger både hva angår diagnostisk og behandlingsmessig kvalitet og ressursbruk. Strukturen har medvirket til at oppgaver har blitt flyttet til sykehusene i Oslo for å sikre kvaliteten på tjenestene. Sykehuset Innlandet har gjennom lang tid hatt interne drøftinger knyttet til Omstilling somatikk. På oppdrag fra styret skal foretaket nå igangsette et arbeid for å legge fram forslag til faglige og kvalitetsmessige tiltak for omstilling av det somatiske pasienttilbudet. Forslagene til tiltak skal fremlegges for helseforetakets styre 28. november 2014. Mandatet fra styret gir føringer om utredninger av faglige og organisatoriske problemstillinger innenfor ti definerte områder som anses viktige for kvaliteten på pasienttilbudet i Sykehuset Innlandet. Helseforetakets fagdirektør skal tilse at utredningsarbeidet skjer iht. styrets mandat og har innstillende myndighet overfor administrerende direktør og foretakets ledergruppe. Foretakets prosjektsjef har ansvaret for at utredningsarbeidet utføres i tråd med mandatet og føringer fra fagdirektør. 2.2 Mandat fra styret Styret godkjente mandat for omstillingsarbeid somatikk (sak nr 058-2014) i styremøtet 20. juni 2014. «Styret ber administrerende direktør iverksette et arbeid for å legge fram forslag til faglige og kvalitetsmessige tiltak for omstilling av det somatiske pasienttilbudet senest i styremøtet 28. november 2014. Arbeidet skal omfatte somatikk og habilitering/rehabilitering og bygge på prosessen Omstilling somatikk i 2012-2014 og de innspillene som har kommet fra ledergrupper, fagmiljøer og tillitsvalgte i denne perioden. Omstillingsarbeidet skal videre bygge på nasjonale faglige retningslinjer, faglige føringer fra Helse Sør- Øst inkludert sak 108/2008, erfaringer og beslutningsunderlag fra tilsvarende prosesser i andre helseforetak samt trender innen moderne sykehusdrift. Styret ber administrerende direktør organisere arbeidet på en måte som sikrer involvering av foretakets ledergruppe, foretakstillitsvalgte og Brukerutvalget på en god måte innenfor tidsrammen. Det forutsettes at lederlinjen ivaretar kommunikasjonen med fagmiljøer og ansatte i tråd med gjeldende retningslinjer for informasjon og involvering. Styret anbefaler foretaksledelsen å innhente erfaringer fra andre helseforetak som har gjennomført tilsvarende prosesser. Styret ber administrerende direktør vektlegge risikovurderinger av forslag til faglige løsninger og omstillingsprosesser. Omstillingsarbeidet skal fokusere på følgende ti viktige områder for kvaliteten på pasienttilbudet i Sykehuset Innlandet: 1. Kompetanse, forskning, rekruttering og bemanning 2. Intensivenhetene 3. Akuttmottakene 4. Traumemottakene 5. Ortopedi og revmakirurgi/revmatologi 6. Medisinsk onkologi Side 4 av 23
7. Kreftkirurgi (tarmkreft, endetarmskreft og gynekologisk kreft) 8. Prostatasenter (ref. føringer fra Helse Sør-Øst) 9. Produksjon av blodprodukter 10. Samorganisering og samlokalisering av habilitering/rehabilitering Tiltak innenfor områdene ovenfor kan få følgekonsekvenser for andre fagområder og pasienttilbud på grunn av faglige avhengigheter. Eventuelle slike konsekvenser skal beskrives i utredningsarbeidet. Andre fagområder kan bli trukket inn i utredningen om nødvendig; her nevnes eksempler: Samling av pacemakervirksomheten på færre steder Organisering av og kapasitet øyebehandling Etablering av felles vaktordninger (eks nefrologi, radiologi, MR, intervensjonsradiologi) Sikring av tilbudet til lungepasienter Organisering av og kompetanse om alvorlig sårbehandling Organisering av og tilbud til hjerneslagpasienter Organisering av infeksjonsmedisin og smittevern Sammenslåing av brystdiagnostiske sentre (BDSene) Sammenslåing av nukleærmedisin Sikre bedre utnyttelse og tilstrekkelig tilgang av patologitjenester Sikre bedre utnyttelse og tilstrekkelig tilgang av radiologitjenester Evaluere fødetilbudet for alle nivåer iht. pålegg og kvalitetskrav fra Helsedirektoratet Administrerende direktør skal konsentrere seg om omstillingstiltak som kan gjennomføres innenfor det økonomiske handlingsrommet som er vedtatt i Økonomisk langtidsplan for perioden 2015-2018, ref. styresak nr. 049-2014. Omstillingstiltak innenfor de ti hovedområdene ovenfor antas å gi føringer og konsekvenser