CREW en kasseringsmanual for bibliotek Oversatt og tilrettelagt for norske forhold av Jannicke Røgler

CREW en kasseringsmanual for bibliotek Oversatt og tilrettelagt for norske forhold av Jannicke Røgler OBS! Ikke endelig versjon!!! Buskerud fylkesbibliotek Drammen, våren 2011 CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 1

ISBN Lisens: Attribution statement that the Norwegian edition CREW en kasseringsmanual for bibliotek er en oversettelse og tilpasning av: CREW: A Weeding Manual for Modern Libraries Copyright 2008, Texas State Library and Archives Commission. Lisensiert under en CC lisens Tillatelse: Kontakt Texas State Library and Archives Commission. for andre anvendelser av denne publikasjonen som ikke går under CC-lisensen Elektronisk utgave: crewinorge.org CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 2

Sagt om kassering: Biblioteksjefen og av de ansatte i samtale om kassering på Gol bibliotek: Sandefjord bibliotek v/ biblioteksjef Hans Gjerløw: Etter gjennom flere år å ha registrert en nedgang (i absolutte tall) i utlånet av skjønnlitteratur for voksne, bestemte vi oss for å gjøre det vi alle vet, men som allikevel er så vanskelige, nemlig å kassere kraftig. Sommeren 2006 bestemte en kollega og jeg oss for å gå kraftig til verks... Etter et par uker hadde vi redusert skjønnlitteraturen i åpne hyller med ca. 20%. Og reaksjonen lot ikke vente på seg. Vi fikk stadige kommentarer fra lånerne om at de synes vi hadde fått så mange nye(!) bøker og det absolutte utlånet steg allerede samme året for ytterligere å øke i 2007. Dette er enkle sammenhenger som vi alle så godt kjenner, men som allikevel er så vanskelige å gjennomføre. Og det er i hodene våre det sitter... (http://www.nb.no/cgi-bin/wa?a2=ind0801&l=biblioteknorge&p=r110593) Tord Høivik på Plinius: Når jeg sier at halvparten av bøkene bør ut, er dette en spissformulering. Men den er ikke tatt rett ut av lufta. Jeg mener ikke at alle bibliotek bør halvere sine samlinger. Det blir for mekanisk. Men bestandens størrelse og forholdet mellom utlån og bestand i norske folkebibliotek peker i denne retningen for Norge som helhet. Hva sier IFLA? IFLA sier det slik: 1. Som ei generell retningslinje bør ei etablert boksamling ha mellom 1,5 og 2,5 bok pr. innbyggjar. 2. Store samlingar er ikkje synonymt med gode samlingar, særleg ikkje i den nye digitale verda. 3. Det er viktigare at samlinga fyller behova til lokalsamfunnet enn at ho er så stor som mogleg. 4. Ei mindre samling med høg kvalitet blir brukt meir enn ei stor samling der mange av bøkene er gamle, slitne og utdaterte, for dei nyare titlane kan lett bli borte blant det eldre materialet (http://plinius.wordpress.com/2010/08/25/p-12510/#more-12158) Buskerudgeriljaen CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 3

Innholdsfortegnelse Introduksjon...6 Acknowledgements...9 Noen tanker før vi starter...10 Samlingsutviklingssyklusen og CREWs plass i syklusen...11 Hvorfor kassere og hvorfor CREW?...13 Seks fordeler med kassering...13 Hvor mye skal jeg kassere og når?...15 Før du kasserer...15 Kriteria for kassering...16 Hva skal vi kassere: Generelle retningslinjer...16 Sjekkliste faktorer å ta hensyn til ved kassering...19 Starte prosessen...21 Hvem skal ha ansvaret for kassering?...21 CREW i ti trinn...23 CREWe materiale for barn og unge...29 Generelle retningslinjer...29 Andre forhold å ta hensyn til...31 CREWing av referanselitteraturen...33 Typer av ressurser...34 CREWing andre typer av media enn bøker...37 Vanlig ikke-trykt materiale...38 Mindre vanlige formater...40 CREWing ved hjelp av biblioteksystemet...41 CREWs retningslinjer for kassering...44 CREW retningslinjer for Dewey klassene...47 000 (Generelle skrifter)...47 100 (Filosofi og beslektede fagområder)...48 200 (Religion)...49 300 (Samfunnsvitenskap)...50 400 (Filologi, språk og språkvitenskap)...53 500 (Naturvitenskap. Matematikk)...53 600 (Anvendt vitenskap)...55 700 (Kunst)...57 800 (Litteraturvitenskap)...59 900 (Geografi og historie med hjelpevitenskaper)...59 F (Skjønnlitteratur)...60 Tegneserieroman...60 Periodika (også Aviser)...61 Offentlige dokumenter...61 Ikke-trykt (Audiovisuelle) Media...61 Lokalhistorie...63 CREWs retningslinjer for bibliotekets samling for barn og unge...64 L (Lettlestbøker/Billedbøker)...64 US ( Ungdom Skjønnlitteratur)...64 UV (Skjønnlitteratur for unge voksne)...65 CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 4

