PERMISJONSRGLEMENTET FOR ALSTAHAUG KOMMUNE FORSLAG TIL REVISJON haaa0967 07.03.2013
2 Innholdsfortegnelse 1. Fellesbestemmelser.... 3 1.2 Budsjettmessige begrensninger.... 3 1.3 Lønn- og ansiennitet.... 3 1.4 Pensjonsmedlemskap.... 4 2. Utdanningspermisjoner.... 4 3. Velferdspermisjoner.... 4 3.1 Alvorlig sykdom.... 5 3.2 Dødsfall.... 6 3.3 Trening, behandling hos fysioterapeut/kiropraktor.... 6 3.4 Tilvenning av barn i barnehage/skole/sfo.... 6 3.5 Eget bryllup/barnedåp/konfirmasjon.... 6 3.6 Husbygging/flytting.... 6 3.7 Større idretts- og kulturarrangementer.... 6 3.8 Religiøse og nasjonale høytidsdager... 6 3.9 Eksamener i tilknytning til studier.... 7 3.10 Andre velferdsgrunner.... 7 4. Permisjon ved sykdom, svangerskap, adopsjon og omsorg for barn... 7 5. Permisjon for utføring av tillitsverv.... 8 5.1 Offentlig tillitsverv.... 9 5.2 Tillitsverv i arbeidstakerorganisasjonene/på arbeidsplassen.... 9 5.3 Fastlønnet tillitsvalgt/funksjonær.... 9 5.4 Deltakelse i hjelpekorps.... 9 5.5 Tillitsverv i funksjonshemmedes organisasjoner.... 9 6. Diverse permisjonsbestemmelser... 10 6.1 Overgang til ny stilling.... 10 6.2 Militærtjeneste, heimevern og sivilforsvar.... 10 6.3 Deltakelse i internasjonalt arbeid.... 10 6.4 Undervisning/foredrag.... 11 6.5 Avgjørelsesmyndighet/anke.... 11 2
3 Formål og omfang. Reglementet er utarbeidet på grunnlag av Administrasjonsutvalgets revisjon av 23.06.06, KS personalhåndbok, Arbeidsmiljøloven, Folketrygdloven, Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen. Dersom det skulle oppstå strid mellom reglementet og de til en hver tid gjeldende lov og avtalebestemte bestemmelser må reglementet vike. Permisjonsreglementet skal legge til rette for at arbeidstakeren skal ha gode muligheter til personlig vekst og utvikling, samt at det skal fremme trivsel, stabilitet og et godt arbeidsmiljø. 1. Fellesbestemmelser. A. Reglementet gjelder alle kommunale arbeidstakere der kommunen er arbeidsgiver. Deltidsansatte gis lønnet permisjon forholdsmessig etter stillingens størrelse. Arbeidstakere med tidsbegrenset tilsetting innvilges permisjon etter kvotene i forhold til tilsettingstidens legde. Ledere innvilges i utgangspunktet ikke delvis permisjon. I enkeltsaker kan reglene i permisjonsreglementet fravikes dersom spesielle grunner tilsier dette. B. Reglene kommer ikke til anvendelse ved tjenesteoppdrag (tjenestereiser) for kommunen. C. Søknad om permisjon skal fremmes skriftlig og være begrunnet. I enkelte tilfelle kan dokumentasjon kreves. Ved innvilgelse skal vedtak hjemles. Personal/lønn skal ha kopi av vedtaket. 1.2 Budsjettmessige begrensninger. Innstillende og avgjørende instanser må ta nødvendige hensyn til den budsjettmessige ramme og de økonomiske og personalmessige begrensninger for øvrig. 1.3 Lønn- og ansiennitet. A. Med lønn menes: Den lønn arbeidstakeren ville ha hatt om vedkommende var i arbeid, når det gjelder permisjon inntil 1 uke. Stillingens regulativlønn når det gjelder permisjoner over 1 uke. Lønn under sykdom gjelder reglene iht Folketrygdloven og Hovedtariffavtalen 8. B. Permisjon med hel eller delvis lønn avbryter ikke opptjening av lønnsansiennitet. Herunder lønnet t permisjon, fødselspermisjon samt pliktig militærtjeneste. C. Permisjon med hel eller delvis lønn avbryter ikke opptjening av lønnsansiennitet. Ulønnet permisjon medregnes inntil 1 år. D. Ulønnet permisjon i forbindelse med foreldrepermisjon eller videreutdanning medregnes inntil samlet 2 år i lønnsansiennitet, jfr HTA 12. 3
