Konkurranse med forhandling (FOA DEL II)

NAV Finnmark Konkurranse med forhandling (FOA DEL II) Konkurransegrunnlag del III Avtalevilkår (Bilag 1-7 til Rammeavtale) Anskaffelse av arbeidsrettede tiltak Avklaring - Finnmark Kunngjort i DOFFIN-basen 05.03.15

Bilag 1: Kravspesifikasjon Avklaring 1. FORMÅL Avklaring skal bidra til individuell systematisk kartlegging og vurdering av deltakers arbeidsevne og eventuelle ytterligere behov for bistand for å komme inn på arbeidsmarkedet eller beholde arbeidet. Avklaringen skal bidra til at deltaker får økt innsikt i sine muligheter på arbeidsmarkedet og innsikt i egne ressurser og ferdigheter i jobbsammenheng. Formålet med tiltaket skal understøttes av følgende resultatmål: 80% av deltakerne skal ved avslutning av tiltaket ha forslag til aktiviteter for å komme i/beholde arbeid 2. DELTAKERE Aktuelle deltakere er personer som har behov for en mer omfattende avklaringsbistand enn den Arbeids- og velferdsetaten kan tilby. Deltakerne vil ha ulike individuelle behov og det vil kunne omfatte personer med både moderate og omfattende bistandsbehov for å komme i eller beholde arbeid. 3. VARIGHET Avklaring kan vare i inntil 4 uker, men med mulighet til forlengelse i ytterligere inntil 4 uker + 4 uker etter en nærmere vurdering ved særlige behov. Enhver forlengelse skal grunngis av leverandør. Begrunnelsen skal inneholde en redegjørelse for varighet av forlengelse, forventet resultat og aktiviteter i forlengelsesperioden. Forlengelsen skal godkjennes av NAV. 4. ANTALL TIMER Tiltaket skal gis som et heltidstilbud med 30 timer pr uke, men omfanget skal være individuelt tilpasset for den enkelte bruker. Leverandør skal tilby tiltaket 5 virkedager pr uke. Dersom det vurderes at brukerens reelle deltakelse i tiltaket vil være under 12 timer per uke i gjennomsnitt i den første 4-ukersperioden, skal NAV-kontoret kontaktes i løpet av den første uken for å vurdere om tiltaket er hensiktsmessig. 5. GEOGRAFISK OMRÅDE OG ANTALL PLASSER Anskaffelsen er delt opp i seks tjenesteområder. Leverandør må i Bilag 2 angi i hvilket eller hvilke tjenesteområder det leveres tilbud for. Leverandør må bekrefte at de kan levere det antall plasser som er angitt nedenfor spesifisert for det eller de tjenesteområder det gis tilbud for. Tjenesteområdene er som følger: Tjenesteområde 1 - inkluderer kommunene Alta Loppa Hasvik Kautokeino Anslått behov 25-35 parallelle tiltaksplasser til enhver tid Tjenesteområde 2 inkluderer kommunene Porsanger Karasjok Måsøy Nordkapp Lebesby Gamvik Anslått behov 8-12 parallelle tiltaksplasser til enhver tid Tjenesteområde 3 inkluderer kommunene Hammerfest Kvalsund

