Saksframlegg Arkivnr. 216 Saksnr. 2008/1117-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Eva J Bekkavik Plan for selskapskontroll valgperioden 2007-2011 VEDLEGG 1. Utkast til plan for selskapskontroll for Midtre Gauldal kommune for valgperioden 2007 2011. SAKSUTREDNING Innledning 1. Organisering av kommunal sektor Offentlig sektor har i de senere år blitt mer fragmentert og virker gjennom ulike organisasjonsformer, og med varierende tilknytning til den kommunale organisasjonen. Dette har vært særlig fremtredende i de siste 10 15 årene i en del vest-europiske land gjennom trenden kalt New Public Management. Dette er en fellesbetegnelse for organisering av det offentlige tjenestetilbudet der markedseksponering, bedriftsøkonomiske prinsipper og hvor offentlige eller private aktører på tilbydersiden er mer vanlig. Typiske eksempler er forskjellige typer bestiller utfører modeller, utlegging av kommunal virksomhet i frittstående selskaper eller kjøp av tjenester fra private. I kommuneloven er det åpnet for ulike typer organisering av kommunal virksomhet og det er lagt til rette for at flere kommuner og fylkeskommuner kan samarbeide om felles oppgaver. I tillegg kan kommunene organisere virksomhet etter lov om interkommunale selskaper, lov om stiftelser eller lov om aksjeselskaper. Dette kan oppsummeres i følgende oversikt:
Forvaltningsorgan Selvstendige rettssubjekt Kommunal etat (koml 10) Kommunal institusjon (koml 11) Interkomm. samarbeid Interkomm. samarbeid Kommunalt foretak (koml 27) (koml 28 a-c) (koml kap 11) Interkomm. selskap (IKS-lov) Aksjeselskap (AS-lov) Stifting (Stiftingslova) Offentlige eiere Offentlige og private eiere Ingen eiere Figur: Organisering av offentlig sektor, kilde: Norge Kommunerevisorforbund (NKRF) Hvor hensiktsmessig det er å legge virksomhet utenfor den kommunale organisasjonen vil avhenge av en rekke forhold: Har kommunen kapasitet og kompetanse til å utføre tjenesten i egenregi? Er det stordriftsfordeler ved produksjonen, og kan flere aktører betjenes? Er det hensiktsmessig å samarbeide med andre om tjenesteutførelsen? Er det hensiktsmessig med markedseksponering? Er det billigere å kjøpe tjenesten hos andre? Er det en kommunal kjerneoppgave? I en del tilfeller kan det være aktuelt å organisere kommunal virksomhet etter mer bedriftsøkonomiske prinsipper, der beslutningene fullt og helt kan tas ute i virksomhetene. Dette kan i første rekke gjelde produksjon av varer og tjenester som er enkel å prissette og som det er lett å definere omfang og kvalitet av. Rent skjematisk kan dette fremstilles som følger: Tradisjonell organisering: Styring fra administrasjonssjef og politiske beslutningstakere gjennom instruks, budsjett og vedtak. Instruksjon Produksjon Selskapsorganisering: Styring fra kommunen gjennom generalforsamling / representantskap, styre, avtale og prissetting. Kjøper Transaksjon Selger
2. Kommunens innsynsrett i frittstående selskaper Kommunen har i kraft av sin stilling som hel- eller deleier, ingen ubetinget innsynsrett i selskaper som er selvstendige rettssubjekter. Innsynsretten reguleres av den aktuelle lov som selskapet er underlagt, i første rekke aksjeloven eller lov om interkommunale selskaper. Kommunen vil utøve sin eiermakt gjennom generalforsamling eller representantskap, men har ingen selvstendig innsynsrett i selskapet uten at dette er særskilt vedtektsfestet. Styremedlemmene har selvfølgelig rett til innsyn, men styrets rolle er i første rekke å ivareta selskapets interesser. Styret har således ingen plikt til å informere kommunen som eier på annen måte enn gjennom vedtak eller fremleggelse av saker for generalforsamling / representantskap. 3. Innsyn via kontrollutvalget Gjennom en endring i kommuneloven i 2004 fikk (fylkes-)kommunene en særskilt innsynsrett i interkommunale selskaper og aksjeselskaper via kontrollutvalgene, via egne bestemmelser om selskapskontroll. Bestemmelsene er tatt inn i Kommuneloven 77 nr 5 og 80. Forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004 no. 905) utdyper bestemmelsene ytterligere. Forskriftens 13, pålegger kontrollutvalget å legge frem en plan for selskapskontroll for kommunestyret. Selskapskontroll kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Som innebærer å påse at kommunen forvalter sine eierinteresser i selskaper på en god måte, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av plan for selskapskontroll. Dette kan skjematisk fremstilles som følger: Kommunestyre Eierstyring Eierskapskontroll Generalforsamling Kontrollutvalg KU-sekretariat Revisor Styret Kommunerevisor Daglig leder Forvaltningsrevisjon Selskapet Figur: Selskapskontroll etter kommunelovens 80 Som det fremgår av figuren kan eierskapskontrollen utføres av både revisjon og sekretariat, men forvaltningsrevisjon i selskaper kan kun utføres av revisor.
