Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Åse Lill Kimestad, leder Idar Tronstad, medlem Trond Birkeland, medlem Ebba Farre Roksvold, nestleder Jim Toft, medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 26. juni 2012 kl. 08.00 10.30 rådhuset bystyresalen SAKSLISTE: SAK 09/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 17.04.12 SAK 10/12 SELSKAPSKONTROLL AV BRANNVESENET SØR IKS SAK 11/12 OVERORDNET ANALYSE, DRØFTING/INNSPILL FRA KU SAK 12/12 RUTINER FOR FINANSFORVALTNING I MANDAL KOMMUNE ATTESTASJONSUTTALELSE FRA KOMMUNEREVISJONEN VEST FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær EVENTUELT REFERATER Ref. 08/12 Vedtak i bystyret 26.04.12 vedrørende økning i lånegjeld oppdrag til kontrollutvalget Mandal, 19. juni 2012 Åse Lill Kimestad Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf. 90 95 62 46. Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 09/12 Møtedato: 26.06.12 Saksbehandler: Willy Gill SAK 09/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 17.04.12 Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 17.04.12 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra møte 17.04.12 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken.
MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 02/12 Dato: 17.04.12, kl 08.00 11.00. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Åse Lill Kimestad, leder Idar Tronstad, medlem Trond Birkeland, medlem Ebba Farre Roksvold, nestleder Jim Toft, medlem Forfall: Andre til stede: Rådmann Knut Sæther Kommunalsjef Torbjørn Willumsen Regnskapsansvarlig Elin B. Walvik Kommunalsjef Norman Udland Kommunalsjef Irene Lunde Enhetsleder Leif Bernt Kloster Havnefogd Olav Neset Revisjonssjef Irene Loka Revisor Lene Rugland Utvalgssekretær Willy Gill Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERINGER: Kl. 08.00: Rådmann/administrasjonen presenterer regnskapet for Mandal kommune Rådmannen orienterer om diverse tema Kl. 10.00: Havnefogd presenterer regnskapet for Mandal Havn KF SAK 05/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 27.03.12 SAK 06/12 ÅRSREGNSKAP 2011, MANDAL HAVN KF SAK 07/12 ÅRSREGNSKAP 2011, MANDAL KOMMUNE SAK 08/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2011 FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær EVENTUELT REFERATER Ref. 05/12 Attestasjonsuttalelse - Rutiner for finansforvaltning, datert 05.01.12 Ref. 06/12 Rapportering for 2011 - Varsling av kritikkverdige forhold, datert 13.03.12 1
Møtebok 17.04.12 Mandal kontrollutvalg Ref. 07/12 Revisors uavhengighet Selskapskontroll Halse Eiendom AS, datert 30.03.12 Underskrift Åse Lill Kimestad Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 2
Møtebok 17.04.12 Mandal kontrollutvalg ORIENTERINGER Administrasjonen orienterte om følgende tema: Samhandlingsreformen Etiske retningslinjer følges disse i organisasjonen og er de tilstrekkelig oppdaterte? Oppfølging av vedtak har rådmannen system for å sikre at vedtak følges opp? Åpenhet/offentlighet/journalføring etc. system, rutiner, praksis Redegjørelse om problemstillinger vedr. gang- og sykkelbro Presentasjon av årsregnskap/årsberetning for Mandal kommune 2011 Konklusjon: Kontrollutvalget tok orienteringen til etterretning og mener orientering ble gitt i tråd med bestilling. Orientering om følgende punkter ble utsatt til neste møte: Generelt om økonomi, organisering, personal, utfordringer, andre aktuelle tema som rådmannen ønsker å orientere om Status for arbeidet med intern kontroll, jf. tidligere orientering til kontrollutvalget SAK 05/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 27.03.12 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 27.03.12 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra møte 27.03.12 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 3
Møtebok 17.04.12 Mandal kontrollutvalg SAK 06/12 ÅRSREGNSKAPET 2011, MANDAL HAVN KF Havnefogd Olav Neset orienterte om driften av havnen og regnskapet for 2011. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2011. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 10. april 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2011 for Mandal Havn KF. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak av 17.12.99 Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Årsberetning og regnskap 2011 Mandal Havn KF 2. Revisjonsberetning, datert 10.04.12 3. Havnestyret, sak 11/12 4. Protokoll fra havnestyret 10.04.12 Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr. 2 565 462 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 1 046 462. Revisor opplyser følgende om gjennomført revisjon i Mandal Havn KF: Det foreligger ikke noen nummererte revisorbrev i løpet av revisjonsåret. Alle forhold som har vært tatt opp fra revisors side har blitt fulgt opp fra foretakets ledelse. Jeg opplever at det er god orden og økonomistyring i foretaket, og kommunikasjonen med foretakets ledelse har vært svært god. For øvrig opplyser revisor at det i årets regnskap fremkommer et større positivt budsjettavvik, ved at driftsinntektene er vel en million høyere enn budsjettert. Det har vært slike positive budsjettavvik i flere år. Revisor har gjort oppmerksom på at foretaket for framtiden bør 4
Møtebok 17.04.12 Mandal kontrollutvalg gjennomføre formelle vedtak om budsjettjustering. Tilbakemelding fra havnefogden er at dette vil bli tatt til følge for 2012. Det er avgitt såkalt standard revisjonsberetning etter norm for god kommunal revisjonsskikk. Havnefogd vil presentere regnskap og årsberetning i møtet og det vil være anledning til å stille spørsmål. Vurdering: Slik jeg oppfatter det, skulle alt ligge til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret uten spesielle merknader. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2011. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 10. april 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2011 for Mandal Havn KF. SAK 07/12 ÅRSREGNSKAP 2011 - MANDAL KOMMUNE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for 2011. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget viser til revisors forbehold vedrørende investeringsbudsjettet. Vesentlige justeringer i investeringer er ikke formelt vedtatt av bystyret. Investeringsregnskapet har en betydelig merutgift i forhold til regulert budsjett. Kontrollutvalget anmoder om at revisors merknader i oppsummeringsbrev datert 30. mars 2012 følges opp. 5
