Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON ETISKE RETNINGSLINJER Arkivsaksnr.: 06/41630 Forslag til vedtak: Formannskapet tar saken om oppfølging av forvaltningsrevisjon etiske retningslinjer til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 06/41630 1
Saksutredning: Kort hva saken gjelder Trondheim kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt i bystyret første gang 26.09.91, endret 22.06.95 og revidert i Trondheim bystyrets vedtak 25.01.07 ( saknr 0001/07). Kontrollkomiteen vedtok den 09.11.06 at det skulle foretas en forvaltningsrevisjon med hovedfokus på Trondheim kommunes etiske retningslinjer. Forvaltningsrevisjonen ble foretatt av Trondheim kommunerevisjon i november/ desember 2006 og gjaldt således etiske retningslinjer slik de lød fra 22.06.95. Formål med undersøkelsen var å se på hvordan de etiske retningslinjer var blitt fulgt opp og brukt. Det ble satt fokus på om verdiene er kjent og om det er innført kontrollrutiner som sikrer at retningslinjene følges. Rapporten fra undersøkelsen var klar i mars 2007. Bystyret har den 29.03.07 bedt rådmannen om å gi tilbakemelding til formannskapet innen 01.03.08 om hvordan rapportens konklusjoner er fulgt opp ( saksnr 0024/07) 1. Etiske retningslinjer Det fremgår av de etiske retningslinjer vedtatt av bystyret 25.01.07 at Ansatte og folkevalgte blir daglig utfordret til å ta stilling til etiske dilemmaer. Videre fremgår at De etiske retningslinjene skal bidra til bevisstgjøring og oppfordre til etisk skjønn. Som forvalter av samfunnets fellesgoder stilles det spesielt høye krav til folkevalgte og ansattes etiske holdninger i utøvelsen av sitt arbeid for kommunen For at etiske retningslinjer skal bidra til bevisstgjøring er det helt avgjørende at retningslinjene er kjent. Rådmannen har iverksatt ulike tiltak for å sikre at de etiske retningslinjer er kjent blant alle ansatte i Trondheim kommune. I implementeringsprosessen har rådmannen tatt hensyn til de konklusjoner som Trondheim kommunerevisjon ( revisjonen) har gjort i sin rapport av mars 2007. 2. Gjort kjent blant alle ansatte Det fremgår av revisjonsrapporten at to av tre ansatte mener deres kjennskap til de etiske retningslinjer er god eller svært god. Undersøkelsen viser en god etisk standard blant ansatte i Trondheim kommune. Revisjonen mener likevel at gruppen med for dårlig kjennskap til retningslinjene er for stor. Etiske retningslinjer ble lagt ut på Intranettet under Styrende dokumenter kort tid etter vedtaket i Trondheim bystyre den 25.01.07. a) Brosjyre Sommeren 2007 utarbeidet rådmannen en brosjyre Snubleråder som setter fokus på etikk i hverdagen og gir innspill på hvordan folkevalgte og ansatte kan forholde seg til etiske spørsmål på jobb. Brosjyren ble sendt alle ansatte i Trondheim kommune i august 2007. b) Enhetslederne Det ble satt stort fokus på de etiske retningslinjene i dialogmøte mellom rådmannen og enhetslederne i august 2007. Rådmannens forventinger fremstod her som helt klare: o Etisk refleksjon skal prege arbeidet i kommunen. o Ledere og ansatte skal kjenne de etiske retningslinjene og ta et aktivt verdivalg og står for etikken. o Ledere og ansatte alltid skal bruke etikk som en del av vurderingsgrunnlaget for handling. Saksfremlegg - arkivsak 06/41630 2
o Fra tid til annen foreta en etisk gjennomgang av organisasjonskulturen. I dialogmøtet ble de etiske retningslinjer gjennomgått og det ble foretatt etiske refleksjoner, både gruppevis og i plenum. Refleksjonene var basert på eksempler både fra rådmann og enhetsledere. Høsten 2007 ble et metodisk opplegg for etisk refleksjon i virksomhetene lagt ut på lederportalen på intranett. Dette inneholder blant annet veiledning i forhold til: - Hvordan holde en høy etisk bevissthet i Trondheim kommune. - Etisk refleksjon og prosess på egen enhet. - Praktiske eksempler på etiske dilemmaer, beskrevet som snubletråder som kan ligger foran oss i hverdagen. - Etisk refleksjon. Er det lovlig? NAVIGASJONSHJULET til testing av etiske dilemmaer JUS Lar det seg begrunne? Lønner det seg? ETIKK ØKONOMI Hva bør du gjøre? IDENTITET MORAL Er det i samsvar med verdiene våre? Er det riktig? OMDØMME Beholder vi vår troverdighet? snu e bl tråder Rådmannen har også på forespørsel fra enheter deltatt i kontormøter i forbindelse med implementering av de etiske retningslinjer. c) Nytilsatte Etiske retningslinjer er tema i introduksjonsprogrammet for nye ledere og tema på felles introduksjonsdager for alle nytilsatte. De etiske retningslinjene legges også i mappene som deles ut til alle nytilsatte i Trondheim kommune. d) Øvrige tiltak Etikk var et sentralt tema på Arbeidsmiljødagen 01.11.07 - både i rådmannens åpningstale og gjennom foredrag av forfatter og lektor Inge Eidsvåg, 10 bud for oss som arbeider for/med og blant mennesker. Det er ansatt en etisk rådgiver ved personal tjenesten. Rådgiveren jobber primært inn mot Helse og velferd for å bistå ansatte i forhold til etiske dilemmaer de opplever i hverdagen. Saksfremlegg - arkivsak 06/41630 3
