Etiske retningslinjer for Hadsel kommune

Transkript

1 Etiske retningslinjer for Hadsel kommune Sist revidert: Ansvar for revidering: Neste revidering: personalavdelingen ved behov, eller senest innen

2 Innhold 1. GRUNNREGLER HENSYNET TIL KOMMUNENS OMDØMME DISKRIMINERING, MOBBING, VOLD OG TRUSLER GAVER, GODTGJØRELSER OG LIGNENDE TESTAMENTARISKE GAVER INNKJØP BRUK AV KOMMUNENS UTSTYR OG EIENDELER HABILITET BEHANDLING AV OPPLYSNINGER VARSLING YTRINGSFRIHETEN OG LOJALITETSPLIKT KJÆRLIGHETSFORHOLD PÅ JOBBEN FORHOLDET TIL ETISKE RETNINGSLINJER... 7 Etiske retningslinjer Hadsel kommune 2

3 Etikk dreier seg om å forholde seg redelig til verdigrunnlag. Verdigrunnlaget er summen av de oppfatningene vi har om godt og riktig eller på den annen side dårlig og galt. For oss, som medarbeidere i organisasjonen Hadsel kommune, dreier etikk seg om å forholde seg redelig til det felles verdigrunnlaget som finnes i vår organisasjon, eller samfunnet forøvrig. Etiske retningslinjer skal formulere dette verdigrunnlaget og gi nødvendig veiledning slik at hver medarbeider får kjennskap til det og vet hvordan det skal kunne praktiseres i det daglige arbeidet. Kommunens kjerneverdier er: engasjert - samlende - kreativ - raus effektiv Kommunens visjon: Med mulighetene i fokus skaper vi fremtiden. Et hav av muligheter 1. Grunnregler 1. Hadsel kommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. 2. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det høye krav til den enkelte medarbeiders etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Det forventes at alle yter sitt beste for at det skal bli kvalitet på arbeidet som utføres, og for at felles mål skal nås. Det skal vises respekt for hverandres arbeid. Positive kollegiale holdninger styrker arbeidsmiljøet. Medarbeiderne skal være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis, uetiske handlinger, eller annet som kan skade kommunens omdømme og/eller integritet Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer også at alle forholder seg lojalt til vedtak som er truffet. 5. Ingen kan heller på vegne av kommunen foreta handlinger som er i strid med god forretningsskikk. Kommunen legger vekt på at alle forhold i forbindelse med sine forretningstransaksjoner blir korrekt behandlet og registrert. Alle fakturaer med bilag og dokumenter fra forretningsforbindelser skal være fullstendige og korrekte. Etiske retningslinjer Hadsel kommune 3

4 2. Hensynet til kommunens omdømme Enhver ansatt i Hadsel kommune er en ambassadør for Hadsel kommune. Som ansatt i en offentlig virksomhet, og i Hadsel kommune, bidrar man til hvordan innbyggere og andre oppfatter kommunen. Man skal derfor være bevisst på hvordan man opptrer som ansatt på ulike arenaer, samt i ulike roller man har. Sosiale medier er ofte forbundet med det som hører til privatlivet, og får en stadig større plass. Dette gjelder både på den private arenaen og på jobbarenaen. Grensene kan ofte virke opplagte, men er det sjelden. Derfor må man være ekstra oppmerksom på hva man uttaler seg om, spesielt om det grenser opp mot sin egen arbeidsplass. Sosiale medier har ofte stor makt, og man må også her være bevisst sin rolle som ambassadør for Hadsel kommune. Dette gjelder spesielt for lederstillinger, og andre sentrale stillinger. Som ansatt i Hadsel kommune forventes det at du bidrar til å markedsføre kommunen og de ansatte i kommunen på en god måte. Videre forventes det at du ikke setter kommunen i et dårlig lys ved å opptre på en utilbørlig måte, eller begår straffbare handlinger. Du bes om å vurdere nøye om medlemskap i ulike organisasjoner, innehavelse av ulike verv og lignende er i tråd med kommunens verdier og/eller kan skade kommunens omdømme. Det vises spesielt til at eksempelvis verv i spesielle MC-miljøer vil kunne oppfattes som uakseptabelt fra Hadsel kommunes side. Ledere, eller ansatte i nøkkelstillinger, skal være særskilt oppmerksom på at det stilles ekstra forventninger til at man går foran som et godt eksempel og som en god ambassadør for Hadsel kommune. Ansatte i ledende stillinger og folkevalgte oppfordres til å registrere sine verv og økonomiske interesser på webregisteret 3. Diskriminering, mobbing, vold og trusler Hadsel kommune, både ansatte og folkevalgte, tar sterk avstand fra alle former for diskriminering, mobbing, vold, trusler og trakassering. Som ansatt i Hadsel kommune forventer vi at du griper inn og varsler nærmeste leder, der hvor du ser at mobbing og/eller trakassering skjer, og arbeider aktivt for å forebygge det. Der hvor nærmeste leder er involvert skal neste ledd i tjenestevei nyttes. 4. Gaver, godtgjørelser og lignende Folkevalgte og ansatte i kommunen skal unngå personlige fordeler av en art som er eller kan oppfattes som: et forsøk på å påvirke handlinger, saksforberedelser, beslutninger, eller vedtak direkte påvirkning av handlinger, saksforberedelse, beslutninger eller vedtak. I utgangspunktet vil som oftest gaver, godtgjørelser og lignende kunne oppfattes som et forsøk på, eller som direkte påvirkning dersom den som gir gaven har en interesse som rettes mot kommunen, selv om intensjonen er en annen. Dersom det likevel tas i mot gaver må følgende kriterier være oppfylt: 1. Gavene skal registreres og fortrinnsvis komme arbeidsplassen til gode. Det skal unngås at enkeltpersoner begunstiges. 2. Det skal praktiseres åpenhet rundt gavene. 3. Gavene som mottas må være av mindre verdi, og gis til vanlige anledninger og høytider fra etablerte samarbeidspartnere. Etiske retningslinjer Hadsel kommune 4

