HELSE FOR FRAMTIDA I VIKNA KOMMUNE Invitasjon til leverandørdialog

1 Vikna kommune skal bygge nytt helsesenter, Rørvik helsesenter, som vil bestå av et nybygg samt delvis rehabilitert eksisterende bygningsmasse. Det er gjennomført et forprosjekt i samarbeid med arkitekt og rådgivere. I den videre prosessen fram mot anbudsutlysning ønsker kommunen å skaffe seg mer kunnskap om framtidsrettede og effektive løsninger på områdene klima, miljø, energi, tekniske løsninger og avfallshåndtering. Kommunen ønsker også innspill når det gjelder entrepriseformer. Vikna kommune inviterer derfor interesserte entreprenører og leverandører til leverandørdialog. Leverandørdialogen vil bestå av en dialogkonferanse og derpå følgende en-til-en-møter med entreprenører og leverandører som ønsker det. Dialogkonferansen arrangeres mandag 13. februar kl. 09.30-13.30 på Radisson Blu Hotell på Værnes. En-til-en-møtene planlegges gjennomført i uke 9-10. Påmelding gjøres per e-post til Anne-Ruth.Jangaard@vikna.kommune.no snarest, og senest torsdag 9. februar innen kl. 14.00. Oppgi antall personer som kommer fra hvert firma med navn, e-postadresse og telefonnummer til hver enkelt person. Dialogkonferansen vil bli gjennomført på norsk. Deltagelse på dialogkonferanse og/eller en-til-en-møter er ikke en forutsetning for å kunne delta i anbudskonkurransen som blir lyst ut etterpå. HELSE FOR FRAMTIDA I VIKNA KOMMUNE Invitasjon til leverandørdialog

2 Innhold 1 Oppdragsgiver - Vikna kommune... 3 2 Bakgrunn for prosjektet «Helse for framtida» i Vikna kommune... 3 3 Klima, miljø, materialbruk, energiløsninger, avfallshåndtering og entrepriseform... 4 3.1 Miljøambisjoner... 4 3.2 Områder for innspill... 4 4 Leverandørutviklingsprogrammets dialogmetodikk... 5 5 Framdriftsplan... 6 6 Program for dialogkonferansen på Værnes 13.02.2016... 6 Vedlegg... 6

3 Innhenting av kunnskap i tilknytning til prosjektet «Helse for framtida» i Vikna kommune, Nord-Trøndelag - realisering av Rørvik helsesenter. 1 Oppdragsgiver - Vikna kommune Vikna kommune ligger på Namdalskysten nord i Nord-Trøndelag. Kommunen har ca. 4 400 innbyggere og har voksende innbyggertall. Ca. 3000 av innbyggerne bor i kommunesenteret Rørvik. Kommunen har flyplass (Rørvik lufthavn, Ryum), og hurtigbåtforbindelse med Namsos. For øvrig foregår kommunikasjon via vei. 2 Bakgrunn for prosjektet «Helse for framtida» i Vikna kommune Bakgrunnen for prosjektet «Helse for framtida» er at det eksisterende helsebygget, der legetjenesten, helsestasjonen og rus- og psykiatritjenesten er lokalisert, er i svært dårlig forfatning og må rives. Etter at det ble foretatt en mulighetsstudie med tanke på å oppføre et nytt helsehus på denne tomta, der også kommunens sykehjem er lokalisert, ble prosjekt Helse for framtida etablert. Prosjektet Helse for framtida har et sammensatt mandat som både omfattet framtidig organisering av helse- og omsorgstjenestene, bedre utnyttelse av samlet kompetanse, bruk av hensiktsmessig teknologi og en løsning av de bygningsmessige utfordringene. Prosjektet dreier seg altså om langt mer enn lokaler for tjenestene. Det er et konseptvalg. Prosjektet skulle levere et godt begrunnet og tydelig beslutningsgrunnlag til behandling i kommunestyret høsten 2016. I mars 2016 anskaffet kommunen arkitekt- og rådgivertjenester som sammen med kommunen har utviklet et forprosjekt som omfatter tegninger og forslag til tekniske løsninger. Rapport ble levert i oktober 2016. Kommunestyret fikk saken til behandling 24. november 2016, og ga full tilslutning til rådmannens innstilling på alle områder for helhetskonseptet Helse for framtida. Når det gjelder det bygningsmessige, er vedtaket formulert slik: 1. Kommunestyret ber rådmannen om å videreføre prosessen med å realisere Rørvik helsesenter med utgangspunkt i de foreliggende tegningene fra Lyngstad arkitekter. I henhold til kommunestyrets