Gjennomgang av rutinar for innkrevjing av restansar i Vågsøy kommune

FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon vedteke av kommunestyret i sak 057/11 og kontrollutvalsvedtak 009/11. Gjennomføringa av prosjektet har skjedd i perioden juni - august 2011, og er utført av Gunnar Ryste med bistand av revisjonskonsulent Torill Monsen i faktainnsamlingsfasen. Vi ønskjer å takke dei tilsette i kommuneadministrasjonen for god hjelp i samband med prosjektgjennomføringa. Sandane, den 6. september 2011. Markvard Sunde Revisjonssjef Gunnar Ryste Revisjonskonsulent Kommunerevisjonen i Nordfjord 2

SAMANDRAG Det prosjektet som her ligg føre er tinga av kontrollutvalet i Vågsøy kommune, jf kontrollutvalet sitt vedtak 009/11 gjort i møte den 10. mars 2011: 1. Kontrollutvalet vedtek at forvaltningsprosjektet Gjennomgang av rutinar for innkrevjing av restansar, i samsvar med kommunestyret sin plan for forvaltningsrevisjonsprosjekt, skal gjennomførast. 2. Kontrollutvalet forventar at prosjektet er ferdig seinast innan utgangen av august 2011, slik at noverande kontrollutval får behandle saka. 3. Når det gjeld kva områder som skal kontrollerast, viser kontrollutvalet til det som var omtala i møtet. Følgjande problemstillingar er behandla i rapporten: 1. Har kommunen gode rutinar for behandling av uteståande fordringar? 2. Fungerer rutinane etter intensjonen? For å kunne svare på desse spørsmåla har den metodiske tilnærminga skjedd gjennom innhenting av data basert på dokumentanalyse og samtalar med økonomisjef samt noverande og tidlegare økonomikonsulent i kommunen. Dei funn som er gjort i undersøkinga har resultert i følgjande konklusjonar og anbefalingar: Vår gjennomgang tyder på at Vågsøy kommune driv sitt innkrevjingsarbeid på ein effektiv måte. Dette vil vi grunngje ut frå følgjande forhold: 1. Det skjer ei sentralisert og kontinuerleg oppfølging av inkassosaker i økonomiavdelinga. 2. Kommunen har økonomireglement og interne rutinar som dokumenterer inkassoprosessen i tråd med gjeldande regelverk. 3. Inkassoprosessen blir styrt og dokumentert gjennom eit databasert saksbehandlingsverktøy. 4. Etter vår meining fungerer rutinane etter intensjonen. 5. Sette i verk tiltak ser ut til å vere formålstenlege. Anbefalingar Utan at det har nokon konsekvens for konklusjonane våre, vil vi anbefale kommunen å ta inn følgjande moment i sin rutinedokumentasjon: Kriterium for kva tid i prosessen kommunen bør vurdere å skaffe seg tvangsgrunnlag. Kriterium for når tvangstiltak kan vurderast sett i verk for dei forskjellige tenesteområde. I vår undersøking har vi sett døme på saker som det ikkje har vore aktivitet på over lenger tid etter at debitor har hatt innvendingar mot kravet. Slike krav bør vurderast prøvd i forliksrådet. Dersom manglande aktivitet kjem av at det ikkje er semje om grunnlaget for kravet, bør det sendast kreditnota og utstedast ny faktura når grunnlaget for kravet er klarlagt. Kommunerevisjonen i Nordfjord 3

INNHALD SAMANDRAG... 3 1. BAKGRUNN OG PROBLEMSTILLING... 5 2. VURDERINGSKRITERIUM... 5 3. METODE OG GJENNOMFØRING... 5 3.1 METODE... 5 3.2 GJENNOMFØRING... 6 3.3 AVGRENSINGAR I PROSJEKTET... 6 4. REVISOR SINE FUNN OG VURDERINGAR... 6 4.1 HOVUDPROBLEMSTILLING: HAR VÅGSØY KOMMUNE EFFEKTIVE RUTINAR/PRAKSIS FOR INNKREVJING AV KOMMUNALE KRAV?... 6 4.1.1 Har kommunen gode rutinar for behandling av uteståande fordringar?... 6 4.1.1.1 Generelt om innkrevjing av pengekrav... 6 4.1.1.2 Rutinar for innkrevjing av pengekrav i Vågsøy kommune... 8 4.1.1.3 Vurderingskriterium... 8 4.1.1.4 Vurdering... 9 4.1.1.5 Delkonklusjon... 10 4.1.2 Fungerer rutinane etter intensjonen?...10 4.1.2.1 Barnehage/SFO... 11 4.1.2.2 Pleie, rehabilitering og omsorg (PRO)... 12 4.1.2.3 Eigedomsavdelinga... 12 4.1.2.4 Kommunale gebyr og avgifter... 13 4.1.2.5 Avsluttande kommentarar... 14 4.1.2.6 Delkonklusjon... 14 5. KONKLUSJON OG ANBEFALINGAR... 14 6. KJELDER... 16 7. HØYRING... 17 Kommunerevisjonen i Nordfjord 4