Møtebok 17.04.12 Mandal kontrollutvalg Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter for øvrig, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 30. mars 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2011. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2011 utsendt fra kommunen Årsberetning for 2011 utsendt fra kommunen Revisjonsberetning av 30. mars 2012 Oppsummeringsbrev av 30. mars 2012 Saksopplysninger: Regnskapsutkast med pliktige vedlegg og noter ble levert til revisjonen innen fristen som er 15. februar 2012. Årsberetning for 2011 ble levert før fristen 31. mars. Ifølge revisor er det fremlagte regnskapet med noter og årsberetning oversiktlig og informativt, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. Revisor har avgitt revisjonsberetning med ett forbehold vedrørende investeringsbudsjettet. Vesentlige justeringer i investeringer er ikke formelt vedtatt av bystyret. Investeringsregnskapet har en betydelig merutgift i forhold til regulert budsjett. I vedlagte oppsummeringsbrev til kontrollutvalget kommenterer revisor følgende forhold: Budsjettjustering i investering manglende vedtak Budsjettavvik investering avvik på ca. kr. 71 mill Budsjettavvik drift enkelte enheter Det vil bli anledning til gjennomgang av disse punktene i kontrollutvalgets møte. For nærmere informasjon vises det til oppsummeringsbrevet fra revisor som følger vedlagt. Det foreligger ikke noen skriftlige kommentarer fra rådmannen til revisors oppsummeringsbrev, men det vil være anledning til å komme med kommentarer i tilknytning til regnskapsbehandlingen i kontrollutvalget. 6
Møtebok 17.04.12 Mandal kontrollutvalg Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap i kontrollutvalgets møte, og vil kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor vil også være til stede på møtet og vil orientere om utført revisjonsarbeid. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for 2011. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget viser til revisors forbehold vedrørende investeringsbudsjettet. Vesentlige justeringer i investeringer er ikke formelt vedtatt av bystyret. Investeringsregnskapet har en betydelig merutgift i forhold til regulert budsjett. Kontrollutvalget anmoder om at revisors merknader i oppsummeringsbrev datert 30. mars 2012 følges opp. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter for øvrig, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 30. mars 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2011. SAK 08/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2011 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2011 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2011 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 7
Møtebok 17.04.12 Mandal kontrollutvalg 1. Forslag til årsmelding for 2011 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: REFERATER Ref. 05/12 Attestasjonsuttalelse - Rutiner for finansforvaltning, datert 05.01.12 Ref. 06/12 Rapportering for 2011 - Varsling av kritikkverdige forhold, datert 13.03.12 Ref. 07/12 Revisors uavhengighet Selskapskontroll Halse Eiendom AS, datert 30.03.12 Konklusjon: Vedr. ref. 05/12: Kontrollutvalget ønsker sak om dette tema i neste møte. Kontrollutvalget tok referatene til etterretning. EVENTUELT Ekstraordinært møte: Leder tar kontakt med sekretær dersom det skulle oppstå behov for et ekstraordinært møte før neste ordinære møte i juni. 8
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 10/12 Møtedato: 26.06.12 Saksbehandler: Willy Gill SAK 10/12 SELSKAPSKONTROLL AV BRANNVESENET SØR IKS Vedlegg: 1. Rapport etter gjennomført selskapskontroll av Brannvesenet Sør IKS datert april 2012 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalgene i alle ni eierkommuner bestilte i forrige valgperiode selskapskontroll av Brannvesenet Sør IKS. Selskapet var høyt prioritert i kommunens planer for selskapskontroll. Rapport fra utført selskapskontroll ble levert fra Kommunerevisjonen Vest i april. Dette er en fellesrapport for alle eierkommunene, altså Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal. Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral. Formålet med selskapskontrollen fremkommer i 14 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll av forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? I rapporten fremkommer følgende anbefalinger til Mandal kommune. Dette gjelder følgende forhold: 1. Vi anbefaler Brannvesenet Sør IKS å vurdere behovet for å tinglyse bruksrett til brannstasjoner i de enkelte deltakerkommunene. 2. Vi anbefaler at det gis obligatorisk opplæring av de folkevalgte representantene. Dette gjelder både for styremedlemmer og representantskapsmedlemmer. 3. Det bør vurderes en rutine for å sikre at styret innehar nødvendig kompetanse. Dette innebærer også styrets vurdering av egen kompetanse. 4. Det anbefales at det velges numeriske varamedlemmer til styret, i motsetning til personlige varamedlemmer som i dag. 5. Vi anbefaler at styremedlemmene registrerer sine styreverv i www.styrevervregisteret.no
Rapporten inneholder også anbefalinger til selskapet. Dette gjelder følgende forhold: 1. Det anbefales at selskapet foretar selvkostberegning iht. krav i Brann og eksplosjonsvernloven 28 og retningslinjer i rundskriv H-2140, herunder at fond for feiing overføres bundet fond i regnskapet. 2. Det anbefales at skatteplikt løpende vurderes ut fra om virksomheten har erverv som formål. 3. Det anbefales at 4-årig Økonomiplan for drift utarbeides i henhold til Lov om IKS 20. 4. Det anbefales at styret utarbeider styreinstruks og gjennomfører egenvurderinger. 5. Det anbefales at styret utarbeider etiske retningslinjer for selskapsdriften. 6. Det anbefales at det vurderes å opprette en valgkomite ved hvert styrevalg og eventuelt vedtektsfeste dette i selskapsavtalen. 7. Det anbefales at regnskapsoppfølging formelt kommer på sakskartet på styremøtene. 8. Det anbefales at monopolet på feiertjenester konkretiseres i selskapsavtalen. Ordfører i Mandal kommune har avgitt høringsuttalelse til rapporten, se side 25 i rapporten. Selskapets styre har også behandlet denne saken og kommentert de ulike anbefalinger til selskapet, se side 26 27 i rapporten. Det vises for øvrig til selve rapporten og til revisors presentasjon i kontrollutvalgets møte. Vurdering: Etter behandling i kontrollutvalget, skal rapporten videre til bystyret sammen med kontrollutvalgets innstilling. Min anbefaling er at kontrollutvalget ber bystyret om å følge opp rapportens anbefalinger. Forslag til innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen fremme en sak for bystyret hvor de anbefalte forslag til endringer følges opp. 2. Bystyret ber om at kommunens representantskapsmedlem følger opp anbefalingene knyttet til selskapet.
