Møteinnkalling Lillesand kontrollutvalg Dato: 19.09.2016 kl. 14:00 (NB: MERK KLOKKESLETT!) Møtested: Rådhuset, møterom v/personalkantinen Arkivsak: 15/10174 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. I tillegg møter følgende: Rådmann Jan Henning Windegaard, sak 19-20/16 Kl. 14:00 Økonomisjef John Ånon Jonassen, sak 19/16 Kl. 14:00 Barnevernsleder Monica Brunner, sak 22/16 Kl. 15:00 Kontorleder Tove Mette Gulbrandsen, sak 22/16 Kl. 15:00 Avd. leder i Lillesand og Birkenes Sverre Refsnes, sak 22/16 Kl. 15:00 Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/10174-27 Godkjenning av møteinnkalling 19.09.16 3 Møteprotokoll 4/16 15/10174-28 Godkjenning av protokoll fra møte 30.05.16 4 Saker til behandling 19/16 16/11605-2 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding og eierstrategi 5 20/16 16/11608-1 Tilsynsrapport - Elevens rett til et godt psykososialt miljø 8 21/16 16/11606-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Lillesand kommune 10 22/16 16/11609-1 Orientering om barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen - Lillesand kommune 13 1
23/16 16/11625-1 Orientering fra revisjonen i møte 19.09.16 15 24/16 16/11626-1 Eventuelt i møte 19.09.16 16 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 05.09.2016 For Leder Bjørn Melbye Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling 19.09.16 Arkivsak-dok. 15/10174-27 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 4/16 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling 19.09.16 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 19.09.16 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte 30.05.16 Arkivsak-dok. 15/10174-28 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 4/16 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte 30.05.16 godkjennes. Vedlegg 1: - Protokoll fra møte 30.05.16 4
Saker til behandling 19/16 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding og eierstrategi Arkivsak-dok. 16/11605-2 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 19/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget anmoder bystyret om å aktivt følge opp prinsippene som er vedtatt for godt kommunalt eierskap. Kontrollutvalget anmoder bystyret om å behandle eierskapsmeldingen og strategier minst en gang i hver periode, for å holde tritt med utviklingen i de selskapene kommunen eier eller er deleiere i. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet i møte 30.05.16 sak 17/16-2 (Eventuelt). Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker en orientering om kommunens eierskapsmelding og eierskapsstrategi i neste møte, mens revisjonens plan for selskapskontroll utsettes til oktober møtet. Vedtaket ovenfor er bakgrunnen for at saken er kommet opp. Saksopplysninger: I 2010 ble Lillesand kommunes første eierskapsmelding utarbeidet. Dette ble mulig etter et tett samarbeid med Birkenes kommune om kjøp av ekstern bistand. I samarbeidet ble det lagt vekt på at meldingen skulle være enkel og forståelig. Selve dokumentet ble utarbeidet tilnærmet likt i begge kommunene - kun med noe lokale tilpasninger, for å effektivisere arbeidet så mye som mulig. Eierskapsmeldingen har til hensikt å: øke bevisstheten rundt kommunens rolle som eier gi kortfattet og overordnet informasjon om kommunens eierinteresser bidra til å klargjøre hvordan kommunen styrer virksomhetene sine (overordnet eierskapspolitikk) avklare hva kommunen ønsker å oppnå med eierskapet (eierstrategi). Arbeidsgruppa som skulle vurdere tiltak for å styrke egenkontrollen i kommuner og fylkeskommuner, har tidligere lagt fram en rapport til kommunal- og regionalministeren (85 anbefalinger for å styrke kommunal egenkontroll). Arbeidsgruppens anbefalinger rettet mot bystyret er blant annet: 5
