Kravspesifikasjon. Spesifisering av NPEs krav og behov ved anskaffelse av renholdstjenester. Juni 2014 Versjon 1.0

Kravspesifikasjon Spesifisering av NPEs krav og behov ved anskaffelse av renholdstjenester Juni 2014 Versjon 1.0

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 2 av 18 Innholdsfortegnelse 1 OM KRAVSPESIFIKASJONEN... 3 2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN... 4 2.1 OVERORDNET BESKRIVELSE... 4 2.1.1 Tidsrom for utførelsen av arbeidet... 4 2.1.2 Ferier og helligdager... 4 2.1.3 Utstyr som stilles til disposisjon... 4 2.2 REGELMESSIG OG PERIODISK RENHOLD... 4 2.2.1 Regelmessig daglig renhold... 4 2.2.2 Periodisk renhold... 5 2.2.3 Inngangssoner og matter... 5 2.2.4 Kvalitetsprofiler regelmessig renhold... 6 2.3 HOVEDRENGJØRING... 6 2.4 BESTILLINGSRENHOLD... 6 2.4.1 Kvalitetsprofiler bestillingsrenhold... 7 2.5 NULLSTILLING OG OVERLEVERING... 7 2.6 KONTROLL/TILSYN... 8 2.7 KVALITETSSIKRING OG RAPPORTERING... 8 3 MILJØKRAV TIL RENHOLDSYTELSEN HOS KUNDEN... 10 3.1 KRAV TIL RENHOLDSMIDLER KJEMIKALIER... 10 3.1.1 Absolutte krav til renholdsmidler... 10 3.1.2 Viktige krav til renholdsmidler... 11 3.2 VIKTIGE KRAV - FORBRUK... 13 3.3 UTSTYR... 14 4 RENHOLDSPERSONALET... 15 4.1 KRAV TIL GRUNNOPPLÆRING... 15 4.2 KRAV TIL GJENGS LØNN OG ARBEIDSVILKÅR FOR ARBEIDSTAKERE... 15 4.2.1 Absolutte krav til personaloppfølging... 16 4.3 TAUSHETSERKLÆRING... 16 4.4 KONTAKT MED OPPDRAGSGIVER... 16 4.4.1 Kontaktpersoner... 16 4.4.2 Nøkler... 16 4.4.3 Bruk av telefon, pc/internett, fryser, vaskemaskin og annet elektrisk utstyr.... 16 4.5 KUNDESERVICE... 17 4.5.1 Oppdragsforståelse hos ledelsen... 17 4.5.2 Fleksibilitet og vikarløsning... 17 4.5.3 Rutine for håndtering av reklamasjoner... 17 5 FAKTURERING... 18

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 3 av 18 1 Om kravspesifikasjonen Denne kravspesifikasjonen vil danne grunnlaget for NPEs evaluering av tilbyders løsningsbeskrivelse. Dokumentet er en oppstilling av de krav og behov NPE har, samt en beskrivelse av hvilke krav som stilles til tjenestene vi ønsker å kjøpe. Kravspesifikasjonen vil utgjøre en del av kontrakten sammen med leverandørens løsningsspesifikasjon. Da anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse er det ikke anledning til å forhandle. Dette innebærer at tilbyders beskrivelser og detaljering har mye å si for hvilket grunnlag evalueringen av tilbudene gjøres på. Tilbyderne oppfordres av den årsak til å gi god beskrivelse av hvorfor løsningen tilfredsstiller angitte behov og krav. Det henvises for øvrig til «utkast til løsningsbeskrivesel» konkurransegrunnlagets del III Bilag 2 for en nærmere beskrivelse av hva som skal fylles inn under de respektive emnene.

