Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 16/16 Møtedato: 06.09.16 Saksbehandler: Willy Gill SAK 16/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, styrebehandlet for 2017 2. Agder Sekretariat, vedtatt for 2017 Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet et i møte 01.09.16 og legger i sitt opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 120.000 i 2016 til kr. 123.000 i 2017, en økning tilsvarende 2,5%. For ytterligere informasjon vises til styrets behandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Vest Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Lyngdal kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Styret behandlet et 01.09.16. Som tidligere er et basert på 500 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 270 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Det er representantskapet som skal fatte endelig vedtak et i møte 27.09.16. Lyngdal kommunes tilskudd til revisjonen økes fra kr. 781.000 i 2016 til kr. 807.000 i 2017, en økning på nedgang på 3,3%. For ytterligere informasjon vises til saken til representantskapet som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av et for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i forslaget til dekning av utvalgets utgifter til kurs etc. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte forslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års ramme Styrebehandlet for Kommunerevisjonen Vest for 2017 Vedtatt for Agder Sekretariat for 2017 1
Budsjettforslag 2017 Vedtatt 2016 Vedtatt 2015 Tilskudd til Kr. 807.000 Kr. 781.000 Kr. 755.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 123.000 Kr. 120.000 Kr. 117.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 utgifter Total Kr. 945.000 Kr. 916.000 Kr. 887.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en ramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 945.000,- under forutsetning av at revisjonens vedtas slik som foreslått av styret. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 2
INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET INNKALLING TIL Tirsdag, 27.09.2016, kl. 18:00 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Lyngdal rådhus Kommunestyresalen 3
INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJON VEST, VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET Følgende medlemmer er innkalt: Bodil Stensrud Johnny Deisz Frank Øverland Kirsten Svensson Judith Kvelland Rogstad Eirik Skogstad Nilsen Bård Melvin Bulæg Øystein Rui Kristoffersen Gunnar Skaar Anne Grethe Liland Alexander Skeibrok Monica Nilsen Helge Elle Irene Loka Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Ansattes representant Styreleder Revisjonssjef SAKSLISTE: 14/2016 Godkjenning av innkallingen og saksliste til representantskapet 15/2016 Valg av to representanter til å underskrive protokoll fra møtet 16/2016 Budsjett 2017. Økonomiplan 2017 2020. MELDINGER M-08/2016 Protokoll fra representantskapsmøte 30.03.2016. M-09/2016 Protokoll fra styremøte 28.04.2016. M-10/2016 Protokoll fra styremøte 01.09.2016. Evt. forfall meldes til revisjonssjef på telefon 47 25 47 20 eller e-post Irene.Loka@komrev-vest.no Varamedlemmer mottar sakspapirer, men møter bare etter særskilt innkalling. Flekkefjord, 01.09.2016 For styret Irene Loka revisjonssjef 4
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 16/2016 Representantskapet Møtedato: 27.09.2016 Saksbeh.: Irene Loka Års 2017 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan 2017 2020. Vedlegg: Styresak 10/2016. Forslag til for 2017. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er i skrivende stund i sluttfasen av sammenslåingsprosessen med Rogaland Revisjon IKS. Hvis alt går som planlagt, bør et nytt selskap være etablert og i drift fra 01.01.2017. Det gjenstår imidlertid flere kommunestyrebehandlinger før en kan slå fast at en ny revisjonsenhet vil bli etablert. Denne situasjonen gjør at styret legger fram for 2017 og økonomiplan for perioden 2017 2020 som om selskapet fortsetter sin eksistens i dagens form, med behandling i styret og representantskapet. Det framlagte et er basert på samme driftsnivå som tidligere. I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets arbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste år og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om års for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt /økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før året for innarbeidelse i deltakerkommunenes års. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Når det gjelder forutsetninger og rammer for et vises det til vedlagt styresak 10/2016. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2017, dvs. samme all er videreført. 1 5