Kommunene må definere et formål med sitt eierskap både for at selskapet skal kunne skape resultater for innbyggerne og for at kontrollutvalget skal kunne drive tjenlig og god styring og kontroll. For å holde tritt med utviklingen i de selskapene kommunen eier eller er deleiere i, bør bystyret behandle eierskapsmeldingen og strategier minst en gang i hver periode. Det går videre frem av KS sin veileder «Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll» at Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Ett av prinsippene Lillesand kommune selv har lagt til grunn for godt kommunalt eierskap er at Bystyret skal minst en gang i bystyreperioden behandle egen sak "Kommunens eierskapsmelding. Ut over dette minstekravet skal rådmannen årlig vurdere behovet for å revidere hele eller deler av meldingen (Eierskapsmeldingen s 9). Ihht kommuneloven skal kontrollutvalget blant annet føre kontroll med kommunens eierskap i selskaper. Forskrift om kontrollutvalg 14 hjemler at utvalget plikter å påse at det gjennomføres kontroll med forvaltning av kommunens eierinteresser og om eierinteressene utøves i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget er etter kommuneloven ansvarlig for at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret er konstituert utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll som skal vedtas av bystyret. Det fokuseres i lovverket på kontroll, men kommunens eierinteresser bør også ivaretas gjennom strategiske fremtidsrettede visjoner. Kontrollutvalget bør fokusere på og bidra til at kommunens eierinteresse er langsiktig. Kontrollutvalget kan dermed utfordre og være bidragsyter til at kommunen blir en god eier av samfunnsansvarlige virksomheter. Kontrollutvalget vil med denne saken først og fremst finne svar på om Lillesand kommune har lykkes med den overordnede eierskapspolitikken og om prinsippene for godt kommunalt eierskap har blitt fulgt i praksis. Videre vil kontrollutvalget drøfte utfordringer knyttet til styring av interkommunale samarbeid og selskaper. Kontrollutvalget ønsker å få en orientering fra rådmannen om hvordan man følger opp eierskapet i selskaper som kommunen eier. Rådmann Jan Henning Windegaard og John Ånon Jonassen er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for saken og svare på spørsmål. Vurdering fra sekretariatet: Med bakgrunn i at kontrollutvalget iht. kommuneloven er ansvarlig for at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, mener sekretariatet at det er viktig at kontrollutvalget får forelagt denne saken. Både for å finne svar på om Lillesand kommune har lykkes med den overordnede eierskapspolitikken og om prinsippene for godt kommunalt eierskap har blitt fulgt i praksis. 6
I tillegg mener sekretariatet at det kan være nyttig å drøfte denne saken før kontrollutvalget i neste møte skal behandle plan for gjennomføring av selskapskontroll for inneværende valgperiode. Sekretariatet råder kontrollutvalget til å anmode bystyret om å følge opp prinsippene som er vedtatt for godt kommunalt eierskap og at bystyret behandler en egen sak "Kommunens eierskapsmelding" i løpet av inneværende valgperiode. Vedlegg 2: - Eierskapsmelding for Lillesand kommune 2010 - Bystyre sak 009-11 Rådmannens forslag til Eierskapsmelding for Lillesand kommune Vedlegg til sak 7
20/16 Tilsynsrapport - Elevens rett til et godt psykososialt miljø Arkivsak-dok. 16/11608-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 20/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, samt rådmannens redegjørelse til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere bedt om å få forelagt enhver tilsynsrapport som kan være av interesse for utvalgets arbeid. Saksopplysninger: Fylkesmannen har høsten 2015 gjennomført tilsyn med Borkedalen skole i Lillesand kommune. Tema for tilsynet har vært elevenes rett til et godt psykososialt miljø på skolen. Denne foreløpige tilsynsrapporten ble sendt ut 29.10.2015. Rapporten inneholdt varsel om pålegg om retting av lovbrudd som er avdekket under tilsynet. Lillesand kommunen har i e-post av 15.11.2015 kommet med kommentarer til den foreløpige rapporten. Temaet for tilsynet er Borkedalen skole sitt arbeid med elevenes rett til et godt psykososialt miljø, jf. Opplæringsloven kapittel 9a. Hovedregelen for tilsynet er 9a-1: Alle elever har rett til et godt psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. De andre reglene som er kontrollert må ses i lys av denne bestemmelsen. Det rettslige utgangspunktet for tilsynet er delt inn i tre hovedkategorier. Det forebyggende arbeidet ved skolen - 9a-4, jf. 9a-3 første ledd. Det individuelt retta arbeidet ved skolen - 9a-3 andre og tredje ledd. Brukermedvirkning, skolen sin plikt til samhandling med og involvering av ulike råd og utvalg - 9a-5, 9a-6 og kapittel 11. Fylkesmannen har i kapitlene 4 til 6 konstatert lovbrudd. I rapporten som følger vedlagt gis Lillesand kommune frist til å rette de ulovlige forhold, jf. kommuneloven 60 d. Frist for retting er 1.6.2016. Kommunen må innen denne datoen sende Fylkesmannen en erklæring om at de ulovlige forholdene er rettet og en redegjørelse for hvordan lovbruddene er rettet. Dersom lovbrudd ikke rettes innen den fastsatte rettefristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting. Et eventuelt pålegg om retting vil ha status som vedtak og vil kunne påklages, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Det går frem av rapporten at følgende pålegg er aktuelle å vedta etter utløp av rettefristen i endelig tilsynsrapport: 8