1. BAKGRUNN OG PROBLEMSTILLING Kommunerevisjonen i Nordfjord har utarbeidd denne rapporten på oppdrag frå kontrollutvalet i Vågsøy kommune, jf. vedtak 009/11 gjort i møte den 10. mars 2011. Sidan kontrollutvalet sitt vedtak/tinging er generelt utforma, har revisor sjølv konkretisert og formulert problemstillingane i undersøkinga. Følgjande hovudproblemstilling er lagt til grunn: Har Vågsøy kommune effektive rutinar/praksis for innkrevjing av kommunale krav? Ei effektiv innkrevjing føreset kontinuerleg oppfølging av restansar og iverksetting av hensiktsmessige innkrevjingstiltak. For å svare på hovudproblemstillinga, har vi funne det formålstenleg å formulere følgjande to delproblem: 1. Har kommunen gode rutinar for behandling av uteståande fordringar? 2. Fungerer rutinane etter intensjonen? Følgjande område vil bli vurdert i undersøkinga: Barnehage/SFO Kulturskule Husleige PRO (Pleie, rehabilitering og omsorg) VAR (Vass-, avløps-, renovasjons- og feiegebyr) 2. VURDERINGSKRITERIUM Revisjonskriterium er dei kjeldene vi vurderer kommunen sin praksis mot. I denne rapporten vil følgjande kjelder bli nytta: Problemstilling 1. Har kommunen gode rutinar for behandling av uteståande fordringar? Kjelder til revisjonskriterium Lover og forskrifter CoCo-rapporten 1 2. Fungerer rutinane etter intensjonen? Reglement, interne rutinar Dei konkrete vurderingskriterium vert etablert for kvar einskild problemstilling etter kvart som desse vert behandla i rapporten. 3. METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Følgjande metodar har vore nytta ved innsamling av data for å beskrive kommunen sin praksis: i) Intervju iii) Dokumentanalyse 1 Internasjonalt rammeverk for forvaltning, styring og kontroll i verksemder. Kommunerevisjonen i Nordfjord 5

Intervju/Samtaler Følgjande sentrale personar i innkrevjingsarbeidet har vore nytta som kontaktpersonar i samband med gjennomføringa av prosjektet: Økonomisjef Norvall Bakke Økonomikonsulent Prudencia Orani Hoddevik Dokumentanalyse I undersøkinga har vi nytta følgjande dokumentarisk materiale for å få fram tilstrekkeleg relevant informasjon til å kunne svare på problemstillingane: Økonomi- og finansreglement av 18. april 2006, Vågsøy kommune. Rutine ved innkrevjing, versjon 2, udatert. Rutinar for husleierestanser for kommunale leiligheter, oppdatert 28. februar 2011 Årsrekneskapen for 2010 3.2 Gjennomføring Prosjektperiode: Juni august 2011. Prosjektorganisering: Oppdragsansvarleg revisor: Revisjonssjef Markvard Sunde Prosjektansvarleg revisor: Revisjonskonsulent Gunnar Ryste Medarbeidar på prosjektet: Revisjonskonsulent Torill Monsen 3.3 Avgrensingar i prosjektet Rapporten er avgrensa til berre å omfatte krav som kommunen pådreg seg ved at mottakarar av kommunale betalingstenester mislegheld si betalingsplikt. Restansar knytt til misleghald av økonomiske ytingar (sosiale utlån og startlån) er derfor ikkje vurdert i rapporten. Av same grunn er heller ikkje kommunal skatteinnkrevjing og refusjon av sjukeløn behandla. Dei testane vi har gjennomført av kommunen sin innkrevjingspraksis er avgrensa til å gjelde ubetalte krav pr 31.12.2010 som er eldre enn 6 månadar. 4. REVISOR SINE FUNN OG VURDERINGAR 4.1 Hovudproblemstilling: Har Vågsøy kommune effektive rutinar/praksis for innkrevjing av kommunale krav? I følgje kommunens økonomi- og finansreglement har økonomisjefen ansvaret for at Vågsøy kommune har en effektiv innfordring av alle misligholdte krav. Dette må såleis oppfattast som ei sentral målsetting for kommunen sitt innkrevjingsarbeid. For å oppnå ei effektiv innkrevjing meiner vi at saksbehandlinga må vere kjenneteikna ved: i) fagleg kompetanse og rettidig utføring (kapasitet, effektivitet) ii) redusere tap på fordringar så mykje som mogleg. For å kunne seie noko om effektiviteten i kommunen sin innkrevjingspraksis, har vi sett det formålstenleg å dele hovudproblemstillinga inn i følgjande 2 delproblem: 1. Har kommunen gode rutinar for behandling av uteståande fordringar? 2. Fungerer rutinane etter intensjonen? 4.1.1 Har kommunen gode rutinar for behandling av uteståande fordringar? 4.1.1.1 Generelt om innkrevjing av pengekrav Kommunerevisjonen i Nordfjord 6