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Selskapskontroll av Brannvesenet Sør IKS Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral kommune april 2012
SAMMENDRAG Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll for perioden 2008-2011 vedtatt av kommunestyrene i Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av Brannvesenet Sør IKS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i de ovennevnte kommuner. Fra kontrollutvalgenes bestilling framgår det at dette gjelder en generell selskapskontroll uten at konkrete problemstillinger er angitt. Vi har derfor konsentrert oss om hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp. Metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål og i utgangspunktet ikke en kontroll av innholdet i selskapets drift. Funn Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen: Selskapet har frem til siste regnskapsavleggelse i 2010 ikke foretatt egen selvkostberegning slik gjeldende forskrifter krever. Selskapet bør foreta selvkostberegning iht. krav i Brann og eksplosjonsvernloven 28 og retningslinjer i rundskriv H-2140. Farsund kommune, Hægebostad kommune, Kvinesdal kommune, Lindesnes kommune og Åseral kommune har ikke utarbeidet eierskapsmelding og eierstrategi som synliggjør deres forventninger og mål med selskapet. Konklusjon Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Konklusjonen basert på vår gjennomgang er at kommunene har rutine for oppfølging av sine eierinteresser. Denne er etablert ved representantenes deltakelse i representantskapsmøter og mottak av styrereferat. Etter vår vurdering kan imidlertid kommunikasjonen bedres ytterligere side 2
ved utarbeidelse av eierskapsmelding som angir eiers forventninger til sin deltakelse, samt krav/forventninger som stilles til kommunens representant i selskapet. Vi vurderer videre at kommunens eierinteresser samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Vi vil likevel trekke frem anbefalinger fra KS Eierforum hvor det anbefales at eiers forventninger klart bør fremkomme i eget strategidokument. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Anbefalinger til eierkommunene Vi anbefaler at kommunene Farsund, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes og Åseral utarbeider eierskapsmelding og selskapsstrategi. Vi anbefaler Brannvesenet Sør IKS å vurdere behovet for å tinglyse bruksrett til brannstasjoner i de enkelte deltakerkommunene. Vi anbefaler at det gis obligatorisk opplæring av de folkevalgte representantene. Dette gjelder både for styremedlemmer og representantskapsmedlemmer. Det bør vurderes en rutine for å sikre at styret innehar nødvendig kompetanse. Dette innebærer også styrets vurdering av egen kompetanse. Det anbefales at det velges numeriske varamedlemmer til styret, i motsetning til personlige varamedlemmer som i dag. Vi anbefaler at styremedlemmene registrerer sine styreverv i www.styrevervregister.no Anbefalinger til selskapet Det anbefales at selskapet foretar selvkostberegning iht. krav i Brann og eksplosjonsvernloven 28 og retningslinjer i rundskriv H-2140, herunder at fond for feiing overføres bundet fond i regnskapet. Det anbefales at skatteplikt løpende vurderes ut fra om virksomheten har erverv som formål. Det anbefales at 4-årig Økonomiplan for drift utarbeides i hht Lov om IKS 20. Det anbefales at styret utarbeide styreinstruks og gjennomfører egenvurderinger. Det anbefales at styret utarbeider etiske retningslinjer for selskapsdriften. Det anbefales at det vurderes å opprette en valgkomite ved hvert styrevalg og eventuelt vedtektsfeste dette i selskapsavtalen. Det anbefales at regnskapsoppfølging formelt kommer på sakskartet på styremøtene. Det anbefales at monopolet på feiertjenester konkretiseres i selskapsavtalen. side 3
Innhold: 1. INNLEDNING... 6 1.1 Bakgrunn, formål og problemstilling... 6 1.2 Vurderingskriterier og metode... 6 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER... 7 2.1 Innledning... 7 2.2 Nærmere om selskapet... 9 2.3 Eierskapsforhold... 10 2.4 Avtalemessige forhold... 12 2.5 Forpliktelser overfor offentlige instanser... 13 2.6 Juridiske forhold... 14 2.7 Organisatoriske forhold... 15 2.8 Miljø... 16 2.9 Fremtidsutsikter... 16 2.10 Selskapets økonomiske utvikling... 18 2.11 Tilbakemelding fra revisor... 19 2.12 Status på godt kommunalt eierskap... 20 3. KONKLUSJON... 23 4. ANBEFALINGER... 24 4.1 Anbefalinger til eierkommunene... 24 4.2 Anbefalinger til selskapet... 24 5. EIERNES KOMMENTARER... 25 5.1 Lindesnes Kommune v/ Ordfører Janne Fardal Kristoffersen... 25 5.2 Mandal Kommune v/ Ordfører Tore Askildsen... 25 5.3 Marnardal Kommune v/ Ordfører Helge Sandåker... 26 6. SELSKAPETS KOMMENTARER... 26 7. REVISORS KOMMENTARER... 27 8. DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE... 28 side 4