for innholdet i de somatiske sykehusene og organisering/lokalisering av habilitering/rehabilitering. Styret ber om å få forelagt statusorientering om prosessen i styremøtene i forkant av endelig behandling. Styret ber videre om at den samlede utredningen som legges fram i styremøtet 28. november 2014, beskriver helhetlig forslag om omstillingstiltak innenfor somatikk og habilitering/rehabilitering basert på krav til kvalitet og pasientsikkerhet, herunder eventuelle endringer i lokalisering av pasienttilbud. Styret legger opp til en høring av de forslagene som blir lagt fram i styret. Utredning av de ti hovedområdene ovenfor skal ivareta følgende problemstillinger: 1. Kompetanse og bemanning Utredningen skal identifisere pasienttilbud og/eller lokalisasjoner som baserer driften på vikarstafetter, ref. Kunnskapssenterets rapport om risiko ved slik drift. Utredningen skal gi oversikt over små og sårbare fagmiljøer som i så henseende kan representere en risiko. Forslag til endringer skal følge retningslinjer og faglige anbefalinger fra Helse Sør-Øst. 2. Intensivenhetene Utredningen skal vurdere om intensivenhetene ved de seks somatiske sykehusene tilfredsstiller faglige anbefalinger fra fagutvalg i Helse Sør-Øst (rapport 2014). Utredningen skal videre anbefale hvor mange intensivenheter foretaket kan opprettholde ift. pasientgrunnlaget og pasienttilbudet, herunder vurdere om foretaket iht. krav om kvalitet og kompetanse bør samle intensivsengene på færre enheter enn i dag og hvilke konsekvenser dette eventuelt kan få for pasienttilbud og drift ved sykehus uten intensivenhet. Side 5 av 23
3. Akuttmottakene Utredningen skal vurdere om akuttmottakene ved de somatiske sykehusene tilfredsstiller kravene knyttet til organisering, kompetanse og bemanning, herunder tydeliggjøre hvilke tiltak som eventuelt må iverksettes for å bedre kvaliteten og øke pasientsikkerheten i akuttmottakene. Utredningen skal videre vurdere om antall akuttmottak bør reduseres basert på helseforetakets pasientgrunnlag og gjeldende kvalitetskrav. Konsekvenser av og løsninger for drift ved sykehus uten akuttmottak 24/7 skal fremgå av utredningen. 4. Traumemottakene Utredningen skal vurdere om dagens fem traumemottak for multitraumer oppfyller kravene innenfor organisering, prosedyrer og protokoller, kompetanse og opplæring, herunder tydeliggjøre hvilke tiltak og ressurser som eventuelt må iverksettes dersom alle fem traumemottakene fortsatt skal kunne håndtere multitraumer iht. gjeldende kvalitetskrav. Utredningen skal videre vurdere om antall traumemottak for multitraumer kan reduseres basert på helseforetakets pasientgrunnlag, gjeldende kvalitetskrav og ansvarsfordelingen mellom traumemottak i Sykehuset Innlandet og det regionale traumemottaket ved Oslo Universitetssykehus. 5. Ortopedi og revmakirurgi/revmatologi Utredningen skal vurdere hvordan helseforetaket kan organisere det ortopediske pasienttilbudet for i større grad enn i dag å tilfredsstille regionale kvalitetskrav til ortopedi og revmakirurgi, herunder vurdere hvor mange ortopediske døgnenheter helseforetaket må ha for å dekke befolkningens behov for akutt og elektiv ortopedi. Utredningen skal videre med bakgrunn i ny medisinsk behandling vurdere behovet for revmatologiske døgnplasser. Utredningen skal også vurdere konsekvensene av samlokalisering av helseforetakets tilbud innenfor revmatologi og revmakirurgi i tråd med regionale kvalitetskrav. 6. Medisinsk onkologi Utredningen skal vurdere hvordan de medisinsk onkologiske fagmiljøene kan styrkes, enten ved samlokalisering på færre steder enn i dag eller ved andre organisatoriske løsninger. Utredningen skal beskrive konsekvenser for samhandlingen mellom medisinsk onkologi og kirurgi samt konsekvensene for pasientenes kreftbehandling. 7. Kreftkirurgi (tarmkreft, endetarmskreft og gynekologisk kreft) Utredningen skal vurdere om kirurgi for tykktarmskreft og endetarmskreft skal samles på færre steder enn i dag. Vurderingen skal baseres på nasjonale og regionale kvalitetskrav for disse tre krefttypene. Utredningen skal videre vurdere konsekvensene for de gastrokirurgiske og gynekologiske avdelingene som eventuelt ikke skal utføre kreftkirurgi. 