e) Sanksjonsformer Det fremgår av rådmannens saksfremlegg til bystyret vedrørende de etiske retningslinjer at det ikke er gitt egne sanksjonsformer i forhold til brudd på etiske retningslinjer. Dersom det ureglementerte forholdet er brudd på etiske retningslinjer, men ikke straffbart, må sanksjoner vurderes i forhold til " Retningslinjer for personalforvaltningen i Trondheim kommune 11 herunder advarsel, tilrettevisning, irettesettelse, suspensjon samt oppsigelse eller avskjed. Dersom forholdet også kan være straffbart må rådmannen vurdere om forholdet skal anmeldes til politiet jf Trondheim kommunens Retningslinjer for anmeldelse av mulig straffbare forhold. Informasjon om aktuelle sanksjoner ved brudd på etiske retningslinjer legges ut på lederportalen. 2. Risikovurderinger Etiske risikoområder kan være noe ulik alt etter hvilken tjenesteområde man snakker om. I noen sektorer kan man oppleve tilbud om gaver eller reiser, men det i andre kan være menneskeverdet som er i fokus. Risikoområdene kan også være noe ulike mellom de forskjellige enheter innen samme sektor. På denne bakgrunn er det i utgangspunktet den enkelte enhet som må foreta risikovurderinger og på denne bakgrunn etablerer kontrollrutiner (jf punktet nedenfor) for å sikre at ansatte blir oppmerksomme på etiske dilemmaer og håndterer disse på en god måte. Det er den enkelte enhet som har ansvar for sin Internkontroll. 3. Kontrollrutiner a) Hva er kontrollrutiner? Kontrollrutiner kan sikre at vi reagere og handler riktig når vi kommer opp i situasjoner der de etiske grensene er uklare eller i situasjoner hvor vi rett og slett ikke har tenkt på at handlingen kan føre til mistillit. Kontroll er ikke nødvendigvis inspeksjon. Informasjon og refleksjon av etiske retningslinjer er i seg selv et av de viktigste kontrolltiltak. Det vil si å jobbe med ansattes holdninger og verdier; med andre ord å jobbe forebyggende. I tillegg kommer brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser. Disse gir en generell styringsinformasjon og gir en pekepinn på om våre medarbeider og brukere f. eks blir behandlet med respekt. Kommunen har også etablert et varslingssekretariat som tar i mot varsel om kritikkverdige forhold. Det nye web basert kvalitetssystemet bli også sentralt i forhold til kontroll. Ansatte kan her melde standardavvik f. eks i forhold til rutiner som er laget på bakgrunn av etiske retningslinjer. b) AMG meldingen( fra arbeidsmiljøgruppen i den enkelte enhet) Den enkelte enhet har i AMG meldingen for 2007 rapportert tilbake til rådmannen, blant annet i forhold til om det har vært foretatt en gjennomgang av de etiske retningslinjer i enheten ved utgangen av 2007. AMG meldingen viser at noen enheter ikke har foretatt en slik gjennomgang ved utgangen av 2007. Rådmannen vil følge opp dette ved å be de enheter som ikke har foretatt en gjennomgang av de etiske retningslinjer om å melde fra til rådmannen når snart dette er gjort. Saksfremlegg - arkivsak 06/41630 4
c) Strategikonferansen I strategikonferansen for enhetsledere på Hell den 7. og 8. februar 2008 var intern kontroll et sentralt tema. Det ble holdt foredrag om internkontroll og satt fokus på aktuelle utfordringer i forhold til dette. Enhetslederne jobbet også med modeller for internkontroll i grupper. d) Intern-kontroll prosjekt I desember 2007 ble det etablert et internkontrollprosjekt i Trondheim eiendom, Trondheim bydrift og stabsenhet for byutvikling ( tidl Trondheim byteknikk). Rådmannen vil ta i bruk erfaringer fra dette prosjektet i det videre arbeid med de etiske retningslinjer. e) Bierverv - Styrevervsregister Revisjonen påpeker at det er en svakhet at det ikke er flere som har skriftlig rapportering om bierverv. Bystyret vedtok 24. mai 2007 at Trondheim Kommunes Økonomiregister skal erstattes av KS`s Styrevervregister. Med bakgrunn i personvernlovgivningen er registeret basert på frivillighet i forhold til å gi opplysninger om økonomiske interesser som kan påvirke deres habilitet. Anmodning om registrering gjelder politikere og øvrige medlemmer at styrer og råd i Trondheim kommune, rådmannen, kommunaldirektører, revisjonsdirektør, enhetsledere samt ansatte som gjennom sin funksjon befatter seg med saker hvor habilitetsspørsmål kan bli et aktuelt tema. I Trondheim kommune er dette registeret brukt i stor utstrekning. 4. Oppsummering/ konklusjon Rådmannen har således iverksatt en rekke tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent for ansatte i Trondheim kommune. Det vil også videre i 2008 og senere år bli satt kontinuering fokus på de etiske retningslinjer fra rådmannens side. Rådmannen i Trondheim, 25.02.08 Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Janne Hafskjær rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 06/41630 5