Infotyper oppretting og vedlikehald Skildringa på nett av utvekslingsavtalane er kopla til infotyper på to ulike nivå i FS. På avtalenivå ligg infotypane der ein legg inn konkret informasjon om avtalen, medan ein på stadnivå legg inn infotypar for meir generell informasjon om lærestaden. Infotypar på avtalenivå Ansvar: Avtaleeigar er ansvarleg for å legge inn og vedlikehalde teksten knytt til avtalane gjennom Utvekslingsavtale samlebilde i FS. Ved oppretting av nye avtalar må avtaleeigar legge inn ny tekst, og ved vedlikehald av eksisterande avtalar må avtaleeigar sjå til at informasjonen som ligg i infotypane til ei kvar tid er korrekt. Framgangsmåte: Gå inn i Utvekslingsavtale samlebilde for den avtalen det gjeld og vel fanen Info. I dette underbildet registrerer ein tekstar som skal publiserast på nettsidene til UiB, www.uib.no/utvekslingsavtale. Her kan ein sjå døme på tekstar, dersom ein treng ein mal når ein sjølv skal skrive ein tekst. Stå i underbiletet til fanen Info og trykk Ny rad for å legge til ein infotekst. Alle infotekstar som vert oppretta må knytast mot ein bestemt Infotype. Det er kun infotyper som starter med AVT_ som skal registrerast på utvekslingsavtalen, og følgande infotypar finst: AVT_HVEM Kven kan søkje? Er avtalen open for alle UiB-studentar, eller berre innanfor eit spesielt studieprogram/institutt/fakultet? Kva er opptakskrava frå det aktuelle universitetet si side? AVT_HVA Kva emne kan eg ta? Vise til emnetilbod ved det aktuelle universitetet (link til nettside). Og dersom mogleg, seie noko om kva emne ein får lov til å ta, sett frå UiB-synsvinkel. AVT_NAAR Når i studiet kan eg reise? Innanfor dette studieprogrammet kan studentane reise ut i 4. semester, t.d. AVT_SPRAK Kva er undervisningsspråket? Kva krav har dei til dokumentasjon av språkkunnskaper? Tilbod om språkkurs? AVT_AVGIFT Studieavgift Er det her snakk om betalingsplassar, og i tilfelle kor mykje pengar er det snakk om (sånn cirka)? Er det friplassar inne i biletet? AVT_NETTVE NB! Les avsnittet om Nettverksavtalar lenger nede. Det finst i tillegg eit sett av infotyper for stad (angitt med STE_-koder), men desse vert ikkje registrert i utvekslingsavtalebildet. (Sjå avsnitt under for forklaring om stad-tekstar.) For å registrere ein ny infotype med tilhøyrande infotekst går ein gjennom fire steg:
1. Trykk i underbiletet og vel Ny rad. Opprett koden på ein termin «2015 HAUST». Termininndeling er: VÅR: Tekstar som er synlege på nettsida i perioden 1. januar 30. juni HAUST: Tekstar som er synlege på nettsida i perioden 1. juli 31. desember Velg NYNORSK som språk. 2. Vel riktig AVT_-kode for å definere kva infotype det er som skal opprettast. Trykk Oppdater for å lagre den nye infotypen. 3. No kan det lagrast infotekst knytt til infotypen. Trykk i tekstfeltet til høgre, og skriv inn den teksten du ønsker. 4. Trykk Oppdater for å lagre teksten. Hovudprinsippet er altså at ein fyrst opprettar infotypen (steg 1 og 2), og deretter registrerer den infoteksten som skal høyre til infotypen (steg 3 og 4).