8. Prostatasenter Utredningen skal vurdere en videreutvikling av områdesykehusansvaret for prostatakreft med vekt på tidlig avklaring/utredning og behandling. Vurderingen skal baseres på nasjonale og regionale kvalitetskrav. Utredningen skal beskrive konsekvenser ved en ytterligere samling av den kurative virksomheten for prostatakreft. 9. Produksjon av blodprodukter Utredningen skal vurdere om kvalitet og fagmiljø innenfor produksjon av blodprodukter kan styrkes enten ved samlokalisering på færre steder enn i dag eller ved andre organisatoriske løsninger. Vurderingen skal baseres på nasjonale og regionale kvalitetskrav. Utredningen skal vurdere konsekvenser for de enhetene som eventuelt ikke skal ha produksjon av blodprodukter. Side 6 av 23
10. Samorganisering og samlokalisering av habilitering/rehabilitering Utredningen skal vurdere om organisering og samlokalisering av tilbud, herunder samlokalisering med somatikk, vil styrke tilbud til pasientgruppen innen rehabilitering/habilitering gjennom en mer samordnet, tverrfaglig og planmessig tjeneste. Vurderingen skal baseres på nasjonale og regionale kvalitetskrav. Utredningen skal videre beskrive konsekvenser ved samorganisering og samlokalisering innenfor habilitering/rehabilitering. Styret understreker at følgende kriterier skal gjelde for omstillings-/utredningsarbeidet: Omstillingstiltakene skal ha som formål å sikre at foretaket opprettholder god kvalitet og bidra til å videreutvikle kvaliteten der den i dag ikke tilfredsstiller nasjonale og regionale kvalitetskrav. Omstillingsarbeidet må ha en helhetlig tilnærming og pasienttilbudet ved alle de seks somatiske sykehusene og i divisjon Habilitering/rehabilitering skal være gjenstand for vurdering. Omstillingstiltakene må gjennomføres innenfor handlingsrommet i ØLP 2015-2018.» 2.3 Fundament for utredningsarbeidet Arbeidet vil omfatte det somatiske tilbudet og habilitering/rehabilitering og vil ta utgangspunkt i Sykehuset Innlandets prosess i 2012-2014 «Omstilling somatikk» samt de innspillene som har kommet fra ledergrupper, fagmiljøer og tillitsvalgte i denne perioden. Arbeidsgruppen vil ha fokus på at omstillingstiltakene skal ha som formål å tilby befolkningen helsehjelp av god kvalitet, og kravet om høy grad av pasientsikkerhet vil vektlegges i henhold til foretakets oppdrags- og bestillerdokument fra Helse Sør-Øst RHF. Arbeidet skal i første rekke fokusere på de ti nevnte områdene som anses særlig viktige for tjenestetilbudets kvalitet. Det er nødvendig med en systematisk gjennomgang av tilgjengelige føringer, kilder og trender med tanke på hvilke forhold som kan påvirke kvaliteten innenfor de ti aktuelle fokusområdene, inkludert innspill fra Sykehuset Innlandets prosess i 2012-2014 «Omstilling somatikk». I arbeidet vil det innhentes erfaringer fra helseforetak som har gjennomført tilsvarende prosesser tidligere. Arbeidsgruppens anbefalinger vil måtte basere seg på skjønnsmessige vurderinger, drøftelser og sammenstillinger av faglige anbefalinger/retningslinjer fra tidligere arbeid og utredninger fra Sykehuset Innlandet og andre helseforetak, fra regionale helseforetak og fra nasjonale og internasjonale utredninger for øvrig. Det vil ikke på noen av de ti nevnte områdene være mulig å finne entydige svar ved en gjennomgang av nevnte bakgrunnsmaterialer. Det viser seg da også at helseforetakene i Norge har valgt ulike løsninger på de samme spørsmålene. I slike situasjoner er det ikke uvanlig å be om råd fra bredt sammensatte fagmiljøer slik det for eksempel ble gjort i forbindelse med forberedelsene til de føringer Helse Sør-Øst har gitt gjennom sak 108/2008. Denne form for sammenstillinger vil derfor måtte tillegges stor vekt i arbeidsgruppens oppsummeringer og anbefalinger. Styret ber i mandatet om at den samlede utredningen som legges frem i styremøtet 28. november 2014, beskriver et helhetlig forslag til omstillingstiltak innenfor somatikk og habilitering/rehabilitering basert på krav til kvalitet og pasientsikkerhet, og herunder eventuelle endringer i lokalisering av pasienttilbudet. Innledningsvis vil det bli innhentet bakgrunnsinformasjon i henhold til ovenstående på alle de ti områdene. Basert på den samlede informasjonen vil arbeidsgruppen med utgangspunkt i de faglige vurderingene, søke å gi konkrete anbefalinger til hvilke funksjoner som det kan være hensiktsmessig å sentralisere og/eller samlokalisere, alternativt desentralisere, innenfor hvert av de ti områdene. For hvert område kan det foreslås eventuelt endret lokalisering av funksjoner innenfor dagens sykehusstruktur. Side 7 av 23
