Ski kommunes kommunikasjonsstrategi 1. Kommunikasjonsutfordringer Å bruke kommunikasjon strategisk, betyr i Ski kommune (SK) at vi tar hensyn til at beslutninger og handlinger skal kommuniseres i alle faglige, politiske, økonomiske og praktiske valg. Vi ønsker å legge forholdene til rette for at ansatte er bevisste på å skape muligheter for positiv medie- /pressedekking. Kommunen har en åpen og inkluderende kommunikasjonskultur. Dette betyr blant annet at det er aksept for «å gjøre feil», og at engasjement og initiativ ses på som positivt. Vår kommunikasjonsstrategi: Gir overordende føringer for hvordan vi skal utøve vår kommunikasjonsvirksomhet Kommunikasjon er ikke et mål i seg selv for kommunen, men et middel for å realisere våre målsettinger I vår kommunikasjonsstrategi, betegner «kommunikasjon» prosessen, og «informasjon» budskapet/produktet. Strategisk kommunikasjon innebærer at: kommunikasjon skal inngå som et virkemiddel i alle vesentlige beslutninger i kommunen kommunikasjon med våre målgrupper skal være en integrert del av alle større prosjekter og tiltak vi gjennomfører ansatte har et ansvar for å bidra til at kommunikasjonspolitikken vår blir fulgt Vi er hyppigere i medie- og pressebildet i dag enn tidligere. Tendensen er imidlertid at de fleste sakene er medie- og presseinitierte, og at vi i mindre grad evner å spille inn relevante saker. Vi vil derfor arbeide mer proaktivt og systematisk overfor medier og presse. Vi ønsker å fremstå som en organisasjon der kunnskap og kvalitet kjennetegner de tjenestene vi leverer. Det er av stor betydning at vi: evner å markere oss er tydelige oppfattes som konkurransedyktige overfor samarbeidspartnere For å styrke vårt omdømme som tjenesteleverandør, vil vi derfor i større grad enn tidligere prioritere målrettet og systematisk kommunikasjonsarbeid overfor samarbeidspartnerne og andre prioriterte målgrupper. God internkommunikasjon er en forutsetning for god eksternkommunikasjon. Skal vi være en tydelig og enhetlig kommune utad, må kommunikasjonsarbeidet internt styrkes. Det innebærer også å videreutvikle kommunikasjon i takt med utvikling av ny teknologi og bruk av nye kanaler, spesielt overfor våre innbyggere, samt at vi ivaretar universell utforming. 2. Våre verdier: Åpenhet og respekt Kommunikasjonsstrategien gjenspeiler kommunens overordnede verdier om åpenhet og respekt. Dette innebærer for eksempel at vi setter oss konkrete mål for når vi skal respondere på henvendelser og spørsmål fra prioriterte målgrupper. 3. Kommunikasjonsprinsipper Vi har følgende prinsipper for kommunikasjon, som ligger til grunn for vår kommunikasjonsvirksomhet: 1. Vi skal sørge for god dialog 2. Hver enkel ansatt er ansvarlig for å holde seg informert, og for å dele relevant informasjon med andre 3. Vi skal aktivt informere om vårt virke, og gjøre informasjon om arbeidet lett tilgjengelig 4. Vår kommunikasjon skal være brukervennlig, målrettet og relevant 5. Vår kommunikasjon skal være hurtig, korrekt, samordnet og åpen
6. Vår design og profil skal være helhetlig og profesjonell 7. Vår krisekommunikasjon skal være profesjonell, rask og samordnet 8. Kommunikasjon er et lederansvar 4. Forankring Kommunikasjonsstrategien er forankret i førende dokumenter på strategisk nivå eksternt og internt: SKs kommuneplan SKs budsjett og handlingsplan SKs økonomiplan SKs etiske retningslinjer SKs nettstrategi SKs medie- og pressestrategi SKs e-postregler Språket vårt i SK SKs designhåndbok SKs beredskapsplan og krisekommunikasjonsarbeid Statens kommunikasjonspolitikk Forvaltningsloven Offentleglova Arkivloven 5. Kommunikasjonsmål 5.1 Overordnet mål Ved aktiv bruk av kommunikasjon, skal ansatte bidra til å nå våre overordnede mål og strategier. 