4 1.4 Pensjonsmedlemskap. Lønnet permisjon opprettholder pensjonsmedlemskap. Ved ulønnet permisjon over 1 måned, meldes den ansatte ut av pensjonsordningen i hht de til enhver tid gjeldende vedtekter i forsikringsavtalen og Hovedtariffavtalens bestemmelser. 2. Utdanningspermisjoner. Alle ansatte har rett til utdanningspermisjon uten lønn i tre år under forutsetning av at han/hun har vært i arbeidslivet i tre år og hos Alstahaug kommune de siste to år. Utdanningen må være yrkesrelatert, om ikke nødvendigvis egen organisasjon. Utdanningspermisjon kan likevel ikke kreves på et tidspunkt hvor det vil være til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponering. Vedtak kan ankes inn for Tvistenemnda for utdanningspermisjoner, henvendelse til Direktoratet for arbeidstilsynet. Arbeidstaker som vil bruke retten til utdanningspermisjon, må gi arbeidsgiver skriftlig varsel om dette. Varslet skal inneholde opplysninger om utdanningens faglige innhold, varighet og eventuelt opptak ved utdanningsinstitusjon Utdanningspermisjon behandles i samsvar med intensjonen i Hovedavtalen Del C 6, Arbeidsmiljølovens 12-11 og Alstahaug kommunes Opplæringsplan, herunder handling/kompetanseplan. Ved vurdering av innvilgelse av lønnet permisjon skal arbeidsgivers behov vektlegges, og være begrunnet i handling/kompetanseplan. Ulønnet permisjon følger av Arbeidsmiljølovens 12-11. Bindingstid ved lønnet permisjon, jfr HTA 14.3: A. Plikttjeneste skal avtales dersom det innvilges støtte som tilsvarer minst 3 måneders lønn. Plikttjenesten settes til minimum ½ år og maksimum 2 år B. Slutter arbeidstaker før plikttjenesten er utført, skal en forholdsmessig del av den økonomiske støtte tilbakebetales. C. Avtale om plikttjeneste skal være skriftlig og undertegnes før permisjon tas. Arbeidstaker som har hatt utdanningspermisjon, har ikke rett til ny utdanningspermisjon før det har gått: 1. dobbel så lang tid som varigheten av den foregående permisjon og 2. minst 1 år fra den foregående permisjon tok til, unntatt ved utdanningspermisjon for kurs under 1 måneds varighet. 3. Velferdspermisjoner. Målsetting: 4
5 Kommunen ønsker ikke at en arbeidstaker skal bli økonomisk skadelidende ved trekk i lønn for fravær som skyldes begivenheter som faller på arbeidsdager som den ansatte vanligvis ikke selv rår over, og som angår vedkommende selv eller en i den nærmeste familie. Presisering: Det skal fremmes skriftlig begrunnet søknad. Private gjøremål må så vidt mulig legges til fritiden. A. Velferdspermisjon med lønn etter reglementets pkt. 3.1-3.8 kan sammenlagt maksimalt innvilges permisjon med lønn inntil 12/14 dager eller 24/28 dager med halv lønn, i løpet av et kalenderår, jfr. HTA 14.1. 12 dager (totalt 12/20 dager pr. kalenderår) = arbeidstakere med ordinær arbeidstid (37,5 t/uke). 