SUPERBRUKERFORUM 03.12.2015 SENTRALT HENVISNINGSMOTTAK SHM
FØR OG ETTER 20.OKTOBER 2014 Målbilde papirflyt FØR 20 okt 2014 Posten Intern post Norge Posten Norge Henvisning på papir Klinikk / avd / seksjon Aker/Ullevål/Radium/ Rikshospitalet Brev Forskningsveien 2 Postmottak Sakarkiv Henvisningsmottak Regnskap Ephorte DIPS Basware Elektronisk arbeidsflate
FØR OG ETTER 20.OKTOBER 2014 Pasientdokumentasjonsflyt Posten Norge Brev Forskningsveien 2 Postmottak Sakarkiv Henvisningsmottak Regnskap Ephorte DIPS Basware Elektronisk arbeidsflate Klinikk A Klinikk C Avd.mottak Avd.mottak Avd.mottak Avd.mottak Avd.mottak Avd.mottak Avd.mottak Avd.mottak Klinikk B Henvisningsmottak organisatorisk og fysisk nært Sakarkiv / postmottak i avd. Dokumentsenter på samme etg.
Henvisningsprosessen
Sentralt henvisningsmottak arbeidsoppgaver Vi er 26 ansatte helsesekretærer, sekretærer og sykepleiere Dessverre ingen leger! SHM mottar åpnet pasientrelatert post fra OUS sentralt postmottak HVER DAG MOTTAR SHM - ca 1500-2000 KONVOLUTTER - ca 700 henvisninger, 800 1000 enkeltdokument - i tillegg ca 150 ehenvisninger - ca 40 50 CD som importeres til Sectra
HVOR MANGE NYE HENVISNINGER PR. MND BLE REGISTRERET I SHM AUGUST 13 158 SEPTEMBER 15 962 OKTOBER - 15 295 NOVEMBER - 13 507
SHMs ARBEIDSOPPGAVER Post gjennomgås leses, registreres/ skannes i DIPS og videresendes elektronisk til 46 avdelingshenvisningsmottak i 6 kliniske klinikker. Sjekker om pasienten allerede har en åpen henvisningsperiode for samme lidelse. Registrere henvisninger, skanne tilhørende dokumenter, og sende til aktuelt avdelingshenvisningsmottak Skanner enkeltdokumenter som ikke er henvisinger, og oversende disse til aktuell avdelingshenvisningsmottak Importere radiologisk bildemateriale som mottas pr post (CD ) til Sectra PACS for tilgjengeliggjøring i felles klinisk bildelager. ehenvisninger -evt. vedlegg til ehenvisningen mottas i papir, skannes og knyttes opp til riktig henvisning Sørge for at henviser er tilgjengelig i DIPS fra Rekvirentadresseregister. Bruker Sykehuspartner som hjelper hvis henviser ikke er i adresseregister kan forsinke registrering av henvisning.
ARBEIDET I SHM Prioritering av registrering og skanning Kreftrelatererte diagnoser/28 pakkeforløp Videre registres/skannes henvisninger/ehenvisninger, enkeltdokumenter fortløpende. CD importeres til Sectra. Arbeidsredskap ehåndbok nivå 1 Dokumentstandard Arbeidsskjema utarbeidet i SHM - bygger på kunnskap opparbeidet i samarbeid med avdelingshenvisningsmottak og ansatte i SHM Tilgjengelige oppslagsverk (nettbasert)
Avdelingsvise henvisningsmottak en viktig samarbeidspartner for SHM Avdelingsvise henvisningsmottakets ansvar strekker seg fra henvisningen mottas i avdelingshenvisningsmottak og frem til pasientbrev er sendt til pasient og henviser med informasjon om utfall av rettighetsvurdering og tidspunkt for første kontakt, eventuelt avslag. Vurdere om henvisingen har kommet til riktig avdeling, og eventuelt videresende til rett avdeling dersom den har kommet til feil Kvalitetssikre at de skannede dokumentene er knyttet til riktig henvisning. Eventuelt slette feilregistrert henvisning, og knytte dokumenter til riktig henvisning. Kvalitetssikre at pasientopplysninger er korrekt registrert (bosteds- og postadresse, telefonnr, fastlege, nasjonalitet, bydel, NAV-kontor, etc) Innhente opplysninger om allerede utført rettighetsvurdering fra henvisende helseforetak, dersom henvisningen er videresendt i spesialisthelsetjenesten for samme tilstand og det ikke foreligger sammen med henvisningen Registrere seksjonsvise sorteringskoder før oversending til den seksjonsvise fellesarbeidsgruppen for leger/behandlere som skal vurdere henvisningen. Personlige arbeidsgrupper skal ikke benyttes
Veien videre for SHM SHM har eksistert i litt over et år Vi er fortsatt i en utviklingsfase Vi ønsker å bli bedre og dere kan bidra til at vi blir gode ved å hjelpe oss med kunnskapsrike tilbakemeldinger. TELEFON TIL TEAM i SHM: 23075483, 23075482, 23075486, 23075484 SHM vil innen kort tid få telefonvakt.