Saksframlegg. Trondheim kommune. ETISKE RETNINGSLINJER Vurdering av lovforslag om varslere i arbeidsmiljøloven Arkivsaksnr.

Transkript

1 Saksframlegg ETISKE RETNINGSLINJER Vurdering av lovforslag om varslere i arbeidsmiljøloven Arkivsaksnr.: 06/20976 Forslag til innstilling: - Bystyret vedtar Trondheim kommunes etiske retningslinjer. - Trondheim kommune gir ingen retningslinjer for ivaretakelse av varslere nå, men avventer Arbeidsog inkluderingsdepartementets lovproposisjon. Rådmannen kommer tilbake med retningslinjer for ivaretakelse av varslere til høsten. Saksfremlegg - arkivsak 06/

2 Saksutredning: I INNLEDNING 1. Bakgrunn Etiske retningslinjer for Trondheim kommune ble vedtatt i Trondheim bystyre den og revidert den Formannskapet vedtok enstemmig i møte at rådmannen skulle komme tilbake med en sak om etiske retningslinjer mot kjøp av seksuelle tjenester. (sak 05/ 32704) På bakgrunn av aktuelle saker både nasjonalt og lokalt, samt at det er over 10 år siden retningslinjene sist ble revidert, mener rådmannen at det er behov for revisjon av kommunens etiske retningslinjer i sin helhet. Vi viser også til vedtak i bystyret hvor rådmannen blir bedt om å fremlegge et forslag til hvordan varslere kan ivaretas i Trondheim kommune. 2. Arbeidsprosess Arbeidsgruppa har bestått av 4 personer - Janne Hafskjær, juridisk rådgiver rådmannens fagstab, org - Kari Mette Dyrkorn, rådgiver informasjonstjenesten - Merete Sand, rådgiver personaltjenesten - Svein Olav Aarlott, hovedtillitsvalgt. (fra ). Arbeidsgruppa har vært i drift siden og hatt 7 møter. Arbeidet er inspirert av aktuelle saker både lokalt og nasjonalt, andre kommuners etiske retningslinjer, statens etiske retningslinjer og foreslåtte regler i arbeidsmiljøloven om varsling. 3. Retningslinjenes formål og status Etisk kvalitet på tjenesteyting og myndighetsutøvelse er en forutsetning for at innbyggerne skal ha tillit til kommunen. Målet med et eget dokument som omhandler etiske retningslinjer, er å bevisstgjøre folkevalgte og ansatte i forhold til etiske problemstillinger. De etiske retningslinjene skal være av overordnet karakter, og er ikke detaljerte regler. De er ment å være generelle rettesnorer som igjen krever refleksjon av den enkelte. Retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet og sannferdighet. Opptreden eller handlinger som bryter med de generelle etiske retningslinjene, medfører ikke egne sanksjoner, men brudd på f.eks. habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven vil kunne føre til at et vedtak blir ugyldig. For ansatte vil en handling eller unnlatelse i tjenesten kunne bli bedømt som en tjenesteforsømmelse eller være så grov at den fører til påtale og straffereaksjoner. Brudd på etiske retningslinjer vil også kunne bli tillagt vekt i en personalsak eller ved en intern søknad på ny stilling hvor det er saklig å stille krav om etterlevelse av de etiske retningslinjer II ETISKE RETNINGSLINJER FOR TRONDHEIM KOMMUNE De etiske retningslinjene skal gjelde både for folkevalgte og ansatte i Trondheim kommune. I det følgende foretas en begrunnelse av hvert hovedpunkt. Overskrifter for hvert punkt er valgt etter mal fra statens retningslinjer, og disse gir også en oversikt over hvilke sentrale punkter som fremheves i de etiske retningslinjer. Saksfremlegg - arkivsak 06/