5 4. Gaver fra brukere og pårørende kan mottas dersom gaven er av minimal verdi og handlingen ved å gi gaven må antas å ha stor personlig betydning for giveren. Slike gaver skal likevel registreres på samme måte som i punkt nr Dersom man er i tvil om gaven er av en slik verdi eller at det kan oppfattes som forsøk på påvirkning, skal det alltid konsulteres med overordnet nivå som et minimum. Mottatte gaver som ikke kan aksepteres skal returneres avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen eller kan gi andre grunn til å tro det. Reiseutgifter som skjer i tilknytning til den ansattes virksomhet i kommunen, skal reguleres av denne som arbeidsgiver. 5. Testamentariske gaver Testamentariske gaver reguleres i Arveloven. 1/3 av den totale arven kan for eksempel gis til ideelle organisasjoner, andre personer, osv. Hadsel kommune er positive til å ta i mot testamentariske gaver, men må av naturlige hensyn oppfordre til at testamentariske gaver ikke gis til enkeltpersoner ansatt i Hadsel kommune der hvor det er en nær relasjon. For eksempel mellom en beboer på et sykehjem og en sykepleier på samme sykehjem. Ansatte i Hadsel kommune må også være oppmerksom på at slike situasjoner kan oppfattes som problematisk, og oppfordre til at slike gaver blir gitt til konkrete formål, som kommer allmennheten til gode. For eksempel aktivitetstilbud ved et sykehjem, oppussing av en ungdomsklubb, eller lignende. 6. Innkjøp Det vises til kommunens innkjøpsreglement/økonomireglement. Det presiseres at ansatte ikke kan påberope seg kommunens innkjøps- og rabattordninger ved personlige innkjøp. Kommunalt ansatte kan heller ikke fremforhandle eller akseptere rabattordninger for en eller flere ansatte hos leverandører som kommunen har avtale med, selv om dette er på siden av den avtalen som allerede er inngått. 7. bruk av kommunens utstyr og eiendeler Privat bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer som skal utarbeides av administrasjonen og godkjennes av det respektive styret. Der det ikke finnes retningslinjer skal bruken godkjennes av nærmeste leder. Alle tilsatte plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måten og medvirke til at ressursene ikke misbrukes eller sløses. For å nå oppsatte mål på en god og effektiv måte må det gjøres avveininger mellom effektivitet og ressursbruk, grundighet, kvalitet og god forvaltningsskikk. Privat bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer som utvikles ved den enkelte seksjon. Kommunens kjøretøy/maskiner/utstyr skal ikke nyttes av tilsatte til noen form for privat inntektsgivende virksomhet. For bruk av kommunens IKT - utstyr henvises til egne retningslinjer. 8. Habilitet Kommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre en konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Etiske retningslinjer Hadsel kommune 5