Forord Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden 2008-2011 vedtatt av kommunestyrene i eierkommunene Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Brannvesenet Sør IKS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har gjennomført selskapskontroll for Brannvesenet Sør IKS. Selskapskontrollen er utført etter bestilling fra kontrollutvalgene i Audnedal den 15. april 2010 sak 05/10, Farsund den 18. februar 2011, Hægebostad den 16. februar 2010 sak 03/10, Kvinesdal den 28. august 2011 sak 10/11, Lindesnes den 30. mars 2010 sak 04/10, Lyngdal den 27. januar 2011 sak 03/11, Mandal den 4. mai 2010 sak 06/10, Marnardal den 15. april 2010 sak 07/10, og i Åseral den 21. september 2011, sak 8/11. Rapporten er sendt på høring til Brannvesenet Sør IKS v/ styrets leder og eierkommunene Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral kommune v/ordførerne. Eierrepresentanten fra Mandal har ikke besvart vår henvendelse i forbindelse med informasjonsinnhenting, men har besvart høringsuttalelsen. Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal, Lyngdal og Åseral kommune har ikke gitt høringsuttalelse innen høringsfristen. Prosjektet er gjennomført av regnskapsrevisorene Lene Rugland og Monica Nilsen. Irene Loka er oppdragsansvarlig for selskapskontrollen. Flekkefjord, den 02. april 2012 Irene Loka revisjonssjef Sign. side 5
1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn, formål og problemstilling Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden 2008-2011 vedtatt av kommunestyrene i eierkommunene Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Brannvesenet Sør IKS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i Audnedal den 15. april 2010 sak 05/10, Farsund den 18. februar 2011, Hægebostad den 16. februar 2010 sak 03/10, Kvinesdal den 28. august 2011 sak 10/11, Lindesnes den 30. mars 2010 sak 04/10, Lyngdal den 27. januar 2011 sak 03/11, Mandal den 4. mai 2010 sak 06/10, Marnardal den 15. april 2010 sak 07/10, og i Åseral den 21. september 2011, sak 8/11. 1.2 Vurderingskriterier og metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser i form av forvaltningsrevisjon. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no 1, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eiere, styret og daglig leder fremgår av 1 Nettsted hvor blant annet regnskapsinformasjon og firmaopplysninger kan innhentes side 6
dokumentliste i kap. 9. I forbindelse med kommunevalget høsten 2011, ble det valgt nye eierrepresentanter i flere kommuner. Vi har derfor forsøkt å kontakte både tidligere og ny representant for å få nødvendig informasjon. Nytt styre velges på representantskapsmøtet i april 2012. Vi har forholdt oss til sittende styre. Som det fremgår av rapporten, vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon, med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres, er det som bidrag til helhetsbildet som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov om Interkommunale selskaper Brann- og eksplosjonsvernloven med forskrifter Selskapsavtalen for Brannvesenet Sør IKS Eiermeldinger KS Eierforums anbefalinger for eierstyring (versjon august 2010) Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildeomfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene vedtok. 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER 2.1 Innledning Utgangspunktet for selskapskontrollen er kommunestyrenes hensikt og intensjon med Brannvesenet Sør IKS. Selskapet ble fra 1993 og fram til 1.1.2003 organisert juridisk etter Kommunelovens 27. Det var da de fire kommunene Audnedal, Lindesnes, Mandal og Marnardal som samarbeidet. Deretter ble det omdannet til et interkommunalt selskap den 18.12.2002 og selskapet ble registrert i Brønnøysund 4.3.2003. Hægebostad og Åseral ble i forbindelse med omdanningen innlemmet i selskapet. Avtalen ble utvidet til også å gjelde Lyngdal og Farsund fra 2004, og fra 1.1.2007 ble også Kvinesdal med i selskapet. Kommunestyrene i Audnedal, Hægebostad, Lindesnes, Mandal, Marnardal og Åseral vedtok i hhv sak 54/02, 107/02, 79/02, 76/02, 63/02 og 52/02 ny organisering av selskapet, og i denne forbindelse også selskapets formål og organisering. Farsund og Lyngdal vedtok i hhv sak 64/03 og 65/03 å bli innlemmet i selskapet. Kvinesdal gjorde det samme i møte 21.06.06. side 7
Informasjon om selskapet er per dags dato: Navn: Brannvesenet Sør IKS Formål: Ivareta eierkommunenes behov, plikter og oppgaver vedrørende brann- og ulykkesberedskap, brannforebyggende - og kontrollerende art samt andre tiltak som naturlig hører inn under dette formål innenfor det til enhver tid gjeldende regelverk. Primært er BvS opprettet for å dekke eierkommunenes behov, men tilsvarende tjenester kan også ytes mot vederlag til andre kommuner eller virksomheter. 2 Daglig leder: Styre: Representantskapet: Jon Inge Aasen Thorstein Dyrstad Leder Sigmund Tønnes Abusland- Nestleder Reidun Alise Brandsdal Lars Tjelland Kjell Arne Kvåle Trine N. Klungland Gerd Reme Paul Storholt John Øyslebø Grete Helene Bortelid Birger Haaland (ansattes representant) Svein Tore Salvesen (ansattes representant) Johnny Brådland (ansattes representant) Ordførere i samtlige eierkommuner: Audnedal: Farsund: Hægebostad: Kvinesdal: Lindesnes: Lyngdal: Mandal: Marnardal: Åseral: Tønnes Seland (uendret) Før valget 2011: Stein A. Ytterdahl Etter valget 2011: Richard Ivar Buch Før valget 2011: John Fidjeland Etter valget 2011: Ånen Werdal Odd Omland (uendret) Før valget 2011: Ivar Lindal Etter valget 2011: Janne Fardal Kristoffersen Ingunn Foss (uendret) Før valget 2011: Alf G. Møll Etter valget 2011: Tore Askildsen Helge Sandåker (uendret) Oddmund Ljosland (uendret) 2 Brannvesenet Sør IKS benytter i selskapsavtalen forkortelsen BvS for firmanavnet side 8
