Referat Styringsgruppa for kommunereformen i Ringerike og Jevnaker kommuner Møtedato: 03.09.15 kl 12.00 15.00 Sted: Kommunestyresalen, Jevnaker rådhus Tilstede: se vedlagte liste Møteleder: ordfører Hilde Brørby Fivelstad, Jevnaker Referent: Arild S Stana, KS-Konsulent as Saker: 1. Godkjenning av referat fra forrige møte 2. Status for arbeidet i henhold til framdriftsplan 3. Informasjons- og kommunikasjonsplanen 4. Innbyggerundersøkelse og folkeavstemning 5. Framtidsbildet arbeid med nærhetsprinsippet 6. Eventuelt Referat Innkalling og saksliste ble godkjent. Forslag fra møteleder om å behandle sak 3 etter sak 4 ble godkjent. 1. Godkjenning av referat fra forrige møte. Vedtak: Referatet fra møtet 12.06.15 ble godkjent. 2. Status for arbeidet i henhold til framdriftsplan Hilde Brørby Fivelstad informerte om at arbeidsgruppene er i rute. Hver gruppe vil levere sin rapport innen 15.09. Vedtak: Styringsgruppa tok status i framdriftsplanen til orientering. 3. Informasjons- og kommunikasjonsplanen (behandlet etter sak 4)
Kommunikasjonsrådgiver Mats Øieren informerte om planene for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet, samt to alternative tidsplaner. Presentasjonen er vedlagt på nettsida. Styringsgruppa gav følgende føringer for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet: Viktig med full åpenhet om innhold og framdrift. Kommunene må ha et eierskap til informasjonsarbeidet og selv publisere stoff om arbeidet. Vurdere å gjennomføre flere felles møter i kommunestyrene. Ha flere folkemøter på ulike steder i kommunene. Jfr. demokratigruppas vurdering av lokalengasjement i lokalsamfunnene. Det er et ønske om en mer konkret plan for informasjons- og kommunikasjonsplan til neste styringsgruppemøte. Vedtak: I. Styringsgruppa velger følgende tidsplan for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet: Rapport fra gruppene 15/9 AU gjennomgår rapportene 21/9 Publisering av rapporter på nett rett etter 22/9 Redaksjonelt i Ringerikes Blad fra 22/9 til 15/1 inkludert jul og nyttår «Stormøte» før innbyggerundersøkelsen i januar II. Styringsgruppa ønsker en mer konkret plan for informasjons- og kommunikasjonsplan til neste styringsgruppemøte. 4. Innbyggerundersøkelse og folkeavstemning (behandlet før sak 3) Hilde Brørby Fivelstad informerte om demokratigruppas vedtak om innbyggerundersøkelse og forslag til folkeavstemning. Arild Stana informerte om innbyggerundersøkelser, folkeavstemning, intensjonsplaner og konsekvenser for framdriftsplanen dersom folkeavstemning skal avholdes. Vedtak: Styringsgruppa vedtar å gjennomføre en innbyggerundersøkelse ved telefonintervju beslutningen om folkeavstemning avventes det skal utarbeides en intensjonsplan Forslag til framdriftsplanen med mulighet for folkeavstemning godkjennes (ny framdriftsplan vedlegges). 5. Framtidsbildet arbeid med nærhetsprinsippet Hilde Brørby Fivelstad innledet med å si at arbeidet med framtidsbildet har kommet i gang, og at dette vil bli behandlet i neste styringsgruppemøte 23.10.
Arild Stana innledet til arbeid med nærhetsprinsippet. Det ble arbeidet i tre grupper for å beskrive hvilke funksjoner som hører hjemme i et kommunesenter, kommunale oppgaver som ikke er stedbundne der innbyggerne bor og stedbundne tjenester. Gruppene presenterte sitt arbeid i plenum. Gruppearbeidet blir tatt med i videre arbeid i rapport og intensjonsplan. 6. Eventuelt Hilde Brørby Fivelstad informerte om arbeidet Jevnaker kommune nå gjør for å vurdere om kommunen eventuelt skal fortsette som en kommune i framtida. Arbeidet er påbegynt og vil ha en ganske lik framdrift som arbeidet sammen med Ringerike. Jevnaker, 03.09,15 Arild S Stana
Utredning av kommunereformen i Jevnaker og Ringerike framdriftsplan Revidert: 03.09.15 behandlet i styringsgruppa samme dag Tid Sted Aktivitet Ansvar for framdrift og gjennomføring 2015 Mars - september Arbeidsgruppene utreder sine tema og leverer Arbeidsgruppene rapport til styringsgruppa v/adm. prosjektgruppe. Mars Stortingsmelding om nye oppgaver til kommunene. Ferdig i ST Mai Lokal og regional vurdering av Stortingsmeldingens Gjennomført muligheter og konsekvenser for oss. Juni 8. Juni Jevnaker Adm. prosjektgruppe følger opp framdriften i Adm. prosjektgruppe arbeidsgruppene 12. juni kl. 0900-1200 Ringerike Statusmøte i styringsgruppa Styringsgruppas leder August 21. 8. kl. 0900-1100 Ringerike Møte - Adm. Prosjektgruppe, setter bl.a.opp Adm. prosjektgruppe forslag til agenda for neste styringsgruppemøte 21. 