Noark-standarden fremover Samdok-programmet Fagforbundets fagdager 2014 Dokumentasjonsforvaltning/arkivering Øivind Kruse
Tema Noark veien videre Samdok-programmet prioriterte mål 2014
Noark hvor står vi i dag? (1) Noark 5 publisert i juli 2008 Nye versjoner siden, siste versjon 3.1 fra mars 2013 Vi endret betydningen av akronymet Noark Noark 1-4: Norsk arkivsystem Noark 5: Norsk arkivstandard 16 løsninger godkjent 5 løsninger: komplette saksbehandlings- og arkivsystem 3 med endelig godkjenning 5 løsninger: kjerne for saksdokumenter 1 med endelig godkjenning 2 løsninger: kjerne for dokumenter som ikke er saksdokumenter 1 løsning: spesialisert løsning for en kunde 3 løsninger: kjerne for digitalisering av objektmapper 1 med endelig godkjenning
Hvor står vi i dag? (2) Fortsatt Noark 4-system dominerer markedet Komplette arkivsystem med noe funksjonalitet for saksbehandlere Primært fått endret avleveringsformatet ellers lite nytt Kun én måte å arkivere dokument på: som en journalpost i en sak Noen i miljøet har begynt å ta Noark 5 på alvor Men det virker som de aller fleste fortsatt ikke helt forstår hva som er greia med Noark 5 Hvilke muligheter den åpner for Hvordan bruke standarden Hvorfor har ikke Noark 5 blitt en større suksess?
Utfordringer med Noark5 Standarden er vanskelig tilgjengelig Først og fremst en pedagogisk utfordring Arkivskapernemå forstå hvordan standarden skal brukes Mange arkivskapere ønsker en kravspesifikasjon Ser helst at noen har gjort jobben for dem At standarden skal gi svar på hvordan arkivdanning skal foregå, hvordan rutinene bør utformes, hvilke krav de kan stille til saksbehandlere Vanskelig å forså hva en Noark5 kjerne er
Noark 5 kjerne Noark 5 spesifiserer krav til en arkivkjerne Den spesifiserer ikkeen kjernemodul Stiller krav til HVA, ikke HVORDAN Kjernekravene kanrealiseres som en kjernemodul Dvs. et minimumssystemsom tilfredsstiller kjernekravene, og som må integreres med andre system Det viktige er at løsningen oppfyller kravene Uavhengig av om de oppfylles i en kjerne, i et fagsystem som snakker med en kjerne, et system med innebygd kjerne Noark 5 er ikke en IT-standard Stiller ikke krav til hvordan det skal løses Stiller krav til hvordan det skal dokumenteres Arkivdokumenter Metadata
Saksbehandling -arkiv Viktigste grepet i Noark5: skille mellom saksbehandling og arkiv Saksbehandling: vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak Arkiv: Noark 5 kjerne Dokument produsert som ledd i virksomheten, og som ikke arkivbegrenses Omfatter både dokumentfangst, forvaltning av arkivdokumenter og produksjon av arkivuttrekk for overføring til arkivdepot Stort sett er det bare krav til kjernen som er obligatoriske Standarden stiller krav til arkiveringen Krav til saksbehandling/krav som påvirker saksbehandler kun i den grad det er nødvendig for ivaretakelse av arkivmessige krav
Standarden må brukes riktig Pålagt å bruke for journalføringspliktige saksdokument Skal kunne brukes på andre typer arkiver med arkivdokument Kan ikke brukes som kravspesifikasjon Noark-4 ble brukt slik alle obligatoriske Noark-krav Arkivskaper må gjøre et forarbeid Hva slags system trenger vi? Hvem skal bruke systemet til hvilke oppgaver hvilke arbeidsprosesser skal støttes? Hvilke arkivdokumenter skal fanges i løsningen, og hvilke krav må vi stille til arkivdokumentene Bevaringsplanlegging hvor lenge? Juridiske/forretningsmessige behov compliance Behovsdefinering forutsetning for kravspesifikasjon Standarden brukes i arbeidet med kravspesifikasjon Hvilke krav blir obligatoriske Hvilke andre krav blir aktuelle Hvilke svar gir standarden, og hvilke svar må vi finne selv Hvor mange kjerner og hvorfor?