Ungdom og unge voksnes faglitteratur...65 Hva gjør vi med de kasserte bøkene...66 Etterord - Noen oppmuntrende ord til alle med kasseringsangst...69 Videre lesing...73 Vedlegg...75 Oversikt over CREW formularet...76 Mal for kasseringslapper...77 CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 5

Introduksjon Da Buskerud fylkesbibliotek i 2007 etter henvendelse fra Nes bibliotek besluttet å sette større fokus på kassering og samlingsutvikling, prøvde vi å finne praktiske retningslinjer for kassering i Norge. Det klarte vi imidlertid ikke å finne og søkingen fortsatte utenfor Norges grenser. Med CREW fant vi det vi var på leting etter. En praktisk tilnærming som hadde vist seg levedyktig etter mer enn 30 års bruk. Manualen er et typisk eksempel på reflektert praksis på høyt nivå og på et verktøy som har vokst ut i fra et følt behov i praksisfeltet. Manualen er en viktig byggekloss i arbeidet og en klassiker i kasseringslitteraturen. Ved å bruke CREW i vår kassering øker vi fagligheten. Manualens hovedanbefalinger har vært brukt i Buskerudgeriljaens kasseringsstunt. I tilfeller med mer finmasket kassering ville vi også tatt i bruk andre deler av manualen. Manualen har bidratt til å gi faglig tyngde i vår argumentering. Bruken av manualen inngår også som en del av fylkesbibliotekets økede fokus på kunnskapsbasert praksis. CREW står for: Continous Review Evaluation and Weeding. Jeg har valgt å ikke oversette dette akronymet fordi CREW er et innarbeidet begrep hos mange norske bibliotekansatte. Metodikken bak CREW har også blitt skrevet om å brukt i ulike sammenhenger. Gjennom denne bruken vokste det frem et behov for å tilpasse manualen til norske forhold. Våren 2010 fikk Buskerud fylkesbibliotek tillatelse til å oversette og tilpasse manualen til norske forhold. Den norske bibliotekvirkeligheten skiller seg fra den amerikanske. Ikke alle anbefalingene i den amerikanske utgaven gir mening i norske bibliotek. En tolking og tilpasning av reglene har vært nødvendig. CREW henviser også til en rekke ulike referanseverker og hjelpemidler som ikke finnes på norsk. I mer enn 30 år har CREW metoden bidratt til å veilede bibliotekansatte i små og store bibliotek i hvordan de kan luke ut foreldet og annet materiale som ikke lenger er brukbart fra egen samling. Helt siden 1976 hvor manualen første gang ble tatt i bruk har CREW metoden vært en standard i USA på hvordan bibliotekene kan utføre kassasjon. Den norske utgaven er basert på den reviderte utgaven fra 2008. Utgaven fra 2008 inneholdt en rekke endringer fra tidligere versjon. Blant annet tok forfatteren i 2008 også med kassering av digitalt materiale. Selv om metoden opprinnelig er utviklet for små og mellomstore bibliotek i Texas, har den vist seg velegnet for alle typer av bibliotek i alle størrelser. Gjennom å gi umiddelbar tilgang til enorme mengder informasjon har Internett skapt store endringer i de fleste av bibliotekets tjenester. Mange verker som tidligere kun var tilgjengelig på papir finnes i dag enten gratis eller som betalingstjenester på nett. CREW tar disse forholdene med i betraktning når den gir sine råd om kassering. CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 6