14 dager (totalt 14/28 dager pr. kalenderår) = arbeidstakere i turnus (35,5 t/uke) Deltidsansatte innvilges samme antall dager, med fravær i forhold til stillingsstørrelsen. Budsjettmessige hensyn skal vurderes. B. Velferdspermisjon uten lønn kan innvilges utover rammene over: Inntil et år når særskilte forhold tilsier det, såfremt tjenesteforholdene ikke er til hinder for dette. Det må foreligge viktig velferdsgrunner, som f.eks. omsorg for barn som begynner i grunnskolen eller pleie av funksjonshemmede/syke i nærmeste familie. Jfr. Arbeidsmiljølovens 12.9, 12.10. Avgjørelsesmyndighet Med lønn Uten lønn Inntil 12/14 dager Leder m/budsjett- og personalansvar Leder m/budsjett- og personalansvar Inntil 6 måneder Leder m/budsjett- og personalansvar i samråd med Leder m/budsjett- og personalansvar adm. sjef/personalsjef Over 6 måneder Administrasjonssjef Administrasjonssjef Lønnet permisjon kan innvilges i følgende tilfeller: 3.1 Alvorlig sykdom. Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle, samboer, foreldre, besteforeldre, barn eller andre som står arbeidstakeren like nær), innvilges fri i hht Målsetting. Ved mindre alvorlige sykdomstilfeller kan arbeidstakeren gis anledning til å innarbeide nødvendig fritid på et senere tidspunkt. 5
6 For pleie av nære pårørende i hjemmet terminalfasen gis inntil 60 dager fri. Jfr AML 12-10. De første 20 dagene gis med lønn med forbehold om refusjon fra NAV. Resterende dager gis permisjon uten lønn. For å gi nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer, registrert partner eller kronisk syke barn under 18 år innvilges fri inntil 10 dager pr. kalenderår. Jfr AML 12-10. Ledsager som dekkes av Pasientreiser innvilges ikke som velferdspermisjon. 3.2 Dødsfall. Ved dødsfall/bisettelse/begravelse i nærmeste familie eller andre som har stått arbeidstakeren nært. 3.3 Trening, behandling hos fysioterapeut/kiropraktor. For arbeidstakere med helselidelser som har behov for trening hos fysioterapeut/bassengtrening følger av prosedyrene for Frisklivsresept, jfr Retningslinjer for sykefraværsoppfølging. Det forutsettes at behandlingen/trening ikke kan foregå utenom arbeidstakers ordinære arbeidstid. 3.4 Tilvenning av barn i barnehage/skole/sfo. Erklæring kan kreves framlagt. Foreldre til funksjonshemmede barn behandles særskilt. 3.5 Eget bryllup/barnedåp/konfirmasjon. For eget bryllup. Ved dåp og konfirmasjon av egne barn. 3.6 Husbygging/flytting. Til bygging og istandsetting i forbindelse med kjøp av eget hus. Byggepermisjon gis vanligvis en gang, og ikke bygging av sommerhus, tilbygg eller reparasjon av bestående hus. 3.7 Større idretts- og kulturarrangementer. Ved deltakelse som aktiv utøver eller leder ved olympiader, verdensmesterskap, landskamp eller tilsvarende arrangementer. Ved deltakelse som aktiv utøver eller leder i Norgesmesterskap, Nord-norsk mesterskap eller landsdels kalottmesterskap eller tilsvarende. 3.8 Religiøse og nasjonale høytidsdager For feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender. Turnuspersonell kan gis erstatningsdag, jfr reglene for arbeidstidsbestemmelser mht norske og nasjonale høytidsdager. 6