Trenger vinoark 5? Første spørsmål: hvorfor? Ny standard løser ingen problemer i seg selv Hva vi skal gjøre er avhengig av hva som er utfordringen! Trenger vi et nytt sak og arkivsystem, eller kan vi få mer ut av det vi allerede har? Bedre opplæring, bedre rutiner, mer oppfølging Følge opp leverandør, bedre vedlikeholdsavtale Hvorfor er vi ikke tilfreds med dagens system? Mangelfull funksjonalitet? Misfornøyde brukere? Tekniske problemer? Service fra leverandør? Eller er det noe helt annet vi trenger?
Assume that the tools can do magic and define the ideal solution that is easy for everyone to use. Laurence Hart, http://wordofpie.com/
Videre utvikling Det viktigste i standarden bør beholdes Fokus på kjernekrav for arkiv i en løsning Arkivstruktur og metadata Fleksibilitet til å kunne brukes på flere typer løsninger Avleveringsformatet Kanskje også ta skrittet fullt ut? Rendyrke standarden som en arkivkjernestandard Fremheve hvordan og hvilke ulike krav blir obligatoriske avhengig av hva løsningen skal brukes på Fjerne en del funksjonelle krav Grunnleggende skal standarden handle om hvordan prosesser, transaksjoner, mv. skal dokumenteres i løsningen
Hva jobber vi med konkret? Arbeidsliste med større og mindre endringer Vurdering av enkeltkrav Gjennomgang av enkeltkapittel Kravene til frysing av dokument og metadata (?) Kravene til avskrivning (?) Kravene til elektronisk kommunikasjon (?) Avlevering og uttrekk Får vi med alt bevaringsverdig fra systemene? Samsvar mellom Noark og øvrige krav til overføring? Velfungerende godkjenningsordning
Hva jobber vi med (2)? Metadata Virksomhetsspesifikke metadata Metadata for nye mappetyper og registreringstyper Byggesaksmappe, personmappe, osv. Periodisering Strengere kontroll av kravene til periodisering ved godkjenning av løsninger? Andre måter å gjøre det på enn dagens regler til periodisering? Klassifikasjon I norsk forvaltning mister arkivnøkkelen betydning ved overgang til elektronisk arkiv I internasjonal teori (MoReq, ISO 15489) blir klassifikasjon stadig viktigere Arkivdanning records management Øke fokus på bevisverdi, juridiske og administrative behov Uavhengig av bevaringsverdig, avlevering
Tjenestegrensesnitt (API) GUI (graphical user interface) Noark 5- system Fagsystem API (application programming interface) Noark5 kjerne Fokus på funksjoner Støtte for enhver kompatibel klient Det viktigste nye vi jobber med i Noark5 akkurat nå
Tjenestegrensesnittet Det er satt i gang et prosjekt som jobber med det Ledet av KS Arbeidsgruppe med 14 medlemmer: leverandører og brukergrupper representert Skal ha noe ferdig til sommeren Tar utgangspunkt i Geointegrasjonsstandarden Angir grensesnittstandarder og prinsipper for samspill mellom fagsystemer og saks-/arkivsystemer innenfor kommunal sektor Skal definere tjenester som dekker alle krav i standarden Kan være snakk om inntil 200 operasjoner Skille mellom obligatoriske og valgfrie tjenester Standarden må revideres på noen punkt parallelt med utvikling av tjenestegrensesnitt Alle objekter må få systemid Obligatoriske krav med tanke på avlevering ikke krav hvor det er klart når de er obligatoriske Velge syntaks for søk?