3 1. Generelt. Trondheim kommune forvalter samfunnets fellesgoder og skal gjøre dette på en ansvarlig måte. Redelighet, ærlighet og åpenhet er sentrale verdier som bør fremkomme tidlig i etiske retningslinjer. Det er omtalt indirekte i flere av punktene i de etiske retningslinjene at beslutninger som kan være etisk betenkelig ikke kan begrunnes i økonomiske forhold. Det er likevel ønskelig med et mer overordnet prinsipp i forhold til dette. Det skal ikke ensidig kunne tas økonomiske hensyn når man vurderer etiske dilemmaer. Dette vil være en aktuell problemstilling i ulike sammenhenger, f.eks. i forhold til pkt 4c i de etiske retningslinjer hvor rådmannen/ kommunaldirektør eller formannskapet kan vurdere unntak fra at det bare er kommunen, fagforening eller ideelle organisasjoner o.l som kan betale reiseutgifter i faglig sammenheng. 2. Ivaretakelse av menneskeverdet Rådmannen viser til vedtak i formannskapet hvor den da pågående rettssaken om menneskehandel ble tatt opp. Rådmannen foreslår et generelt punkt i de etiske retningslinjer hvor det klart fremgår at folkevalgte og ansatte ikke skal opptre på en måte som krenker menneskeverdet. Det har de siste årene vært en markant økning i salg av seksuelle tjenester i Trondheim. I løpet av et halvt år har det vært to saker i media vedrørende menneskehandel med bakmenn fra Øst Europa som utnytter unge kvinner i 20 årene fra Øst Europa. Denne type virksomhet har et dårlig rykte der prostituerte angivelig utnyttes og misbrukes av både kunder og bakmenn. Etter fjorårets sak om menneskehandel opprettet Trondheim en beredskapsplan mot menneskehandel. Politiet uttalte i Adresseavisa at - Vi skal renske opp i traffickingmiljøet i Trondheim. Det kan bli flere saker enn denne Trondheim kommunes kjerneverdier er uttrykt i gjeldende kommuneplan del 1 : Nærhet, omsorg, trygghet, åpenhet, deltakelse, toleranse og respekt for andre mennesker skal prege kommunes virksomhet på alle nivå. Gjennom sin atferd og sin kommunikasjon skal alle medarbeidere i Trondheim kommune praktisere disse verdiene, og slik fremstå som gode, selvstendige og tillitskapende ambassadører for organisasjonen. For å bygge opp under dette må lokalsamfunnet bruke de virkemidlene som finnes. Kommunens etiske retningslinjer er et slikt virkemiddel. Kommunens holdning til slike spørsmål kan komme tydelig til uttrykk her. Vi har ikke noe grunnlag for å tro at kommunalt ansatte eller folkevalgte er overrepresentert blant de som kjøper seksuelle tjenester i Trondheim, men etiske retningslinjer er et viktig signal som både kan skape debatt og utvikle holdninger. Det er et faktum at kjøp og salg av seksuelle tjenester ikke er forbudt i norsk lov, selv om det per i dag også pågår en debatt om dette. Trondheim kommune ønsker å sette fokus på de etiske betenkeligheter som er i kjølvannet av prostitusjon. Rådmannen mener det er viktig å gi klart utrykk for Trondheim kommunes holdninger til dette. Med bakgrunn i vedtak i formannskapet anføres et eget punkt som presisere at folkevalgte og ansatte skal avstår fra kjøp av seksuelle tjenester i arbeidstiden og på tjenestereiser. Andre offentlige organer har også innført etiske retningslinjer mot kjøp og aksept av seksuelle tjenester, blant annet staten og Stavanger kommune. Også NHO anbefaler norske bedrifter å ta avstand fra kjøp av Saksfremlegg - arkivsak 06/