Selskaper / virksomheter der Midtre Gauldal kommune har eierandeler Midtre Gauldal kommune har for en stor del samlet sin virksomhet i den ordinære kommunale organisasjonen, kommunen har imidlertid en del aksjer og andeler i selskaper. Med utgangspunkt i regnskapet for 2007 har vi kartlagt kommunens aksjer og andeler i varig eie: Selskapets navn Andel Balanseført verdi pr. 31.12.2007 Egenkapitalinnskudd KLP 5 247 591 Gauldal Billag AS 250 000 Enodd Vassverk 15 000 Soknedal Vassverk 25 000 Trønderenergi A/S 3,51 % 80 735 000 Forsethmo Vassverk 30 000 Biblioteksentralen A/L 900 Budalsmøbler A/L 228 000 Støren Borettslag 100 Støren Trelast AS 240 000 Signsås Vassverk 3 000 Envina IKS 33,33 % Norservice A/S 12 500 Interkommunalt arkiv trøndelag IKS 2,31 % Soknedal utvikl.lag AS 30 000 Gauldal Energi AS 66,67 % 6 600 000 Midtre Gaudal ASVO AS 50 000 Revisjon Midt-Norge IKS 5,4 % 79 000 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 5,4 % 27 000 Kommunekraft AS 1 000 Ans Industribygg 7 359 526 Budal Flerbrukshus A/L 6 001 000 Støren Hotell AS 400 000 Grindahaugen Borettslag 635 000 Budalshjertet AS 30 000 GaulaNett AS 2 000 000 Gaula Senter AS 1 000 000 Mini og Mikrokraftverk AS 50 000 ASVO 300 000 Gauldal Eiendom AS 4 000 000 Studentersamfunnet A/L 200 SUM 115 349 817 Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Kontrollutvalgets sekretariat har markert selskapene som er aktuelle for selskapskontroll. I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer.
Som det fremgår av oversikten har Midtre Gauldal kommune for tiden relativt få selskaper som er 100 % eid av kommunen alene eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner. Hensiktsmessigheten av å drive selskapskontroll ut over en ren eierskapskontroll er derfor begrenset. RETNINGSLINJER FOR SELSKAPSKONTROLL Før selskapskontroll iverksettes skal det utarbeides egne retningslinjer for denne typen virksomhet som vedtas av kommunestyret. Med utgangspunkt i plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Retningslinjene bør inneholde bestemmelser om hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere resultatene av selskapskontrollen. Videre må retningslinjene inneholde bestemmelser om hvordan selskapskontrollen skal foregå, det vil si om det skal være mulig for kontrollutvalget å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapet i tillegg til ordinær eierskapskontroll. En plan for selskapskontroll bør inneholde en beskrivelse av ulike deler av selskapskontrollen. Kontrollvirksomheten kan omfatte: 1. Eierskapskontroll ved selskapsetablering Om kapitalinnskuddet er i tråd med kommunestyrets forutsetninger, og om innskutte verdier står i et rimelig forhold til motytelsen i form av aksjer eller innskuddskapital. 2. Ordinær eierskapskontroll Om virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover, regler, og virksomhetens vedtekter og om den drives innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. 3. Eierskapskontroll ved salg eller avvikling av virksomhet Om eventuelle forutsetninger ved salget er oppfylt og om vederlaget står i forhold til verdiene i virksomheten. 4. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon, med en systematisk gjennomgang av hele eller deler av virksomheten, er en mer gjennomgripende undersøkelse av foretaket. Forvaltningsrevisjonsundersøkelser vil være aktuelt i særlige tilfeller, der kommunen har store interesser i virksomheten, der virksomheten utfører viktige oppgaver for kommunen, eller der man opplever at virksomheten utvikler seg på tvers av kommunestyrets intensjoner. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår ut fra dette at forvaltningsrevisjonsmessige undersøkelser kun gjennomføres unntaksvis. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON En plan for selskapskontroll bør ikke baseres fullstendig på kommunens eksponering i utenforliggende selskaper per i dag. Det er også hensiktsmessig å ha en rutine på plass dersom det senere blir aktuelt å legge tjenesteproduksjon inn i egne selskaper, eller at kommunen oppretter selskaper alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner for å ivareta spesielle formål. Planen må i henhold til kommuneloven legges frem for endelig godkjenning i kommunestyret.
Vedlegg 1: Plan for (utkast) selskapskontroll i Midtre Gauldal kommune 2008-2011 1. Virkeområde Selskapskontroll kan utøves i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der Midtre Gauldal kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer eller andeler, og heleide datterselskaper av slike selskaper. 2. Selskapskontrollens innhold Selskapskontrollen omfatter Eierskapskontroll som omfatter kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, eventuelt Forvaltningsrevisjon i henhold til kommunelovens 77 nr. 4, det vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen som skal utøves på vegne av Midtre Gauldal kommune. 3. Innhenting av opplysninger Kommunestyret gir kontrollutvalget og den som kontrollutvalget utpeker til å utføre selskapskontroll, anledning til å kreve enhver opplysning av selskapet, selskapets styre og selskapets revisor som anses nødvendig for å kunne utøve selskapskontrollen. Kontrollutvalget kan kreve å få tilsendt følgende dokumenter rutinemessig som et ledd i eierskapskontrollen av selskapet: årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger samt protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. 4. Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget må minst én gang i året vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. 5. Rapportering Rapportering av gjennomført selskapskontroll skjer rutinemessig til kontrollutvalget etter at selskapskontroll er gjennomført. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll i henhold til denne planen én gang i året. 6. Planens virkningstid Planen gjelder for valgperioden 2007 2011.
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget viser til vedlagte plan for selskapskontroll for inneværende valgperiode og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til plan for selskapskontroll i Midtre Gauldal kommune for valgperioden 2007 2011 slik den fremgår av saken.