Andre modeller for integrasjon Noarkstyrer dokumentene i fagsystemet, sikrer arkivmessigkontroll uten selv å hente dokumentene Bygge Noarkinn i fagsystem, så fagsystemet blir et Noark-system i seg selv
Supplement til standarden? Utvidelser Semantisk web, RDF, osv? Interoperabilitet? Veiledninger mv. Fortettet Noark med obligatoriske krav? Noark 5 for private? Innsalgsbrosjyre? Terminologi Sakarkiv, fagsystem, Noark kjerne og komplett, mv. Hva mener vi med begrep, hvilken betydning får begrepsbruken, mv? Noark og bevisverdi Arkivregelverket tillater elektronisk arkivering for arkivformål I hvilken grad kan vi si at korrekt bruk av Noarkgir troverdige dokumenter som kan brukes som bevis i en rettssak?
SAMDOK samla samfunnsdokumentasjon Etablert våren 2013 av Riksarkivaren for å følge opp stortingsmelding om arkiv Forslag til strategiske arbeidsområder Basert på innspill til Arkivverkets strategi Diskusjon i strategigruppen Samordning i den interne Samdok-gruppen Etablering av strategigrupper Område «Arkiv i e-forvaltning» Område «Kommunale arkiv» Område «Privatarkiv» Følg med på samdok.com
Strategigrupper
Prioriterte oppgaver 2014 1. Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 11. Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentlig sektor
Prioriterte oppgaver 2014 1. Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 11. Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentlig sektor
Prioriterte oppgaver 2014 1. Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 11. Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentlig sektor
Synkron overføring av arkivmateriale til depot Behov for mer effektive og automatiserte måter å overføre digitalt materiale til depot Forstudie hos IKA Kongsberg Kartlagt interessen hos eierkommuner for Noark arkivkjerne hos IKA SAMDOK ønsker å støtte arbeidet med å konkretisere og gjennomføre dette som pilotprosjekt http://samdok.com/2013/05/06/ika-arkivkjerne-og-noark5-kjernesom-open-kjeldekode/ Riksarkivet har utarbeidet skisse til signalprosjekt i forbindelse med budsjett 2015 Tilsvarende tilnærming til arkivkjerne inngår i dette prosjektet Grunnlag for piloter i statlig sektor Mål: Etablere piloter for synkron overføring til arkivdepot innen 01.01.15 Prosjektgruppe kommunale arkiv
Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentlig sektor Tiltak: Kartlegge gjeldende krav til IKT-arkitektur i stat og kommune Utrede forutsetninger og konsekvenser for arkivkjerne som felleskomponent Krav til IKT-arkitektur Utrede deponeringsordningen og tidlig avlevering av arkivmateriale, herunder ansvars- og funksjonsdeling mellom arkivskaper og depot Mål: Utredning med anbefalinger om arkivkjerne som felleskomponent for offentlig forvaltning Anbefaling om IKT-arkitekturfor elektroniske arkiv som omfattarbåde arkivdanning og overføring til depot Prosjektgruppe for arkiv i e-forvaltning
Kriterier for overføring Faste tidsperioder (dagens ordning) Innebærer med jevne mellomrom å sette et kontrollert tidsskille i arkivet Innebærer utskillelse og bortsetting av eldre, uaktuelt materiale fra journal og arkiv Skarpt eller mykt skille Forberede uttrekk for avlevering/deponering Tabelluttrekk fa hele arkivperioder, dvs. alle saker avsluttet i perioden I tillegg komplett journal for samme periode, dvs. oversikten over det som ble behandlet (virksomhetens puls) Vanskelig å gjennomføre for mange Omfattende administrativ prosess, griper inn i arkivdanningen
Forberedelse overføring Gjennomført periodisering skarpt eller mykt Ved mykt periodeskille kan en ikke foreta periodiseringen før etter at overlappingsperioden er slutt Kun innholdet i avsluttede arkivdeler som skal være med Ikke mulig å legge til nye saker, journalposter eller dokumenter, heller ikke endre metadata Unntatt kassasjon, avgradering, utlån Uttrekket skal ikke vaskes, dvs. fjerne saker som utgår, mv. Det er tillatt å bruke skript for å oppdatere databasen, f.eks. for å avslutte alle saker hvis ikke dette har vært en del av den daglige rutinen dokumenteres i INFO.TXT
Forberedelse overføring (2) Sjekkliste Arkivdelen(e) skal være avsluttet, dvs. bortsatt (arkivstatus B). Alle saker skal være avsluttet (saksstatus A) eller være markert som utgått (sakstatus U). Alle journalposter skal være arkivert (journalstatus A) eller være markert som utgått (journalstatus U). Dersom uttrekket inneholder dokumentfiler, skal alle dokumenter være ferdigstilt (dokumentstatus F). Alle inngående dokumenter (dokumenttype I) og organinterne dokumenter (dokumenttype N) skal være avskrevet. Alle saker skal være klassifisert med en arkivkode (ordningsverdi), og alle de primære ordningsverdiene i en arkivdel skal tilhøre samme ordningsprinsipp.