a) Pengekrav - offentleg- og privatrettslege krav Kommunens leveranse av varer og tenester til innbyggarane vert anten betalt over skatteseddelen eller framstår som reine betalingstenester. Det pengekravet som kommunen etablerer på denne måten skal normalt innbetalast rettidig som eit resultat av faktureringsprosessen. I denne rapporten vert ikkje den ordinære betalingsfasen omhandla. Her vil vi berre behandle prosessen frå manglande betaling ved forfallstidspunktet for inkassovarsel, til pengekravet er heilt eller delvis inndrive eller avskrive. Rapporten behandlar såleis kommunen sine rutinar for inkasso og tvangsinndriving av pengekrav. Desse krava kan delast inn i a) offentlegrettslege krav og b) privatrettslege krav. Denne sondringa er viktig å merke seg fordi heimelsgrunnlag og tvangsgrunnlag er forskjellig for dei to kravtypane. Vi har forsøkt å illustrere forskjellane i følgjande tabell: Heimelsgrunnlag Tvangsgrunnlag Offentlegrettslege krav Kravet har sitt grunnlag i lov Har alltid særleg tvangsgrunnlag Privatrettslege krav Kravet har sitt grunnlag i avtale Tvangsgrunnlag må vere avtalt eller basert på tvangsloven (Tvfbl). Dei tenestene som vert behandla i denne rapporten fordeler seg på dei to kravstypane på følgjande måte: Offentlegrettslege krav: Privatrettslege krav: Vass-, avløps-, renovasjons- og feiegebyr. Barnehage/SFO, kulturskule, husleige, pleie, rehabilitering og omsorg. VAR-tenestene er altså offentlegrettslege krav som er sikra ved lovbestemt pant i fast eigedom (legalpant). Dei kommunale krava som er privatrettslege har ikkje tvangsgrunnlag, og kommunen si tvangsfullbyrding av kravet føreset etablering av eit tvangsgrunnlag. b) Innkrevjingsprosessen/innkrevjingstiltak Dersom pengekravet ikkje er betalt innan utløpet av betalingsfristen i inkassovarselet, består vidare saksbehandling normalt av følgjande steg: Pengekrav med tvangsgrunnlag: Varsel om utlegg (Tvfbl. 4-18) Frist for forelding av kravet vert avbroten, og kravet vert sikra gjennom utleggspant i debitors formuesgode etter uimotsagt varsel om utlegg. Utleggstrekk eller varsel om tvangsdekning (Dekn.l. 2-7 og 2-8 eller Tvfbl. 4-18 og 4-19) Trekk i løn eller varsel om tvangssal. Tvangssal (Tvfbl. kap. 11) Begjæring om sal av panteobjekt. Varsel om konkurs i firma (Kkl. 63) Varsel om å begjære konkurs opna. Begjæring om konkurs i firma (Kkl. 66) Kreditor må grunngje og dokumentere at han har et forfalt krav som ikkje er betalt. Pengekrav utan tvangsgrunnlag: Inkassovarsel (Ink.l. 9) Inkassovarselet er ei purring som skal sendast til debitor. Betalingsfrist må vere sett til minst 14 dagar. Betalingsoppfordring (Ink.l. 10) Varsel til debitor om at saken vert sendt til rettsleg inndriving dersom betaling ikkje skjer innan fristen på 14 dagar. Forliksklage (Tvfbl. 5-1 og 5-2) Føremålet er å få til eit forlik (minneleg løysing) eller få ein dom på at pengekravet er rettsgyldig. Domen kan då brukast som tvangsgrunnlag for rettsleg innkrevjing. Kommunerevisjonen i Nordfjord 7