vedtak i k. sak 61/14 skal også det videre arbeidet foregå i henhold til metodikken i innovative offentlige anskaffelser og i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling. Det skal vurderes om deler av arbeidet med ombygging av arealer kan settes i verk så snart som mulig innenfor bevilgede økonomiske rammer (årsbudsjett 2016 og økonomiplanen 2017-2020). I saksframlegget skriver rådmannen: Den bygningsmessige delen av konseptet skal videreføres i henhold til metodikken i innovative offentlige anskaffelser og i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling. I det videre arbeidet ønsker rådmannen at det innhentes mer kunnskap, blant annet om energi, miljø, byggemåter, bygningsmaterialer, avfallshåndtering og bruk av teknologi for å sikre et mest mulig framtidsrettet og driftsøkonomisk bygg. Disse momentene omfattes av rådmannens forslag til vedtak, punkt 1. Dette er bakgrunnen for dialogkonferansen det nå inviteres til. Saksframlegg og vedtak fra sak 81/16 i kommunestyret 24.11.2016 følger vedlagt. I tillegg er forprosjektrapport fra Sweco og Lyngstad Arkitekter AS fra oktober 2016 og konkurransegrunnlagets del II fra januar 2016 vedlagt.

3 Klima, miljø, materialbruk, energiløsninger, avfallshåndtering og entrepriseform Engasjert arkitekt og rådgivere hadde som oppdrag å vurdere og foreslå hvordan eksisterende bygningsmasse og nybygg til sammen kunne dekke behovet for lokaler for helse- og omsorgstjenestene for framtida. Det var et ønske å samlokalisere tjenestene mest mulig. Forprosjektrapporten presenterer et tegningsgrunnlag som svarer godt på kommunens behov når det gjelder samlokaliserte lokaler for en rekke av kommunens helse- og omsorgstjenester. Rapporten gir imidlertid ikke kommunen tilstrekkelig grunnlag for alternative valg når det gjelder klima, miljø, materialbruk, energiløsninger og avfallshåndtering. Dialogkonferansen er et ledd i arbeidet med å skaffe seg mer kunnskap om dette til det videre arbeidet med anbudsgrunnlaget. Kommunen ønsker også innspill når det gjelder entrepriseform. Som redegjort for under punkt 2, er det rådmannens ønske at det innhentes mer kunnskap på disse områdene for å sikre at Rørvik helsesenter blir et mest mulig framtidsrettet og driftsøkonomisk bygg. 3.1 Miljøambisjoner Når det gjelder kommunens miljøambisjoner- og mål er disse uttrykt i miljøstrategien i forprosjektrapporten, se fra s. 10. (Forprosjektrapporten fra oktober 2016 følger vedlagt.) I forordet (punkt 1) er det henvist til kommunens energi- og klimaplan. Videre er kommunens miljøambisjoner og mål listet opp i punkt 3. Her står det blant annet: - Kommunen skal sørge for god miljøstyring gjennom å sikre overholdelse av myndighetskrav og kontinuerlig forbedring av miljøstyring og miljøpåvirkning. - Rørvik helsesenter skal bestå av ressurseffektive og miljøriktige bygg og anlegg, der areal, energi, materialer og tekniske løsninger utnyttes effektivt gjennom hele livsløpet til det enkelte bygg og anlegg. - Rørvik helsesenters nye bygningsmasse skal gjennom hele sin livssyklus ha minst mulig utslipp av klimagasser og stoffer som kan være helse- og miljøskadelige. - Det skal legges vekt på energibesparende tiltak i alle sammenhenger når det gjelder utforming av de tekniske anleggene samt klimaskallet for nybygget. - Det skal legges vekt på miljøvennlige byggematerialer. Kommunen ønsker å strekke seg fra kravene i TEK 17 mot plusshusstandard. 3.2 Områder for innspill Kommunen ønsker innspill til mulig tenkemåter og løsninger når det gjelder - materialvalg og byggemåter som gir et så lavt klimafotavtrykk som mulig, og samtidig ivaretar kravene til kostnadseffektiv investering og drift over byggets livsløp. Det må tas hensyn til de utfordrende klimaforholdene i Rørvik. - kostnadseffektive og miljøvennlige løsninger for å dekke energibehovet i bygget, der det også må tas hensyn til hvordan dette skal fungere sammen med energiløsninger i den eksisterende bygningsmassen som blir en del av helheten Rørvik helsesenter. - framtidsrettede tekniske løsninger for alle tekniske anlegg i bygget. Det skal sikres optimalt inneklima og lave driftskostnader. - håndtering av vann/overflatevann, som er en større utfordring enn før på grunn av endrede klimaforhold. Det skal tas hensyn til kostnadseffektiv investering og drift. 4