Det er imidlertid mange faglige avhengigheter som også må ivaretas. Etter at forslag til eventuelle endrede lokaliseringer foreligger, vil det være nødvendig å samordne dette slik at det fremstår som et helhetlig godt tilbud i Sykehuset Innlandet. Detaljerte vurderinger av infrastruktur, bygningsmasse, m.m. ligger utenfor rammene for dette arbeidet, men vil være vurderinger som må innhentes og sees i sammenheng med de faglige vurderingene før forslag til funksjonsplassering foreligger. I disse avsluttende vurderingene vil det også kunne bli aktuelt å trekke inn noen av de fagområdene som fremstår som «eventuelle» i mandatet, ref. kulepunktene på side 6. Arbeidsgruppen vil bidra til å organisere arbeidet slik at nødvendig involvering av foretakstillitsvalgte og Brukerutvalget sikres på en god måte. Divisjonsdirektørene i foretaket vil ivareta kommunikasjonen med fagmiljøer og ansatte i tråd med gjeldende retningslinjer for informasjon og involvering. Arbeidsgruppen skal møte ledergruppen regelmessig for redegjørelse av status for utredningene, drøfting av problemstillinger og gjennomgang av forslag til omstillingstiltak. Mellom møtene med ledergruppen vil arbeidsgruppen forløpene bidra med informasjon. Side 8 av 23
3 Arbeidets målsetting 3.1 Samfunnsmål Arbeidet skal bidra til å oppfylle spesialisthelsetjenestelovens formål, jfr. 1-1, som særlig er å: 1. Fremme folkehelsen og å motvirke sykdom, skade, lidelse og funksjonshemning 2. Bidra til å sikre tjenestetilbudets kvalitet 3. Bidra til et likeverdig tjenestetilbud 4. Bidra til at ressursene utnyttes best mulig 5. Bidra til at tjenestetilbudet blir tilpasset pasientenes behov 6. Bidra til at tjenestetilbudet blir tilgjengelig for pasientene Videre bør arbeidet ha et spesielt fokus på sykehusenes oppgaver som iht. spesialisthelsetjenesteloven 3-8 er å ivareta pasientbehandling, utdanning av helsepersonell, forskning og opplæring av pasienter og pårørende. 3.2 Effektmål Arbeidet skal søke å gi gode og forsvarlige løsninger som sikrer et fremtidsrettet og trygt tjenestetilbud, med god faglig kvalitet og pasientsikkerhet, samtidig med en effektiv ressursutnyttelse innenfor de økonomiske rammene som gjelder for helseforetaket. Omstillingstiltakene skal ha som formål å tilby befolkningen helsehjelp av god kvalitet, og kravet om høy grad av pasientsikkerhet vil vektlegges i henhold til foretakets oppdrags- og bestillerdokument fra Helse Sør-Øst RHF. 3.3 Resultatmål Arbeidet skal oppfylle sine leveransemål slik disse er definert og levere en sluttrapport som redegjør for Arbeidets rammebetingelser, prosess og metode Forslag til faglige og kvalitetsmessige tiltak for omstilling av det somatiske pasienttilbudet Risikovurderinger av forslag til faglige løsninger og omstillingsprosesser 3.4 Kritiske suksessfaktorer Tydelig oppdragsdirektiv Klare oppgaver og roller for alle ledd i organisasjonen Tydelig avgrensing av sluttdokumentets rolle i videre beslutningsprosesser Kommunikasjon og informasjon internt og eksternt Felles målforståelse God kontroll av risiko Riktig grunnlagsdata fremkommer tidsnok Side 9 av 23
4 Gjennomføring av arbeidet 4.1 Overordnet fremdriftsplan Styrets mandat ber administrerende direktør legge fram forslag til faglige og kvalitetsmessige tiltak senest 28. november 2014. I det videre utredningsarbeidet planlegges det derfor for å legge fram en styresak med helhetlig forslag til løsning i dette styremøtet. Det planlegges videre for statussaker til styret 4. september samt 2. og 24. oktober 2014. I den første styresaken kan det være aktuelt å legge fram forslag til prinsipper/føringer for det videre arbeidet slik at styret sikres en nødvendig påvirkning av det endelige forslaget til løsning. Arbeidet gjennomføres med fire hovedfaser: 1. Planleggingsfase 2. Kartleggingsfase 3. Identifikasjon av omstillingstiltak 4. Avslutningsfase Tidsrammene for de ulike temaene og områder innen arbeidet vil være ulike. Noen tema vil være mer tidkrevende enn andre. 4.2 Hovedmilepæler Foreløpig er følgende hovedmilepæler etablert for arbeidet. # Milepæl Fase Dato 1 Vedta oppdragsdirektiv 1 August 2014 2 Presentasjon av faglige vurderinger 2 Oktober 2014 3 Presentasjon av alternative løsninger innenfor ulike områder 3 November 2014 4 Presentasjon av konsekvensanalyse av ulike løsninger 4 November 2014 5 Sluttrapport iht. oppdragsmandat 4 November 2014 Side 10 av 23