Anslått behov 5-8 parallelle tiltaksplasser til enhver tid Tjenesteområde 4 inkluderer kommunene Vadsø Vardø Anslått behov 5-8 parallelle plasser til enhver tid Tjenesteområde 5 inkluderer kommunene Nesseby Tana Berlevåg Båtsfjord Anslått behov 5-8 parallelle tiltaksplasser til enhver tid Tjenesteområde 6 inkluderer kommunen Sør-Varanger Anslått behov 5-8 parallelle tiltaksplasser til enhver tid Krav til leveringssted i tjenesteområdene er: Tjenesteområde 1 Alta, Øksfjord, Hasvik og Kautokeino Tjenesteområde 2 Lakselv, Karasjok, Havøysund, Honningsvåg, Kjøllefjord Tjenesteområde 3 Hammerfest Tjenesteområde 4 Vadsø og Vardø Tjenesteområde 5 Tana, Berlevåg og Båtsfjord Tjenesteområde 6 - Kirkenes Kapasitetsbehovet vil trappes opp mot forventet behov de to første månedene etter oppstart Det understrekes at dette er estimater og ikke bindende for NAV. NAV kan ikke garantere full utnyttelse av plassene. Brukere som tilhører de ulike tjenesteområdene skal henvises til leverandør i dette området og kan i utgangspunktet ikke sendes til leverandører i andre tjenesteområder. Hvis leverandøren i et tjenesteområde ikke har kapasitet til å ta imot brukere og dermed ikke kan imøtekomme avrop i henhold til avtalens krav om responstid, forbeholder imidlertid NAV seg retten til å henvise bruker til leverandør i et av de øvrige tjenesteområdene. Bruker skal i så fall henvises til den leverandør med ledig kapasitet nærmest brukers hjemsted (altså kortest reiseavstand fra brukers hjemsted til leverandørs lokaler for tjenesten). 6. KRAV TIL FAGLIG INNHOLD Avklaringstiltaket skal inneholde en vurdering av deltakers muligheter og bistandsbehov for å beholde eller skaffe arbeid. Deltakeren skal få en forståelse av hva som fremmer den enkeltes muligheter for å beholde eller skaffe arbeid. Dette kan være: å bistå deltakeren i å tilegne seg økt innsikt i og tydeliggjøring av egne forutsetninger for å kunne få eller beholde arbeid; faglig og sosial kompetanse, helse, ferdigheter, spesielle evner og interesser knyttet til arbeidsdeltakelse hvordan tilrettelegging eller individuell bistand kan nyttiggjøres for å stå i et arbeid eller kunne gjennomføre et arbeidsrettet tiltak Tiltaket skal for øvrig tilby: motivasjons- og mestringsaktiviteter som skal bidra til at deltaker utarbeider egne målsetninger for å kunne beholde eller skaffe arbeid kartlegging av basiskompetanse/grunnleggende ferdigheter når dette er hensiktsmessig utprøving av arbeidsevne som fortrinnsvis skal foregå i ordinært arbeidsliv. Når det vurderes som et hensiktsmessig element i avklaringen kan utprøving foregå på interne arenaer hos tiltaksarrangør. grundig vurdering av behov for ytterligere bistand for å beholde eller skaffe arbeid informasjon og økt kunnskap om arbeidsmarked, yrker og jobbkrav