Den norske utgaven av CREW tar utgangspunkt i folkebibliotekenes samlinger. Vi håper likevel manualen kan være til nytte for andre bibliotektyper. Manualen prøver å legge til rette for kassering i en hverdag som i det enkelte bibliotek er preget av for liten tid, for lite plass og for små budsjetter. CREW forsøker å gjøre prosessen med å opprettholde oppdaterte og aktuelle samlinger så enkel som mulig. Begrunnelsen for å kassere er flerdelt: Å opprettholde en samling som er levende, relevant og nyttig, og kriteriene for kassering i bibliotek, fysisk tilstand, faglig relevant, oppdatert innhold. Denne begrunnelsen har forblitt stort sett uendret gjennom de 30 år som CREW har vært i bruk. Revidert versjon av 2008 tar opp forhold rundt fjernlån og bibliotekkataloger på nett og bibliotekarers økte behov for ikke å kassere i frykt for forespørsler etter kassert materiale. Gjennom workshops har forfatterne fått argumenter for slike situasjoner fra praktiserende bibliotekarer. Mange bibliotek opplever i dag større oppmerksomhet fra publikum og egen eier, og kan fort bli avkrevd forklaring på hvorfor biblioteket kasserer. CREW-manualen gir det enkelte bibliotek viktige argumenter når du skal forklare kassering i møte med publikum og eiere. Men, vel så viktig er det å forklare til nye ansatte hvorfor det er nødvendig å fjerne materiell som ikke lenger tjener noen nytte for brukerne av biblioteket. Det CREW forsøker å gjøre er å gi en enkel og praktisk beskrivelse av det manualen har valgt å kalle de fem trinnene for «omvendt akkvisisjon»: Beholdningsoversikt, samlingsevaluering, samlingsvedlikehold, kassering og fysisk fjerning av materialet. Ingen bibliotek er like, og må følgelig ta lokale forhold med i betraktning når de bruker manualen. I tider med vanskelig økonomi, vil mangel på penger til å erstatte foreldede og utslitte eksemplarer likevel aldri kunne bli en unnskyldning for ikke å kassere. All kassering vil øke samlingens verdi, og alle bibliotekansatte oppfordres til bestandig å bruke profesjonelt skjønn. CREW-maunalen er laget for amerikanske forhold. I en del tilfeller vil den amerikanske virkeligheten være ganske forskjellig fra den norske bibliotekvirkeligheten. Skillene mellom bibliotekar og ikke fagutdannet bibliotekar er ulike. Amerikanske bibliotekarer opererer også med en noe mer høystemt retorikk enn det vi ofte gjør i Norge. Organisatoriske forhold og andre forskjeller mellom det norske og det amerikanske samfunnet vil også bli tatt hensyn til under arbeidet med å tilrettelegge manualen for norske forhold. Alle tilbakemeldinger og spørsmål vil bli satt pris på og kan rettes til undertegnede. CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 7

Jannicke Røgler Epost: jannicke.rogler@bfk.no Drammen, Buskerud OBS! Noe om at kassering av faglitteratur blir stadig mer komplisert pga internett. Forsvinner etter hvert all referanse, slik det er i ferd med å skje i en del amerikanske bibliotek? Vi må holde godt fokus på både det som finnes på papir og det som finnes digitalt. Store muligheter for å skape et mer spennende bibliotekrom. Fjerning av noen hyller skaper nye muligheter. Publikum kan ta i bruk rommet på nye måter. Vi legger til rette for annen bruk!!! Når politikere og administrasjon spør om hvordan pengene anvendes kan bibliotekansatte peke på plan for samlingsutvikling. CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 8

Acknowledgements Takk rettes til Texas State Library and Archives Commission ved... som møtte meg med stor velvilje. Takk også til Tord Høivik, min veileder på 1. bibliotekarprogrammet, som var positiv til mitt forslag om norsk utgave av CREW. for kvalitetssikring av manualen Takk til fylkesbiblioteksjef Trond Minken som tente på ideen. Stor takk til alle gode innspill gjennom Buskerudgeriljaens kasseringsvirksomhet i Buskerud, kurs, seminarer og på bloggen «Trangt i hylla» CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 9

