Byrådssak 257/14 Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. BOBS ESARK-1266-201220264-10 Hva saken gjelder: I 2012/2013 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon i Bergen kommune om Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. Bystyret behandlet rapportens innhold og anbefalinger i møtet 250913 og fattet følgende vedtak i sak 187-13: 1. Bystyret har merket seg revisjonsfunn, vurderinger og konklusjoner som fremkommer i forvaltningsrevisjonsrapporten «Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning». 2. Bystyret har merket seg opplysningene i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirkes høringsuttalelse til rapporten knyttet til revisors forslåtte tiltak. 3. Bystyret ber Byrådet rapportere om status på revisjonsfunnene i revisjonsrapporten ved starten på neste år. I denne saken legger byrådet frem dagens status i forhold til revisjonsrapportens anbefalte tiltak. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Byrådets fullmakter av 18. desember 2013, 2.7 d) - Rapportering og informasjon til bystyrets organer: Byrådet skal jevnlig informere og rapportere til bystyrets organer om status på oppfølging/iverksetting av vedtak fattet i bystyrets organer Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret tar rapporteringen for 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport om prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning til orientering. Bystyret ber om en ny rapport innen utgangen av 2015. 2. Bystyret ber om at arbeidet med å overføre arkivfunksjoner fra de ytre enhetene til Sentralarkivet prioriteres. Dato: 19. august 2014 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Ragnhild Stolt-Nielsen byrådsleder Helge Stormoen byråd for kultur, næring, idrett og kirke 1
Saksutredning: I forvaltningsrevisjonsrapport av 2013 foreslo revisjonen 8 tiltak knyttet til prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning i Bergen kommune. I utredningen under legges det frem kommentarene som ble gitt til hvert enkelt tiltak i 2013, samt status for de samme tiltakene i 2014. KOMMENTARER TIL OG OPPFØLGING AV REVISJONENS FORESLÅTTE TILTAK: Revisjonen foreslår at Bergen kommune: 1. sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å omfatte alle enheter i Bergen kommune (jf. vedtak i ABM-plan) Kommentar 2013: Sentralisering av arkivtjenesten er ett av de viktigste tiltakene for å styrke standarden for arkivdanning i Bergen kommune. Dette er beskrevet og besluttet i ABM-plan for Bergen kommune, vedtatt av bystyret i sak 290/12, med en tidshorisont frem til 2018. Tanken om byarkivets rolle som ene-arkiv er også et gjennomgripende tema i ABM-planen. Tiltaket vil kreve omfordeling av oppgaver og ressurser i kommunen. Kommentar 2014: Sentralarkivet har fortsatt arbeidet med å inkludere ytre enheter. Sentralarkivets mål er å betjene alle kommunens enheter innen 2018. Innen år 2015 skal alle grunnskolene i Bergen få tjenester fra Sentralarkivet, og det skal innføres elektroniske elevmapper. Dette vil kreve en suksessiv ressursoverføring fra byrådsavdelingene, samt kompetanseheving ved Sentralarkivet. 2. sikrer at arkivverdige og journalpliktige dokumenter blir arkivert og journalført i samsvar med arkivloven og offentlighetsloven med forskrifter i alle enheter i kommunen Kommentar 2013: Sikring av arkivering og journalføring i alle enheter i kommunen forutsetter oppfylling av punkt 1. En ser begrenset hensikt i tiltak overfor egne arkivskapere ut over en innlemmelse i Sentralarkivets tjenesteportefølje. Videre er det nødvendig med en totalrevisjon av all metode for dokumentfangst, opplæring og rutiner ved overgang til fullelektroniske arkiv. Kommentar 2014: Bergen Byarkiv har i samarbeid med IKT Konsern hatt tiltak for å sikre at e-poster med saksinnhold kommer inn i kommunens sak-/arkivsystem. Dette finnes det nå en løsning for i systemet. «E-postprosjektet», som ble avsluttet 2013/2014, avdekket status i forhold til generell bruk av e-poster og til dels andre digitale dokumenter i virksomheten Bergen kommune. Prosjektet skapte også en ytterligere bevissthet hos deltagerne - saksbehandlere, ledere og deltagere i prosjekt- og styringsgrupper - i forhold til å fortsette prosessen med dokumentfangst. Når det gjelder opplæring, så vises det til punkt 4 i denne saksutredningen. Ved en overgang til Sentralarkivet vil dokumentfangst og opplæring av saksbehandlere og ledere bli mer tilfredsstillende ivaretatt for hele Bergen kommune. 3. sikrer at offentlig journal på Internett omfatter hele journalen i BKsak, både når det gjelder avdelinger/enheter og organinterne dokumenter 2