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Økonomiplan i perioden 2017 2020: Re gnsk ap Buds jett Forslag års Forslag til økonomiplan Endring 2015 2016 2017 2018 2019 20020 2016-2017 Sum driftsinntekter -7 702-8 310-8 640-8 640-8 640-8 640 3,97 % Sum driftsutgifter 7 728 8 324 8 660 8 660 8 660 8 660 4,04 % Brutto driftsresultat 26 14 20 20 20 20 42,9 % Netto finansinntekter -55-40 -50-50 -50-50 25,0 % Netto driftsresultat -29-26 -30-30 -30-30 Netto avsetninger 29 26 30 30 30 30 Årets mer/mindreforbruk 0 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 248-7 300-7 550-7 550-7 550-7 550 Inntekt fra andre kunder -1 302-950 -1 000-1 000-1 000-1 000 Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er ert med kr 7 550 000. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2016. Fordelingsnøkkelen er basert på revisjonstimer planlagt for den enkelte kommune. I dette timeanslaget er timer til reiser og matpauser knyttet til oppdrag ikke inkludert. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det erte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede - og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele erte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2017: 2 6
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte års for 2017 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2017 2020 vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Flekkefjord, 01.09.2016 Irene Loka revisjonssjef 3 7
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 10/2016 Styret Møtedato: 01.09.2016 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett 2017. Økonomiplan 2017-2020 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene 2017-2020 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Saksutredning: Vedlegg: Forslag til års for 2017. Rammer for et Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er i skrivende stund i sluttfasen av sammenslåingsprosessen med Rogaland Revisjon IKS. Hvis alt går som planlagt, bør et nytt selskap være etablert og i drift fra 01.01.2017. Det gjenstår imidlertid flere kommunestyrebehandlinger før en kan slå fast at en ny revisjonsenhet vil bli etablert. Denne situasjonen gjør at vi legger fram for 2017 og økonomiplan for perioden 2017 2020 som om selskapet fortsetter sin eksistens i dagens form, med behandling i styret og representantskapet. Det framlagte et er basert på samme driftsnivå som tidligere. 1 8
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Følgende forutsetninger er lagt for et: Når det gjelder bemanningssituasjonen, så er det ert med 7,8 årsverk (8 ansatte) i tillegg til noe kjøp av tjenester. Dette nivået fordrer en svært effektiv revisjon samt effektiv regnskapsavleggelse fra kommunenes side. Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr 7 308 000 Lønnen for 2016 er ert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, samt at jeg forutsetter et ut fra 7,8 årsverk og at noe av personalbehovet vil bli dekket ved kjøp av tjenester fra andre. Jeg har beregnet lønnsutgiftene med et generelt lønnstillegg på 2,5 % fra 1.5. i 2017. Overtiden er ert med kr 250 000. Dette er på samme nivå som overtidsbruken er i 2016. Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 17 %. Jeg har ikke noe fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr 900 000 i et. Dette er noe lavere enn et for 2016. Nivået på et er usikkert, men fra fra erfaringer fra tidligere år bør dette være tilstrekkelig. Arbeidsgiveravgiften er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, ert med en økning på 1,16 % fra 2016. Andre driftsutgifter Budsjett: kr 1 352 000 Sum driftsutgifter er økt med kr 250 000. Dette gjelder hovedsakelig kjøp av tjenester som er ert med kr 310 000, og noen reduksjoner av andre driftsposter bl.a. kurs og reise. Enkelte av postene som er ert gjelder bl.a.: 2017 2016 Forsikring ansatte 25 000 20 000 Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap 110 000 106 000 Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) 130 000 165 000 Current timeregistreringssystem Hjemmekontorløsning (IT-tilgang avd.kontor Lyngdal) Gyldendal Rettsdata (oppslag lov/forarbeid/litteratur) Drifting IT 115 000 115 000 2 9
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr 7 550 000 Inntektene fra kommunene har en økning på 3,4 %. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr 1 000 000 En har basert inntekten med en økning i timepris fra kr 750 til kr 790. Finans overføringer Renteinntektene er ert med kr 50 000. I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr 30 000 for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er ert med kr 7 550 000. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2016. Fordelingsnøkkelen er basert på revisjonstimer planlagt for den enkelte kommune. I dette timeanslaget er timer til reiser og matpauser knyttet til oppdrag ikke inkludert. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det erte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede - og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele erte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 3 10