4 seksuelle tjenester. 3. Hensynet til innbyggerne Dette punktet fremhever kommunens ansiktet utad, herunder hensyn og respekt ovenfor innbyggerne og deres interesser. 4. Habilitet Forvaltningsloven angir at det er den enkelte selv om avgjør om han eller hun er inhabil og at overordnet bare skal forelegges spørsmålet dersom en part krever det, eller tjenestemannen selv finner grunn til det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille jf forvaltningsloven 8. De etiske retningslinjene går således lengre enn forvaltningsloven. Det er i juridisk litteratur fremhevet at det er god forvaltningsskikk å forelegge spørsmålet om inhabilitet for overordnet. I kollegiale organ f. eks kommunestyret, formannskap, utvalg mv. er det organet selv som treffer avgjørelsen om inhabilitet, uten at vedkommende medlem deltar. Trondheim kommune følger et forsiktighetsprinsipp slik at ved tvil bør en tjenestemann erklære seg inhabil. Inhabilitetsspørsmålet må imidlertid vurderes, og man kan ikke erklære seg inhabil bare med bakgrunn i at spørsmålet reises. a) Vedtak ved inhabilitet på rådmannivå Enhet for revisjon og resultatkontroll ( heretter kalt revisjonen) fremstilte i juni 2005 sin gjennomgang av Fredenvold saken. Saken gjaldt en tidligere rådmanns henvendelse om kjøp av parsell av kommunens tomt Fredenvold.. Politiet åpnet etterforskning nov med tanke på korrupsjon. Saken ble henlagt i mars Revisjonens gjennomgang av saken har hatt fokus på inhabilitet, likebehandling og den forvaltningsmessige håndteringen av saken. Revisjonen mente kommunen har håndtert inhabilitetsproblematikken i saken bra ved at sakens avgjørelser ble løftet og tatt på et politisk nivå. Likebehandlingsprinspippet var også ivaretatt. Bystyret fattet den vedtak om at ved inhabilitet på rådmannivå ( det vil si rådmannen selv eller noen av kommunaldirektørene) i Trondheim kommune, fattes alle midlertidige beslutninger og vedtak i saken av det nærmeste kompetente politiske organet. Håndteringen av inhabilitet på rådmannivå skal således følge den fremgangsmåten som ble lagt til grunn i Fredenvold saken. b) Saksforberedelse ved inhabilitet på rådmannivå Revisjonen hadde kommentarer når det gjaldt den forvaltningsmessige behandlingen av Fredenvold saken, både i forhold til lang saksbehandlingstid, rot i saken, manglende nabovarsel mv. I henhold til Forvaltningsloven 6 tredje ledd kan avgjørelse i saken ikke treffes av en underordnet tjenestemann så lenge overordnet er inhabil. Underordnet tjenestemann kan imidlertid forberede saken, så lenge han/hun selv ikke er inhabil. Det fremgår av revisjonsrapporten : Selv om det ikke er noe ved Trondheim kommunes håndtering av habilitetsspørsmålet som er galt, ville nok et bredere erfaringsgrunnlag både politiske og administrativt, medført en noe annerledes behandling. Blant annet ville man nok involvert ordfører på et tidligere tidspunkt i saken slik at ordførerens rolle som rådmann ble tydeligere. Dialog mellom ordfører og de involverte i saken ville ført til sterkere fokus og større overvåkenhet i saksbehandlingen. En tidligere involvering ville også gitt ordføreren muligheten til å vurdere ulike saksbehandlingsformer som for eksempel å sette saksbehandlingen bort til en nabokommune. På denne bakgrunn mener rådmannen at det i saker med inhabilitet på rådmannivå bør vurderes om saken Saksfremlegg - arkivsak 06/

5 art tilsier at den bør saksforberedes av en annen kommune. Ut i fra erfaringene i Fredenvoldsaken er det nærliggende at ordføreren foretar denne vurderingen. Selv om saksforberedelsen tas av annen kommune, kan vedtaket likevel fattes av formannskapet i Trondheim kommune. 5. Forvaltning av kommunale midler Trondheim kommune forvalter fellesskapets midler. På denne bakgrunn er det tatt med et punkt som omhandler at de aktiva som kommunen besitter, må tas vare på og forvaltes på best mulig måte. Det foreligger ulike retningslinjer i kommunen i forhold til bruk av kommunens midler f. eks retningslinjer for bruk av tjenestebiler, datautstyr mv. Leder kan ikke gi tillatelse til bruk som ikke er i samsvar med retningslinjer, men kan tillate privat bruk i de tilfeller hvor retningslinjene ikke er til hinder for dette. 6. Integritet og omdømme a) Gaver eller fordeler Folkevalgte og ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre på en slik måte at det ikke skader kommunens omdømme. Selv om det settes fokus på å bevare kommunens omdømme, skal dette likevel ikke være et argument for unntak fra offentlighet etter offentlighetsloven. For kommunalt ansatte/folkevalgte vil det kunne betegnes som korrupsjon å motta en gave eller fordel i kraft av sin stilling. Ansatte/folkevalgte vil også kunne bidra til korrupsjon dersom de i kraft av sin stilling tilbyr noen en slik gave eller fordel, f.eks. for å få gjennomslag i forhandlinger om kjøp eller leveranser av varer eller tjenester. Selv om tilbudet rent faktisk ikke skulle påvirke vedkommendes råd eller beslutninger, vil selve det forhold at en kommuneansatt/folkevalgt har forsøkt å påvirke andre, svekke befolkningens tillit til kommunen. Dette vil være uforenlig med gjeldende normer for god forvaltningsskikk. Det vil likevel være anledning til å gi/ motta oppmerksomhetsgaver når gavens størrelse eller verdi er i samsvar med alminnelig høflighetsnormer. Det er her også viktig om oppmerksomheten / gaven kan gi andre saklig grunn til å tro at beslutningsprosessen kan bli påvirket. Dersom gaver returneres fordi de går ut over kommunens retningslinjer skal kopi av returbrevet sendes til kommunerevisjonen. Dette tydeliggjør både ovenfor tilbyder og kommunens innbyggere at slike tilbud avvises og samtidig synliggjøres innad i kommunen ovenfor et kontrollerende organ. b) Spesielt om dekning av reiseutgifter Folkevalgte og ansatte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av private bedrifter, organisasjoner o.l. som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. Reiseutgifter i faglig sammenheng kan bare dekkes av kommunen, fagforening, organisasjoner e.l. Når det gjelder reisutgifter i faglig sammenheng kan kommunaldirektør eller rådmann fatte vedtak om at andre kan betale slike reiseutgifter. Folkevalgte må legge saken frem for formannskapet. Arbeidsgruppa har diskutert om det er behov for dette unntaket og har på bakgrunn av to forhold valgt å la unntaket bli stående: - det er vanskelig å få oversikt over alle mulig tilfeller i tilstrekkelig grad til å ha grunnlag for å fjerne unntaket. Saksfremlegg - arkivsak 06/