veiledning for valg av yrkesmål og arbeidsoppgaver som lar seg realisere Leverandør skal foreta en helhetlig kartlegging av deltakers nåsituasjon knyttet til deltakers evne til å utføre arbeidsoppgaver samt andre forhold som har betydning for arbeidsdeltakelse. Kartleggingen skal ta utgangspunkt i NAV sin bestilling og bygge på annen relevant dokumentasjon knyttet til deltaker. For deltakere med arbeidsforhold skal kartleggingen inkludere kontakt med arbeidsgiver. Leverandøren skal beskrive hvordan dette er tenkt gjennomført. For arbeidstakere må avklaringen ta utgangspunkt i nåværende arbeidsforhold. Det skal avholdes samarbeidsmøter med arbeidsgiver ved tiltakets begynnelse og slutt og oftere ved behov. Dersom nåværende arbeid ikke lenger er høvelig eller at det av ulike grunner ikke er hensiktsmessig med tilbakeføring til nåværende arbeidsforhold eller dersom deltaker ikke har et arbeidsforhold, må det avklares hva som skal til for at deltaker skal komme i nytt inntektsgivende arbeid. Leverandør skal beskrive hvilke arenaer for utprøving som vil være aktuelle for deltakerne i tiltaket. Arena for utprøving av arbeidsevne skal være tilpasset deltakers behov og yrkesmål. Leverandøren skal sammen med deltaker lage en plan med målsetning og aktiviteter i tiltaket i tråd med NAVs bestilling. Dette arbeidet må ta utgangspunkt i allerede eksisterende planer for deltaker, som for eksempel oppfølgingsplan fra arbeidsgiver eller aktivitetsplan som er utarbeidet i samarbeid med NAV. Ved forlengelse av varighet utover fire uker skal det lages en oppdatert plan for aktiviteter i tiltaket. Planen skal oversendes til NAV-kontoret i forbindelse med vurdering av forlengelse av varighet. Leverandør skal i Bilag 2 beskrive hvordan det faglige innholdet i dette kapittelet konkret er tenkt iverksatt og kvalitetssikret. Leverandør skal beskrive og begrunne hvilke aktiviteter og tema som vil bli benyttet. Dette må sees i sammenheng med krav i kapittel 7. Det må tydelig framkomme hvordan arbeidsfokuset er tenkt ivaretatt. Det er leverandørens oppgave å sannsynliggjøre at deres opplegg vil fungere i forhold til målgruppe og målsetninger for tiltaket. 7. KRAV TIL ORGANISERING OG METODISK TILNÆRMING Arbeidsfokus skal prege aktivitetene som tilbys. Det faglige innholdet skal ta utgangspunkt i metoder som styrker deltakers egne ressurser og muligheter knyttet til deltakelse i ordinært arbeidsliv. Tiltaket skal være individuelt tilpasset slik at den enkelte deltaker får et best mulig tilrettelagt tilbud ut fra sitt behov. Individuelle aktiviteter, herunder egenaktivitet og individuell veiledning, skal utgjøre hoveddelen av avklaringstiltaket. Gruppeaktiviteter kan inngå som element der dette ansees som hensiktsmessig. Tilbudet må synliggjøre og begrunne når gruppeaktiviteter kan være aktuelt og hvordan den individuelle tilnærmingen skal ivaretas her. Brukerperspektivet skal ligge til grunn for tiltaket. Med brukerperspektivet forstås at deltaker blir møtt med respekt for egne premisser og løsninger, og at metode og dialog er åpen og inkluderende. Deltaker skal veiledes i sitt arbeid med å finne gjennomførbare delmål, styrke innsikten i egne muligheter og ressurser, samt bistå den enkelte om hvordan målet om å beholde eller skaffe inntektsgivende arbeid kan nås. Det skal etableres rutiner for å sikre systematiske tilbakemeldinger fra brukere som kan bidra til å utvikle innholdet i tjenesten.

Hver deltaker skal ha en veileder som følger deltaker fra tiltakets begynnelse til tiltakets slutt. Veilederen skal ha hovedansvaret for gjennomføring av tiltaket i tråd med målsettingen for tiltaket for den enkelte deltaker. Tilbudet må synliggjøre hvordan dette skal ivaretas. Leverandør skal ha rutiner for oppfølging av deltakernes fravær og må redegjøre for hvordan umeldt fravær vil bli håndtert. Leverandør må angi hvor mange veiledere i hvilken stillingsprosent tiltaket skal være bemannet med ved full utnyttelse av kapasitet, og begrunne dette. Leverandør skal beskrive og begrunne hvordan den samlede kompetansen skal organiseres og benyttes. Leverandør skal beskrive planer for kompetanseutvikling i avtaleperioden. Leverandør må i Bilag 2 gi en utfyllende beskrivelse av hvilke arbeidsprosesser som vil bli benyttet, teoretisk/metodisk utgangspunkt for tiltaket og samhandling med aktuelle samarbeidspartnere. Eksemplifiser dette gjennom å beskrive mulig gjennomføring av tiltaket for to tenkte deltakere; en person uten arbeidsforhold med omfattende bistandsbehov for å komme i arbeid og en person med arbeidsforhold med moderate bistandsbehov for å beholde arbeid. Dette må også sees i sammenheng med krav i kapittel 6. 8. KRAV TIL GJENNOMFØRING AV TILTAKET Leverandør skal innen to dager fra mottak av bestilling av tiltaket bekrefte at bestilling er mottatt og at tiltaket vil bli utført i henhold til avtale. Responstid skal være 10 virkedager eller mindre. Responstid er hvor lang tid leverandør trenger fra bestilling er bekreftet til bruker kan begynne i tiltaket. Ved alle leveringssteder beskrevet i punkt 5, med unntak av Alta, Hammerfest og Sør-Varanger, kan responstiden utvides for å legge til rette for samlet oppstart av et antall deltakere. Samlet inntak av deltakere kan ikke gjøres sjeldnere enn hver annen måned. Dersom leverandør ikke har ledig kapasitet skal det uten ugrunnet opphold gis melding om dette til NAV. Leverandøren skal samme dag underrette innsøkende NAV-kontor dersom deltaker uten gyldig grunn ikke møter i tiltaket eller slutter underveis. Hva som er godkjent fravær skal vurderes på linje med hva som aksepteres som godkjent fravær i en ordinær arbeidssituasjon. Dersom leverandør vurderer at avklaringstiltaket åpenbart ikke passer for en deltaker, skal leverandør så raskt som mulig kontakte innsøkende NAV-kontor for å avklare om tiltaket bør avsluttes. Der det anses som nødvendig for deltaker skal leverandørens opplegg tilpasses slik at tiltaket gir mulighet for kombinasjon med eventuell behandling, gradert arbeid, oppfølging fra ulike institusjoner/etater og arbeidsrelaterte aktiviteter. Leverandør plikter å stille egnede lokaler til disposisjon, herunder til gjennomføring av individuelle samtaler. Lokalene skal være egnede for tiltaket og kunne ivareta de ulike aktivitetene.