4.1.1.2 Rutinar for innkrevjing av pengekrav i Vågsøy kommune I Vågsøy er saksbehandlingsrutinane for innkrevjing av pengekrav beskrive i kommunen sitt økonomiog finansreglement vedteke av kommunestyret 18. april 2006. Under gjengir vi eit utdrag frå reglementet (oppsettet er redigert for vårt formål): Kapittel 4.2 Utgående fakturaer : a) Forfalte krav som ikke er betalt purres 14 dager etter forfall. Purring er samtidig inkassovarsel (det sendes bare en purring). b) Etter purring (er samtidig inkassovarsel), behandles saken som inkassosak om kravet fremdeles står ubetalt. Før inkassoforfølgning av kravet starter kontakter Økonomisjefen den aktuelle tjenesteleder som kontrollerer om kravet skal forfølges gjennom inkasso og tvangsinndrivelse. Kapittel 8.1 Retningslinjer for avskriving av fordringer : c) En fordring anses som misligholdt når den ikke betales som avtalt. Et grovt mislighold oppstår når perioden forfall + 60 dager er overskredet. d) Saksgangen ved innfordring av kommunale krav skal følge retningslinjer og bestemmelser i Inkassoloven og Inkassoforskriften. e) For offentligrettslige krav har Økonomisjefen selv hjemmel som særnamsmann, til å igangsette tvangstiltak som utleggstrekk, motregning og utlegg. Økonomisjefen vil også kreve inn kommunens øvrige krav som egeninkasso. Sammenlignet med ekstern inkasso gir dette lite merarbeid, er mer effektivt og rimelig for kommunens debitorer da gebyrene for egeninkasso er lavere enn ved bruk av eksternt inkassofirma. f) Kommunen skal beregne renter og gebyr i innkrevingsarbeidet ved for sein betaling. Dette skal gjøres i samsvar med gjeldende regelverk. g) Økonomisjefen skal på vegne av administrasjonssjefen koordinere og kvalitetssikre alt innfordringsarbeid i kommunen, og rapportere om status. Økonomisjefen skal i tillegg til å være kommunens kompetanse- og kontrollinstans i innfordringen og forestå egeninkassoen. h) Det legges opp til følgende administrative ansvarsdeling: Fakturerende enhet har ansvaret for: - korrekt fakturagrunnlag og fakturautsendelse Økonomisjefen har ansvaret for: - en effektiv innfordring av alle misligholdte krav - å endre betalingsbetingelser når innfordring er iverksatt - å foreta tapsavsetninger og avskrivninger av konstaterte tap - inngå avtaler om delvis sletting av gjeld etter avtale med fakturerende enhet - rapportering Figur 1 Kjelde: Økonomi- og finansreglement av 18. april 2006. Vågsøy kommune har også utarbeidd interne rutinar for innkrevjing av pengekrav vedkomande barnehage, skulefritidsorning (SFO), husleige, musikkskule, pleie, rehabilitering og omsorg (PRO) og vatn, avløp og renovasjon (VAR). Innkrevjingsarbeidet sentralisert til økonomiavdelinga i kommunen. Det er økonomisjefen som har ansvaret for innkrevjingsarbeidet, medan rekneskapsmessig tapsavskriving må godkjennast av rådmannen. Kommunen driv eigeninkasso, noko som mellom anna inneber at det er kommunen sjølv som sit igjen med alle gebyrinntektene som kreditor. Det er dessutan hevda at eigeninkasso gir ei høg løysingsgrad. Ordinær fakturering skjer i økonomisystemet Agresso, medan purring/inkassovarsel (betalingsvarsel) og all vidare sakhandtering skjer i kommunens inkassosystem (EIK). 4.1.1.3 Vurderingskriterium A. Forvaltningstiltak krev heimel i lov (Det forvaltningsrettslege legalitetsprinsippet). Det skal vere samsvar mellom kommunens interne retningslinjer/reglement og det lovverket som styrer innkrevjingsprosessen (jf. kapittel 8.1, bokstav d) i kommunen sitt økonomireglement - sjå utdrag gjengjeve ovanfor). Kommuneloven 23 nr. 2, andre setning: Kommunerevisjonen i Nordfjord 8

Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. B. CoCo-rapporten - Rammeverk for forvaltning, styring og kontroll med ei verksemd eller ein prosess. Innkrevjingsarbeidet er ein prosess, og i følgje CoCo-rapporten er mellom anna føljande kontrollkriterium sentrale dersom ein skal lukkast med prosessen: B.1: Det må etablerast ei målsetting for prosessen. B.2: Vesentlege risiki som kan hindre kommunen i å nå målsettinga må identifiserast og evaluerast. B.3: Mynde og ansvar må vere klart definert. B.4: Dei tilsette må ha tilstrekkeleg kompetanse til å bidra til måloppnåinga. B.5: Kommunikasjonsprosessen og informasjonsflyten må bidra til måloppnåinga. 4.1.1.4 Vurdering A. Har dei administrative tiltaka som reglement og rutinar legg opp til heimel i lov? Økonomireglementet, kapittel 8.1 d), jf fig. 1 ovanfor: Saksgangen ved innfordring av kommunale krav skal følge retningslinjer og bestemmelser i Inkassoloven og Inkassoforskriften. Økonomireglementet peiker her på den loven som regulerer inkassoarbeidet. Økonomireglementet, kapittel 8.1 e), jf fig. 1 ovanfor: For de offentigrettslige krav har økonomisjefen selv hjemmel som særnamsmann, til å igangsette tvangstiltak som utleggstrekk, motrekning og utlegg. I dei kommunale særlovane 2 er det bestemt at reglane for innkreving av skatt kan brukast tilsvarande for kommunale avgifter. Dette betyr at økonomisjefen/kemnaren også kan begjære tvangssal utan å gå vegen om utleggsforretning. Tilsvarande kan han nytte motrekningsreglane og sette i verk administrativt påleggstrekk (lønstrekk) som for skatt, med heimel i dei same reglane. Økonomireglementet, kapittel 8.1 f), jf fig. 1 ovanfor: Kommunen skal beregne renter og gebyr i innkrevingsarbeidet ved for sein betaling. Forseinkingsrente er ekstraordinære renter som vert belasta debitor når denne mislegheld betalingskravet. Renter skal reknast frå og med dagen etter forfall, og til og med den dagen kravet vert innfridd ( Lov om forsinkelsesrente 2). Inkassoforskrifta inneheld heimel om gebyrmessig erstatning for fordringshavarens utanrettslege inndrivingskostnader (Inkassoforskrifta kapittel 1). Forsinkingsrenter og gebyr vert berekna av inkassosystemet Eik. Unntaksvis hender det at desse berekningane er feil (det er døme på dette i vårt utvalsmateriale). I slike tilfeller kan systemberekninga overstyrast og korrigerast. Dette er gjort i det tilfellet renteberekningsgrunnlaget var feil i Eik. B. Er dei implementerte og integrerte kontrollane i inkassoprosessen gode nok? B.1: I følgje kommunens økonomireglement pkt. 8.1.1.2 har økonomisjefen ansvar for en effektiv innfordring av alle misligholdte krav. 2 Eigedomsskattelova 27, lov om kommunale vass- og kloakkavgifter 4, Forureiningslova 34, Brann- og eksplosjonsvernloven 28. Kommunerevisjonen i Nordfjord 9

