Styring og utvikling av kommunale tenester Ny som leiar i kommunen Grunnkompetanse for nye leiarar 2015/2016 Opplæringsprogrammet «Ny som leiar i kommunen» er i regi av KS i Sogn og Fjordane og er tenkt som ei grunnopplæring for nye leiarar i kommunane. Målsetjinga er å gje deltakarane kunnskapar og ferdigheiter innan utvalde tema som ein kan ta med seg tilbake i utøving av leiarrolla. Vi har som målsetting å gje kunnskap som er grunnleggjande for å utvikle seg som ein trygg og utviklingsorientert leiar i kommunen. Programmet er lagt opp over tre samlingar. Samlingane vil bli lagt opp med ei blanding av førelesning, gruppearbeid og erfaringsutveksling. Det vil bli lagt opp til at deltakarane må førebu seg til samlingane og til noko arbeid mellom samlingane. Leiarane sitt ansvar for å utvikle gode tenester vil stå sentralt. Målsettinga vår er å Bidra til trygge og utviklingsorienterte leiarar Skape nettverk og ein positiv leiarkultur i fylket Som leiar har du ansvaret for å levere gode tenester i samsvar med gitte rammer. Rammene er gitt i politiske styringsdokument, i administrative vedtak og retningsliner, i økonomiplan og budsjett, og i lov og avtaleverk. Som leiar er det viktig å bruke handlingsrommet som rammene gir både til å levere tenester, men også til å tenkje nytt om korleis ein kan utvikle endå betre tenester. Medarbeidarar som er motiverte og trives godt gjev eit godt grunnlag for å utvikle og levere gode velferdstenester til samfunnet. Godt samspel mellom leiing, tillitsvalde og myndiggjorte 1
medarbeidarar er ein føresetnad for å mobilisere dei gode kreftene som medarbeidarane utgjer i verdiskapinga. Opplæringsprogrammet skal gje deltakarane innføring i: Å vere leiar og arbeidsgjevar; Relasjonsutvikling, styringsrett og styringsplikt Økonomi; God ressursutnytting, ansvar og kontroll Styring og utvikling av tenester; Den gode styringsdialogen - kommunen som demokratisk arena med vekt på samspelet mellom politikk og administrasjon som premiss for utviklingsarbeidet. Avtaleverket; Korleis bruke avtaleverket, og rettar og plikter som følgjer av dei Dei juridiske rammene; Formål og hovudbestemmelsar i dei viktigaste lovene, dvs. forvaltningslova, offentleglova, kommunelova og arbeidsmiljølova. Målgruppe: Leiarar i kommunane som er nye eller som treng treng påfyll i leiarfunksjonen sin. Fortrinnsvis leiarar med personalansvar. Arbeidsmåte: Opplæringa vil skje i ein kombinasjon av temainnføring i plenum og arbeid i grupper. Mellom samlingane blir det obligatorisk mellomarbeid som tek utgangspunkt i deltakarane sin eigen kvardag, og som vil vere direkte knytt til utviklinga av eigen organisasjon. Gruppene vil bli sett saman ut frå deltakarane sine arbeids- og tenesteområde. Gjennomføring: Opplæringa skjer gjennom tre samlingar over to dagar. Det er sett ei deltakaravgift på 1200 kroner pr person. Kommunane vil i tillegg dekke reise og opphaldskostnadar. 1. samling: 2. 3. september 2015 2. samling: 13. 14. oktober 2015 3. samling : januar 2016 Tidsrammer: Dag 1: 10.00 17.30, middag 19.30. Dag 2: 08.30 15.00 Programmet kan starte opp med føresetnad om 20 deltakarar. Maks tal deltakarar er 45. Ressursar: KS advokat KS-Konsulent as Kommuneforlaget Kommunar i Sogn og Fjordane 2