6 Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede. Eksempler på slike mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver. Lønnet biverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære og andre nære sosiale forbindelser. Styreverv, tillitsverv, medlemskap, bijobb eller tilsvarende, som ikke er forenlig med de grunnverdier som følger naturlig av den enkeltes ansattes jobb i Hadsel kommune, eller de vedtatte verdier og etiske retningslinjer i Hadsel kommune som virksomhet for øvrig. 9. Behandling av opplysninger Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering. Som ansatt i kommunen gis du stor tillit. Det er derfor viktig at du ikke misbruker den informasjonen du sitter på. Det samme gjelder tilganger til ulike systemer, hvor det for eksempel er personsensitive opplysninger. Selv om du har tilgang til opplysningene, skal du være oppmerksom på at det ikke betyr det samme som at du fritt kan gå inn i disse opplysningene. Det skal alltid være tjenstlige behov som avgjør om du kan gå inn på opplysninger. All form for «snoking» (går inn på opplysninger uten tjenstlig behov/av ren nysgjerrighet) er uakseptabelt! Vær oppmerksom på at kommunen for visse fagsystemer er lovpålagt å føre datalogg over hvem som er inne på de ulike systemene til en hver tid. 10. Varsling Prinsipper om åpenhet og innbyggernes kontroll med offentlig forvaltning forutsetter at allmennheten får innsyn i kritikkverdige forhold. Dette medfører at kommunens tilsatte i enkelte tilfelle må kunne gi allmennheten faktiske opplysninger og sin oppfatning av forholdene. Alle tilsatte har et selvstendig ansvar for å ta opp forhold de får kjennskap til på arbeidsplassen som ikke er i samsvar med lover, regler og etiske retningslinjer, der dette ikke er i strid med annen lov. Spørsmål om adgangen til å gi opplysninger til allmennheten må vurderes i forhold til hensynet til lojalitet og mulig intern rapportering av forholdet. Tilsatte med slik informasjon må vurdere hva motivet er for varslingen og om forholdet objektivt sett er alvorlig. Tjenestevei må være første alternativ for løsning av saken, deretter tillitsmannsapparatet eller til en offentlig kontroll- eller tilsynsmyndighet før en går ut til allmennheten. Den som varsler har krav på at varslingen behandles fortrolig og at det ikke settes i verk urettmessige sanksjoner, jfr Arbeidsmiljølovens 2-4, 2. ledd. Kommunen vil heller ikke etterforske eller anmelde medarbeidernes kontakt med medier, gitt at lovbestemt taushetsplikt overholdes. Det er utarbeidet egne retningslinjer for varsling. 11. Ytringsfriheten og lojalitetsplikt Ytringsfrihet er en grunnleggende menneskerettighet som hviler på tungtveiende hensyn til samfunn og enkeltmennesker. Etiske retningslinjer Hadsel kommune 6

7 Tilsatte i kommunen har samme grunnleggende ytringsfrihet, jfr Grunnlovens 100. Det gjelder også på områder som har tilknytning til den enkeltes arbeidssted. Kulturen i virksomhetene bør være slik at åpen debatt og kritiske ytringer når fram til det nivået det skal i den interne saksbehandlingen. Lojalitet er også en grunnleggende verdi. Medarbeidere kan oppleve at lojalitetsplikten kan komme i konflikt med og begrenses av ytringsfriheten. Dette gjelder ytringer som kan skade virksomheten og kommunens interesser. Jo mer ledende stilling og jo nærmere politisk nivå vedkommende står desto strengere vil lojalitetskravet være. Medarbeidere kan imidlertid uttale seg om omstridte spørsmål/påtale kritikkverdige forhold innad i kommunen og til mediene, hele tiden innenfor grensen av lovbestemt taushetsplikt. Den enkelte medarbeider skal i så fall gjøre oppmerksom på at det dreier seg om personlige ytringer og ikke ytringer eller uttalelser på vegen av kommunen. Kommunal stillingstittel, brev, faks eller e-post skal derfor ikke brukes. For øvrig vises det til kommunens arbeidsreglement for forholdet til media. 12. Kjærlighetsforhold på jobben Når kjærlighetsforhold oppstår er det i utgangspunktet en positiv sak, også når det skjer mellom kollegaer på jobben. Imidlertid kan det også forbindes med flere utfordringer. Hadsel kommune har som holdning at kjærlighetsforhold på jobben er positivt. Det er likevel nødvendig å regulere dette noe, av hensyn til det lykkelige paret, de øvrige på arbeidsplassen og av arbeidsgivers interesser. Ved rekruttering av nye arbeidsgivere, skal man søke å unngå at kjærestepar jobber på samme arbeidsplass, eller har en for nær jobbmessig relasjon. Kjærestepar i relasjonen leder ansatt på samme arbeidsplass kan under ingen omstendigheter aksepteres. Dersom slike forhold oppstår på en arbeidsplass vil det om ikke annet avtales være lederen som blir forflyttet. Der det i et allerede etablert arbeidsforhold inngås kjærlighetsforhold mellom to ansatte på samme arbeidsplass, eller der de også har en jobbmessig relasjon, skal det alltid kalles inn til samtale mellom det lykkelige paret og involverte leder(e). Hensikten med samtalen er å vurdere hvorvidt dette kan skape utfordringer, og hvilke tiltak som eventuelt må iverksettes. 13. Forholdet til etiske retningslinjer Kommunestyret har ansvaret for at: etikk inngår som en del av folkevalgtopplæringen det minimum en gang i kommunestyreperioden fokuseres på utvalgte etiske problemstillinger som kan fungere som refleksjon og debatt etiske retningslinjer er gjort kjent for nye kommunestyret Rådmannens har ansvaret for at: etikk inngår som en del av lederopplæringen det minimum en gang i året har fokus på utvalgte etiske problemstillinger som kan fungere som refleksjon og debatt. etiske retningslinjer er gjort kjent for alle ledere Etiske retningslinjer Hadsel kommune 7

8 Ledere for de enkelte arbeidsplasser har ansvaret for at: alle nyansatte blir gjort kjent med etiske retningslinjer det minimum en gang i året fokuseres på utvalgte etiske problemstillinger som kan fungere som refleksjon og debatt i personalgruppa. Etiske retningslinjer Hadsel kommune 8