Noen tanker før vi starter Bibliotekarbeid er en komplisert blanding av programmer, tjenester og samlinger. Det er viktig å være klar over at kassering kun er en del av en større samlingsutviklingsprosess, som igjen er en del av den totale virksomheten som gjør biblioteket til et viktig sted for lokalsamfunnet. Et bibliotek som ønsker å tilby oppdaterte ressurser og generell informasjon, må ha en oppdatert samling som er enkel å bruke. Mange amerikanske bibliotek bruker PLSa planning process. The New Planning for Results, http://www.elearnlibraries.com/courses/the_new_planning_for_results/index.h tml CREW mener man må starte med en planleggingsprosess og en analyse over de behov lokalsamfunnet har. Du må vite hvor biblioteket befinner seg og hvilken retning det ønsker å gå. Første punkt blir dermed å kjenne egen samling i detalj og vite behovene i lokalsamfunnet. Når et bibliotek kjøper inn media til sitt bibliotek, er det viktig å ha en god oversikt over hva som allerede finnes i samlingen. Men, man trenger også en god oversikt over hva som kan være gode kasseringskandidater. Vi har et ansvar for å tilby brukerne en samling som er uten utdaterte, utslitte og ikke lenger brukbare bøker. Det er litt som Newtons tredje lov om bevegelse: For hver handling, er det en tilsvarende og motsatt reaksjon. For hver ny bok vi setter på hylla, bør vi vurdere om det er behov for å fjerne noen. Mange av oss arbeider i bibliotek fordi vi er glad i bøker. Vi må prøve å overkomme våre egne barrierer mot å kassere. Folkebibliotek bør ikke ha som oppgave å akkumulere flest mulig fysiske objekter. Dette er ikke et folkebiblioteks primære oppdrag. Bibliotekloven sier at vi skal ha aktuelle samlinger. Selv om vi forstår at det er innholdet i boka som er viktig, må vi være forberedt på å møte andres bortforklaringer som insisterer på å beholde ethvert eksemplar i samlingen. Ranganathans fem lover for bibliotekfaget kan være et godt utgangspunkt: 1. Bøker er til for å brukes 2. Hver leser, sin bok 3. Hver bok, sin leser 4. Spar tid for leseren 5. Et bibliotek er en levende organisme CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 10

Samlingsutviklingssyklusen og CREWs plass i syklusen Samlingsutvikling er en viktig del av bibliotektjenesten. Det er imidlertid fort gjort å kun ha fokus på en eller to av delene i prosessen. Kanskje har vi kun fokus på å få materialet inn i samlingen eller hvordan brukerne raskest mulig skal få tilgang til materialet. Diagrammet under representerer samlingsutviklingssyklusen. Den er sirkulær fordi hver prosess leder til den neste og involverer pågående rutiner, prosedyrer, og praksiser som kontinuerlig legger til, trekker fra, evaluerer og tilpasser samlingen til dagens og framtidig behov for bibliotekets brukere og potensielle brukere. SA står for seleksjon, som gjerne foregår gjennom informasjon fra Biblioteksentralen, forlagskataloger, og forslag fra brukere og ansatte og akkvisisjon som er bestilling og betaling av materialet. CP er katalogisering, klassifikasjon og klargjøring av det samme materialet. CR er sirkulasjon og referanse hvor materialet blir lånt ut og brukt både på biblioteket av brukere, i referansesammenhenger, og lånt hjem av brukere. Metoden som kalles CREW (Continous Review, Evaluation, and Weeding) integrerer alle prosessene i en kontinuerlig rutine som sikrer en mest mulig effektiv arbeidsprosess. Oversatt til norsk betyr akronymet CREW en kontinuerlig gjennomgang, evaluering og kassering av samlingen. Denne metoden gjør det enklere å etablere gode rutiner for å fjerne foreldet og ubrukt materiale fra samlingen. Samtidig blir det enkelte biblioteket godt kjent med hvor samlingen har huller eller trenger innkjøp av nye media. CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 11