Dette må kunne tolkast som ei målsetting for innkrevjingsarbeidet i kommunen. B.2: Det ligg føre fleire risikoelement som kan hindre måloppnåing i innkrevjingsarbeidet. Dette kan til dømes dreie seg om - krav som vert forelda grunna manglande tiltak - fristar som vert overskridne - krav som ikkje vert sikra som føresett i reglement - osv Kommunen sitt inkassosystem er eit saksbehandlings- og overvåkingssystem der saksgang og rutinepunkt er implementert i samsvar med gjeldande regelverk. systemimplementerte kontrollar er erfaringsmessig med på å redusere risikoen for at uønskte hendingar skal inntreffe. Vi har berre observert eit døme på at foreldingsfristen ikkje er blitt brote i tide. I dette tilfellet var konsekvensen liten fordi restgjelda var uvesentleg. Beløpet vart avskrive som tap på krav i samsvar med retningslinjene i økonomireglementet. I vårt utval er det på same vis berre registrert eit døme på at dei lovregulerte tidsfristane ikkje er halde. I dette tilfellet vart begjæring om tvangsfullbyrding heva av namsmannen fordi igangsetting av utleggssaken ikkje vart begjært innan fristen på ein månad. Konsekvensen var også liten for utfallet av denne saka. Det vart seinare sendt ny begjæring. B.3: Økonomireglementet inneheld klare reglar om ansvar og arbeidsdeling i innkrevjingssaker. Delegasjonsreglane følgjer også eit sunt arbeidsdelingsprinsipp for operativ innkrevjing og mynde til å avskrive krav i rekneskapen. Mynde til å avskrive tap på krav er det rådmannen som har. B.4: I Vågsøy kommune vert utanrettsleg innkrevjingsarbeid og saksbehandling av inkassosaker utført av økonomikonsulent. Ein sentralisert inkassofunksjon er etter vår meining med på å styrke kommunen sin kompetanse på dette fagområdet. B.5: Økonomireglementet legg vekt på at det skal skje både kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom økonomiavdelinga som inkassator og fakturerande eining ved tenesteleiar. Dette er eit viktig prinsipp då det er tenestestaden som ofte har best føresetnad til å vurdere saka. På grunnlag av dei sakene vi har sett på, har vi inntrykk av at det også er god kontakt mellom inkassator og debitor gjennom inkassoprosessen. 4.1.1.5 Delkonklusjon A. Økonomireglementet og dei interne rutinane i Vågsøy kommune er i samsvar med gjeldande regelverk. B. Dei automatiserte og manuelle kontrollpunkta i inkassoprosessen synest i det alt vesentlege å fungere effektivt og hensiktsmessig. 4.1.2 Fungerer rutinane etter intensjonen? Utgangspunktet for utvalet som vi har gjort har vore todelt: 1. Krav eldre enn 6 månadar pr 31.12.2010. Kjelde: Restanseliste i økonomisystemet Agresso. 2. Krav som kommunen har avskrive i 2009 og 2010. Kjelde: Konto 14707 Tap på krav i Agresso. Vi har valt ut 25 inkassosaker for vurdering av saksgang og tiltak som har vore nytta. Dette har vi så vurdert opp mot styrande regelverk, rutinar og reglement. Vi har delt inn dei sakene som vert gjennomgått etter tenesteområde. Kommunerevisjonen i Nordfjord 10

Kjelde til revisjonskriterium: Styrande regelverk, samt internt reglement og rutineverk. Det vil bli vist til konkrete revisjonskriterium i samband med våre vurderingar i dei følgjande kapittel. 4.1.2.1 Barnehage/SFO Pr 31.12.2010 hadde kommunen eit uteståande krav på kr 110 124,00 for barnehage/sfo. Av desse var kr 94 040 (85,39%) eldre enn 6 månader. Det er valt ut 4 innkrevjingssaker for nærmare vurdering. Dette utgjer 83% av sum uteståande krav og 21,05% av tal debitorar. Inkassators forhold til skuldnaren - Inkassoloven, kap. 4 I vårt utval av inkassosaker har vi ikkje funne døme på at kommunen har overskride dei lovpålagde krava om varsel til debitor m.o.t. type, rekkefølgje, innhald eller minimumskrav til betalingsfristar. Tvangsgrunnlag - Tvangsfullbyrdelsesloven kap. 4 og 7 I tre av inkassosakene er tvangsgrunnlaget basert på såkalla skriftstykke (begjæring om direkte tvangsinndriving basert på uimotsagt pengekrav). Denne forenklinga i inkassoprosessen vart innført i 2006. Forelding av pengekrav I undersøkinga har vi berre funne eit døme på at saka er forelda (jf. Avskrivne kundefordringar under). Kommunen ser likevel ut til å ha kontroll på dette, og passer på å avbryte foreldingsfristen gjennom nødvendige tiltak. Innkrevjingstiltak I dei utvalde sakene finn vi døme på utleggsforretning og melding om opphør av teneste. Avskrivne kundefordringar I 2010 måtte kommunen avskrive restbeløpet i ei betalingsavtale, fordi kommunen hadde gløymt å avbryte foreldingsfristen. Det handla om eit uvesentleg beløp. Elles er dei øvrige krava som er avskrivne heimla i økonomireglementets retningslinjer, og anten basert på at det etter gitte kriterier er overveiende sannsynlig at inkasso vil gi negativt resultat og utleggsforretning med intet til utlegg. Kommunerevisjonen i Nordfjord 11