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Økonomiplan: En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2017: Re gnsk ap Buds jett Forslag års Forslag til økonomiplan Endring 2015 2016 2017 2018 2019 20020 2016-2017 Sum driftsinntekter -7 702-8 310-8 640-8 640-8 640-8 640 3,97 % Sum driftsutgifter 7 728 8 324 8 660 8 660 8 660 8 660 4,04 % Brutto driftsresultat 26 14 20 20 20 20 42,9 % Netto finansinntekter -55-40 -50-50 -50-50 25,0 % Netto driftsresultat -29-26 -30-30 -30-30 Netto avsetninger 29 26 30 30 30 30 Årets mer/mindreforbruk 0 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 248-7 300-7 550-7 550-7 550-7 550 Inntekt fra andre kunder -1 302-950 -1 000-1 000-1 000-1 000 Den videre prosessen: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta og økonomiplan, herunder å bestemme fordelingen av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt /økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før året for å innarbeide dette i deltakerkommunenes års. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene 2017-2020 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 4 11
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Flekkefjord, 01.09.2016 Sign. Irene Loka Revisjonssjef 5 12
Driftsinntekter: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til års 2017 Forslag års Års Regnskap Endring 2017 2016 31.12.15 B2017-B2016 16200 Inntekt kommuner -7 550 000-7 300 000-6 248 100 3,42 % 16201 Honorar o.l. 16500 Inntekt fra andre -1 000 000-950 000-1 302 190 5,26 % 17100 Refusjon sykepenger -64 372 17290 MVA.komp drift -90 000-60 000-87 280 50,00 % 17700 Diverse refusjoner 17701 Refusjon telefon ansatte -558 Sum Driftsinntekter -8 640 000-8 310 000-7 702 500 3,97 % Driftsutgifter: 10100 Lønn faste stillinger 5 020 000 4 950 000 4 802 436 1,41 % 10200 Vikariater 10300 Ekstrahjelp 70 000 70 000 66 776 0,00 % 10400 Overtid 250 000 200 000 192 353 25,00 % 10500 Annen lønn 12 500 10501 Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg 48 000 54 000 52 000-11,11 % 10800 Godtgjørelse styremedl. 100 000 100 000 78 480 0,00 % 10850 Tapt arbeidsfortjeneste 10 000 20 000 720-50,00 % 10900 Pensjon 900 000 930 000 506 225-3,23 % Premieavvik Pensjon 251 522 10990 Arbeidsgiveravgift 910 000 900 000 761 725 1,11 % 10995 Avsetn. Feriep. Arb.g.avg. 76 635 Sum Personalutgifter 7 308 000 7 224 000 6 801 372 1,16 % 11000 Trykking/papir/rekvisita m.v. 40 000 40 000 38 528 0,00 % 11001 Faglitteratur,håndbøker m.v. 30 000 30 000 32 487 0,00 % 11004 Andre kontorutgifter 5 000 5 000 4 487 0,00 % 11150 Møteutgifter, bevertning 15 000 15 000 20 728 0,00 % 11200 Velferdstiltak 17 000 17 000 16 500 0,00 % 11202 Andre varer og tjenester 5 000 5 000 1 100 0,00 % 11205 Regnskapsføring 35 000 35 000 32 960 0,00 % 11300 Telefon 0 1 200-100,00 % 11301 Tjenestetelefon (ansatte) 5 000 4 500 6 295 11,11 % 11302 Porto 5 000 5 000 4 015 0,00 % 11400 Annonser 20 000 20 000 0,00 % 11500 Kurs/opplæring 135 000 155 000 113 210-12,90 % 11600 Reiseutg. Oppg.pl. 150 000 170 000 145 862-11,76 % 11650 Andre oppgavepl. Godtgj. 20 000 20 000 20 620 0,00 % 11700 Reiseutgifter, ikke oppg.pl. 50 000 61 300 28 093-18,43 % 11850 Forsikring 25 000 20 000 19 921 25,00 % 11950 Kontingenter 110 000 106 000 110 644 3,77 % 11951 It-lisenser 130 000 165 000 121 198-21,21 % 12000 Inventar og utstyr 10 000 10 000 0,00 % 12001 IT-utstyr 10 000 20 000-50,00 % 12005 It-programvare 10 000 10 000 8 009 0,00 % 12400 Driftsavtale IT 115 000 115 000 100 000 0,00 % 12706 Revisjon 10 000 10 000 14 615 0,00 % 13
Forslag års Års Regnskap Endring 2017 2016 31.12.15 B2017-B2016 13700 Kjøp fra private 310 000 46 14290 MVA. pl. anskaffelser 90 000 60 000 87 280 50,00 % Sum Andre driftsutgifter 1 352 000 1 100 000 926 598 22,91 % Avskrivninger Sum driftsutgifter 8 660 000 8 324 000 7 727 970 4,04 % Brutto driftsresultat 20 000 14 000 25 470 42,86 % 15000 Netto renteutgifter 19000 Netto renteinntekter -50 000-40 000-54 826 25,00 % 19900 Motpost avskrivninger Netto driftsresultat -30 000-26 000-29 356 19300 Bruk av tidligere mindreforbruk 19400 Bruk av disposisjonsfond 15400 Avsetning til disposisjonsfond 15700 Overført til inv. 30 000 26 000 29 356 Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk 0 0 0 14