5 - tilrettelegging for at nye løsninger kan tas i bruk. Det skal tas hensyn til kostnadseffektiv investering og drift. - miljøvennlig avfallshåndtering både i bygge- og driftsfasen, der det også tas hensyn til kostnadseffektiv investering og drift. - entrepriseform Kommunen tar også imot andre innspill som kan være relevante for å kunne realisere et framtidsrettet, miljøvennlig og energieffektivt Rørvik helsesenter med gode og fleksible teknologiske løsninger. Samtidig er det vesentlig for kommunen at løsningene gir mulighet for kostnadseffektiv investering og drift over byggets livsløp. Konsekvenser for livsløpskostnader må kunne dokumenteres. 4 Leverandørutviklingsprogrammets dialogmetodikk Vikna kommune har knyttet seg til Nasjonalt program for leverandørutvikling. Kommunestyrevedtaket i sak 81/16 fra 24.11.201g fastholder dette: også det videre arbeidet foregå i henhold til metodikken i innovative offentlige anskaffelser og i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling. Leverandørutviklingsprogrammet er en pådriver for at offentlige innkjøp skal bli et verktøy for innovasjon og omstilling, både i offentlig sektor og i næringslivet. NHO, KS og Difi er programeiere. Flere departement, store statlige virksomheter og sentrale aktører som Innovasjon Norge og Forskningsrådet, samt de største bykommunene, er partnere. Se for øvrig www.leverandorutvikling.no. I Midt-Norge står i tillegg Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal fylkeskommuner samt Trondheim kommune og NHO Trøndelag bak satsingen. Program for leverandørutvikling bruker en metodikk som legger opp til et samspill mellom det offentlige og leverandørene. Kjernen i samspillet er dialog i forkant av konkurransen. Formålet med dialogen er å få ideer og innspill fra markedet til alternative og innovative løsninger for å dekke oppdragsgivers behov. Dette vil sette oppdragsgiver bedre i stand til å utarbeide konkurransegrunnlag. Samtidig får leverandørene informasjon om oppdragsgivers behov, slik at de blir bedre forberedt på å levere tilbud, og eventuelt utvikle nye og bedre løsninger. Leverandørdialogen annonseres åpent på Doffin (veiledende kunngjøring) og består av en dialogkonferanse med påfølgende en-til-en-møter. Alle interesserte har anledning til å melde seg på konferanse og/eller en-til-en-møtene. Deltagelse ved dialogkonferanse og/eller en-til-en-møter er ikke en forutsetning for å kunne delta i kommende konkurranse om byggentreprise. Under dialogkonferansen vil representanter for prosjektet «Helse for framtida» i Vikna kommune presentere prosjektet og de problemstillingene de ønsker innspill til. Etter dialogkonferansen vil alle som ønsker det, få mulighet til å delta i en-til-en-møter. Der vil hver leverandør få mulighet til å presentere eget firma og sine innspill til de aktuelle problemstillingene. Det vil også bli anledning til å ta opp problemstillinger som ikke er definert på forhånd, men som leverandørene mener er relevante og kan gi nyttige innspill til de målsettinger prosjektet har. En-til-enmøtene kan gjennomføres ved oppmøte i Rørvik, eller per skype eller telefon. Vi ber om at innholdet i det dere ønsker å formidle i en-til-en-møtene blir sendt oss på forhånd i et kortfattet notat (maksimalt 4 sider). Fristen for å sende inn dette er senest fredag 24. februar kl. 14.00. Kommunen får da muligheten til å forberede en-til-en-møtene slik at de gir størst mulig utbytte.