4.3 Faser og hovedaktiviteter Nedenfor gis en skjematisk oversikt over faser med formål, aktiviteter og leveranser som er foreslått gjennomført i utredningsarbeidet. 4.4 Hovedleveranser per fase Følgende sentrale leveranser er definert per fase i arbeidet: Fase Leveranser Kommentar 1) Planleggingsfasen Oppdragsdirektiv Med fordeling av oppgaver/ansvar, fremdriftsplan, kommunikasjonsplan 2) Kartleggingsfase Kartlegging av faglige anbefalinger som vil danne grunnlaget for videre drøftinger 3) Identifikasjon av omstillingstiltak 4) Anbefaling av løsninger, samt konsekvens- og risikovurderinger Utredning innenfor de områdene som mandatet har definert at dette er nødvendig Sluttrapport som omhandler anbefaling av løsninger med konsekvensanalyse av de ulike løsningene 4.5 Arbeidsdeling mellom Deloitte og Sykehuset Innlandet I henhold til styrets mandat skal omstillingsarbeidet fokusere på ti viktige områder for kvaliteten på pasienttilbudet i Sykehuset Innlandet. Deloitte utfører arbeidet innen område 1-7 og representanter fra Sykehuset Innlandet utfører arbeidet innen område 8-10. Arbeidsgruppen er ansvarlig for å sammenstille arbeidet i en helhetlig rapport. Side 11 av 23
4.6 Avhengigheter mot andre prosjekter og initiativer Koordinering av tiltak både gjennom andre prosjekter og driftsmessige endringer i foretaket må til en hver tid ivaretas gjennom dialog med oppdragsleder, oppdragsansvarlig og foretaksledelsen. Dette er viktig for å sikre at det ikke oppstår unødvendige utfordringer. Avhengigheter mot andre prosjekter og aktiviteter som foregår i foretaksgruppa: Budsjett 2015 ØLP 2015-2018 Strategisk fokus 2025 Mens omstilling somatikk har et perspektiv på muligheter innenfor dagens bygningsmasse, har Strategisk fokus 2025 et langt mer langsiktig perspektiv. Det vil likevel være avhengigheter mellom prosjektene. Administrerende direktør vil ta initiativ til samordning av prosjektene. Side 12 av 23
5 Organisering Arbeidet er organisert som vist nedenfor. Oppdragseier AD/ledergruppen Ekstern referansegruppe TV20 og HAMU Oppdragsansvarlig Fagdirektør Toril Kolås Arbeidsgruppe Ledet av Prosjektsjef Ingerlise Ski Kommunikasjonsdirektør Sentrale fagråd Økonomidirektør Direktør eiendom Interne referansekilder 5.1 Oppdragseierskap Eier av utredningsarbeidet iht. mandat gitt av styret 20. juni 2014 er administrerende direktør i samråd med ledergruppen. Oppdragseier har ansvar for: Godkjenning av oppdragsdirektiv og omfang Behandling og godkjenning av endringer i arbeidets omfang Godkjenne bruk av midlene etter tilråding fra foretakets prosjektsjef 5.2 Oppdragsansvarlig Fagdirektør er ansvarlig for at utredningsarbeidet skjer iht. godkjent mandat og har innstillende myndighet overfor administrerende direktør/ledergruppen. 5.3 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppen består av prosjektsjef Ingerlise Ski og Deloitte v/partner Helge Torgersen. Prosjektsjef Ingerlise Ski leder utredningsarbeidet. Arbeidsgruppa har ansvar for å: Oppnå målsettingene for arbeidet i tråd med oppdragsdirektiv fra oppdragseier Planlegge og sikre fremdrift i arbeidet Motivere og gjennomføre o o Skape et godt samarbeidsklima Håndtere eventuelle konflikter Side 13 av 23