M-08/2016 15
16
17
18
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Protokoll fra styret Møte nr. 2/2016 Sted: Lyngdal rådhus Dato: 28.04.2016 Tid: 09:30-10:30 Til stede: Forfall: Helge Elle Svein Røynesdal Wenche Storaker Else Pedersen Rafoss Monica Nilsen Irene Loka Olav Skagestad Stine Skagestad styreleder nestleder styremedlem styremedlem representant fra ansatte revisjonssjef Saksliste Saksnr. Sakstittel 06/2016 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 16.02.2016 07/2016 Økonomirapport per april 2016 Referatskriv: M-02/2016: Protokoll fra møte i representantskapet 30.03.16 M-03/2016: Firmaattest 19
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 06/2016: Godkjenning av møteprotokoll fra møte 16.02.2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Møteprotokoll fra styrets møte 16.02.2016 godkjennes. Sak 07/2016: Økonomirapport per april 2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret tar økonomirapporten til etterretning. Lyngdal, 28.04.2016 Helge Elle styreleder Svein Røynesdal nestleder Wenche Storaker styremedlem Else Pedersen Rafoss styremedlem side 2 20
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Protokoll fra styret Møte nr. 3/2016 Sted: Lyngdal rådhus Dato: 01.09.2016 Tid: 09:30-11:00 Til stede: Forfall: Helge Elle Svein Røynesdal Olav Skagestad Else Pedersen Rafoss Alf Morten Normann Monica Nilsen Irene Loka Wenche Storaker styreleder nestleder styremedlem styremedlem varamedlem representant fra ansatte revisjonssjef Saksliste Saksnr. Sakstittel Sak 08/2016 Godkjenning av protokoll fra møte 28.04.2016 Sak 09/2016 Økonomirapport per august Sak 10/2016 Budsjett 2017. Økonomiplan 2017-2020. Sak 11/2016 Intern kvalitetskontroll. Referatskriv: M-04/2016: Firmaattest per 18.05.2016 21
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 08/2016: Godkjenning av protokoll fra møte 28.04.2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Møteprotokoll fra styrets møte 28.04.2016 godkjennes. Sak 09/2016: Økonomirapport per august Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret tar økonomirapporten til etterretning. Sak 10/2016: Budsjett 2017. Økonomiplan 2017-2020. Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene 2017-2020 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 side 2 22
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 11/2016: Intern kvalitetskontroll (unntatt off.het, 14). Saken sendes kun styremedlemmer. Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Rapporten fra revisjonssjefen etter gjennomførte kontroller i henhold til selskapets kvalitetskontrollsystem, tas til etterretning. Lyngdal, 01.09.2016 Helge Elle styreleder Svein Røynesdal nestleder Olav Skagestad styremedlem Else Pedersen Rafoss styremedlem Alf Morten Normann varamedlem side 3 23
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 1. september 2016 SAK 05/16 BUDSJETT FOR 2017 AGDER SEKRETARIAT Enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til for 2017 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 05/16 BUDSJETT FOR 2017 AGDER SEKRETARIAT Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om års. Årset skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årset skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om års og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene. 2017 er det 13. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling de siste fem årene: 2013: kr 109.000 2014: kr 114.000 2015: kr 117.000 2016: kr 120.000 () 2017: kr 123.000 () Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 24
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Eierkommunene innbetalte totalt kr 640.000 (kr 40.000 pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr. 31.12.2015 hadde selskapet en egenkapital på kr 691.111. Kommentarer: Det eres med en lønnsvekst med 3,5 % fra 1.5.2017. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2016-et. Andre kostnader økes med ca. 1.6%. Dette skyldes bl.a. indeksregulering av husleie, økt kontingent til NKRF, og den forventede prisveksten på kjøp av varer/tjenester. Totalt øker et med 2.5% i forhold til for 2016. Forslag til for driftsåret 2017 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: 2017 2016 2015 Tilskudd fra eierkommunene 1 968 1 920 1 872 Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter 1 968 1 920 1 872 Driftsutgifter: Personalutgifter 1 791 1 757 1 602 Andre driftsutgifter 187 183 215 Sum driftsutgifter 1 978 1 940 1 817_ Brutto driftsresultat - 10-20 55_ Finansinntekter 10 20 22 Netto driftsresultat 0 0 + 77 Bruk av disposisjonsfond 0 0 0 2 25
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Rett utskrift: Kjell Ivar Hommen 3 26