4.1.2.2 Pleie, rehabilitering og omsorg (PRO) Pr 31.12.2010 hadde kommunen eit uteståande krav på kr 14 373,94 for pleie, rehabilitering og omsorg (PRO). Av desse var kr 13 286,94 (92,44%) eldre enn 6 månader. Det er valt ut 4 innkrevjingssaker for nærmare vurdering. Dette utgjer 23,68% av sum uteståande krav og 21,05% av tal debitorar. Inkassators forhold til skuldnaren - Inkassoloven, kap. 4 I vårt utval av inkassosaker har vi ikkje funne døme på at kommunen har overskride dei lovpålagde krava om varsel til debitor m.o.t. type, rekkefølgje, innhald eller minimumskrav til betalingsfristar. Tvangsgrunnlag - Tvangsfullbyrdelsesloven kap. 4 og 7 I tre av dei fire inkassosakene som vi har sett på, har ikkje kommunen skaffa seg tvangsgrunnlag. Grunnen til dette kan t.d. vere at kommunen ikkje har sett dette som naudsynt i ei så tidleg fase. Forelding av pengekrav I vårt utval har vi ikkje funne døme på at saker er forelda. Kommunen ser ut til å ha kontroll på dette, og passer på å avbryte foreldingsfristen gjennom nødvendige tiltak. Innkrevjingstiltak I dei utvalde sakene finn vi eit døme på fordringsmelding i dødsbu. I dei andre sakene er det berre utanrettsleg innkrevjing som er gjort. Avskrivne kundefordringar Det er ikkje rekneskapsførte tap på krav for den perioden vi har undersøkt. 4.1.2.3 Eigedomsavdelinga Pr 31.12.2010 hadde kommunen eit uteståande krav på kr 313 893,00 for eigedomsavdelinga. Av desse var kr 182 335,00 (58,09%) eldre enn 6 månader. Det er valt ut 6 innkrevjingssaker for nærmare vurdering. Dette utgjer 64,00% av sum uteståande krav og 42,86% av tal debitorar. Kommunerevisjonen i Nordfjord 12

Inkassators forhold til skuldnaren - Inkassoloven, kap. 4 I vårt utval av inkassosaker har vi ikkje funne døme på at kommunen har overskride dei lovpålagde krava om varsel til debitor m.o.t. type, rekkefølgje, innhald eller minimumskrav til betalingsfristar. Tvangsgrunnlag - Tvangsfullbyrdelsesloven kap. 4 og 7 Kommunen har skaffa seg tvangsgrunnlag i tre av dei seks sakene som vi har sett på. I ei av sakene har debitor innvending mot kravet. Etter det vi kan sjå har det ikkje vore aktivitet i denne saka dei siste 9 månadane. Dette kravet burde etter vår meining ha vore prøvd i forliksrådet. Forelding av pengekrav I vårt utval har vi ikkje funne døme på at saker er forelda. Kommunen ser ut til å ha kontroll på dette, og passer på å avbryte foreldingsfristen gjennom nødvendige tiltak. Innkrevjingstiltak I dei utvalde sakene finn vi døme på betalingsavtale og utleggsforretning. Avskrivne kundefordringar Husleigegjeld som er rekneskapsført som tap er stort sett avskrive etter same kriterium som for foreldrebetaling til barnehage og SFO. Det er også eit døme på ettergiving av gjeld i samband med frivillig gjeldsordning, noko som er heimla i gjeldsordningslova. 4.1.2.4 Kommunale gebyr og avgifter Pr 31.12.2010 hadde kommunen eit uteståande krav på kr 647 207,44 som gjaldt kommunale gebyr og avgifter. Av desse var kr 278 534,44 (43,03%) eldre enn 6 månader. Det er valt ut 8 innkrevjingssaker for nærmare vurdering. Dette utgjer 24% av sum uteståande krav og 4,7% av tal debitorar. Kommunerevisjonen i Nordfjord 13

