DEN NORSKE KIRKE Molde kirkelige fellesråd KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Nytt orgel til Røvik kirke, Molde Tilbudsfrist : 31.10.2014, kl. 14:00 Side 1 av 15
Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE. 3 1.1. Oppdragsgiver.... 3 1.2 Anskaffelsens formål. 3 1.3 Økonomisk ramme.. 4 1.4. Deltilbud 4 1.5. Konkurransegrunnlagets oppbygging. 4 1.6. Kunngjøring. 4 1.7. Viktige datoer 4 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD..4 2.1. Anskaffelsesprosedyre. 4 2.2. Taushetsplikt.. 5 2.3. Forbehold og avvik 5 2.4. Vedståelsesfrist 5 2.5. Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6. Tilleggsopplysninger 6 2.7. Språket som tilbudet skal leveres på 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV. 6 3.1. Obligatoriske krav 6 3.2. Leverandørens økonomiske og juridiske stilling 6 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 7 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 7 4. TILDELINGSKRITERIER 8 4.1. Vektingsmodell. 8 5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING.. 9 5.1. Innlevering av tilbud 9 5.2. Tilbudets utforming. 9 6. VEDLEGG 10-15 Side 2 av 15
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Molde kirkelige fellesråd. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Hans Jakob Nes Rådhusplassen1 kirkevergen@molde.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver om anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Røvik kirke er en bygdekirke i Molde kommune. Kirken er en viktig aktør i bygdas musikkliv, og kirken fungerer som et samlingspunkt for ulike aktiviteter. Med det nye orgelet vil kirken ta plass i et mangfoldig kirkemusikalsk landskap i hele Molde kommune. Molde har mange dyktige og engasjerte kantorer og et rikt kirkemusikalsk miljø. Vi ønsker et orgel som på best mulig måte kan dekke behovet for orgelmusikk til gudstjenester, kirkelige handlinger og konserter. Et nytt orgel til Røvik kirke skal dekke minst fire områder noe som vil legge føringer for orglets tonale karakter: liturgisk akkompagnement og salmesang et bredt konsert-repertoar improvisasjon i ulike stiler instrumentalt og vokalt akkompagnement. Et nytt orgel skal fylle dagens behov for et moderne orgel. Det skal være mekanisk og bygges etter velprøvde håndverksmessige tradisjoner. Norsk orgelbygging fra omkring 1900 (eksempelvis Olsen & Jørgensen) ønskes brukt som estetisk utgangspunkt sammen med tradisjonell orgelbygging fra den klassiske epoken. En ønsker ikke historiske kopier eller at den overordnede stil skal være forankret i utvalgte historiske orgler, men de tekniske prinsipper til et historisk sløyfeladeorgel skal integreres i et moderne orgel. Det etterstrebes et varmt klangbilde tilpasset kirken. På den måten skal tradisjonelle orgelbygg (sløyfelader) kombineres med klanglige idealer fra ca år 1900 og danne utgangspunkt for et nytt og moderne orgel. Kirkens interiør skal påvirke orgelets klang, identitet og utseende. Det er et krav at orgelet plasseres i kirkens tverrskip mot nord under og rundt vindu, og at fasaden er tilpasset kirkens interiør. Side 3 av 15
Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til konkurransegrunnlag Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget 1.3 Økonomisk ramme. Øvre grense for kontraktssummen er Nkr.2 400 000,- inkl. 25% mva. 1.4 Deltilbud. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5. Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurranse-gjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Følgende bilag: Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget. Klangideal og ideer for det nye orgelet i Røvik kirke. Bilag 2: Røvik kirke. Beskrivelse, tegninger og fotodokumentasjon. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 1.7 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 15.09.2014 Tilbudsbefaring 24.09.2014 Referat fra tilbudsbefaring 25.09.2014 Frist for å levere tilbud 31.10.2014 kl. 14:00 Tilbudsåpning 31.10.2014 kl. 14:30 Tilbudets vedståelsesfrist 12.12.2014. Evaluering 14.11.2014 Meddelelse om tildeling 21.11.2014 Klagefrist leverandører 05.12. 2014 Kontraktsinngåelse 12.12.2014. Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS- Side 4 av 15
terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. Side 5 av 15
2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref «Orgel Røvik kirke» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 2.7 Språket som tilbudet skal utformes på. Iht. forskrift om offentlige anskaffelser 3-9 skal tilbudet utformes på norsk. 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper. Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 6 av 15
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav eksempler Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav - eksempler Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav - eksempler Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Tidligere orgelleveranser i tilsvarende klimatiske forhold vil bli vektlagt. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Side 7 av 15