6 - det kan oppstå tilfeller der det innenfor etiske normer kan aksepteres at andre betaler reiseutgiftene også ut over de unntak som er nevnt. Det kan f. eks være andre offentlige organer, oppdragsgiverer som leier inn forelesere o.l. Begrepet vedtak er benyttet for å mane til vurderinger og begrunnelse før unntak innvilges. Det er i denne vurderingen viktig å legge øvrige etiske retningslinjer til grunn. Etiske retningslinjer skal som nevnt ikke fravikes med begrunnelse i ensidig økonomiske hensyn. c) Reklame Folkevalgte og ansatte kan bevisst eller ubevisst bli brukt i reklameøyemed i media av leverandører som har levert produkter eller tjenester til kommunen. Trondheim kommune er et uavhengig offentlig forvaltningsorgan og rådmannen mener at leverandører ikke skal kunne bruke verken kommunen som enhet eller ansatte / folkevalgte som reklameobjekter for sine varer eller tjenester. d) Referanser I næringslivet er det vanlig å innhente referanser fra øvrige kunder før man inngår kontrakter. Dette er en innarbeidet praksis i næringsvirksomhet, og det anses ikke å være i strid med etiske retningslinjer dersom ansatte/ folkevalgte på forespørsel, kan uttale seg om erfaringer fra enkeltleverandører. Rådmannen mener det må være en forutsetning at referansen gis uten noen form for godtgjørelse. Dersom kommunen får avslag i pris e.l som motytelse kan dette svekke troverdigheten til kommunen. Trondheim kommune er en stor organisasjon og således en ettertraktet referanse. Utad kan referanser som gis mot motytelse bli oppfattet som at kommunen er forpliktet til å gi gode referanser. Dette kan også slå negativt ut i forhold til for nær tilknytning til det private næringsliv og kan påvirke Trondheim kommunes troverdighet som uavhengig offentlig myndighet. e) Vurdere retningslinjer vedr. reklame på kommunens eiendeler Gjennom arbeidet med etiske retningslinjer har det oppstått en diskusjon om reklame på kommunens eiendeler. Rådmannen vil vurdere om det er behov for egne retningslinjer om reklame på kommunenes eiendeler. III IMPLEMENTERING ET LEDERANSVAR 1. Kan etiske retningslinjer forhindre korrupsjon? Med begrensede sanksjonsmuligheter er det vanskelig å si at etiske retningslinjer kan forhindre korrupsjon. Hvis retningslinjene implementeres tilstrekkelig kan de imidlertid skape en bevisstgjøring og en forståelse for etikk som i seg selv kan bidra til at ansatte og folkevalgte blir mer bevisst etiske dilemmaer. De etiske retningslinjer kan således være forebyggende. De forsettelige (og dermed også straffbare) korrupsjonsakene kan etiske retningslinjer imidlertid ikke forhindre. De etiske retningslinjene er generelle for folkevalgte og ansatte. Hvert tjenesteområde i kommune må vurdere behovet for å supplere med egne retningslinjer. Dette kan blant annet være aktuelt for innkjøp og anbud, men også for dilemmaer innenfor fagligkvalitet / ressurser, kulturforskjeller/verdikollisjoner og respekt for bruker/ faglig autoritet. 2. Lederansvar Saksfremlegg - arkivsak 06/