Revisor: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Deltakere: Audnedal Kommune 3,98 % Farsund Kommune 21,62 % Hægebostad Kommune 3,98 % Kvinesdal Kommune 12,03 % Lindesnes Kommune 8,68 % Lyngdal Kommune 14,11 % Mandal Kommune 28,06 % Marnardal Kommune 4,52 % Åseral Kommune 3,02 % 2.2 Nærmere om selskapet Informasjon medtatt nedenfor er basert på oppstartsmøte med selskapet, egenerklæring fra eiere og styret, spørreskjema til daglig leder, samt gjennomgang av åpne kilder. Selskapet har sitt hovedkontor i Mandal kommune. Totalt har selskapet 15 brannstasjoner fordelt på de 9 kommunene. Selskapet er organisert i tre avdelinger; Beredskapsavdelingen: denne har 13 hel- og 165 deltidsansatte, og den består av Brannberedskap, Ulykkesberedskap, Dykkerberedskap samt Olje- og Kjemikalieberedskap. Sistnevnte er organisert som et eget selskap (IUA) og omfattes ikke av selskapskontrollen. Forebyggende avdeling: avdelingen har 5 årsverk fordelt på Mandal brannstasjon og Farsund brannstasjon. Feiervesenet. Består av en avdelingsleder og 5 feiermestere/feiere fordelt på Mandal brannstasjon og Farsund brannstasjon. Feiertjenesten i Audnedal, Hægebostad, Kvinesdal, Marnardal og Åseral kjøpes eksternt. Brannvern er regulert gjennom Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) med tilhørende forskrifter. Selskapet har ansvar for alle lovpålagte oppgaver innenfor brannvern i de 9 eierkommunene. Beredskapsavdelingen skal være innsatsstyrke ved brann og andre akutte ulykker. Forebyggende avdeling har hovedansvaret for brannforebygging og kontrollerende oppgaver som brannøvelser, tilsyn og informasjonstiltak. Feiervesenet har ansvaret for feiing og tilsyn med fyringsanlegg. Brannvesenet Sør IKS er knyttet til 110-sentralen i Agder. 110-sentralen som ligger i Arendal, er en enhet som administrativt hører inn under Østre Agder Brannvesen. 110-sentralen skal betjene innbyggerne i Aust-Agder og Vest-Agder fylke, bestående av totalt 29 kommuner med nærmere 280.000 innbyggere og et geografisk område på 16.500 kvadratkilometer. Deres hovedoppgave er å motta og formidle varsel om brann, ulykke, katastrofer og akutt forurensing. 110-sentralen i Agder er en fagsentral for de tilknyttede brannvesen og er bindeledd mellom hver enkelt av de 38 brannstasjoner som hører inn under dette området og side 9
andre etater som eksempelvis politi, ambulanse, sivilforsvaret, forsvaret, kystverket, NSB, hovedredningssentralen og mange flere. 2.3 Eierskapsforhold 2.3.1 Styring av selskapet Deltakerkommunene utøver sin myndighet gjennom representantskapet som er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av ordførerne fra de 9 eierkommunene. For perioden 2007-2011 har det vært ordførerne i Lindesnes og Farsund som har vært hhv leder og nestleder i representantskapet. Etter kommunevalget i september 2011 er det ordførerne i Åseral og Lyngdal som har disse vervene fram til konstituerende møte i april 2012. Lov om interkommunale selskaper og selskapsavtalen, sist endret i oktober 2011, angir representantskapets myndighet. De enkelte kommunestyrene har instruksjonsrett overfor sine valgte medlemmer av representantskapet. 2.3.2 Oppfølging av selskapet Oppfølging av selskapet ivaretas av Lov om interkommunale selskaper av 29.01.1999 og selskapsavtalen av 28. oktober 2011. Selskapsavtalen 5 angir selskapets formål. Vi tar med følgende utdrag om selskapets formål: BvS formål er i videste forstand å ivareta eierkommunenes behov, plikter og oppgaver vedrørende brann- og ulykkesberedskap, brannforebyggende- og kontrollerende art samt andre tiltak som naturlig hører inn under dette formål innenfor det til en hver tid gjeldende regelverk. Primært er BvS opprettet for å dekke eierkommunenes behov, men tilsvarende tjenester kan også ytes mot vederlag til andre kommuner eller virksomheter. Kommunene kan for sine selskaper utarbeide eierskapsmelding med generelle og spesielle eierstrategier, samt opplegg for eiermøte. KS Eierforum gav i 2008 ut en revidert utgave av Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. (Eierforumet opphørte med virkning 27.10.10 men anbefalingene opprettholdes gjennom KS). Generelle eierstrategier omfatter i utgangspunktet alle selskaper som kommunene måtte være eier av. Kommunene vil i en generell eierstrategi utarbeide nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper, krav til styrets arbeid om generelle mål, resultatkrav, samt vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskap. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. En eierskapsmelding er vurdert å ha som minimum tre hovedpunkter: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskapet og samarbeid 2. Politisk og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon Så langt er det kun Audnedal, Lyngdal, Mandal og Marnardal kommune som har utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding. De øvrige eierkommunene har ikke utarbeidet eierskapsmelding eller eierstrategi for Brannvesenet Sør IKS ut over selskapsavtalens formål. Angivelse av hva side 10