7 3.9 Eksamener i tilknytning til studier. I forbindelse med eksamen gis lønnet permisjon for eksamensdagen(e) og lesedager forut eksamen. Det er en forutsetning at den ansatte ville ha hatt ordinært arbeid lesedagene umiddelbart forut eksamen, og at faget har betydning for kommunen. Ved eksamensformer som varer 3 sammenhengende dager eller mer, skal det drøftes en ytterligere tilrettelegging. Dette kan innbefatte tilrettelegging for avspasering, ferieavvikling eller endret arbeidstid, jfr. HTA 14.2, 14.4. 3.10 Andre velferdsgrunner. Private gjøremål skal så vidt mulig legges til fritiden. Dersom dette ikke er mulig, gis fri nødvendig tid til behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut, kiropraktor, rettsmøter m.v. Dette gjelder også følge av nærmeste familie i spesielle tilfeller dette er nødvendig. Rett til fri med lønn gis i forhold til nødvendig tidsbruk ved lokal behandlingssted dersom arbeidstaker på eget initiativ søker slik behandling utenom Alstahaug. Fravær uten trekk i lønn kan gis inntil 5 arbeidsdager pr kalenderår dersom den ansatte bli forhindret fra å møte på arbeid som en følge av uforutsette hendelser. Under alle ovenstående punkter, kan det kreves dokumentasjon. 4 Permisjon ved sykdom, svangerskap, adopsjon og omsorg for barn. Barns sykdom følger lov og avtaleverkets bestemmelser, men herunder: Det bør være en fordeling av sykedager mellom de som har omsorgen for barnet, slik at en arbeidsgiver ikke blir uforholdsmessig belastet. Ved overgang fra en stilling til en annen i løpet av året, må det kunne legges fram bekreftelse fra første arbeidsgiver på hvor mange dager av permisjonsretten som er benyttet. Fødselspermisjon følger avtaleverkets bestemmelser, men herunder: Skal varsles skriftlig med opplysninger om hvordan permisjonen er tenkt avviklet og sendes personalkontoret senest 1 måned før nedkomst. En forutsetning for lønnet permisjon er at vilkårene i HTA 8.3 oppfylles, at det søkes NAV og at arbeidsgiver får refusjon i hht HTA 8.1. Amming Arbeidstaker som ammer sitt barn gis nødvendig fri med lønn inntil 2 timer pr. arbeidsdag. 7
8 For deltidsansatte med redusert arbeidsdag foretas forholdsmessig beregning av lønnet fritid, men med rett til fri etter Arbeidsmiljølovens minimum 1 time pr. dag. Arbeidstaker avtaler med leder når fritiden skal avvikles, men arbeidstakers behov og ønske er avgjørende. Amming ut over 9 måneder etter fødsel må bekreftes av lege/helsestasjon. Fars rett til permisjon: Faren rett til to ukers lønnet permisjon for å bistå moren. Permisjonen skal være avviklet senest 2 uker etter fødsel/mor er kommet hjem fra sykehuset. Hvis foreldrene ikke bor sammen, kan retten til permisjon utøves av en annen som bistår moren. Adoptivforeldre og fosterforeldre har rett til to ukers permisjon i forbindelse med at omsorgen for barnet overtas. Dette gjelder ikke ved stebarnsadopsjon eller hvis barnet er over 15 år. Jfr. Arbeidsmiljøloven 12-3. Bestemmelser om fars rett til permisjon, herunder fedrekvote følger av HTA kap. 1 8 og Folketrygdloven 14 og Arbeidsmiljølovens kap. 12. Ulønnet omsorgspermisjon. Foruten overnevnte permisjon har foreldre rett til tre års ulønnet permisjon. Likevel slik at de samlet har krav på et år ulønnet permisjon for hvert barn. Permisjonene kan tas ut i forbindelse med fødsel og i tidsrommet før barnet er ti år. Er permisjonstiden oppbrukt, dvs. 3 år, vil forelderen likevel ha rett til et års omsorgspermisjon i forbindelse med ny fødselspermisjon. Varslingsfrist jfr. AML 12-7: Permisjon varsles arbeidsgiver snarest mulig og senest en uke i forveien ved fravær utover to uker, senest fire uker i forveien ved fravær utover tolv uker og senest tolv uker i forveien ved fravær utover ett år. Oversittelse av fristene medfører ikke at arbeidstaker må utsette permisjonen dersom permisjon er nødvendig på grunn av forhold som arbeidstakeren ikke hadde kjennskap til ved fristens utløp. 5. Permisjon for utføring av tillitsverv. Permisjon etter pkt 5.1-5.5 behandles av leder med budsjett- og personalansvar. 8