Samling 1: 2. - 3. september 2015: Innleiararar og prosessleiarar på første samling er: Åsbjørn Vetti, dagleg leiar i KS konsulent Kari-Anne Hoff, KS konsulent Astrid F. Paulsen, rådgjevar KS Vest Leiaren si rolle som personalleiar og arbeidsgjevar På denne samlinga skal vi sjå nærare på god relasjonsleiing og leiaren som arbeidsgjevar. Dag 1: Å vere leiar og arbeidsgjevar Skodd for framtida heilskapleg tilnærming til leiing Kva er «god leiing»? å utvikle eiga leiarrolle Korleis utvikle seg som ein relasjonsorientert leiar? Korleis skape god organisasjonskultur og godt klima for utviklingsarbeid? Delegering og ansvar, myndiggjorte medarbeidarar, medleiing og medskaping. Tilpassing til lokale arbeidsgjevarpolitiske retningsliner, «slik gjer vi det i vår kommune». Korleis kommunisere som leiar Dag 2: Avtaleverket og IA-avtalen Godt samarbeid med tillitsvalde og verneombod, og arbeidsgjevar sin styringsrett og styringsplikt. Kva for rettar og plikter skal leiar forvalte i høve til regelverk, og korleis kan ein få til gode utviklingsporsessar saman med tillitsvalde og verneombod. Avtaleverket som rammer for utvikling av gode tenester, innføring i avtaleverket Korleis utvikle gode tenester? Kva arena med tillitsvalde og verneombod har vi for medskaping og utvikling av tenester. Kva er dei gode prosessane? IA-arbeid: Leiar sitt ansvar, tillitsvalde og tilsette sitt ansvar. Presentasjon av KF-Infoserie og bruk av KS Medlemsservice Oppgåve mellom første og andre samling: Oppgåver mellom første og andre samling vil handle om å trene på relasjonsleiing, ha dialog med tillitsvalde og verneombod, og å førebu seg litt til andre samling når det gjeld styringsprosessar i eiga kommune. 3
Samling 2: 13. 14. oktober 2015: Innleiararar og prosessleiarar på andre samling er: Åsbjørn Vetti, dagleg leiar i KS konsulent Lise Mari Haugen, Ass. Rådmann i Førde kommune Astrid F. Paulsen, Rådgjevar KS Vest God styring og utvikling av tenestene På denne samlinga skal vi sjå nærare på korleis du som leiar kan arbeide for å utvikle tenestene. Vi skal i denne samanheng også få innsikt i korleis ein kan sikre eit godt samspel mellom politikk, administrasjon og leiing om utvikling av gode tenester. God styring handlar også om å meistre og bruke styringsverktøya vi har på ein god måte. Innhaldet i samlinga blir som følgjer: Heilskap og samanheng i styringa av ein kommune ein introduksjon Kva kjenneteiknar gode utviklingsprosessar? Korleis kan du som leiar leggje til rette for kontinuerlig forbetring og innovasjon? Innføring i samspelet mellom politikk og administrasjon vi jaktar på den gode styringsdialogen Styringsverktøy i kommunen - verksemdsplan, kommuneplan og årshjul. Kva må eg som leiar vete om økonomistyring og budsjett? Korleis kan vi arbeide systematisk med kvalitetssikring og kvalitetsutvikling Oppgåve mellom andre og tredje samling: Oppgåva mellom andre og tredje samling vil handle om å arbeide med ein konkret utviklingsoppgåve som det er viktig at du som leiar tek tak i. Oppgåva vil også handle om å gjere bruk av styringsverkty i din kommune. 4