5.1.1 Hovedmål for kommunikasjonsarbeidet internt Bruk av kommunikasjon internt skal skape og styrke faglige og sosiale fellesskap på tvers av organisasjonsstrukturen, og bidra til at vi fremstår som enhetlige, tydelige og inkluderende både som organisasjon, arbeidsgiver og tjenesteleverandør. 5.1.2 Hovedmål for kommunikasjonsarbeidet eksternt Bruk av strategisk kommunikasjon eksternt skal bidra til å styrke vårt omdømme (jf. «4. Forankring»). Kommunens innbyggere danner grunnlaget for denne strategien, som viktigste målgruppe. 6. Delmål og strategier Delmål: Vi kommuniserer aktivt og målrettet gjøre vår kommunikasjonsstrategi kjent blant ansatte øke våre kommunikasjonsferdigheter ha et proaktivt forhold til prioriterte medier og presse, også i saker som kan være kritiske for oss øke forståelsen for god informasjonsflyt internt, både vertikalt og horisontalt gjøre viktige beslutninger og tiltak kjente for målgrupper til rett tid og gjennom egnede kanaler styrke kommunikasjonsarbeidet ved å utarbeide kommunikasjonsplaner for alle større prosjekter, tiltak og omstillingsprosesser videreutvikle våre internett- og intranettsider til de viktigste toveis kommunikasjonskanalene gjennomføre undersøkelser for å få økt kunnskap om hvordan kommunikasjonskanaler oppfattes og brukes Rådmann skal være orientert når en virksomhet ønsker å gjennomføre spørreundersøkelser. Delmål: Vi skal ha et godt omdømme på våre ansvarsområder prioritere kommunikasjonsarbeidet i videreutviklingen av de tjenestene som vi skal levere jobbe systematisk for å styrke vårt omdømme jobbe for en bevisstgjøring av hver enkel ansattes rolle og betydning for vårt omdømme
synliggjøre vårt arbeid og oppnådde resultater løpende gjennom riktige kanaler skape arenaer for dialog med- og innspill fra våre brukere og samarbeidspartnere markedsføre kommunen som en attraktiv arbeidsplass for potensielle arbeidstakere være etisk bevisste Delmål: Vi oppfattes som forutsigbare, samordnete, tydelige og åpne tilrettelegge for at prioriterte målgrupper har lett tilgang til relevant informasjon om vår virksomhet bruke vedtatt design og grafiske profil slik at vi fremstår som tydelige og enhetlige i all visuell kommunikasjon ha et effektivt kommunikasjonsapparat ved beredskap og kriser bruke postlistepublisering som et viktig virkemiddel for åpenhet og meroffentlighet Delmål: Vi skal ha et kommunikasjonsklima internt preget av inkludering, respekt og åpenhet forankre våre verdier, mål og strategier hos ansatte fokusere på kommunikasjon i ledelses- og organisasjonsutvikling tydeliggjøre ledernes ansvar for å legge til rette for en aktiv intern kommunikasjonsflyt i sine virksomheter og selv bidra til å skape en god kommunikasjonskultur styrke og etablere gode arenaer for meningsutveksling og dialog blant ansatte om saker som er strategisk viktige for oss 7. Målgrupper Målgrupper, er grupper som vi ønsker å prioritere i vår kommunikasjon, og som er sentrale for å nå våre mål. Viktigste målgrupper: Innbyggere og brukere Næringsdrivende Frivillige lag og foreninger Ansatte og tillitsvalgte Medier og presse, fortrinnsvis lokale Kommunens folkevalgte Arbeidssøkere Overkommunale myndigheter Relaterte fagmiljøer knyttet til kommunens virksomhet Det vil være situasjoner hvor en konkret målgruppe har sin prioritet ut fra gjeldende sak. 8. Kanaler Våre internett- og intranettsider er navet for ekstern- og internkommunikasjon i kommunen. I tillegg, vil en rekke andre kanaler bli benyttet i vår kommunikasjon. Valg av kanaler avhenger av målgruppe og budskap. Rådmann kan bistå i valg- og bruk av kanaler. 9. Krisekommunikasjon Beredskapsplanen er vår gjeldende kommunikasjonsplan når ledelsen har satt kriseledelse. 10. Ansvar Rådmann har ansvar for å implementere og evaluere kommunikasjonsstrategien. Evalueringen rapporteres til kommunestyret i forbindelse med rammesaken for budsjett og handlingsplan 2015-2019.