9 5.1 Offentlig tillitsverv. Arbeidstaker som er pålagt å utføre kommunale eller andre offentlige verv, gis permisjon og kan etter søknad få beholde sin lønn. Arbeidstakeren plikter på forhånd å gjøre henvendelse til nærmeste overordnede A. Arbeidstaker innvilges permisjon, og kan etter søknad innvilges lønn inntil 10 dager pr. kalenderår for å utføre offentlig tillitsverv. Dette gjelder også dersom vervet utøves i annen kommune enn arbeidsgiverkommunen. Det forutsettes at tillitsvervet ikke kan utføres utenfor ordinær arbeidstid. Det gis ulønnet permisjon i det omfang det er nødvendig for å oppfylle lovbestemt møteplikt i offentlige organer, jfr. Arbeidsmiljølovens 12.13. B. Arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig tillitsverv på heltid, innvilges ulønnet permisjon i valgperioden. C. Arbeidstakere som blir valgt som utsending til nominasjonsmøter ved stortingsvalg, fylkestingsvalg eller kommunevalg, innvilges permisjon med lønn. 5.2 Tillitsverv i arbeidstakerorganisasjonene/på arbeidsplassen. Arbeidstaker som har tillitsverv i arbeidstakerorganisasjon/på arbeidsplassen får lønnet permisjon i henhold til Hovedavtalen del B 3.5-3-7, herunder: A. Søknad om permisjon etter HA 3-5 skal dokumenteres med innkalling. B. Ved deltakelse i og nødvendig forberedelse til lokale forhandlinger innvilges lønnet permisjon. C. Valgte faste medlemmer av vedtekstfestede sentrale og distrikts-/fylkesorganer. Gjelder møter i organet og ikke annet arbeid i organisasjonen. D. Det innvilges lønnet permisjon inntil 12 dager pr. kalenderår for valgte, faste medlemmer som skal møte i en arbeidstakerorganisasjon: Styrende (vedtekstfestede) sentrale, distrikts/fylkesorganer. Øverste (vedtekstfestede) organ på distrikts/fylkesplan. Organisasjonens landsmøter/kongresser og lignede, jfr HA del B 3, c og d. E. Valgte faste medlemmer av vedtekstfestede sentrale og distrikts -/fylkesorganer. Gjelder møter i organet og ikke annet arbeid i organisasjonen. F. Ved opplæring som har betydning for arbeidstakerens funksjon som tillitsvalgt har arbeidstaker rett til permisjon med lønn. 5.3 Fastlønnet tillitsvalgt/funksjonær. Arbeidstakere som i sin organisasjon blir valgt til fastlønnet tillitsverv eller tilsatt som funksjonær, gis permisjon i valgperioden. 5.4 Deltakelse i hjelpekorps. Arbeidstakere som er knyttet til hjelpekorps, innvilges permisjon med lønn i forbindelse med utrykning til hjelp for nødstilte med inntil 10 arbeidsdager pr. kalenderår. 5.5 Tillitsverv i funksjonshemmedes organisasjoner. A. Valgt/oppnevnt deltakere i lokalstyre, landsstyre og landsmøter, fylkesrådsmøter o.l arrangert av organisasjoner tilknyttet funksjonshemmedes organisasjoner, innvilges permisjon med lønn inntil 5 dager pr år. 9