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 4 av 18 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Overordnet beskrivelse NPEs nåværende avtale om renhold utløper høsten 2014. Av den grunn utlyser NPE en ny anbudskonkurranse med hensikt å etablere en ny avtale som omfatter renholdstjenester. Renholdstjenesten skal omfatte all bygningsmasse NPE disponerer i Wergelandsveien 1-3 Dette utgjør pr. dags dato ca. 5500 m2 fordelt på 8 etasjer, men vil i 2015 utvides med omkring 500 m2. Lokalitetene er i all hovedsak inndelt i cellekontorer med et lite te-kjøkken i hver etasje. Cellekontorene er avgrenset av en glassvegg ut mot korridor. Øvrige vegger er faste. Det er fellesarealer og møterom i alle etasjene. Gulvene er for det meste belagt med linoleum med unntak av ett møterom i 8. etasje. samt hele 10 etasje. I forbindelse med konkurransen vil det bli gjennomført en befaring hvor alle aktuelle tilbydere får anledning til å ta lokalene nærmere i øyensyn. Det vil også bli anledning til å stille spørsmål. Befaringen gjennomføres kl. 12.00 dato 26. juni. Påmelding til anskaffelser@npe.no senest en virkedag før befaringen. 2.1.1 Tidsrom for utførelsen av arbeidet Regelmessig renhold skal gjennomføres innenfor kontortid kl. 8-15. Bestillingsrenhold utføres vanligvis utenfor normal arbeidstid, med mindre annet er avtalt. Leverandøren må tilpasse seg bruken av bygget og samarbeide med leveringsstedet om renholdstider og -rutiner. 2.1.2 Ferier og helligdager Kunden holder stengt på 17. mai og alle offentlige helligdager. 2.1.3 Utstyr som stilles til disposisjon Kunden stiller rom til disposisjon for oppbevaring av materiell/utstyr for renhold. Lys og varme, varmt og kaldt vann stilles vederlagsfritt til disposisjon for leverandør. 2.2 Regelmessig og periodisk renhold 2.2.1 Regelmessig daglig renhold Det skal gjennomføre daglig renhold av lokalene i henhold til renholdsplanen. Det daglige renholdet skal utføres i henhold til renholdsplanen, se Bilag 4, og omfatter: Rengjøring av gulv, inventar, vegger og himling opp til 3 meter over gulvet, jf. definisjoner i NS-INSTA 800. Inngangsdør(er) til lokalene, innvendig og utvendig. Tømming av avfallsbeholdere (restavfall) og etterfylling av plastposer ved behov.

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 5 av 18 Etterfylling av sanitærartikler på sanitærrom ved behov. Highspeed av gulv i henhold til renholdsplanen. Sanitærservice forutsettes å inngå i det regelmessige renholdet. Leverandøren skal sørge for etterfylling av såpe og toalett -/ tørkepapir. I tillegg skal sanitærposer og duftrefill byttes ut etter behov. Disse produktene skal holdes av leverandøren og være inkludert i prisen for regelmessig renhold. På alle toaletter er det i dag satt opp dispensere fra KATRIN. Disse er relativt nye, og det vil være en fordel om tilbyder kan benytte disse videre. Hvis tilbyder ønsker å benytte andre dispensere, og dermed skifte dagens dispensere ut med nye, så må dette angis særskilt i besvarelsen. Utskifting og montering av nye dispensere må i tilfelle bekostes av leverandøren. Renholdspersonalet bringer avfall og papir til anvist sted, og sørger for tømming av søppelrom. Sekker holdes av leverandøren. Renholdsmetoder Ytelsene skal basere seg på en blanding av tørre, fuktige og våte metoder. Organiseringen av det daglige renholdet skal gjøres rede for 2.2.2 Periodisk renhold Utover det daglige renholdet legges det også opp til periodisk renhold. Det periodiske renholdet inkluderer; highspeed av alle linoleumsgulv, støvsuging av møbler, støvsuging av datarom, avtørring av gulvlister og bilderammer, støvsuging av arkiv og lager, innvendig rengjøring av kjøkken- og kjøleskap, hovedrengjøring av alle toaletter og dusjer og vinduspuss før 17. mai. Frekvensen for det periodiske renholdet er oppgitt i renholdsplanen, se Bilag 4. Periodisk renhold skal inngå som en del av det regelmessige renholdet. Pris for daglig og periodisk renhold inklusive matteservice skal føres inn i prisskjemaet, se Bilag 3 Renholdsmetoder Ytelsene skal basere seg på en blanding av tørre, fuktige og våte metoder. Organiseringen av det daglige renholdet skal gjøres rede for 2.2.3 Inngangssoner og matter Matteservice skal også inngå i det regelmessige renholdet. For å forhindre og stanse smuss i legges det opp til bruk av matter blant annet foran alle heiser og i sonene inn til NPEs resepsjonsområde. NPE har i dag ca. 23 matter. Skiftefrekvens for matter vil avhenge av årstid, værforhold, osv. Matter og inngangssoner rengjøres samtidig med arealets regelmessige renhold. Leverandøren skal sørge for administrasjonen av matteservicen og kostnaden ligger hos Leverandøren. Kostnaden skal likevel føres opp i prisskjemaet, se Bilag 3