den enkelte eier ønsker og forventer i forbindelse med investeringen er derfor ikke klargjort for 5 av 9 eierkommuner. Innkalling og referat fra styremøtene og representantskap sendes minimum til rådmannen og ordføreren i eierkommunene. Det har totalt vært avholdt 7 styremøter i 2010 og 2011. På alle møtene har det blitt informert om status på regnskapet. Lov om Interkommunale selskaper 13 angir styrets myndighet: Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Lov om interkommunale selskaper 7 og selskapets selskapsavtale 11 omhandler hva representantskapet skal behandle, som blant annet budsjett og økonomiplan samt årsmelding og årsregnskap. Vi har påsett at det er holdt to årlige møter hvor disse sakene har vært behandlet i 2010 og 2011. 2.3.3 Offentlighet Selskapet har nettsider med informasjon om deres organisasjon og oppgaver. I tillegg er det blant annet linker til nyheter om branner i området, selskapsavtalen samt tips og råd for å unngå brann. Vi har også fått opplyst at det føres postjournal og at de som tar kontakt, kan få tilsyn i denne. Vår vurdering av Selskaps- og eierskapsforhold Når en kommune velger å delta i ulike selskaper bør den ha en klar eierstrategi. Dette for å klargjøre hva kommunen ønsker å oppnå ved en slik deltakelse. Det vil være viktig for selskapets styre og ledelse at de får klare signaler fra sine eiere om hva som er forventet av dem og selskapet. Eierkommunens representant i representantskapet bør ha en klar oppfatning av hva kommunen ønsker å oppnå med sitt engasjement. 5 av 9 eierkommuner har ikke vedtatt en generell eller særskilt eierstrategi for selskapet. Kommunenes formål med etableringen fremkommer indirekte gjennom saksfremstillingen ved selskapsetableringen og i selskapsavtalen. I selskapsavtalen 5 angis selskapets formål og ansvarsområde. Utdrag av 1. ledd er som følger: BvS formål er i videste forstand å ivareta eierkommunenes behov, plikter og oppgaver vedrørende brann- og ulykkesberedskap, brannforebyggende- og kontrollerende art samt andre tiltak som naturlig hører inn under dette formål innenfor det til en hver tid gjeldene regelverk. Et mer aktivt engasjement ut over hva som fremkommer i selskapsavtalen fremkommer ikke. Eierskapsmøter og informasjon til representantene blir etter vår vurdering ivaretatt fra selskapets ledelse. Det sendes kopi av protokoller etter avholdte møter. Regnskap, budsjett og økonomiplan blir behandlet i representantskapsmøtet slik Lov om Interkommunale selskaper 18, 20 og 27 krever. side 11
Det avholdes styremøter i virksomheten, og det blir gitt en orientering om status på regnskapet på alle møtene. Vi viser i den anledning til tilsvarende informasjonsplikt fra daglig leder i et aksjeselskap til styret, Aksjeloven 6-15. (1) Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling, og kommunenes tertialrapportering til kommunestyrene. Vi anbefaler at regnskapsoppfølging kommer formelt på sakskartet på styremøtene. Informasjon til eierrepresentantene følger styreinnkallinger og egne møter i representantskapet. Vi vurderer at dette er tilfredsstillende. 2.4 Avtalemessige forhold Forhold knyttet til inngåelse av avtaler er vurdert. Anlegget er forsikret. Det er tegnet styreansvarsforsikring. Selskapet opplyser at lov om offentlige anskaffelser blir praktisert. Ved vår gjennomgang av Doffin.no, konstaterer vi at det den 22.08.2008 og den 18.05.2010 ble lagt ut forespørsel om kjøp av tjenester for feiing og tilsyn, samt kjøp av ny brannbil. Styrets leder bistår selskapet knyttet til regelverket om offentlige anskaffelser. Forskrift om Offentlige anskaffelser angir terskelverdier og krav til dokumentasjon og offentliggjøringer. Ut fra regnskapet for 2011 er det registrert anleggsmidler over kr 100 000 som krever særskilt aktsomhet. Vi har ikke gått inn på konkrete innkjøp for å vurdere om kravene er tilfredsstilt. Dette vil være gjenstand for en eventuell forvaltningsrevisjon. Selskapet har i regnskapet bokført påkostninger på enkelte brannstasjoner. Dette gjelder Farsund, Byremo, Konsmo, Bjelland, Eiken og Marnardal. I forbindelse med at kommunene avviklet eget brannvesen, og gikk inn i Brannvesenet Sør IKS, overtok Brannvesenet Sør IKS anleggene vederlagsfritt i eierkommunene. Selskapsavtalen av 28.10.11 sier i 7 følgende om Innskuddsplikt og eierandel: Hver av eierkommunene går inn i BvS med det utstyr og bygningsmasse det enkelte brannvesen disponerer/eier på det tidspunkt