Skarpt eller mykt periodeskille? Fra brownfield til greenfield
Utfordringer med dagens ordning Skifte av arkivsystemer og endring av avleveringsformatet skjer vanligvis flere ganger i løpet av deponeringstiden. Arkivskaper må migrere metadata og dokumenter til nye systemer De migrerte metadataeneog dokumentene tilfredsstiller ikke kravene til nye avleveringsformat Det blir gjort endringer på metadata etter at materialet er deponert, slik at det må avleveres på nytt Migrerte metadata må da trekkes ut fra dagens system, i avleveringsformatet dette er laget for
Alternative overføringskriterier Fortløpende utskillelse av avsluttede saker Journalposter overføres ved journalføring Årgangssnitt Ikke brukt på en viss tid Nye data siden sist
Konsekvenser av tidlig avlevering Hvis vi ser bort fra råderetten og krav om betjening, hva vil tidlig avlevering innebære? Ingen mulighet for å endre dokument og metadata Rutiner for håndtering av innsynsforespørslermå etableres Umiddelbart behov for tilgjengeliggjøring for arkivskaper Arkivskaper vil uansett kunne beholde en kopi for håndtering av innsynsforespørsler
Prioriterte oppgaver 2014 1. Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 11. Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentleg sektor
Prioriterte oppgaver 2014 1. Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 11. Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Dokumentfangst fra e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentleg sektor
Dokumentfangst e-post Dokumentfangst, registrering og arkivering er en av de største utfordringene i både offentlig og privat sektor, aksentuert av kommunikasjonskanaler utenfor virksomhetenes kontroll. Den omfattende e-postutvekslingen fra person til person, gjør dette til et prioritert område som det haster å få kontroll på. Mål: Foreslå konkrete tiltak innen områdene kultur, organisasjon, teknologi og lovverk og standarder som kan bidra til å øke dokumentfangsten fra e-post. Tiltak Innhente erfaringsgrunnlag fra ulike virksomheter Identifisere problemene, hvorfor er det så vanskelig med e-post Komme frem til konkrete forslag til tiltak
«Nei, kanskje må vi si at alt du sender og mottar på jobb, er jobbens og blir automatisk arkivert i virksomhetens sentrale arkiv. Og legge til rette for dette i gjeldende lovverk. Også må vi, hver og én av oss som jobber i en virksomhet, endre atferd, bli mer bevisste og begynne å bruke privat e- postadresse til private anliggender som kjærlighetsbrev og annet snasent vi ikke vil ha hjem i (jobb)postkassen.» http://www.aftenposten.no/meninger/debatt/er-det-din-epost-eller-jobbens-7492351.html#.u0eqrou08-6 «Vi i Norsk Arkivråd mener det er grunn til bekymring for denne litt nonchalante måten de fleste virksomheter lar sine ansatte håndtere e-post på. Hver og én har nå blitt sin egen arkivsjef. Hvilke e- poster vil jeg slette, hvilke tar jeg vare på og hvor lenge?» «Det kommer ikke fysiske postsekkerinn dørene lenger, det kommer e- post, i enorme mengder. Å tro at alle ansatte skal drive med arkivering med dagens informasjonsoverflod, er utopi.»