Inkassators forhold til skuldnaren - Inkassoloven, kap. 4 I vårt utval av inkassosaker har vi ikkje funne døme på at kommunen har overskride dei lovpålagde krava om varsel til debitor m.o.t. type, rekkefølgje, innhald eller minimumskrav til betalingsfristar. Tvangsgrunnlag - Heimel i særlovsparagrafar (jf. fotnote side 9) - Pantelova 6-1 For kommunale gebyr og avgifter (VAR-området) er tvangsgrunnlaget sikra ved panterett heimla direkte i loven (legalpant) Kommunen kan sette i gang tvangstiltak etter at betalingsfristen for utsendt betalingsoppfordring er overskriden. Av dei sakene vi har sett på, er det inngått ei betalingsavtale. I ei anna sak er det begjært tvangssal av eigedom av annan kreditor. Ei sak er sett på vent på grunn av at eigedomen kommunen har pant i er overdregen til annan juridisk person. I det utvalet vi har gjort har vi også registrert ei omtvista avtale mellom kommunen og debitor. Det er dialog i saka. Forelding av pengekrav I vårt utval har vi ikkje funne døme på at saker er forelda. Kommunen ser ut til å ha kontroll på dette, og passer på å avbryte foreldingsfristen gjennom nødvendige tiltak. Innkrevjingstiltak I dei utvalde sakene finn vi eit døme på betalingsavtale. Det er ikkje døme på rettsleg innkrevjing i dei sakene vi har sett på. Avskrivne kundefordringar Det er ikkje rekneskapsførte tap på krav for den perioden vi har undersøkt. 4.1.2.5 Avsluttande kommentarar Kommunens bruk av tvangsmiddel Ut frå vårt beskjedne stikkprøveutval skal vi vere varsame med å generalisere, men det kan sjå ut til at kommunen fører ein forsiktig praksis når det gjeld bruk av enkelte tvangsmiddel som til dømes opphør av teneste og utkasting frå utleigebustad. Det ligg ikkje nødvendigvis nokon kritikk i dette, då gjeldsproblematikken i slike tilfelle ofte dreier seg meir om svikt i betalingsevne enn betalingsvilje. Reglane som gjeld for opphør av leigeforhold til bustad er regulert i leigeavtale, husleigelova og tvangsfullbyrdingslova. Saker som gjeld misleghald av husleige er dessutan ofte kopla opp mot NAVs sosialteneste, og inkassoarbeidet må derfor skje i nær dialog med NAV og eigedomsavdelinga. Ut frå vår gjennomgang har vi grunn til å tru at dette er tilfelle. Misleghald av foreldrebetaling opptrer ofte saman med misleghald av husleige, og det som er sagt ovanfor gjeld også for denne inkassotypen. 4.1.2.6 Delkonklusjon Kommunens inkassoarbeid vert praktisert i tråd med regelverk og reglement. 5. KONKLUSJON OG ANBEFALINGAR Konklusjon Vår gjennomgang tyder på at Vågsøy kommune driv sitt innkrevjingsarbeid på ein effektiv måte. Dette vil vi grunngje ut frå følgjande forhold: 1. Det skjer ei sentralisert og kontinuerleg oppfølging av inkassosaker i økonomiavdelinga. 2. Kommunen har økonomireglement og interne rutinar som dokumenterer inkassoprosessen i tråd med gjeldande regelverk. 3. Inkassoprosessen blir styrt og dokumentert gjennom eit databasert saksbehandlingsverktøy. 4. Etter vår meining fungerer rutinane etter intensjonen. 5. Dei tiltaka som er sett i verk i inkassoprosessen ser ut til å vere formålstenlege. Anbefalingar Kommunerevisjonen i Nordfjord 14

Utan at det har nokon konsekvens for konklusjonane våre, vil vi anbefale kommunen å ta inn følgjande moment i sin rutinedokumentasjon: Kriterium for kva tid i prosessen kommunen bør vurdere å skaffe seg tvangsgrunnlag. Kriterium for når tvangstiltak kan vurderast sett i verk for dei forskjellige tenesteområde. I vår undersøking har vi sett døme på: saker som det ikkje har vore aktivitet på over lenger tid etter at debitor har hatt innvendingar mot kravet. Slike krav bør vurderast prøvd i forliksrådet. Dersom manglande aktivitet kjem av at det ikkje er semje om grunnlaget for kravet, bør det sendast kreditnota og utstedast ny faktura når grunnlaget for kravet er klarlagt. Kommunerevisjonen i Nordfjord 15

6. KJELDER Lover med tilhøyrande forskrifter Lov om inkassovirksomhet (inkassoloven) Lov om renter ved forsinket betaling Lov om gjeldsforhandling og konkurs Lov om rettsgebyr Lov om foreldelse av fordringar Lov om pant Lov om tvangsfullbyrdelse Lov om frivillig og tvungen gjeldsordning for privatpersoner (Gjeldsordningsloven) Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (Brannog eksplosjonsvernloven) Lov om barnehager Lov om skolefritidsordning Lov om helsetjenester Lov om sosialtjenester Reglement og praksis på området Økonomi- og finansreglement i Vågsøy kommune Rutine ved innkreving Rutinar for husleierestanser for kommunale leiligheter Personar i Vågsøy kommune som vi har hatt kontakt med i undersøkinga Økonomisjef Norvall Bakke Økonomikonsulent Prudencia Orani Hoddevik Rekneskapsdokument Kommunen sin årsrekneskap for 2010 Litteratur og artiklar Kommunale krav og innkreving (2. utgave), Egil Bjørgum Innfordringsstrategi - sakstilpasset innfordring, Helge Akerhaugen, Kommunal Økonomi nr. 5-2009 Kommunerevisjonen i Nordfjord 16

7. HØYRING Kommunerevisjonen i Nordfjord 17