Lokalene må være tilgjengelige for funksjonshemmede og i størst mulig grad tilfredsstille kravene til universell utforming. Leverandøren må beskrive lokalenes tilgjengelighet, tilrettelegging, ventilasjon/lysforhold og sanitære forhold. Lokalene må være tilgjengelig ved bruk av offentlig kommunikasjon. Lokalene må ha nødvendig teknisk utstyr. Dette inkluderer blant annet pc med internettilgang og telefon. Eventuelt nødvendig undervisningsmateriell og læremidler skal skaffes til veie av leverandøren. Utgifter til kopiering, telefonsamtaler i Norge, porto og internett dekkes av leverandør. NAV vil akseptere at leverandør inngår leieavtale/kontrakt for lokaler ved iverksettelse av kontrakt. Aktuelle lokaler og deres geografiske plassering må beskrives i tilbudet. Skriftlig bekreftelse for lokaler med adresse skal sendes NAV senest 2 uker før iverksettelse av kontrakten. Ved en eventuell endring/utskifting av lokaler på grunn av en opptrapping av kapasitet, vil leverandør måtte sende en ny skriftlig bekreftelse for nye lokaler ved slutten av opptrappingsperioden. 9. KRAV TIL KOMPETANSE: Alt utførende personell skal ha og må dokumentere relevant faglig kompetanse og/eller erfaring med tilsvarende eller andre relevante arbeidsoppgaver. Minst halvparten av leverandørens utførende personell skal ha minimum tre års utdanning fra universitet eller høgskole. Ved alle leveringssteder beskrevet i punkt 5, med unntak av Alta, Hammerfest og Sør-Varanger, utgår krav om at minst halvparten av utførende personell skal ha minimum tre års høyere utdanning. Utførende personell skal til sammen dekke følgende kompetanseområder: Arbeidsmarkedets mekanismer og behov, særlig regionalt/lokalt arbeidsmarked Yrkes- og karriereveiledning og erfaring med relevante verktøy på dette området Veiledningsmetodikk med gjennomført kurs Erfaring fra samarbeid med ordinært arbeidsliv Erfaring med hvordan det kan tilrettelegges i arbeidssituasjoner for personer med helseutfordringer Utførende personell i Kautokeino må kunne samisk språk Leverandør må bekrefte skriftlig i tilbudet at utførende personell i tiltaket vil fylle kravene til kompetanse over og beskrive hvordan dette kravet skal møtes. Leverandør må oversende CV og dokumentasjon i form av vitnemål, karakterutskrift og/eller kursbevis som viser at den enkelte veileder oppfyller kravene ovenfor minimum 1 måned før iverksettelse av kontrakt. Dersom det skal foregå en opptrapping av kapasitet skal leverandør oversende CV og dokumentasjon minimum 1 måned før vedkommende skal starte å jobbe i tiltaket. NAV skal på bakgrunn av dette godkjenne at leverandørens samlede personell oppfyller kompetansekravene.