Utfordringer Personvernet Hovedregelen i dag at jobbmail er privat https://www.datatilsynet.no/sektor/arbeidsliv/innsyn-epost-filer/ Vil avsender forholde seg til at jobbmailen ikke er privat? Evt. sende jobbmail til den private adressen? Mobile enheter med mange postkasser Har jeg kontroll på hvilken jeg bruker? Arkivforskriften har bestemmelser om personlig adressert post, 3-1 andre ledd Handler primært om holdninger, rutiner, opplæring, kultur
Kjennetegn ved e-postrekker 2 eller flere transaksjoner Kan sammenliknes med en samtale, hvor innholdet akkumuleres for hver transaksjon Både inngående og utgående Kan gå over kortere eller lengre tid 2 eller flere involverte Ikke nødvendigvis alle mottakere deltar aktivt Både interne og eksterne Ofte det eneste arkivtjenesten får tak i Saksbehandler kommer på at en e-postkorrespondanse bør arkiveres, og videresender siste e-post med korrespondansen som «hale» til arkivtjenesten så de kan legge dem inn Dette skaper den kanskje største utfordringen (på det vi får tak i )
Hva gjør vi med e-postrekker? Journalfører og arkiverer den slik vi fikk den Da har vi i alle fall arkivert det vi fikk Redigerer bort saksbehandlers videresending, men journalfører og arkiverer e-postrekken som ett dokument Splitter opp e-postrekken, journalfører og arkiverer hver enkelt transaksjon for seg Sender tilbake til saksbehandler og ber om at han/hun importerer selv For det er rutinene hos oss (?) Ber saksbehandler importere hver og en e-post som egne journalposter
Har systemene god nok funksjonalitet? Det er enkelt å importere e-poster til de fleste Noarksystemer i dag E-post er som oftest ad hoc-saksbehandling En forutsetning at saksbehandlere/ledere gjør det fortløpende Kan ikke basere rutinen på at e-post videresendes arkivet for registrering Kultur, holdninger, opplæring, mv. er grunnleggende Men tradisjonelle Noark-systemer har stort sett bare én måte å arkivere dokumenter på Som journalpost i en sak Ikke nødvendigvis det som er mest hensiktsmessig for å dokumentere en samtale Mangler journalposttype for når det er både interne og eksterne korrespondanseparter
Når kan det være greit å arkivere alt som én e-postrekke? Dersom informasjonsinnholdet er det viktigste som skal dokumenteres Hver enkelt e-post oppfyller ikke vilkårene for journalføringsplikt Dvs. hver enkelt transaksjon er ikke så viktig, men «samtalen» er viktig å få dokumentert Dersom svaret er det viktigste å dokumentere Dvs. spørsmålet i seg selv er ikke så viktig, hvem som sendte det inn, når, osv., mao. ikke journalføringspliktig Kan allikevel være viktig å dokumentere svaret som ble gitt Eneste alternativ, for det er det arkivtjenesten har fått tak i Kan også være det eneste saksbehandler har fått Men bør vi da splitte opp korrespondansen, redigere på innholdet? Hva gjør det med autentisiteten?
Redigere e-post ved journalføring? Justisdepartementet: Korte interne e-postar kjem saman med den sentrale e-posten fjern dei (normalt)!! Ikkje omfatta av journalføringsplikta Typisk reine oversendingar Delar av e-post utgjer uformell eller privat tekst Er teksten omfatta av saksdokumentdefinisjonen? Heng det tett saman med resten av dokumentet? Dersom to nei: berre fjern det før journalføring LovrådgiverOle Knut Løstegaard, Norsk Arkivråds høstseminar 32.10.2013 Primært begrunnet ut fra innsynsretten i offentlighetsloven Men er dette greit fra et arkivfaglig perspektiv? Er det informasjonen som er journalføringspliktig? Dokumentets autentisitet og integritet Dokumentasjon av personlige relasjoner, habilitet, osv.?