Kommentar 2013: Offentlig journal på internett for alle enheter er i overensstemmelse med kommunens intensjoner. Dette forutsetter gjennomføring av punkt 1 og punkt 2, særlig med tanke på de enheter som ikke benytter BKsak i dag. Kommentar 2014: Bergen Byarkiv har i samarbeid med IKT Konsern lagt til rette for at samtlige enheter som betjenes av Sentralarkivet vil bli klargjort for publisering på internett i løpet av første halvår 2014. Til tross for dette, er det mange virksomheter utenom Sentralarkivet som ikke vil være tilgjengelig på offentlig journal. Spesielt vil det være vanskelig for mindre enheter med små arkivressurser å håndtere offentlig journal på nett. 4. sikrer at alle kommunens ansatte får tilstrekkelig opplæring knyttet til arkivering, journalføring og offentlighet Kommentar 2013: Bergen kommune er enig i dette. En ser i dag to motgående tendenser: På den ene siden sentraliseres arkivfunksjonene i store enhetlige systemer. På den annen side desentraliseres praktiske, daglige arkivoppgaver til den enkelte saksbehandler, aktualisert ved arkivering av epostmeldinger til personlig epostkasse. En opplæring i arkivering, journalføring og offentlighet krever større grad av samhandling mellom sentrale aktører enn tilfellet er i dag. Dette vil bli fulgt opp. Kommentarer 2014: Bergen Byarkiv har flere konkrete tiltak i gang når det gjelder opplæring, og har i 2013/2014 hatt flere former for samarbeid med opplæringsansvarlige ved IKT Konsern. Kurs fra byarkivet i arkiv og dokumenthåndtering er nå tilgjengelig via kommunens kursbørs. I tillegg blir grunnleggende arkiv-/dokumenthåndteringskurs en del av basisopplæringen for ledere. Bergen Byarkiv utarbeider også et nettbasert kurs via intranett. I tillegg samarbeider byarkivet med et nasjonalt nettverk om arkivopplæring, som også vil komme Bergen kommune til gode. 5. utarbeider tydelige rutiner/retningslinjer for arkivering, journalføring og offentlighet på de områdene revisjonen har påpekt mangler. Som en del av dette bør kommunen vurdere å utarbeide en saksbehandlerbok. Kommentar 2013: Rutiner og retningslinjer utarbeides fortløpende, og en ser behovet for en oppdatert, ajourholdt og lett tilgjengelig arkivplan. En felles saksbehandlerhåndbok, som også inneholder relevante arkivbestemmelser og veiledninger, bør være nettbasert. Kommentarer 2014: En saksbehandlerhåndbok tilrettelagt for saksbehandlere og ledere er under utarbeidelse og forventes ferdig på kommunens nye intranett i løpet av 2014. Denne vil være knyttet til nettbasert kurs via intranett, jfr. punkt nr. 4, og vil være lenket til Bergen kommunes arkivplan som er fortløpende under revisjon og bearbeiding. 6. utarbeider en fullstendig og ajourført oversikt i arkivplanen over de systemene som blir benyttet til journalføring og annen registrering av dokument Kommentar 2013: Bergen kommune har oversikt over eksisterende fagsystemer. Denne vil bli integrert inn i arkivplanen og ajourholdt der. 3
Kommentar 2014: Den nevnte oversikten er under bearbeiding og sluttføres i disse dager. I dag ligger det i arkivplanen en oversikt over 42 systemer. Detaljene om systemene mangler i denne foreløpige oversikten. 7. sikrer at byarkivet blir involvert i prosesser med nyanskaffelser av fagsystem, og at fagsystemer som anskaffes av kommunen oppfyller kravene i arkivforskriften og Noarkstandarden (jf. vedtak i IKT-strategi i Bergen kommune). Kommentar 2013: Dette kravet er i samsvar med IKT-strategi for Bergen kommune og ABMplan, men ikke helt ut realisert. Byarkivet må involveres i prosesser der virksomheter skal anskaffe nye fagsystem. Fagsystemene skal oppfylle kravene i arkivforskriften og Noarkstandarden. Kommentar 2014: Det er etablert flere møtepunkt mellom Bergen Byarkiv og IKT Konsern og mellom Bergen Byarkiv og IKT Drift. Det forutsettes at det som er av planer for nye systemer blir drøftet i disse foraene. 8. utarbeider rutiner som sikrer at byarkivet er kjent med lokale arkiveringsrutiner som blir utarbeidet i kommunen. Kommentar 2013: Dette tiltaket er ikke tilstrekkelig. Byarkivet skal ikke bare være kjent med lokale arkiveringsrutiner, byarkivet skal godkjenne slike rutiner. For øvrig, se punkt 1 og 2 om sentralisering og arkivplan. Kommentar 2014: Det vises til punkt nr. 4 og fokus på lederopplæring m.m. Kommunens satsning på opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering vil også nå ut til ytre enheter og virksomheter. En sterkere sentralisering og god dialog med arkivtjenesten er et annet virkemiddel for å lykkes med å nå målet om kontroll over kommunale arkiveringsrutiner. Dette er et arbeid som prioriteres. Det er tidvis tungt å håndheve byarkivarens arkivmyndighet overfor enheter som lager sine egne arkivsystemer. Resultatet er ofte systemer som har mangler både med hensyn til arkivfunksjonalitet, innsynshåndtering, overskriving av data, samt egenskaper for langtidslagring. Dette fører til tap av data, økte kostnader og tap av omdømme, i tillegg til brudd på Arkivlov mm. AVSLUTNING: I hovedsak vil følgende forhold være avgjørende for om Bergen kommune vil kunne lykkes med å oppnå ønskede resultater i henhold til forvaltningsrevisjonens rapport om Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning:. Innføring av et nytt sak-/arkivsystem i kommunen vil være av største viktighet for å rette opp feil og mangler i eksisterende system. Bergen Byarkiv må være sentral i anskaffelsesprosessen. Det må tas hensyn til organisering og arkivmyndighet. Sentralisering av arkivtjenesten vil styrke arkivkvaliteten, særlig for de mindre enhetene med begrensede arkivressurser- og kompetanse. 4
I løpet av 2014 blir det satt i gang flere tiltak for opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering. Det arbeides kontinuerlig med Bergen kommunes arkivplan, som vil måtte få et løft i løpet av 2014. Sentralt postmottak vil i løpet av året bli ivaretatt av Sentralarkivet. 5