10. RAPPORTERING 10.1 Rapportering på individnivå Leverandøren skal når tiltaket avsluttes gi en skriftlig rapport over gjennomførte aktiviteter. Rapportmalen oversendes fra NAV og skal fylles ut i sin helhet. Rapporten skal inneholde oversikt over gjennomførte aktiviteter, arbeidsmåter, målsetninger og oppnådde resultater. a) I de tilfeller der deltaker er tilbake i arbeid skal det i rapporten gis anbefalinger om hva som skal til for at han/hun forblir i arbeid. Det må spesifiseres hva arbeidsgiver bør/kan ta ansvar for og hva den enkelte arbeidstaker kan gjøre b) For deltaker som er delvis i arbeid, skal det i rapporten gis anbefalinger om hva som skal til for at han/hun kan øke sin deltakelse i arbeidslivet. Det må spesifiseres hva arbeidsgiver bør/kan ta ansvar for og hva den enkelte arbeidstaker kan gjøre c) For deltakere som ikke kan gå direkte tilbake til arbeid må rapporten gi vurderinger knyttet til målet om å skaffe eller beholde hensiktsmessig arbeid. Rapporten skal være deltakers dokument slik at alt som står der er avklart med brukeren, eventuelt skal det opplyses om punkter der leverandør og bruker ikke er omforent. Sluttrapporten skal oversendes NAV innen en uke etter at tiltaket avsluttes. 10.2 Rapportering på resultater Det skal rapporteres månedlig om antall aktive og avsluttede deltakere i tiltaket, og hvilken status disse har på arbeidsmarkedet ved avslutning av tiltaket. Rapporten for foregående måned skal sendes NAV Finnmark henhold til lokale rutiner. Rapporten skal som et minimum inneholde: Antall deltakere som er aktive i tiltaket ved utløpet av perioden Antall deltakere som venter på oppstart Antall deltakere som har startet i perioden og totalt Antall deltakere som har sluttet i perioden og totalt Antall deltakere som har avsluttet tiltaket i perioden og deres status på arbeidsmarkedet ved avslutning av tiltaket NAV vil utarbeide en mal for resultatrapport som leverandøren skal bruke. Overgang til arbeid skal måles likt i hele landet. NAV vil definere hva som inngår i de ulike statusene ved avslutning av tiltaket, herunder hva som skal defineres som overgang til arbeid. 10.3 Evalueringsrapport Leverandør skal levere evalueringsrapport en gang i halvåret. Rapporten skal beskrive leverandørs erfaringer med deltakere, organisering, samarbeid med aktuelle aktører i arbeidslivet og eventuelt også inneholde forslag til endringer eller forbedringer i forhold til konseptet.

Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Avklaring Leverandørens løsningsspesifikasjon skal utarbeides som svar til bilag 1, Kundens kravspesifikasjon, i henhold til instruksjoner gitt i bilag 1. Bilag 2, løsningsspesifikasjonen, skal følge samme struktur som bilag 1, dvs. at man følger den samme kapittelnummereringen. Leverandør skal bekrefte og svare på alle punkter i bilag 1. I forhold til kravene i bilag 1 punkt 1, 2, 3, 4 og 10 holder det at tilbyder bekrefter at de er forstått og akseptert. Tilbyder kan i tillegg komme med utdypende opplysninger hvis en ønsker det. For punkt 5 skal det oppgis hvilke(et) tjenesteområde tilbudet gjelder for samt bekreftes at man kan levere etterspurt kapasitet. Kravene i punkt 6, 7, 8 og 9 skal leverandøren svare utdypende på og vise hvordan de ulike kravene blir imøtekommet. Oppdragsgiver ønsker at leverandørene kun besvarer oppdraget innenfor rammene som er gjengitt i kravspesifikasjon og innenfor rammene for tiltaket.

Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser Avklaring 1 PRISER OG BETALINGSPLAN Priser skal oppgis eksklusiv merverdiavgift. Prisene skal oppgis inklusive andre skatter/avgifter som kan tenkes påløpt. Fakturagebyr eller andre gebyrer aksepteres ikke. Det skal oppgis én pris per tiltaksplass per måned. Prisen skal omfatte alle kostnader som leverandøren tar seg betalt for, alt fra lønns- reise-, administrasjons- og leiekostnader. Priser skal oppgis per tjenesteområde. Pris per tiltaksplass per måned: NOK Med en tiltaksplass menes 1 deltaker i tiltaket i en måned. Utbetalt beløp vil beregnes på bakgrunn av de enkelte deltakeres startdato og sluttdato, og vil dermed være avhengig av deltakernes faktiske varighet i tiltaket. Hvis en deltaker for eksempel er i tiltaket i seks uker betales det for denne perioden for denne deltakeren. Det skal betales 100% refusjon for benyttet plass uavhengig av antall timer deltaker faktisk er i tiltaket, jf at antall timer skal tilpasses individuelle behov. BETALING OG FAKTURERING Betaling skjer i henhold til rammeavtalens punkt 5. INNFØRING AV ELEKTRONISK FAKTURA Dersom NAV innfører bruk av elektronisk faktura plikter Leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette innen 4 måneder etter at NAV har stilt krav om dette. BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.

Bilag 4: Administrative bestemmelser og avropsskjema Avklaring 1 GENERELT OM SAMHANDLING MELLOM KUNDEN OG LEVERANDØREN Evt. beskrivelse utover det som følger av generell avtaletekst 2 EVT. SAMARBEID MED TREDJEPART Evt. beskrivelse utover det som følger av generell avtaletekst, ref. punkt 4.1.3 3 ANGIVELSE AV UNDERLEVERANDØRER Her skal leverandøren angi eventuelle underleverandører, jf rammeavtalens punkt 4.1.2 og hvilke tjenester de er tiltenkt å utføre. 4 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering. 5 AVROPSSKJEMA Henvisningsbrev fra NAV s saksbehandlersystem vil benyttes som avropsskjema. Avrop i form av henvisningsbrev gjøres mot inngått rammeavtale mellom NAV og den enkelte leverandør. Betingelsene i rammeavtalen gjelder for leveransen, med mindre annet uttrykkelig går frem av dette avropet.

Bilag 5: Forbehold til kontraktsvilkårene Avklaring FORBEHOLD TIL KONTRAKTSVILKÅRENE Leverandørens forbehold til kontraktsvilkårene i del II (Avtalen) skal beskrives klart og utvetydelig i tabellen. Aktuelt punkt i avtalen Kontraktsvilkåret man har forbehold til (skriv inn kontraktsvilkåret) Skriv hvilket kontraktsvilkår som ønskes alternativt, hvis relevant Begrunnelse for forbeholdet Prissetting av forbeholdet, (totalsum) Utdypende beregning av prissettingen

Bilag 6: Endringer etter avtaleinngåelsen Avklaring DOKUMENTASJON AV ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2). MAL FOR ENDRING TIL RAMMEAVTALEN Endring nr XX til Rammeavtale om [xxxxxxxxxxxxx] mellom [NAV enhet] og [Leverandør], signert [dato] Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor. Beskrivelse av endringen: Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett. For [NAV enhet] Dato: Sign: For [Leverandør] Dato: Sign: Navn: Navn:

Bilag 7: Oversikt over godkjente instruktører/veiledere Oversikten viser hvilke instruktører/veiledere og underleverandører som er godkjent for dette tiltaket. Oversikten ajourføres dersom Leverandøren ønsker å engasjere nye instruktører/veiledere i løpet av avtaleperioden, eller inngå samarbeid med nye underleverandører Instruktører/veiledere, også vikarer, samt underleverandører som ikke er godkjent av NAV for dette tiltaket, skal ikke benyttes. Godkjente instruktører/veiledere Godkjent dato NAVN Fagområder