Vedlikehald: Under dette punktet er ikkje rutinane heilt klare enno, men ein kan ta utgangspunkt i følgjande: Endringar i infotekst oppdaterast direkte i tekstfeltet (høgre side av tekstfeltet) på den eksisterande infotypen. Dersom det skal opprettast nye infotyper/-tekstar registrerast desse etter malen lenger oppe. Dersom infotyper/-tekster skal slettast, sletter ein fyrst teksten før ein oppdaterer, og deretter sletter ein infotypen. Dei som arbeider med infotyper/-tekstar på emne og studieprogram kjenner nok igjen strukturen. Ein gjennomfører to kopieringar av infotekster i året: - 1. juni kopierer ein tekster for infotermin VÅR til infotermin HAUST (same årstal, t.d. frå 2015 VÅR til 2015 HAUST) - 1. desember vert tekstar for infotermin HAUST kopiert til infotermin VÅR (påfølgande årstal, t.d. frå 2015 HAUST til 2016 VÅR). Kopieringa gjeld infotekster både for utvekslingsavtale og stad. Det vert ikkje kopiert inn infotekster dersom det allereie finst infotekster på same kode/målform/termin på ein avtale eller stad. Dersom det skal leggast til eller endrast infotekster manuelt i etterkant av kopieringen så gjer ein dette ut ifrå kva periode ein ynskjer at teksten skal vera synleg. Nettverksavtalar: For nettverksavtalar er oppskrifta litt annleis. Dei har infotypar berre på avtalenivå, ikkje på stadnivå, ettersom nettverka er knytt mot så mange ulike stader. Infotypane ein bruker på avtalenivå er dei same som for ordinære avtalar, men ein må sjølvsagt tilpasse informasjonen ein skriv inn til det faktum at det gjeld mange ulike lærestader. I tillegg finst det ein infotype som skal brukast for å liste opp lærestadane som er med i nettverket. Det er infotypen AVT_NETTVE. Det kan vera ein fordel om namna på lærestadane vert lagt inn med hyperlenke til eigen nettside. Oppskrifta på dette er slik: For å få ei hyperlenke "Emnetilbodet ved University of Glasgow" kan du for eksempel i staden for å skrive kun http://www.gla.ac.uk/courses/ skrive: <a href="http://www.gla.ac.uk/courses/"> Emnetilbodet ved University of Glasgow </a> Då vil kun "Emnetilbodet ved University of Glasgow" bli til ei lenke. Infotypar på stadnivå Infotypane det gjeld er følgande:
STE_STED Om byen og universitetet Generell informasjon om byen (om nødvendig) og generelt om universitetet (t.d. om campus, beliggenhet, antal studentar, universitetets historie, etc.) STE_BOLIG Bustad Korleis skaffar ein seg bustad her hjelper universitetet til med dette? STE_SEMEST Semesterinndeling Haust- og vårsemester? Eller er det semester 1 og semester 2, semester A/B? Kva er varigheten på semestera? Ansvar: - Erasmus-avtalar der det ikkje finst stadtekst frå før: SA skriv og legg inn tekst, og har ansvar for vedlikehald. - Sentrale, bilaterale avtalar: SA skriv og legg inn tekst, og har ansvar for vedlikehald. - Lokale, bilaterale avtalar: avtaleeigar skriv tekst i Word og sender til SA for innlegging. Avtaleeigar har ansvar for vedlikehald og må gje beskjed til SA dersom teksten skal oppdaterast. Framgangsmåte: For å finne stadkoden og opne Sted samlebilde går ein fyrst inn i Utvekslingsavtale samlebilde og vel ein avtale som er knytt til denne staden. Stå i fanen Avtalepart og kopier (Ctrl + C) stadkoden, markert med raudt under her: Deretter dobbelklikker ein på den same stadkoden, og ein får så opp Sted Samlebilde. Her limer ein inn koden (Ctrl + V) i rubrikken for Stedkode og trykker Enter. Her vel ein fanen Info, og når ein står i
nedre del av biletet trykker ein på Ny rad. Dei tre stadkodane heiter STE_BOLIG, STE_SEMESTER og STE_STED. Bruk alltid termin 2015 VÅR! Ein skriv inn teksten og trykker Oppdater: Vedlikehald: Endringar i infotekst oppdaterast direkte i tekstfeltet (høgre side av tekstfeltet) på den eksisterande infotypen.