7 Både ledere for folkevalgte og ansatte skal sørge for at den etiske bevisstheten videreutvikles og styrkes med utgangspunkt i de gjeldende etiske retningslinjene. Lederne vil gjennom ord, handlinger og lederstil har stor innflytelse på kulturen og normene for adferd i organisasjonen. De vil selv vil kunne bli satt i situasjoner hvor valg og beslutninger krever etisk refleksjon og klokskap. Det er også ledernes ansvar å sørge for at de etiske retningslinjen er kjent og at det umiddelbart blir tatt opp dersom det skjer brudd på lover og regler eller det utvikler seg en uheldig sedvane og kultur. Den enkelte folkevalgt og ansatt plikter å gjøre seg kjent med de bestemmelser og instrukser som til enhver tid gjelder for vedkommendes verv/ stilling, og har et personlig ansvar for å følge retningslinjene på beste måte. IV. VARSLING VERN MOT GJENGJELDELSER I vedtak i bystyret ble rådmannen bedt om å fremlegge et forslag til hvordan varslere kan ivaretas i Trondheim kommune. 1. Hvor langt er lovregulering av varslere kommet? Lovforslaget om varsling i arbeidsmiljøloven gjelder arbeidstakere, altså ansatte i Trondheim kommune. Tematikk omkring varslere i Trondheim kommune gjøres således ikke til en del av de etiske retningslinjene som gjelder både for folkevalgte og ansatte. Arbeids- og inkluderingsdepartementet har sendt på høring en arbeidsgrupperapport med forslag til nye regler i arbeidsmiljøloven. Disse er ment å regulere ansattes ytringsfrihet og rett til å varsle om kritikkverdige forhold, samt gi vern mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver. Høringsfristen var Arbeids- og inkluderingsdepartementet opplyste per tlf den , at de håpet å kunne legge frem en lovproposisjon i løpet av tidlig sommeren I høringsrunden har blant annet Kommunenes sentralforbund (KS), Arbeidstilsynet og Sivilombudsmannen kommet med uttalelser. Sivilombudsmannen har uttalt at arbeidstakers ytringsfrihet har sitt grunnlag i den alminnelige handlefrihet. Arbeidstakere står imidlertid i en stilling som kan medføre at de må tåle begrensninger i ytringsfriheten, begrensninger som vil være lovlige etter Grunnlovens 100. Disse begrensningene kan ha ulike rettsgrunnlag i lov, arbeidsavtaler eller den ulovfestede lojalitetsplikt. I praksis har det vist seg å foreligge en viss usikkerhet om hvordan avveiningen av de ulike interesser skal skje, blant arbeidsgivere og arbeidstakere. Sivilombudsmannen uttaler videre at det ikke vil være i tråd med Grunnloven 100 å stille krav om at varslingen må gjelde forhold som har allmenn interesse eller at det først må varsles internt. Arbeidstilsynet uttaler at begreper som forsvarlig fremgangsmåte og forsvarlig grunnlag kan bidra til at arbeidstaker urettmessig mistenkeliggjøres og sanksjoneres til tross for at vedkommende ytret seg i beste mening. Lovforslaget kan således gi en betinget lovbeskyttelse 2. Rådmannens forslag Rådmannen mener at Trondheim kommune bør avvente departementets vurdering av høringsuttalelsene med påfølgende lovforslag Rådmannen støtter seg til argumentene som kom frem i høringsuttalelsen: Unødig risiko for skade på Saksfremlegg - arkivsak 06/

8 arbeidsgivers saklige og tungtveiende interesser og forsvarlig grunnlag og begrunnet mistanke kan bli for begrensende i forhold til det vernet av arbeidstakere som kan være nødvendig for å synliggjøre at arbeidsgiver oppfordrer ansatte til å varsle fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Blir formuleringene i loven for begrensende vil ansatte kunne unnlate å varsle fordi de blir usikker på om deres situasjon faller utenfor eller innenfor loven. Rådmannen vil komme tilbake med en egen sak om ivaretakelse av varslere høsten VI KONKLUSJON : Forslag til innstilling/vedtak: Trondheim kommunes etiske retningslinjer vedtas Trondheim kommune gir ingen retningslinjer for ivaretakelse av varslere nå, men avventer Arbeids- og inkluderingsdepartementets lovproposisjon. Rådmannen kommer tilbake med retningslinjer for ivaretakelse av varslere til høsten. Rådmannen i Trondheim, Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Janne Hafskjær rådgiver Vedlegg: Etiske retningslinjer for Trondheim kommune Saksfremlegg - arkivsak 06/