Når et eksemplar kommer inn i sirkelens CR og er i aktiv sirkulasjon, blir materialet en del av CREWs inventar- og vedlikeholdsprosess. Hvert eneste eksemplar har en livssyklus hvor det tilfører nytte og glede til lokalsamfunnet. Ofte vil en ny tittel være meget populær i en kort eller lengre periode, før det blir sittende stort sett i ro på hylla og kun er i sirkulasjon en sjelden gang. Etter hvert blir gjerne eksemplaret fysisk slitt, informasjonen blir foreldet eller det kommer ny utgave av boka, eller temaet mister sin interesse hos brukerne. Når, gjennom evaluering og kasseringsprosessen man oppdager at materialets aktive liv er over, blir eksemplaret fjernet fra samlingen. Gjennom denne prosessen, genererer CREW informasjon om styrker, svakheter og huller i samlingen som biblioteket kan bruke i en ny runde av seleksjon og akkvisisjon (SA). CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 12

Hvorfor kassere og hvorfor CREW? Hvorfor er CREW viktig i arbeidet med å beholde et vitalt, dynamisk og nyttig folkebibliotek? Klarer ikke mange bibliotek seg like godt uten å kassere? Er ikke CREW bare et fancy navn på det å kaste bøker og forhindre at biblioteket vokser? Er det ikke slik at vi sensurerer når vi kaster bøker noen i framtiden kanskje vil ønske å lese? Tenk om vi gjør feil og kaster noe som andre kan ha bruk for? Dersom du stiller deg disse spørsmålene, er du neppe alene om det. CREW behandler disse og andre spørsmål. Men la oss først ta en titt på hvilke fordeler ditt bibliotek oppnår med en samling som det har blitt regelmessig kassert i. Seks fordeler med kassering Det er seks hovedfordeler ved å kassere i samlingene. 1. Du sparer plass. Hylleplass koster penger på mange ulike måter. Å kjøpe inn nye hyller blir ofte kostbart, særlig dersom hyllene er spesiallagt for ditt bibliotek. Støvtørking og flytting av bøker som ikke er i bruk tar også mye tid. Lånere kan også fort mist tålmodigheten når de skal forsøke å ta bøker ut av hyller som er stappet fulle. Personalet kan også slippe å sette bøker på den nederste hylla eller måtte legge bøker på toppen av hylla.biblioteket blir mer attraktivt og enklere å bruke. God praksis sier at du ikke bør fylle hyllene mer enn 85% (aller helst 75%). Mindre fulle hyller, gir plass til å stille ut materiale. Endret bruk av biblioteket gir økt behov for blant annet studieplasser og gruppebord. Kassering gir biblioteket et åpent og vennlig preg. 2. Du sparer alle for tid. Brukere som leter på hyllene og ansatte som hele tiden må flytte om på hyllene, bruker mye ekstra tid. Hyller fulle med gamle og stygge bøker hvor hyllesignaturen er uleselig, koster mye tid. Lånerne som ser etter en bestemt bok må se igjennom mye materiale de ikke er interessert i eller ikke har lyst til å ta i. Ansatte som setter tilbake innlevert materiale, må stadig gjøre om i hyllene. Bibliotekarer som bruker samlingen i sitt referansearbeid, må se igjennom mye før de finner det som er relevant. Katalogsøk som gir mange treff i materiale som ikke lenger er brukbart gjør lånere frustrert. Vedlikehold av samlingene, fra støvtørking til endring av hyllenes plassering, blir mye mer tungvint og slitsomt for ryggen når det er for mange ubenyttede bøker og annet materiale som burde vært kassert. 3. Du får en mer tiltalende samling. Gjennom å bytte ut fillete og skitne bøker får du en mye mer attraktiv samling. Mange bibliotek kan fortelle historier om lånere som tror at det er kjøpt inn mye nytt, fordi det gjennom kassering har blitt mer lys, luft og plass til bøkene. Det er CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 13