1. Forebyggende arbeid og internkontroll- 9a-4, jf.- 9a-3 første ledd Lillesand kommune skal sørge for at Borkedalen skole arbeider aktivt, systematisk og kontinuerlig for å fremme et godt psykososialt miljø og hindre at krenkende adferd oppstår, jf. opplæringsloven 9a- 4, jf. 9a-3 første ledd. Pålegget innebærer følgende: a) skolen må definere hva de anser ser som krenkende adferd b) skolen må sørge for at de ansatte, elevene og foreldrene gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd c) skolen må sørge for å ha rutiner for å evaluere det arbeidet de gjør med skolemiljøet 2. Skolen sitt individuelt retta arbeid - 9a-3 andre og tredje ledd Lillesand kommune skal sørge for at de tilsatte ved Borkedalen skole håndterer krenkende atferd de har kunnskap/mistanke om, jf. opplæringsloven 9a-3 andre ledd. Handlingsplikten: Lillesand kommune skal sørge for at de ansatte ved Borkedalen skole håndterer krenkende atferd de har kunnskap/mistanke om. Lillesand kommune må i den forbindelse se til at: a) alle ansatte som har sitt virke på Borkedalen skole blir gjort kjent med sin handlingsplikt b) alle ansatte kjenner innholdet i handlingsplikten c) alle ansatte varsler skoleledelsen ved mistanke og kunnskap om krenkende ord og handlinger d) alle ansatte får en felles forståelse av hva det skal varsles om Vedtaksplikten: Ikke lovbrudd. 3. Brukermedvirkning - 9a-5 og 9a-6, samt kapittel 11 Lillesand kommune skal sørge for at Borkedalen skole involverer og engasjerer elever og foreldre i skolemiljøarbeidet. Lillesand kommune må i denne forbindelse se til at Borkedalen skole: a) Sørge for at samarbeidsutvalget (SU) og skolemiljøutvalget (SMU) holder jevnlige møter For øvrig vises det til rapporten som ligger vedlagt saken. Rådmann er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for hva kommunen vil gjøre for å rette lovbruddene som er konstatert i denne rapporten, i tillegg til å redegjøre for hvor langt kommunen har kommet i dette arbeidet. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta tilsynsrapporten fra Fylkesmannen, samt rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg 3: - Tilsynsrapport -Elevenes rett til et godt psykososialt miljø Vedlegg til sak 9
21/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Lillesand kommune Arkivsak-dok. 16/11606-1 Arkivkode. 151 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 21/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2017 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr.1 256 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak for bystyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin virksomhet, samt kjøp av revisjons- og sekretariats tjenester for 2017 i Lillesand kommune. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til bystyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune for 2017. Kontrollutvalget sitt budsjett omfatter utgifter til selve driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester. Budsjettfremlegget er basert på erfaringstall (regnskapstall 2015) og delvis på anslag. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet, slik at det ikke blir store svingninger om aktiviteten/kostnadene varierer fra et år til et annet. Sekretariatet har i all hovedsak videreført fordelingen mellom de ulike budsjettpostene for inneværende budsjettår. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 10