10 B. Ved deltakelse i kurs for tillitsvalgte i funksjonshemmedes organisasjoner kan innvilges permisjon med lønn inntil 2 uker (10/12 arbeidsdager pr. år). Dette kan også omfatte kurs når kurset har betydning for vedkommendes arbeid med å fremme funksjonshemmedes rettigheter. 6. Diverse permisjonsbestemmelser Avgjørelsesmyndighet Administrasjonssjef 6.1 Overgang til ny stilling. A. Som hovedregel innvilges ikke permisjon for å gå over i ny fast stilling i eller utenfor kommunen. Dersom permisjon gjelder vikariat/engasjement i stilling som vil gi arbeidstakeren faglig utvikling til nytte for kommunen kan permisjon innvilges. Permisjon kan innvilges for totalt inntil 2 år. Ved jobbrotasjon i egen kommune kan permisjon innvilges inntil 2 år. B. For arbeidstaker som har tjenestegjort i minst 5 år sammenhengende i kommunen, kan det innvilges permisjon uten lønn i inntil 1 år ved overgang til annen stilling i eller utenfor kommunen. Permisjon etter dette pkt. kan bare innvilges en gang. C. Det kan innvilges ulønnet permisjon inntil 2 år for arbeidstakere som tjenestegjør som dommerfullmektig. Etter nærmere regler kan ansatte gis begrenset permisjon for å arbeide med forskning innen sitt fagområde. Det er en forutsetning at forskningen skjer i tilknytning til en forskningsinstitusjon. Det kan gis nødvendig permisjon i forbindelse med avtaler om utveksling av arbeidstakere mellom kommuner/fylkeskommuner. D. For arbeidstakere med kortere tjenestetid behandles slike søknader som velferdspermisjon. 6.2 Militærtjeneste, heimevern og sivilforsvar. Melding om beordring gis umiddelbart etter mottak til leder med budsjett- og personalansvar som rapporterer til lønn/personal. Rett til permisjon fremgår av Arbeidsmiljølovens bestemmelse i 12-12. Permisjon med lønn fremgår av Hovedtariffavtalen kap. 1, 9. 6.3 Deltakelse i internasjonalt arbeid. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder med budsjett- og personalansvar i samråd med adm. sjef/personalsjef. Kommunen kan innvilge permisjon uten lønn i inntil 2 år for arbeidstaker som skal arbeide i norske hjelpetiltak i utviklingsland. Det samme gjelder ektefelle. 10
11 6.4 Undervisning/foredrag. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder med budsjett- og personalansvar. A. Til undervisning/foredrag i forbindelse med intern opplæring/arbeidsmiljøopplæring i regionen kan for kommunalt ansatte gis permisjon med lønn. Dersom oppdraget vil gagne den ordinære jobben, kan leder etter vurdering innvilge permisjon med lønn for eksterne oppdrag. B. Forøvrig gjelder de regler som er utarbeidet av Kommunens Sentralforbund og Nordland fylkeskommune. 6.5 Avgjørelsesmyndighet/anke. Avgjørelsesmyndighet fremgår i Reglementet. A. Administrasjonssjefen har adgang til å delegere avgjørelsesmyndighet til stedfortreder eller personalsjef. B. Leder med budsjett- og personalansvars avgjørelse kan ankes til administrasjonssjef. C. Søknad avslått av leder med budsjett- og personalansvar kan omgjøres av administrasjonssjef. D. Disse reglene gjelder så langt de ikke kommer i strid med gjeldende lov eller forskrift gitt i medhold av lov. E. Tolkningsspørsmål av prinsipiell art i forbindelse med permisjonsreglene legges fram for Administrasjonsutvalget Ved tolkning/tvil legges normalreglementet med kommentarer fra KS til grunn. F. Reglementet revideres ved behov, senest hvert 4. år. Endringer/revisjon av Permisjonsreglementet foretas av Administrasjonsutvalget. 11