Samling 3: Januar 2016 Innleiararar og prosessleiarar på tredje samling er: Cecilie R. Sæther, KS Advokat NN, (prosessleiing) Astrid F. Paulsen, rådgjevar KS Vest Dei juridiske rammene På denne samlinga skal vi gje eit oversyn i relevant lovverk, og vi vil gå gjennom og drøfte kva rammer og handlingsrom lovverket gjev deg som leiar. Vi vil mellom anna gi oversyn over: Forvaltningslova, offentleglova, kommunelova, arbeidsmiljølova. I tillegg til relevant lovverk vil vi også snakke om Fylkesmannen som tilsynsorgan og korleis kommunane kan arbeide med lærande tilsyn. På tredje samling vil vi også gå tilbake for å sjå nærare på leiaren si rolle i å drive utviklingsarbeid og prosessleiing(tematikk frå første samling): - Kva er prosessleiing, og kan prosessleiing vere noko vi som leiarar kan nytte oss av i implementering og i gjennomføring av ulike tiltak/satsingar? Innhaldet i samlinga blir som følgjer: Gjennomgang av hovudlinene, hovudreglar og prinsipp i relevante lover. Lova sitt formål Forstå rammene og forklaringa Plikt som.. Hovudlinene i lovverket Korleis arbeide? Kva betyr dette for deg som leiar? Kva tid er det eit arbeidsdokument og når er det offentleg? Saksutgreiing, vurdering, vedtak Kva er lov og kva er ikkje lov. Formidle støtta som ligg i lovverket Forstå handlingsrommet Prosessleiing og endringsarbeid 5
Førebuing til første samling: Presentasjon Meg som leiar lag ein kort presentasjon på eit lysark. Deltakarane vil få tilsendt ein enkel mal i god tid før oppstart. Kort presentasjon(2 minuttar) av kvar einskild på første samling. Research Før første samling skal du gjere litt research om dine rammer for å utøve leiarskap. Kva har du av rammer og hjelpemiddel som du kan støtte deg på som leiar? Kva type styringsinstrument og hjelpemiddel som er i bruk vil variere mykje frå kommune til kommune. Det er ikkje noko fasit på kva verktøy som er best å bruke. Lista nedanfor er berre meint som moglege element som du kan sjå etter. Undersøk t.d. om kommunen har Leiarprinsipp, leiarplakat, arbeidsgjevarpolitikk / organisasjonspolitikk arbeidsgjevarstrategi eller liknande Delegeringsreglement der dine fullmakter som leiar er omtala Stillingsomtale for din stilling der fullmakter, ansvar og oppgåver går fram Leiaravtale for di stilling der mål, fullmakter, ansvar og oppgåver går fram Eiga personalhandbok (som oftast er denne elektronisk) der viktig reglement og policy er samla. Om kommunen ikkje har samla alt på ein stad, finn fram til dei viktigaste reglementa som gjeld dine tilsette og samhandling med verneombod og tillitsvalde Dokument som viser tillitsvald ordninga i kommunen HMS-system på kommunenivå og arbeidsplassnivå IA-avtale og kva for rettar og plikter, og ressursar (inklusive ulike ordningar frå NAV) som følgjer av dette Avtale med BHT og kva dei kan bistå med Abonnement på KF-Infoserie. Dette er eit elektronisk oppslagsverk der du finn alle lover og retningsliner og rettleiingar innan personalarbeid og ulike tenesteområder Verktøy for medarbeidarutvikling i din kommune (høve til kompetanseutvikling, utviklingssamtalar mm) Mål som gjeld for di teneste og planar som gjelde for din sektor Styringsverktøy som du skal bruke på di eining, t.d. avdelingsbudsjett, mal for verksemdsplanlegging mm Krav til rapportering på økonomi, medarbeidarar, tenestekvalitet Planverk som viser retning for korleis di teneste bør utvikle seg Ulike verktøy for tenesteutvikling i din kommune Mal for prosjektarbeid System for sikring av kvalitet (kvalitetssystem med avvikssystem) Finn gjerne også ut litt om kva for rettleiing og oppfølging kan du få i din kommune Frå HR / personalavdeling Frå leiarkollegaer i leiarnettverk Frå mentor / fadder / rettleiar som er utpeika for å vere tilgjengeleg for deg Vi ber alle leiarar om å ta med seg ny Hovudavtale og ny Hovudtariffavtale til samling nr 1. 6