o Tørre å tenke nytt Sikre intern kommunikasjon i arbeidet o Klare å kommunisere arbeidets målsettinger og arbeidsoppgaver på tvers i arbeidsgruppa og til ulike interessenter o Ivareta interessenter og deres forventninger til arbeidet Utforme forslag til samlet sluttrapport 5.4 Interne referansegrupper De allerede etablerte fagrådene i Sykehuset Innlandet: sentralt medisinsk fagråd og sentralt helsefaglig fagråd vil benyttes som interne referansegrupper for å informere, gi innspill og drøfte aktuelle tema underveis i arbeidet. Prosjektsjef vil lede møtene i de interne referansegruppene. Det planlegges i utgangspunktet ikke med etablering av tradisjonelle arbeidsgrupper for å belyse de temaene som vil inngå i utredningen. Det legges i stedet til grunn en vektlegging og sammenstilling av tidligere og pågående utredninger både fra Sykehuset Innlandet, fra de regionale helseforetakene og fra nasjonale og internasjonale utredninger for øvrig. Sentrale stabsressurser, deriblant økonomidirektør, direktør eiendom og intern service, vil bli trukket inn i utredningsarbeidet i relevante problemstillinger. 5.5 Ekstern referansegruppe Den eksterne referansegruppa skal ledes av foretakets fagdirektør og referansegruppa vil bli benyttet for å informere, få innspill og drøfte aktuelle tema underveis i arbeidet. Referansegruppa skal bestå av et begrenset antall representanter fra andre helseforetak og nasjonale ressurspersoner på utvalgte områder. Ved behov kan foretakets prosjektsjef definere ytterligere spesifikke referansegrupper eller personer innenfor tema/fagområde som er aktuelle i arbeidet. 5.6 Kommunikasjonsdirektør Kommunikasjonsdirektøren skal følge prosessen tett og bistå administrerende direktør/ledergruppen, fagdirektør og prosjektsjef. 5.7 Ansatte og brukere Brukerutvalget, foretakstillitsvalgte/foretakshovedverneombudet (TV20) og Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) vil bli orientert om fremdrift og resultater av utredningsarbeidet. Datoer for orienteringsmøtene vil fremkomme av fremdriftsplanen for arbeidet. Det understrekes at forslag til omstillingstiltak i somatikk skal drøftes på ordinær måte med TV20. Side 14 av 23
5.8 Rapportering og statusmøter Foreløpig er følgende plan for rapportering og statusmøter satt opp, denne vil endres og videreutvikles ved behov. Arbeidsgruppa har ansvaret for rapportering til disse organene: Organ Møtetidspunkt Merknad Styret Ledergruppen Divisjonsdirektører somatiske divisjoner Brukerutvalget Foretakstillitsvalgte (TV20) HAMU Interne referansegrupper (sentralt medisinsk fagråd og sentralt helsefaglig fagråd) Ekstern referansegruppe 4. september 2. oktober 24. oktober 28. november 26. august 23. september 21. oktober 18. november Avtales med den enkelte divisjonsdirektør 10. september 8. oktober 5. november 18. september 9. oktober 6. november 26. september 10. oktober 7. november 25. september 13. november To møter avholdes i oktober og november Oppdragsdirektivet legges fram for styret 4. september til orientering. Styret holdes orientert om status for utredningsarbeidet i oktobermøtene. Samlet rapport og forslag til omstillingstiltak legges fram 28. november, ref. mandatet. Det settes av minimum én time på disse ledermøtene for en gjennomgang av status for utredningene, drøfting av problemstillinger og gjennomgang av forslag til omstillingstiltak og styresak 28. november. Prosjektsjef vil mellom disse møtene bidra fortløpende med informasjon om fremdrift etc. (fortrinnsvis via e-post). Arbeidsgruppen vil invitere de somatiske divisjonsdirektørene til en samtale i oktober. Brukerutvalget vil bli orientert om status for utredningsarbeidet på utvalgets møter høsten 2014. TV20 vil bli orientert om status for utredningsarbeidet på møtene høsten 2014. Forslag til omstillingstiltak og sak til styret 28. november 2014 vil bli drøftet iht. hovedavtalens bestemmelser. HAMU vil bli orientert om status for utredningsarbeidet i utvalgets møter høsten 2014. De interne referansegruppene vil bli orientert om status for utredningsarbeidet og invitert til drøfting av problemstillinger knyttet til utredningene av de ti hovedområdene og forslag til omstillingstiltak. Gruppen vil bli etablert i løpet av august 2014. Møtedatoer og agenda for møtene blir avtalt direkte med gruppen. Det forutsettes at lederlinjen ivaretar kommunikasjonen med fagmiljøer og ansatte i tråd med gjeldende retningslinjer for informasjon og involvering. Dette innebærer at divisjonsdirektør planlegger og gjennomfører møter med ledere, tillitsvalgte og ansatte i egen divisjon. Side 15 av 23