Hvorfor er det problematisk å arkivere som e-postrekke? Har vi kontroll på hva som har skjedd i rekken? Ved hver videresending er det mulig å endre teksten lenger ned Det kan ha vært vedlegg til én eller noen av forsendelsene Deler av korrespondansen kan ha foregått utenfor den endelige rekken Kan det være taushetsbelagt/privat informasjon et sted i rekken? Jf. hei-forvaltningen Har vi kontroll på om e-postrekken har fortsatt etter at vi fikk lagt den inn i arkivet? Er korrespondansen komplett? Har vi kontroll på hvem som legger inn hva i arkivet? Faren for dobbeltregistrering hvis saksbehandler legger inn selv Forskjellige deler av samme rekke kan legges inn av forskjellige personer Konklusjon: autentisitet og integritet er i liten grad ivaretatt
Hvorfor bør vi arkivere og journalføre hver enkelt e-post i korrespondansen? Større sikkerhet for at hele innholdet i korrespondansen blir med kompletthet Mister ikke vedlegg Mister ikke innhold Når det er et poeng å kunne dokumentere hvem som har sagt hva når Viser omfanget av korrespondanse Viser hva som er sendt og hva som er mottatt Fortløpende journalføring/arkivering bidrar til å sikre autentisitet Etterregistrering bidrar til å svekke autentisitet Får saksnummer fra starten av, som kan følge korrespondansen Kan hindre dobbeltregistrering dersom flere deltakerei samme virksomhet Oppsummert: journalen blir mer troverdig som bevis
Alternativer? Dersom det ikke er journalføringspliktig: egen registreringstype i Noark5? Utvikle egne verktøy for å gjennomføre samtale, og arkivere den slik at hvert innlegg blir arkivert som record, eller en registrering i Noark5? Endre e-postrutiner og system Sette som standard at avsender er virksomheten, bruker må manuelt endre til personlig Tagge e-poster, slik at senere e-poster i samme korrespondanse fanges automatisk Automatisk dokumentfangst? Greit ved standardiserte prosesser Verre ved ad hoc saksbehandling/ korrespondanse, så lenge e- post kan brukes privat
Prioriterte oppgaver 2014 1. Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 11. Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentleg sektor
Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv Digitalt førstevalg og digitale tjenester får konsekvenser Digital postkasse, SvarUt, Altinn Blir journalføring ivaretatt? Publikumstjenester Direkte kommunikasjon med fagsystem Selvbetjeningsløsninger Journalføring og dokumentasjon av transaksjoner Hvordan skal transaksjonene dokumenteres? Hjemmesider Dokumentasjon av informasjon til publikum Sosiale medier Journalføring og dokumentasjon av transaksjoner Mål: Handlingsplan for ivaretakelse av alle arkivfaglige sider ved digitalisering av offentlig sektor Prosjektgruppe arkiv i e-forvaltning
Paradigmeskifte med elektroniske arkiv Det gamle paradigmet : Arkivet er definert som de fysiske dokumentene som er mottatt, produsert og samlet gjennom virksomheten til arkivskaperen Arkivet framstår som en fysisk enhet Fokus på fysisk proveniens: Arkivskaper = arkiv Det nye paradigmet : Arkivet omfatter de elementene som har blitt knyttet sammen gjennom en saksbehandlings-eller forretningsprosess (prosessbundet informasjon) Arkivet framstår som en logisk enhet Fokus på funksjonell proveniens: Funksjon = arkiv
Begrepet arkivdokument ( record ) er i ferd med å endres Korrespondanse går ikke lenger via postmottakene Arkivdokumenter er ikke lenger enkle binære objekt Med assosierte metadata lagret separat Isteden får vi (har vi) strukturerte data Med data og metadata i samme innkapsling, uttrykt i XML Vi har rimelig kontroll på digitaliserte papirdokumenter Eller elektroniske dokumenter som etteraper egenskapene til papirdokumenter E-post hører til en viss grad i denne kategorien Genuint digitalt skapte dokumenter har vi i liten grad løsninger for Multimedia (dokumenter med innebygget video, lyd, mv., eks. websider) Dynamiske og interaktive dokumenter (animasjon, prøver på nett, mv.) Modeller, hvor saksbehandlingen foregår i modellen