Kurs og opplæring Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i den sammenheng. Det var lokalvalg i fjor, og nytt kontrollutvalg ble valgt i oktober 2015. Det har vært viktig at det nye kontrollutvalget har kommet raskt i gang med arbeidet og av den grunn har skolering, opplæring og nettverksbygging blitt prioritert i 2015/2016. Sekretariatet foreslår å legge til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på de viktigste kurs-/opplæringstilbudene i 2017. Sekretariatet arrangerer to årlige konferanser i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er forholdsvis kostbar å delta på, men er likevel en svært viktig faglig arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer Forum for kontroll og tilsyn en tilsvarende fagkonferanser. Møtegodtgjørelse En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Lillesand kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Det er tatt høyde for 6 kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatstjenester Lillesand kommune er medeier i Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadene til selskapet blir fordelt etter egen fordelingsnøkkel vedtatt av representantskapet (eierbrøk/kommunestørrelse/antall møter). Representantskapet har vedtatt en ny fordelingsnøkkel for kostnadene til selskapet med virkning fra 2016, dette for å fordele kostnadene mest mulig rettferdig. Dette medførte endringer utover forventet prisvekst for den enkelte kommune. Budsjettet for Temark vedtas først av representantskapet i november, sekretariatet tar derfor forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. Revisjonstjenester Lillesand kommune er medeier i Aust-Agder Revisjon IKS (tidligere Arendal Revisjonsdistrikt IKS). Kostnader til selskapet blir fordelt etter en egen fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av selskapets representantskap, derfor tar vi forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. I tilskuddet til revisjonen ligger som tidligere; regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og «ordinær bistand». Selskapskontroll kommer i tillegg. Revisjonen beregner ca. 37 500 kr for en enkel selskapskontroll (50 arbeidstimer). Ettersom kontrollutvalget ikke har behandlet plan for selskapskontroll enda, har sekretariatet lagt inn midler til en enkel selskapskontroll (eierskapskontroll) årlig. Dersom det er ønskelig med en mer omfattende selskapskontroll, f. eks. forvaltningsrevisjon i selskap vil kostnaden ligge på ca. 75 000 kr (100 arbeidstimer). Dersom flere kommuner går sammen om en selskapskontroll kan kostnaden pr. kommune bli lavere. Dette må kontrollutvalget ta høyde for ved endelig behandling av plan for selskapskontroll. 11
Andre utgifter (bevertning, annonser m.m.) Denne budsjettposten har ikke vært med i budsjettoppsettet tidligere, da disse utgiftene har blitt ført under sekkeposten "politisk". Posten dreier seg om utgifter til bevertning og annonsering av kontrollutvalgets møter. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Beskrivelse Budsjett Budsjett Budsjett Regnskap 2017 2016 2015 2015 Møtegodtgjørelse 58 000 58 000 56 000 16 545 Kurs og andre utgifter 50 000 50 000 30 000 22 827 Andre utgifter (bevertning, annonser m.m.) 10 000 - - - Kjøp fra IKS a. Revisjon (regnskapsrevisjon, 935 000 901 000 854 000 878 500 forvaltningsrevisjon og «ordinær bistand».) b. Selskapskontroll 37 500*** 7 000 15 000 - c. Sekretariat 165 000** 170 000* 142 500 162 500 Totalutgifter 1 255 500 1 186 000 1 097 500 1 080 327 * Budsjett for Temark blir fastlagt av representantskapet i november, og tallet i budsjettet for 2016 er derfor basert på et anslag. Faktisk vedtatte kostnader til Sekretariat var i 2016 kr. 157 800 jf. vedtak i representantskapet i november. **I anslaget for 2017 legger sekretariatet til grunn en økning på 3 % i forhold til vedtatt ramme for 2016 på kr. 157 800. ***Under forutsetning av at kontrollutvalget velger å bestille selskapskontroll som skissert i saksfremlegget ovenfor. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr. 1 256 000,- for kontrollutvalget for 2017, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Skulle det oppstå uforutsette situasjoner/hendelser hvor det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter fra revisjonen eller det skulle være behov for å innhente ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for bystyret. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 12