6 Budsjett Foreløpig er utredningen anslått å koste omkring 1,1 millioner kroner i kjøpte tjenester. I tillegg kommer lønnskostnader for personell avgitt fra helseforetaket samt møte- og reisekostnader. Det legges til grunn at ordinær deltagelse i arbeidet ikke skal belastes utredningen, men den enkelte deltagers arbeidsgiver. De driftsmessige konsekvensene av arbeidet skal kunne løses innenfor de økonomiske rammene som gjelder for og omstillingstiltakene må gjennomføres innenfor handlingsrommet i ØLP 2015-2018. Det antas at noen av tiltakene vil kunne ha en positiv økonomisk effekt. Side 16 av 23
7 Kommunikasjonsplan Mandatet fra styret, ref. sak nr. 058-2014, påpeker at lederlinjen skal ivareta kommunikasjonen med fagmiljøer og ansatte i tråd med gjeldende retningslinjer for informasjon og involvering. Foretaksledelsen vil bidra med skriftlig informasjon til divisjonsdirektørene og kalle inn til avdelingssjefssamling medio november. Kommunikasjon og informasjon er viktig for å sikre lokal forankring, være proaktiv med hensyn til konflikter og søke å unngå disse. Arbeidet sitt kommunikasjonsmål er å informere og opplyse om utredningen, og sikre interessenter tilgang til informasjon. Kommunikasjon i og fra arbeidet skal være basert på fakta, og i hovedsak omhandle konkrete avgjørelser og konkret fremdrift. Behovet for kommunikasjon omkring arbeidet vil være skiftende og det er derfor viktig med gode kommunikasjonsprinsipper. Kommunikasjonsdirektøren skal følge prosessen tett og gir til enhver tid råd om hvem som skal uttale seg om utredningsarbeidet, men hovedprinsippet vil være at fagdirektøren skal uttale seg til media. Viktige målgrupper for kommunikasjonsarbeidet vil være: AD/ledergruppen Brukerutvalget Foretakstillitsvalgte/foretakshovedverneombudet (TV20) Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) Omverdenen/media Mål for kommunikasjon Sørge for at nødvendige interessenter kjenner til arbeidet og dets hovedmål Hovedbudskapet er: må være forberedt på fremtidige behov av spesialisthelsetjenester i sin landsdel og sikre at disse kan leveres med høy faglig kvalitet og stor grad av pasientsikkerhet Fremtidige behov innebærer omstilling av sykehusvirksomheten Noen utfordringer kan være: Ulike gruppers særinteresser foran pasientens behov Det kan anses som urealistisk å «spå» langt frem i tid Interessenter er fastlåst/overbevist om én løsning før utredningsarbeidet er ferdig Debatt om geografisk plassering overskygger medisinskfaglige vurderinger Innspill til debatt kan oppfattes som vedtak/konklusjon Noen viktige grep blir: Diskutere kommunikasjonsbehov i alle arbeidsgruppemøter Offentliggjøring av nødvendig informasjon når det foreligger Side 17 av 23
8 Kvalitetssikring Arbeidsgruppen skal jevnlig evaluere fremdrift og kvalitet i utredningen. Samtidig vil involvering og dialog med sentrale fagråd og ekstern referansegruppe, samt høring av de forslagene som blir lagt fram i styret, bidra til å sikre kvaliteten av arbeidet. Oppdragseier vurderer om det avslutningsvis skal gjøres en ekstern kvalitetssikring. Alternativt kan ekstern kvalitetssikring gjennomføres parallelt med arbeidets utvikling med innspill fra kvalitetssikrerne i forbindelse med avslutningen av hver fase. Side 18 av 23
9 Endringshåndtering Ved uklarhet omkring mandat eller behov for vesentlige endringer av arbeidets innhold, organisering, fremdrift eller ressurser, skal oppdragsansvarlig legge frem egen sak om dette for foretakets ledergruppe. Eksterne rådgivere kan ikke iverksette aktiviteter som belaster utredningen eller økonomisk uten at dette er godkjent av oppdragsansvarlig på forhånd. Side 19 av 23
10 Avslutning av oppdraget Arbeidet avsluttes når oppdragsansvarlig har godkjent at leveransen er i tråd med oppdraget, eller oppdragseier av andre grunner velger å avslutte arbeidet. Prosjektsjef overleverer rapporten fra arbeidsgruppen til oppdragsansvarlig medio november. Administrerende direktør legger fram forslag til omstillingstiltak i somatikk for foretakets styre 28. november 2014. Det er planlagt en ekstern høring av styrets vedtak med utsendelse av et høringsdokument i desember 2014. Administrerende direktør vil legge fram høringsuttalelsene for styret i april 2015. Side 20 av 23