bedre med frisk luft og tomme plasser i hyllene enn gamle mugne bøker som ingen orker å ta i. 4. Du er med på å bedre ditt biblioteks renommé. Gjennom å ha samlinger med oppdatert og korrekt innhold, bygger du tillit blant brukerne. Brukerne forventer at bibliotekmaterialet er valgt ut av eksperter og at informasjonen er oppdatert og til å stole på. For mange brukere, og særlig yngre, vil en bok som er kjøpt inn av biblioteket bli oppfattet som mer troverdig. En samling med astronomibøker som inkluderer mange bøker før Hubbleteleskopet kom, eller bøker som inkluderer Pluto som planet gir omdømmetap av astronomisk omfang! Ingenting vil gjøre en student mer oppgitt enn å finne ut at han har skrevet en oppgave basert på materiale som viste seg å være foreldet og unøyaktig. Brukerne stoler på at biblioteket har informasjon som er til å stole på. Brukerne vil raskt dømme biblioteket som et irrelevant sted og et bibliotek uten verdi, dersom de må lete igjennom mye gammelt materiale. Du skal ikke gå mange bomturer til biblioteket før du slutter å bruke det. Informasjon og kunnskap er våre kjernetjenester og må tas på største alvor. 5. Du vil holde deg oppdatert på hvilke behov samlingen har. Ved kontinuerlig kassering vil du ha svært god kjennskap til samlingens beskaffenhet. Det blir enklere å holde oversikt over ting som forsvinner fra samlingen fordi de er tapt eller stjålet og bøker som trenger reparering. Du får også et mer oppdatert og nøyaktig tall over antall volum i samlingen. Prosessen gjør det mer effektivt å kassere både fortløpende og de mer omfattende planlagte kasseringene. Bibliotekansatte som kasserer kontinuerlig har større kunnskap om den totale samlingen. 6. Du får hele tiden informasjon om samlingens styrker og svakheter. Dette er nyttig når du skal gjøre nyanskaffelser og vurdere bokgaver. Et eksempel: Dersom du vet at samlingen med ledelselitteratur er foreldet, kan du henvende deg til aktuelle miljøer og be om råd for innkjøp av litteratur relevant for dem. Den aktuelle gruppa opplever seg ivaretatt av biblioteket og biblioteket får kjøpt inn litteratur som de vet vil være relevant for målgruppa. Ved å bruke CREW vil de ansatte alltid ha høyt fokus på samlingen og lettere kunne planlegge for samlingens framtidige retning. CREW hjelper de ansatte å sette sammenhengen mellom arbeidsoppgavene i biblioteket i relasjon til brukerne og samlingen. Disse fordelene med kassering, og særlig bruk av CREW, viser sannheten i det gamle ordtaket: Less is more! CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 14

Hvor mye skal jeg kassere og når? CREW metoden oppfordrer til systematisk og kontinuerlig kassering. Det bør være fullt mulig å kassere litt hver dag. Alle kan trenes opp til å se etter utslitte eksemplarer eller overflødige duplikater. Du kan generere rapporter fra bibliotekkatalogen hvert kvartal for å fjerne hyllevarmere. Hver måned kan man velge ut en enkelt del av samlingen og kassere innenfor et mindre område. Det er ikke nok å kassere kun når hyllene er fulle eller annet hvert år. En vital og levedyktig biblioteksamling blir fortløpende vurdert. Texas Public Library Standards (http://tsl.state.tx.us/plstandards/) inkluderer anbefalinger om samlingens alder og kasseringsfrekvens for hele samlingen. Uavhengig av størrelse, bør hele samlingen vurderes med tanke for kassering minimum hvert femte år. Men hvor mye er nok? Er det mulig å kassere for mye? Dette er et spørsmål som må besvares lokalt. Som generell regel bør du kassere omtrent det samme antall som du legger til samlingen årlig. Unntaket er dersom biblioteket er i en oppbyggingsfase. Antall tilgjengelige hyller markerer øvre grense for antall medier. 1 bok inn 1 bok ut En tommelfingerregel benyttet av mange amerikanske bibliotekarer er å kassere ca 5% årlig. På den måten vil samlingen skiftes ut hvert tyvende år. Det betyr ikke at bøker fra 2010 ikke vil finnes i samlingen i 2030, men det betyr at selv klassikere vil bli utslitt og vil trenge fornyelse. Viktigere enn konkret tallfesting er å forplikte seg til å gjøre kassering en del av daglig drift. Før du kasserer Materialvalg og kassering har mange likheter. For det første, er begge del av en effektiv samlingsutvikling. For det andre krever begge aktivitetene samme form for beslutninger. De samme faktorene som gjorde at man valgte å kjøpe inn et eksemplar av et medium, kan også danne grunnlag for kassering på et senere tidspunkt. Før biblioteket tar i bruk en plan for kassering, bør man evaluere planen for samlingsutvikling og hvilke mål som finnes for samlingen. Dersom du ikke allerede har en slik plan, er tidspunktet nå kommet for å lage planen. Målene for bibliotekets samling avhenger av lokalsamfunnets behov og hvilke prioriteringer og servicenivå biblioteket har bestemt seg for å ha. Målene og CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 15