Medie- og pressestrategi Vår medie- og pressestrategi er utformet på bakgrunn av vår kommunikasjonsstrategi. Medie- og pressestrategien skal støtte våre overordnede mål og strategier. Mediestrategien skal føre til at vi er åpne, aktive, enhetlige og profesjonelle i møter med mediene og pressen. Vi skal opptre profesjonelt og bidra til et positivt omdømme i befolkningen. 1. Medie- og presseutfordringer Vårt kommunikasjonsarbeid må få en klarere profil og vi bør bli mer synlige eksternt for å realisere vår kommunikasjonsstrategi. Dette oppnår vi blant annet ved høyere aktivitet overfor mediene og pressen. Vi skal i vårt medie- og pressearbeid konkret: våge å ha- og uttrykke meninger tilpasse budskap til hva vi ønsker å oppnå initiere medie- og pressesaker tale med én røst ikke bruke et tungt språk 2. Ønsket måloppnåelse Mediene og pressen er viktige kanaler for å nå våre målgrupper. Vi skal være målbevisste i valg av kanaler Mediene og pressen er premissleverandør for samfunnsdebatt og -utvikling. Vi skal derfor forholde oss aktivt til mediene og pressen, for å fylle vårt ansvar og vår rolle som engasjerte og tydelige pådrivere for kommunens og målgruppenes beste 2.1 Hovedmål Vi skal være proaktive i mediene i de sakene som direkte angår vårt virke. 2.2 Delmål Vi skal kommunisere forståelig, nøyaktig og åpent slik at målgruppene forstår vårt budskap Vi skal raskt komme med faglige uttalelser i saker som er interessante for mediene og/eller er omdømmebyggende Mediene og pressen skal ha oss som foretrukne eksperter på våre ansvarsområder På eget initiativ, skal vi hver uke gå ut med minimum én planlagt sak i mediene/pressen (for eksempel debattinnlegg, kronikk, nyhet) Vi skal mene og uttale oss slik at saker blir siterte 3. Vår relasjon til medier og presse samt omverden Vi skal være i forkant, og aktivt gå ut med saker Vi skal være bevisste hva vi ønsker å oppnå Vi skal være imøtekommende, tilgjengelige og åpne for mediene og pressen Journalister skal prioriteres høyt. Vi skal besvare henvendelser raskest mulig, herunder respektere journalistenes arbeidsform med korte tidsfrister Vi skal nettverksbygge med journalister, for lettere å kunne få vårt budskap ut Vi skreddersyr budskap til målgruppene vi ønsker å nå Ofte vinkler journalister kommunestoff mot allmennheten. Derfor skal vi vise engasjement, og uttrykke oss på en måte som er enkel å forstå Vi skal se saker ut fra mottakers ståsted. Når aktuelt, skal vi uttrykke empati med mottaker I alle sammenhenger, skal vi ta oss tid til koordinering og faglig kvalitetssikring 4. Kontakt med media og presse Saker av prinsipiell karakter og/eller som kan ventes å få stor medie-/presseomtale, meldes til rådmann så tidlig som mulig. 5. Ansvar Rådmann har ansvar for å implementere og evaluere medie- og pressestrategien.
Nettstrategi med sosiale medier Nettstrategi Vår nettstrategi er utformet på bakgrunn av kommunens kommunikasjonsstrategi. Vår internettside, www.ski.no, er kommunens digitale hovedside for nettkommunikasjon. Hovedregelen er at vi ikke oppretter særegne domenenavn for virksomhet/tjeneste/prosjekt. Våre nettkanaler skal være: brukervennlige kvalitetssikrede lett tilgjengelige oppdaterte relevante tilgjengelig for toveiskommunikasjon Vår informasjon på intranett skal formidle kompetanse og kunnskap til ansatte. Vår informasjon på internett skal formidle nyttig og relevant informasjon til våre eksterne målgrupper. Strategien forutsetter tilstrekkelig ressursbruk, herunder kompetanseheving, og budsjett til drift, infrastruktur og utvikling. 1. Kommunikasjonsutfordringer og -mål Det stilles stadig sterkere krav fra for eksempel innbyggere, men også fra statlig hold om at kommune- Norge må bli bedre til å kommunisere digitalt. Dette innebærer blant annet at vi: bruker ny teknologi og løsninger utvikler våre nettkanaler forbedrer vår innholdsproduksjon innehar nødvendig kompetanse og ressurser har tydelig og god organisering av oppgaver knyttet til nett, og tilbyr mulighet for toveiskommunikasjon Vi skal ha aktiv og åpen dialog med målgruppene og kommunisere på deres premisser. Dette vil føre til at vi kommuniserer bedre og mer effektivt, og bidra til å styrke vårt omdømme. 2. Prioriterte målgrupper Innbyggere og brukere Næringsdrivende Frivillige lag og foreninger Ansatte og tillitsvalgte Medier og presse, fortrinnsvis lokale Kommunens folkevalgte Arbeidssøkere Overkommunale myndigheter Relaterte fagmiljøer knyttet til kommunens virksomhet 3. Ansvar Rådmann har ansvar for å implementere og evaluere nettstrategien.
Sosiale medier Dette må forstås som retningslinjer, ment å bevisstgjøre våre virksomheter rundt bruken av sosiale medier, som informasjons-/kommunikasjonskanal. Sosiale medier skal brukes til å møte våre viktigste målgrupper på arenaene som de befinner seg på. Være tilgjengelige, og vise at vi er en åpen og inkluderende kommune. Vår internettside, www.ski.no, er kommunens digitale hovedside for nettkommunikasjon. Sosiale medier må kun sees på som supplerende informasjons-/kommunikasjonskanaler. Hovedregelen er at virksomheten/tjenesten/prosjektet kan opprette og bruke egne kanaler for sosiale medier, etter godkjenning fra rådmann. 1. Sosiale medier, som informasjons-/kommunikasjonskanal Det er viktig at virksomheten/tjenesten/prosjektet nøye vurderer følgende punkter: Formål Budskap Målgruppe Medvirkning og dialog Responstid Informasjonssikkerhet og personvern Forvaltning, herunder forskrifter og regler Krise 2. Føringer for sosiale medier SKs nettstrategi Om aktiv bruk av sosiale medier, se operativ plan 3. Ansvar Rådmann har ansvar for å implementere og evaluere retningslinjene for bruk av sosiale medier.