man går inn i BvS, men dog minimum det utstyr driftskonseptet for interkommunalt brannvesen tilsier. BvS har ansvar for vedlikehold, forsikring og nyanskaffelser av utstyr. Videre er medtatt i samarbeidsavtalen at BvS har ansvar for drift og vedlikehold av brannstasjoner og at Bvs ved overgangen overtar og disponerer brannstasjoner og alt brannmateriel. Brannvesenet Sør IKS har, basert på politiske vedtak og avtaler, overtatt bruksretten til anleggene og eiendelene. En bruksrett må formelt tinglyses. Dette er ikke foretatt. Mandal kommune har overdratt den formelle eiendomsretten og grunnbokshjemmelen for eiendommen til Brannvesenet Sør IKS. Selskapet leier lokaler til brannstasjon i Vanse og Marnardal. Leieavtalen er opplyst å være skriftlig. side 12
Avtalen for leie av stasjon i Marnardal er sagt opp med virkning 31.12.11. Marnardal kommune har etter dette tidspunkt stilt kommunens egne lokaler til Brannvesenet Sør IKS disposisjon. Selskapet har per 31.12.2010 ikke bokført langsiktige lån. Selskapet har i 2011 tatt opp fleksilån kr 3 mill i kommunalbanken. I 2011 har selskapet benyttet kr 530 000 av denne rammen. Eierne har behandlet låneopptaket i de respektive kommunestyrene. Rådgivningstjenester er tatt i bruk i begrenset omfang. Daglig leder anslår dette i et normalår til å være under kr 10 000. I 2011 vil advokatutgifter ventelig utgjøre kr 10-30 000 og konsulentutgifter for ROS 3 -analyser ca kr 120 000 i 2012. Det er opplyst å være ingen uavklarte ansettesesforhold. Det er ikke inngått bonusavtaler med noen av de ansatte. Vår vurdering av avtalemessige forhold Det er inngått avtaler for forsikring og leie av lokale. Bruk av eksterne konsulenter benyttes ved behov, kun i mindre omfang. Lov om offentlige anskaffelser blir ifølge daglig leder fulgt. Kontrakter av større betydning blir offentliggjort og konkurransepris blir praktisert. Vi har ikke gått inn på konkrete innkjøp for å vurdere om loven følges. Dette kan eventuelt følges opp som eget forvaltningsrevisjonsprosjekt. En vurdering av sikkerheten for avtalt bruksrett kan eventuelt følges opp som eget forvaltningsprosjekt. Note om forholdet bør inntas i forbindelse med regnskapsavleggelsen. 2.5 Forpliktelser overfor offentlige instanser Selskapet opplyser at de ikke har uoppgjorte krav, herunder arbeidsgiveravgift, skattetrekk og merverdiavgift til offentlige instanser. Hovedregelen er at selskaper hjemmehørende i riket har plikt til å betale skatt, jf Skatteloven 2-2 nr 1. Skatteloven 2-32 første ledd hjemler fritak for formues- og inntektsskatt når innretningen ikke har erverv til formål. Hvis ellers skattefritt selskap utfører økonomisk virksomhet, vil formue og inntekt av den økonomiske virksomheten være skattepliktig ut over visse beløpsgrenser, jf skatteloven 2-32 andre ledd. Økonomisk virksomhet er kun skattepliktig for selskaper med allmennyttig formål dersom omsetning i inntektsåret overstiger kr 140 000. I selskapsavtalens 22 heter det følgende: Ved eventuelt regnskapsmessig overskudd ved årsoppgjør overføres dette til disposisjonsfond. Underskudd i regnskapet dekkes opp fra disposisjonsfond. Disposisjonsfond fungerer som en buffer for uforutsette utgifter. Daglig leder opplyser at selskapet driftes ut fra forutsetningene om at det ikke drives næring og dermed unntatt skatteplikt. Selskapets salg av varer og tjenester er ikke konkret omtalt i selskapsavtalen i forhold til om de har erverv eller ikke erverv som formål. 3 ROS-analyse- Risiko Og Sårbarhets analyse side 13
Vår vurdering av forpliktelser overfor offentlige instanser Offentlige avgifter blir opplyst betalt ved forfall. Hovedregelen er at selskapet hjemmehørende i riket har plikt til å betale skatt, jfr. Skattelovens 2-2 nr 1. Skatteloven 2-32 hjemler fritak når innretningen ikke har erverv til formål eller at økonomisk virksomhet er under visse beløpsgrenser. Vurdering av eventuell skatteplikt bør vurderes løpende ut fra selskapets drift. 2.6 Juridiske forhold Det er ikke avdekket forhold som viser at selskapet har pågående eller potensielle tvister for domstolene. Det opplyses fra styrets leder og daglig leder at Offentleglova følges. Forhold til nærstående parter blir opplyst å vurderes ved behov og at de er bevisst på dette. Selskapet er bundet av Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven). I 28 med tilhørende forskrift og lovforarbeider er det tolket at krav om at prisfastsettelse av feietjenestene for den kommunalt pålagte tjenesten skal være til selvkost, jfr. H-2140 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, samt einfo fra NKRF 4. Selvkost defineres som..den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Særlige problemstillinger oppstår når selvkosttjenestene blir utført i regi av egne rettssubjekter som for eksempel interkommunale selskaper og aksjeselskap. Konklusjonen er at heleide interkommunale selskaper som utfører selvkosttjenester for kommunen uten en forutgående anbudsrunde, er underlagt selvkostprinsippet ved beregning av prisen