22/16 Orientering om barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen - Lillesand kommune Arkivsak-dok. 16/11609-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 22/16 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: I møte 25.04.16 behandlet kontrollutvalget sak 12/16 - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. Det går frem av vedtaket at følgende skal prioriteres: Dersom det er tilgjengelige ressurser og de andre eierkommunene ønsker å igangsette en forvaltningsrevisjon innenfor barneverns området skal også Lillesand kommune prioritere dette prosjektet. Bakgrunnen for at kontrollutvalget har bedt om en orientering fra barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen er for å få mer informasjon om et aktuelt område, slik som barnevern er. Videre kan det gi kontrollutvalget grunnlag for å vurdere om et saksfelt er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelser. I noen tilfeller kan det å be om en redegjørelse være ett godt kontrolltiltak i seg selv, ved at den aktuelle tjenesten det bes om en redegjørelse fra starter forbedringsarbeid allerede før de møter i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets tilsyn bidrar slik til å få satt viktige saker på agendaen i administrativt. Invitasjon til barnevernsleder med kopi til rådmann ble sendt pr. e-post 01.09.16. Saksopplysninger: Barnevernstjenesten for Lillesand og Birkenes ble organisert sammen med barnevernstjenesten for Kristiansand, Søgne og Songdalen fra 01.01.2016. Kristiansand er vertskommune. Det er opprettet et lokalkontor i Lillesand som vil betjene kommunene Lillesand og Birkenes med undersøkelser og hjelpetiltak, mens oppgaver som mottak og fosterhjemsavdelinger er sentralisert i Kristiansand. Birkenes kommune har fortsatt ansvaret for at kommunen har en forsvarlig barnevernstjeneste. Det går frem av den overordnede analysen at barnevernsenheten hadde utfordringer i 2014 (gammel organisering), og viste til et sykefravær på 21,6 %. Det ble bemerket at fraværet var høyt. Dette førte til mye vikarbruk, som igjen hindrer kontinuiteten i saksbehandlingen. Det ble avdekket avvik fra fylkesmannen i forhold til oppfølging av barn i fosterhjem i 2013. Avviket ble lukket i 2014. det går videre frem av analysen at rådmann mener at samarbeidet har begynt bra, med blant annet en betraktelig nedgang i sykefravær. 13
Kontrollutvalget har invitert barnevernstjenesten for kristiansandsregionen gir en generell presentasjon av Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen (ny organisering), i tillegg til at følgende tema ønskes berørt: - Har etableringen av Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen sikre et robuste fagmiljø som kan møte fremtidens utfordringer knyttet til både drift og utvikling? - Er den nye barnevernstjenesten lokalt og tilgjengelig for innbyggere? - Hvordan fungerer samarbeidet med helsestasjonene, familiesentrene, barnehagen, skolene, NAV og PPT i Birkenes kommune (samhandling)? - Internkontroll - Har barnevernstjenesten gode rutiner for avviksrapportering? - Hva er antall bekymringsmeldinger og undersøkelser, og hvor mange henlegges? - Økonomi - Barnevernets håndtering av saker med barn som fornærmet eller vitne til fysisk/psykisk vold Punktene det ønskes en redegjørelse for er formidlet til barnevernstjenesten i e-post datert 01.09.16 med kopi til rådmann. Barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen vil møte i kontrollutvalget med barnevernsleder Monica Brunner, kontorleder og ansvarlig for internkontroll Tove Mette Gulbrandsen (avvik og rapportering) og avd. leder i Lillesand og Birkenes Sverre Refsnes. I tillegg vil rådmann være tilstede under behandlingen av saken. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling i påvente av redegjørelsen fra barnevernstjenesten. Vedlegg 4: - Barnevernets rutiner og håndtering av saker med barn som fornærmet eller vitne til fysisk eller psykisk vold datert 20.06.16 - Svar brev - Barnevernets rutiner og håndtering av saker med barn som fornærmet eller vitne til fysisk eller psykisk vold datert 12.07.16 Vedlegg til sak 14
23/16 Orientering fra revisjonen i møte 19.09.16 Arkivsak-dok. 16/11625-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 23/16 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 15
24/16 Eventuelt i møte 19.09.16 Arkivsak-dok. 16/11626-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 24/16 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post 2. Neste møte 31.10.16 kl. 13:00 3. Eventuelt Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 16