11 Oppdragsrisiko Risikoområde Mulig årsak Mulig konsekvens Forslag til tiltak Forankring Manglende prosess og dårlig kommunikasjon internt i Sykehuset Innlandet Motstand mot arbeidet ingen vilje, og strategiplan for de neste år blir vanskelig å få gjennomført Lite oppslutning om arbeidet innad i Sykehuset Innlandet Grundig forberedelse av mandat og prosess for gjennomføring Åpenhet Sørge for full informasjonstilgang Ansatte ser ikke på arbeidet som viktig. Felles måloppfatning Ulik målforståelse i foretakets ledergruppe Reell interessekonflikt Personlige meninger i fokus Manglende helhetstenkning Tenker kortsiktig Konflikt og lite fremdrift Dårlig kvalitet på leveranse Fokus på fag og forutsetninger, ikke løsninger Bakgrunn, hensikt og fremgangsmåte kommunisert på en god måte Flere arena for medvirkning Riktig sammensetning av arbeidsgruppe Kompetanse i arbeidet Riktig kompetanse, forståelse av oppgaven Feil utvelgelse av personer i arbeidet Mangelfull innhenting av litteratur, dokumentasjon osv. Manglende involvering av organisasjonen Dårlig prosess, fremdrift og resultat Nøye utvelgelse av personellressurser til arbeidet Kvalitetssikring av prosess (innhente erfaring fra andre, utsjekk av fremdrift og kvalitet i forhold til mandat) Tilstrekkelig innhenting av litteratur, dokumentasjon osv. fra starten av Tilstrekkelig ressurser Ikke frigjort riktige personer internt Ikke frigjort de riktige personene fra konsulentene Ikke tilstrekkelig økonomi til å dekke kjøp av tjenester Ineffektivitet Forsinkelser Dårlig kvalitet Forankring i linjeorganisasjonen internt for å sikre frigjøring av ressurser Klare avtaler og forutsigbarhet i bruk av personell fra konsulentene Realistisk budsjett for kjøp av tjenester Tett oppfølging av ressursbruk Side 21 av 23
Risikoområde Mulig årsak Mulig konsekvens Forslag til tiltak Informasjon og kommunikasjon Manglende/for sen/utydelig informasjon Misforståelse og spekulasjoner blant ansatte og befolkning Opplevelse av manglende involvering Åpenhet og informasjon Arena for aktiv medvirkning Unødvendig komplikasjoner og merarbeid Manglede aksept for ekstern kompetanse Generell skeptisk overfor eksterne konsulenter Manglende eierskap til utredningen og resultat eier og styrer arbeidet Motvilje og ineffektivitet i arbeidet God kommunikasjon Manglende involvering av brukere Arbeidsgruppen har ikke informert og involvert brukerutvalget Brukerutvalget gir lite medvirkning i forhold til deres interesse Opplevelse av manglende involvering Motvilje og ineffektivitet i arbeidet Dårlig resultat God informasjon, dialog og medvirkning i Brukerutvalget Jevnlig møter med arena for aktiv medvirkning Intern organisering og gjennomføring Uavklarte roller mellom deltakerne i utredningen Arbeidspress Manglende og uklare arbeidsrutiner Ineffektivitet Forsinkelser Dårlig kvalitet Høyere utredningskostnader Tydelig avklaring av roller og oppgaver tidlig i arbeidet Jevnlig rapportering og oppfølging Skriftlig oppdragsdirektiv Faglig ambisjonsnivå Manglende dristighet Ønsketenkning utenfor realistiske ressursrammer Urealistiske forventninger Utilstrekkelig plan i forhold til nødvendig utvikling Mandat som åpner for dristig tenkning Hente inspirasjon nasjonalt/internasjonalt Hyppig kommunikasjon og avstemming av forventninger Fremdrift/ Forsinkelse Viktig informasjon kommer ut på tidspunkt som kolliderer med andre begivenheter Ressurskrevende og vanskelig prosess Manglende fremdrift i beslutningsprosesser Låser muligheter Feil fokus / Avsporing av debatten Liten oppmerksomhet Forsinkelser for annet strategisk arbeid Vurdere fremdriften i arbeidet i forhold til viktige eksterne hendelser Koordinere fremdriftsplaner Tett oppfølging av fremdrift Side 22 av 23
Risikoområde Mulig årsak Mulig konsekvens Forslag til tiltak Eksterne aktører Aktører med ulike interesser/ agenda Motstand mot foreslåtte tiltak For tidlig fokus på løsning (i stedet for analyse) Krevende prosess, evt. låst situasjon Medier/interessegrupper styrer prosessen. Tydelig kommunisere rekkefølge, analyser og hvorfor og hvordan anbefalingene i omstillingsarbeidet gjøres. Involvere Brukerutvalget Krav og rammer fra Helse- og omsorgsdepartementet/ Helsedirektoratet/andre Utydelige krav og forventninger Endring i administrativ og politisk ledelse Planen fungerer ikke som et godt prioriteringsgrunnlag Konflikt RHF/HF Avstemming av krav og forventninger Tydelighet Nye krav og føringer i ny nasjonal helse- og sykehusplan Forsinkelse og merarbeid Side 23 av 23