8. kl. 1100-1200 Ringerike Møte AU Adm. prosjektgruppe September 3.9. kl. 1200-1500 Jevnaker Statusmøte i styringsgruppa tema Styringsgruppas leder «Nærhetsprinsippet» 13.-14. 9. Kommunevalg 15.september Arbeidsgruppene leverer sine delrapporter til Arbeidsgruppene styringsgruppa v/administrativ prosjektgruppe 21. 9. kl. 0900-1000 Ringerike Møte - Adm. Prosjektgruppe, status etter valget. Adm. prosjektgruppe Behandling av delrapportene. 21. 9. kl 1000-1200 Ringerike Møte AU - status etter valget Adm. prosjektgruppe Behandling av delrapportene. Oktober 14.10. kl. 0900-1100 Jevnaker Møte - Adm. Prosjektgruppe, setter bl.a. opp Adm. prosjektgruppe forslag til agenda for neste styringsgruppemøte 14.10. kl. 1100-1200 Jevnaker Møte AU Adm. prosjektgruppe 23.10 kl. 1200-1500 Styringsgruppa møtes. Eventuell ny konstituering ved endret representasjon etter valget. Historikk. Presentasjon av rapportene fra utredningsgruppene. Innspill til endelig rapport. Styringsgruppas leder 15. september - 27. november Utarbeide samlet saksunderlag/rapport basert på arbeidsgruppenes rapporter. Første utkast ferdig 20. november. Endelig dokument ferdig 27. november (kan sendes styringsgruppa) Administrativ prosjektgruppe/ks konsulent November Innen 10.11. Utarbeide grunnlag for spørreundersøkelse. Adm.prosjektgruppe og informasjonsgruppe 25. 11. kl. 1200-1400 Ringerike Møte - Adm. Prosjektgruppe. Endelig rapport Adm. prosjektgruppe 25. 11. kl. 1400-1500 Ringerike Møte AU. Endelig rapport, forberede møtet Adm. prosjektgruppe 03.12. Desember 03.12. kl. 1200-1500 Jevnaker Statusmøte i styringsgruppa Endelig rapport Styringsgruppas leder behandles Medio desember Felles informasjon til begge kommunestyrene om kommunereformen, endelig rapport og videre framdrift.
Desember Desember 2016 Januar Januar - januar Januar - mars I kommunestyrene: Vedtak om folkeavstemning og oppnevning av utvalg til å utarbeide dokument (intensjonsplan) Informasjon/kommunikasjon/dialog Informasjon/kommunikasjon/dialog Medvirkning ved spørreundersøkelse blant innbyggerne. Utarbeide dokument (intensjonsplan) som grunnlag for folkeavstemning Adm.prosjektgruppe med bistand fra informasjonsgruppen. Et utvalg folkevalgte med administrativ støtte 20.1. kl. 0900-1100 Jevnaker Møte - Adm. Prosjektgruppe Adm. prosjektgruppe 20.1. kl 1100-1200 Jevnaker Møte AU Adm. prosjektgruppe Februar 4.2. kl. 1200 Ringerike Statusmøte i styringsgruppa Innspill til intensjonsplanen Styringsgruppas leder Mars Mars Slutten av mars/begynnelsen av april April Mars/april Mai April medio mai Styringsgruppa behandler utkast til intensjonsplan. Styringsgruppe oppsummering av innbyggerundersøkelsen. Kommunestyrene behandler forslag til intensjonsavtale. Utarbeide informasjonsmateriell Informasjon/kommunikasjon/dialog Medio mai Folkeavstemning Jevnaker og Ringerike Medio mai Styringsgruppe anbefaling til kommunestyrene Juni Endelige kommunestyrevedtak. Ordførerne Juni - desember Oppfølging av kommunestyrenes vedtak. Eventuelt planlegge etablering av en ny kommune. 2017 Juni Stortingsbehandling Ny kommunestruktur Lovproposisjon om nye oppgaver
Frammøteliste i styringsgruppemøte 03.09. 2015 Navn Funksjon Kommune Forfall Vara Forfall Morten Lafton Gruppeleder Ap Jevnaker kommune x Lars Magnussen Leif Kornum Gruppeleder Frp Jevnaker kommune x Are Granheim x Geir Olsen Gruppeleder H Jevnaker kommune Anne Bratvold Gruppeleder SP Jevnaker kommune Bård Brørby Gruppeleder SV Jevnaker kommune x Hilde Brørby Fivelsdal Ordfører Jevnaker kommune Bjørn Andreassen Tillitsv. Fagforbundet Jevnaker kommune Alf Meier Gruppeleder Ap Ringerike kommune x Christine K. Granlund Gruppeleder Frp Ringerike kommune Dag Henaug Gruppeleder H Ringerike kommune Hans Petter Aasen Gruppeleder SP Ringerike kommune x Kjersti Nyhus Karl-Petter Endrerud Gruppeleder SV Ringerike kommune x Arnfinn Holten Gruppeleder. Krf Ringerike kommune Magnus Langstrand Tillitsv. Fagforbundet Ringerike kommune x Helge Stiksrud Gruppeleder V Ringerike kommune Kjell B. Hansen Ordfører Ringerike kommune May Brit Norli Rådmann Jevnaker kommune Tore Isaksen Rådmann Ringerike kommune Hilde Grefsrud Info-leder Jevnaker kommune Mats Øieren Kommunikasjonsråd. Ringerike kommune Roar Hammerstad Prosjektkoordinator Jevnaker kommune Evi Mathilassi Lien Prosjektkoordinator Ringerike kommune Arild Stana KS konsulent Kari Anne Hoff KS konsulent x