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 25 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet i utførelse (eks. materialvalg, 35 % Beskrivelse håndverk, kunstnerisk tiilnærming, klang) Fasademessig tilnærming 15 % Tegninger med beskrivelser Leveringstid 15% Serviceavtale 10% Pris og beskrivelse av omfang/ innhold 4.1 Vektingsmodell Pris: Karakter vil bli gitt på en skala fra fra 10 til 1, der karakteren 10 gis til laveste pris. Høyeste pris gis karakteren 1. Øvrige tilbudspriser gis karakterer mellom 10 og 1, beregnet lineært mellom tilbyder med laveste pris og høyeste.. Kvalitet i utførelse: Vurdering etter oppdragsgivers skjønn. Karakter gis på en skala fra 10 til 1, der 10 er beste karakter. Fasademessig tilnærming: Vurdering etter oppdragsgivers skjønn. Karakter gis på en skala fra 10 til 1, der 10 er beste karakter. Leveringstid: Karakter blir gitt på en skala fra 10 til 1, der 10 er kortest leveringstid. Karakteren 1 blir gitt med tilbyder med lengst leveringstid. Øvrige tilbydere gis karakter mellom 10 og 1, beregnet lineært mellom tilbyder med kortes og lengst leveringstid. Serviceavtale. Vurdering etter oppdragsgivers skjønn. Karakter gis på en skala fra 10 til 1, der 10 er beste karakter. Etter evaluering og karaktersetting for alle 5 kriterier, vil karakter bli multiplisert med vekttallet for å gi poeng for hvert kriterium. Det tilbudet som oppnår høyeste poengsum, er beste tilbud. Side 8 av 15
5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Molde kirkelige fellesråd Adresse: Rådhusplassen 1, 6413 Molde. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud orgel til Røvik kirke v/hans Jakob Nes Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Side 9 av 15
Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) Leverandørens bygningsmessige og tekniske krav til kirken Utfylt prisbilag 6 Vedlegg Klangideal og ideer for det nye orgelet i Røvik kirke Prisbilag Bilder fra Røvik kirke Målsatt plantegning Røvik kirke Side 10 av 15
Vedlegg: Klangideal og ideer for det nye orgelet i Røvik kirke Et nytt orgel skal fylle dagens behov til et moderne orgel. Det skal være mekanisk og bygges etter velprøvde håndtverksmessige tradisjoner. Norsk orgelbygging fra omkring 1900 (eksempelvis Olsen&Jørgensen) ønskes brukt som estetisk utgangspunkt sammen med tradisjonell orgelbygging fra den klassiske epoken. En ønsker ikke historiske kopier eller at den overordnede stil skal være forankret i utvalgte historiske orgler, men de tekniske prinsipper til et historisk sløyfeladeorgel skal integreres i et moderne orgel. Det etterstrebes et varmt klangbilde tilpasset kirken. På den måten skal tradisjonelle orgelbygg (sløyfelader) kombineres med klanglige idealer fra ca år 1900 og danne utgangspunkt for et nytt og moderne orgel. Kirkens interiør og skal påvirke orgelets klang, identitet og utseende. Det er et krav at orgelet plasseres i kirkens tverrskip mot nord under og rundt vindu, og at fasaden er tilpasset kirkens interiør. Orgelet Det nye orglet i Røvik kirke må fylle hele kirkerommet og det må klare å lede salmesangen ved en fullsatt kirke. Våre ideer orgelet vil legge vekt på de forskjellige stemmers evne til å blande seg med andre og skape uendelig klangvariasjon. Orgelkomiteen ønsker seg et orgel med inspirasjon fra de historiske Olsen&Jørgensen orglene fra rundt 1900. Hvert enkelt verk bør til en viss grad være selvstendige, men komiteen ser for seg muligheten for å bruke veksel-sløyfer (doble sløyfer) slik at enkelte stemmer kan registeres på begge manualverk. Komiteen er også åpen for løsninger mht transmisjoner og ekstensjoner. Orgelet skal ha et svellverk og det er ønskelig at mange av orgelets stemmer skal plasseres i svell. Dette betyr at orgelet da vil ha noen basisstemmer i hovedverk og eventuelt i pedal som ikke står i svell, mens resten av stemmene både i hovedverket og i pedalverket gjerne kan plasseres i svellskapet. Vi anbefaler likevel at det tas utgangspunkt i en tradisjonell oppbygging med et (klassisk) hovedverk og et svellverk med en komplementerende disposisjon. Pedalet bør være selvstendig med egen rørstemme. Det bør vurderes å bygge mekaniske Sub- og Super koppel for på den måten å utvide orgelets dynamikk, særlig er et mekanisk Sub-koppel (II/II og II/I) ønskelig. Manualomfang kan være CC-a4, pedalomfang CC-f1. Utfordringer som følge av plassering Orgelet skal plasseres framme på nordsiden i tverrskipet i kirken. Det vil være kort avstand fra spillepult til orgelpiper og det må foreslås gode overføringer og gode muligheter for regulering av all mekanikk. Orgelbyggere må spesielt ta hensyn til materialer i vegger, tak og gulv. I tilfelle disse materialene gir en ugunstig effekt på visse frekvensområder må orgelbyggeren påvise at det er tatt hensyn til dette i mensurering og klanglig prosjektering. Side 11 av 15
DEN NORSKE KIRKE Molde kirkelige fellesråd Vedlegg: Nytt orgel til Røvik kirke Prisbilag (legges ved tilbudet) Beskrivelse: Kontraktssum (Prisen inkluderer orgel til Røvik kirke levert, montert og intonert som beskrevet i tilbudet) Kontraktsarbeidet skal leveres for: Nkr Sum eks mva: Mva: Sum inkl mva: Spesifisering: Reise-, oppholds- og diettutgifter i forbindelse med montering og intonasjon av orgelet inngår i kontaktssummen med Nkr (eks mva): Sted/dato: Signatur: Side 12 av 15
Vedlegg: Bilder fra Røvik kirke (1-2): 1. Korparti sett bakfra. Plassering av orgel rundt vindu til venstre: 2. Korparti og vegg for plassering av orgel: Side 13 av 15
Vedlegg: Bilder fra Røvik kirke (3-4): 3. Vegg for plassering av orgel: 4. Kirkerommet sett fra koret. Område for plassering av orgel til høyre: Side 14 av 15
Vedlegg: Plantegning av Røvik kirke målsatt: Pil viser plassering av nytt orgel. Side 15 av 15