9 Etiske retningslinjer for Trondheim kommune Ansatte og folkevalgte blir daglig utfordret til å ta stilling til etiske dilemmaer. Disse etiske retningslinjene skal bidra til bevisstgjøring og oppfordre til etisk skjønn, blant annet i forhold til å bruke myndighet med varsomhet og forstand og opptre redelig og ærlig. 1. Generelt Trondheim kommune legger stor vekt på at folkevalgte og ansatte framstår med redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Alle har et ansvar for å etterleve dette. Som forvalter av samfunnets fellesgoder stilles det spesielt høye krav til folkevalgte og ansattes etiske holdninger i utøvelsen av sitt arbeid for kommunen. Folkevalgte og ansatte plikter å overholde lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. De etiske retningslinjene kan ikke fravikes med begrunnelse i ensidige økonomiske hensyn. 2. Ivaretakelse av menneskeverdet Folkevalgte og ansatte skal behandle brukere, kolleger og andre de kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter, med høflighet og respekt. Ansatte og folkevalgte må ikke opptre på en måte som kan krenke menneskeverdet. Folkevalgte og ansatte skal avstå fra kjøp av seksuelle tjenester i arbeidstiden og på tjenestereiser. 3. Hensynet til innbyggerne Folkevalgte og ansatte skal være seg bevisst at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. Folkevalgte og ansatte skal derfor aktivt ta avstand fra og bekjempe enhver uetisk praksis. Både folkevalgte og ansatte plikter å lytte til innbyggernes interesser, tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor det enkelte individ. 4. Habilitet a) Folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og egne interesser. Dette gjelder også forhold som ikke direkte rammes av inhabilitetsbestemmelsen i forvaltningsloven Dersom spesielle personlige interesser likevel kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i saksbehandlingen eller forberedende saksbehandling i, skal en ta dette opp med overordnet. b) Ved inhabilitet på rådmannivå i kommunen fattes alle midlertidige beslutninger og vedtak i saken av det nærmeste kompetente politiske organet. Ordføreren må i slike tilfeller vurdere om sakens art tilsier at saksforberedelse bør foretas av en annen kommune. Hvis spesiallovgivningen tillegger vedtakskompetansen til en bestemt stilling og personen som innehar denne stillingen er inhabil, så oppnevner kommunal-direktøren eller rådmannen en kompetent stedfortreder for han/henne. Saksfremlegg - arkivsak 06/

10 5. Forvaltning av kommunale aktiva Folkevalgte og ansatte plikter å bruke og ta vare på kommunens aktiva i samsvar med gjeldende retningslinjer. Med kommunens aktiva menes budsjettmidler, bygninger, biler, maskiner, elektronisk utstyr og lignende. Bruk av kommunens aktiva til private formål kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. Hvis det ikke finnes retningslinjer må bruken godkjennes av leder. Kommunens brevhode og logo skal aldri brukes i privat korrespondanse. 6. Integritet og omdømme Folkevalgte og ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre slik at det ikke skader kommunens omdømme. a) Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, eller kan gi andre saklig grunn til å tro dette. Dette gjelder alle typer fordeler som gaver, personlige rabatter og lignende. Dette gjelder likevel ikke oppmerksomhet i form av konfekt, blomster o.l. b) Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosesser eller kan gi andre saklig grunn til å tro det. c) ) Ved tilbud om gaver som har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnet kontaktes. Slike gaver skal returneres avsenderen sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Kopi av returbrevet sendes Kommunerevisjonen. d) Reiseutgifter i faglig sammenheng kan bare dekkes av kommunen, fagforening, ideelle organisasjoner o.l. Unntak fra dette prinsippet kan skje etter særskilte vedtak av kommunaldirektør eller rådmann. Folkevalgte legger slike saker fram for formannskapet. e) Folkevalgte og ansatte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av private bedrifter, organisasjoner o.l. som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. f) Folkevalgte og ansatte kan ikke delta i reklameøyemed i media for leverandører som har levert produkter eller tjenester til kommunen. g) Folkevalgte og ansatte kan opptre som referanser for en vareleverandørs kunder, når avtalen om å være referanse inngås uten at det skal påvirke prisen på varen. Saksfremlegg - arkivsak 06/