samlingsutviklingsplanen er med å bestemme utformingen av planen for kassering. En samlingssentrert evaluering vil gi en bedre ide om hva samlingen består av og lettere identifisere hvilke deler av samlingen som bør kasseres. Samlingsutviklingsplanen bør inneholde kriteria for dybde, dekning, og utvalg for den totale samlingen. Planen bør inkludere alle typer materialer i samlingen og kan med fordel inkludere underkategorier, som referanse, ungdom, storskrift, og voksen. Planen bør også inkludere hvordan gaver skal behandles og gi råd om når og hvordan foreldet materiale skal behandles. En plan må alltid ta utgangspunkt i lokale behov. Det er ikke lurt å bare adoptere andre bibliotekers planer sånn uten videre. Men, som et utgangspunkt kan man gjerne benytte et annet biblioteks plan. I Norge finnes få bibliotek som har laget egen plan for samlingsutvikling. Det kan dermed være lurt å se til andre land som f. eks USA. Kriteria for kassering Mange ulike faktorer må tas med i betraktning under en kasseringsprosess. Dette inkluderer: Bibliotekets eventuelle serviceerklæring og resultatmål Bibliotekbrukernes behov og krav Tilgjengeligheten til bedre egnet materiale Bibliotekets økonomiske muligheter til å erstatte bedre egnet materiale Forholdet et bestemt materiale har til andre innenfor samme kategori Lokalt fjernlånssamarbeid og mulighet for brukerne til å benytte seg av andre bibliotek i nærheten I hvilken grad biblioteket har arkivfunksjon eller fungerer som lokalhistorisk senter Mulig fremtidig bruk av et bestemt eksemplar Tilgjengeligheten av mer oppdatert informasjon på internett Muligheten for å låne gjennom fjernlån Når man kasserer er det også lurt å sjekke mot samkatalogen. Det er lettere å kassere når man vet at kassert materiale er enkelt å få tak i fra andre bibliotek. Hva skal vi kassere: Generelle retningslinjer Manualen drøfter i detalj hva som bør kasseres innenfor den enkelte delen av samlingen, typer av materiale og innenfor Dewey. Noen generelle retningslinjer gjelder imidlertid for hele samlingen. Noen er generelle, men de fleste inneholder en viss grad av subjektivt skjønn, som krever bruk av bibliotekfaglig kompetanse når den endelige beslutningen skal CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 16

tas. Disse retningslinjene er en god støtte i vurderingen, men når det gjelder noen kriterier kan nylig bruk av materialet være en viktig faktor når vi velger å kassere eller ikke. Dersom nylig brukt materiale er foreldet eller inneholder unøyaktig informasjon, kasser og erstatt med en nyere tittel. Under finner du en rekke problemkategorier du må ta i betraktning for alt bibliotekmateriale: Mangelfullt innhold: Foreldet med unøyaktig informasjon (særlig gjelder dette for emner som endres hurtig eller som krever absolutt korrekt innhold, som jus, IKT, naturvitenskap, romfart, helse og medisin, teknologi og reiser) Trivielle emner, inkludert tema som ikke lenger er av interesse eller som ble behandlet overfladisk pga sin popularitet på et bestemt tidspunkt, samt titler relatert til populærkulturelle temaer som ikke lenger er aktuelle Middelmådig skrivestil, særlig for materiale som ble skrevet i all hast for å møte stor etterspørsel som ikke lenger er til stede Unøyaktig eller feil informasjon, inkludert foreldet informasjon og kilder som har blitt overtatt av nye titler eller utgaver Ubrukte sett av bøker (selv om du kan beholde spesifikke bind dersom de er viktige for lokale behov og er i bruk) Serielitteratur, særlig serier som ikke lenger er populære eller som ble publisert for å møte et behov som ikke lenger eksisterer Gamle utgaver (som generell regel, er det ikke nødvendig å beholde mer enn en tidligere utgave. Kasser den eldste når du kjøper inn ny) Materiale med innhold som er partisk eller ulovlig ut i fra lovverket om rasistiske eller andre krenkende ytringer Unødvendige duplikater, særlig dersom de er utslitt og flekkete Bøker utgitt på eget forlag eller bøker fra kjøkkenbordforlag som ikke er i sirkulasjon, særlig dersom de ble gitt som gaver Materiale/Bøker som er i fysisk dårlig stand: Utslitte og fillete Dårlig innbinding eller en utgave med lav kvalitet på trykkingen Gamle bøker med ny innbinding som er slitte, flekkete eller som har CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 17