6 Dialogen med entreprenører og leverandører innen ulike fag har også til hensikt å gi kommunen et bilde av lokale og regionale leverandørers evne og kompetanse til å levere løsninger med høye miljøkrav. Leverandørene må kunne redegjøre for løsningenes og produktenes miljøfortrinn. 5 Framdriftsplan Dialogkonferansen vil bli avholdt mandag 13. februar kl. 09.30-13.30 på Radisson Blu Hotell på Værnes. Det er innendørs tilgang både fra flyterminal og fra jernbanestasjonen på Værnes. Det blir servert lunsj. En-til-en-møter med interessenter blir avholdt i uke 9 og 10.. Disse møtene kan eventuelt avholdes som videokonferanser eller via Skype. Et kortfattet notat (maksimalt 4 sider) sendes oss på forhånd, senest innen fredag 24. februar kl. 14.00. Anbudskonkurranse planlegges lyst ut i mai/juni 2017. 6 Program for dialogkonferansen på Værnes 13.02.2016 Dialogkonferanse vil bli avholdt mandag 13. februar kl. 09.30-13.30 på Radisson Blu Hotell, Værnes. Det er innendørs tilgang både fra flyterminal og fra jernbanestasjonen på Værnes. PROGRAM FOR DIALOGKONFERANSEN PÅ VÆRNES MANDAG 13.02.2016 KL. 09.30-13.30 (med forbehold om justeringer) 1 Velkommen og innledning ved prosjektleder Anne-Ruth Jangaard og helse- og sosialsjef Ivar Kvalø. 09.30-10.00 Hovedmålsettinger for prosjektet og bakgrunn for dialogkonferansen. 2 Om leverandørdialog og forventninger til leverandørene i dialogfasen ved Hilde Sætertrø, Leverandørutviklingsprogrammet 10.00-10.30 Hva skal dialogen bidra til, for leverandørene, og for Vikna kommune? Kommunens problemstillinger og krav når det gjelder klima, miljø, materialbruk, energiløsninger og avfallshåndtering samt entrepriseform ved Vikna kommune og rådgivere. 10.30 11.30 Presentasjon av problemstillinger og konkrete utfordringene på de ulike områdene. Det legges opp til diskusjon og innspill på de ulike områdene. 4 Lunsj 11.30-12.15 5 Arbeid med problemstillinger fortsetter. 12.15-13.15 Spørsmål og diskusjon 6 Oppsummering og veien videre. Informasjon om en-til-en-møtene. 13.15-13.30 Vedlegg Saksframlegg og vedtak for sak 81/16 i kommunestyret 24.11.2016. Forprosjektrapport fra oktober 2016 fra Sweco og Lyngstad Arkitekter AS. Konkurransegrunnlag del II fra januar 2016 fra anskaffelsen av arkitekt- og rådgivertjenester.