for tjenesten. Brannvesenet Sør IKS har pr i dag følgende rutine knyttet til enheten: Brannvesenet Sør IKS fakturerer til eierkommunene lik enhetspris pr pipe for samtlige eierkommuners husstander. Feietjenesten kjøpes eksternt eller utføres ved bruk av egne ansatte. Det føres eget regnskap på tjenesten for å kunne sikre rett rapportering. Kommunene fakturer selv sine innbyggere for feiertjenesten. Dette vedrører ikke Brannvesenet Sør IKS. Selskapet har per 31.12.10 ikke utarbeidet egen selvkostoppstilling slik loven krever. Årsresultatet for feiertjenesten det enkelte år, har blitt avsatt til fritt fond merket feiervesenet. Det er i regnskapet ført eget underregnskap for feiertjenesten. Direkte utgifter og andel indirekte utgifter er medtatt. Fondet har historisk, over en 3-5 års periode, opparbeidet seg til et nivå som har vært tilstrekkelig til nyinvestering i arbeidsbil for enheten. 4 Norges Kommunerevisorforbund side 14
Vår vurdering av juridiske forhold Styret opplyser at Offentleglova følges. Vi har ikke gått nærmere inn på de enkelte lovkrav da dette er vurdert å ligge utenfor eierskapskontrollen. En nærmere gjennomgang vil eventuelt måtte bestilles særskilt som forvaltningsrevisjonsprosjekt. I Brann og eksplosjonsvernloven 28 med tilhørende forskrift og lovforarbeider er det tolket at krav om at prisfastsettelse av feietjenestene for den kommunalt pålagte tjenesten skal være til selvkost. Selvkostregnskap utføres i tillegg til utarbeidelsen av det offisielle regnskapet. Selvkostberegning er ikke foretatt fra etablering og frem til siste regnskapsavleggelse i 2010. Det er benyttet et tilnærmet selvkostregnskap ved at årets resultat for tjenesten hvert år er avsatt til/dekket fra eget fond. Vi har ikke gjennomgått og vurdert selvkostberegningen, ei heller vurdert om tilnærmingen til selvkostregnskap er tilfredsstillende. Dette vil eventuelt måtte følges opp i forbindelse med bestilling av eget forvaltningsrevisjonsprosjekt. Vi vil videre bemerke at avsetning til et selvkostfond er å anse som et bundet fond. Et bundet fond er ikke gjenstand for stykning i motsetning til et fritt fond som kan gå til dekning av eventuelle underskudd på annen drift og som praktiseres i dag. Vi vil anbefale at selvkostberegning følges opp og at midlene overføres til bundet fond. 2.7 Organisatoriske forhold Selskapet har daglig leder i tillegg til 26 heltids- og 165 deltidsansatte. Organisasjonskartet er pr 31.12.10 og deltidsansatte har økt fra 161 til 165 pga utbygging av brannstasjon side 15
Det er ikke vedtatt bonusordninger i selskapet. Det har vært registrert 2 skader i 2010. Sykefravær utgjorde 3,64 % i 2010 mot 4,27 % i 2009 og 2,54 % i 2008. Det er opplyst å være månedlige, uformelle møter mellom daglig leder og styreleder for sikring og oppfølging av den daglige drift. Daglig leders fullmakter er regulert av selskapsavtalen og stillingsinstruks. Det er ikke opprettet egen styreinstruks. Styret er imidlertid involvert i Målsetting (for drift) samt Plan over aktuelle brannverntiltak som begge behandles av styret årlig. Vår vurdering av organisatoriske forhold I tillegg til jevnlige styremøter, blir det også holdt uformelle møter mellom daglig leder og styreleder månedlig. Styret følger opp mål og plan for driften årlig. Det er ikke utarbeidet styreinstruks. Vi vurderer at styreinstruks kan være et godt arbeidsredskap for styret. 2.8 Miljø Styret opplyser i årsberetningen for 2010 at driften ikke er vurdert å påvirke miljøet. I forbindelse med årlig øvelse for røykdykkere, benyttes egen øvelsescontainer og øvelseshus. Daglig leder har rapportert til Klima- og forurensningsdirektoratet for 2010. Rapporten er egenkontrollrapportering basert på 2010-data og det fremkommer ingen avvik. Vår vurdering av miljø Vi vurderer at selskapet har tilfredsstillende sikkerhet for miljø. 2.9 Fremtidsutsikter Krav fra offentlige myndigheter vurderes av selskapets ledelse som de største utfordringer fremover. Ledelsen nevner følgende forhold: Nytt felles nødsamband skal bygges i hele landet. Tetra Nødnett er et felles samband for alle nødetatene i Norge; ambulanse, brann, politi og forsvar. På Agder er Tetra Nødnett forventet igangsatt i 2013. Det ligger i forutsetningene at Staten vil bekoste utbygging, og driftsutgiftene belastes bruker. Anslått årlig utgift kr 1 mill for Brannvesenet Sør IKS. Som nevnt er Brannvesenet Sør IKS tilknyttet 110-sentralen i Arendal. 110 sentralene blir en del av Tetra Nødnett. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap vurderer at optimal utnyttelse av en 110-sentral vil ligge i størrelsesorden på 400 000 innbyggere. Agder og Telemark vil til sammen kunne utgjøre dette befolkningsgrunnlaget. Komiteen som er satt ned for å skulle utrede denne sammenslåingen, har ikke kommet videre i sitt arbeid da styrene i 110-sentralene for Telemark og Agder ikke kan forenes om en felles løsning av sine leveranser. Et resultat av dette er en forventet kostnadsøkning, fra kr 32,50 til kr ca 45 pr innbygger side 16