sider som er revet i Eksemplarer som er skitne, flekkete, understrekinger i teksten, tegnet i eller som på andre måter er ødelagt av leseren Bøker med svært liten font eller som har bilder av dårlig kvalitet CDer eller DVDer med riper Media som er slitt etter stor bruk eller har innhold/biter som har blitt borte Bøker med gulnede sider, sprøtt papir, revne sider, tapede eller manglende sider Bøker som har forsider som ikke lenger virker appellerende til leserne. Dette gjelder særlig bøker for barn og unge Ubrukt materiale: Eksemplarer som ikke har vært i sirkulasjon de siste 3-5 årene, og som heller ikke brukes i referansearbeidet Duplikater som ikke lenger er nødvendig å beholde, uansett fysisk tilstand Tidsskrifter som ikke blir indeksert Tidsskrifter som er tilgjengelig i fulltekst databaser Ubrukte bind i sett eller serier Unødvendige titler i emner som er lite i bruk Materiale om emner som var populære for mer enn fem år siden Mer bøker enn det som er nødvendig å ha innenfor et emne Medietyper/formater som ikke lenger er populære, særlig dersom brukerne ikke lenger har det utstyret som skal til for å bruke materialet Materiale som ikke lenger er viktig pga endringer i demografi, læreplaner eller andre faktorer CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 18

Sjekkliste faktorer å ta hensyn til ved kassering For alle materialtyper skal man ta hensyn til følgende: Dato når ble eksemplaret publisert? Når ble eksemplaret innlemmet i samlingen? Forfatter blir forfatteren fremdeles lest, eller er det trolig at han vil bli lest i framtiden? Er dette et av forfatterens dårligere verk? Utgiver ble boken utgitt på eget forlag eller utgitt av noen som har stilt mindre krav til redigering og trykkekvalitet? Fysisk tilstand finnes det faktorer som gjør eksemplaret lite attraktivt? Dubletter finnes andre eksemplarer som er i bedre fysisk stand? Finnes det andre bøker om samme emne i samlingen dersom denne boken kasseres, hvilke andre titler er tilgjengelig? Kostnad ved å kjøpe inn nytt er det mulig med nyinnkjøp av samme tittel? Var dette et kostbart innkjøp som det vil lønne seg å binde inn på nytt i stedet for å kjøpe ny? Hylletid hvor lenge har eksemplaret stått på hylla uten å være i sirkulasjon? Relevans i lokalsamfunnet er materialet av interesse i lokalsamfunnet? For ungdom og unge voksne, kan man også ta hensyn til følgende: Format paperbacks er populære blant unge voksne, billedbøker utsettes for mye slitasje Vanskelighetsnivå er nivået for høyt eller lavt for unge brukere som vil kunne være interessert i denne tittelen? Dagens interesse for tematikken er unge interessert i temaet? Behandles temaet på en engasjerende måte? Visuell appell er illustrasjonene i farger? Er bildene av god kvalitet? Er layouten god og inviterer til lesing? Omslagsbildet (moderne eller foreldet) ser boka ut som noe din bestemor leste? CREW: En kasseringsmanual for bibliotek 19