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 6 av 18 2.2.4 Kvalitetsprofiler regelmessig renhold Leverandøren skal levere daglig renhold i henhold til følgende renholdsprofil: KVALITETS-PROFIL Lokaltype 1 Lokaltype 2 Lokaltype 3 Lokaltype Kontorer, kopimaskinrom, korridorer, arkiv,lager, kjeller Toaletter, dusj/garderober, minikjøkken Møterom, fellesområder, resepsjonsområde AQL 4,0 % 4,0 % 4,0 % VISUELL KVALITET Nivå Nivå Nivå INVENTAR 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Avfall/løst smuss, støv, flekker Flatesmuss VEGGER 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Avfall/løst smuss, støv, flekker Flatesmuss GULV 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Avfall/løst smuss, støv, flekker Flatesmuss HIMLINGER 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Avfall/løst smuss, støv, flekker Flatesmuss 2.3 Hovedrengjøring Hovedrengjøring skal utføres i henhold til renholdsplanen, se Bilag 4 I hovedrengjøringen skal alle lokaltyper (se over) rengjøres. Hovedrengjøring foretas etter avtale/bestilling og omfatter vask av gulv, tak, vegger, lamper, armaturer, inventar og utstyr. Highspeed av gulv skal også gjøres i forbindelse med hovedrengjøringen Renholdsmetoder Ytelsene skal basere seg på en blanding av tørre, fuktige og våte metoder. Hovedrengjøring skal prises i prisskjemaet, se Bilag 3 2.4 Bestillingsrenhold Det kan avtales ekstraordinære rengjøringsoperasjoner eller andre ytelser som kan omfattes av kontrakten. Slike arbeider godtgjøres etter satser tilbyder har angitt i tilbudsskjemaet

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 7 av 18 På forhånd definerte oppgaver: - Vasking/pussing av vinduer på innsiden (pris fylles inn i vedlegg 3, prisskjema) - Vask av skillevegger/kontorvegger i glass. (pris fylles inn i vedlegg 3, prisskjema) - Rengjøring av cellekontorer etter utflytting (pris fylles inn i vedlegg 3, prisskjema) - Rengjøring av utendørs terrasse hver vår, ca. 60 m2. Rengjøringen omfatter vask av gulv og rekkverk. I tillegg vil Leverandøren i sommerhalvåret bli bedt om å tørke over utemøblement. Sistnevnte renhold skal skje på daglig basis. Eksempel på andre oppgaver: - Støvsanering av fylte hyller - Støvsanering av høye flater - Vedlikehold av tregulv - Hovedrengjøring av cellekontorer etter utflytting Tilbyder skal sette opp en liste over annet relevant bestillingsrenhold og prise disse i prisskjemaet Bilag 3. Til andre uspesifiserte renholdsoperasjoner skal Leverandøren oppgi en timespris som skal føres inn i prisskjemaet Bilag 3 Renholdsmetoder Ytelsene skal basere seg på en blanding av tørre, fuktige og våte metoder. Leverandørens metoder skal beskrives eller dokumenteres som vedlegg. 2.4.1 Kvalitetsprofiler bestillingsrenhold Beskrivelse av aktiviteter med tilhørende kvalitetsmål følger i tabellen under: NR AKTIVITET KVALITETSMÅL 1 Vinduspuss Krav til smussforekomster pr. m 2 glassflate: Tilsvarende nivå 5 for minste inspeksjonsenhet i henhold til NS-INSTA 800. Smuss telles både på glassflate og tilhørende karmer og rammer. 2 Vask/puss av skillevegger /kontorvegger i glass 3 Hovedrengjøring av kontorer etter utflytting Krav til smussforekomster pr. m 2 glassflate: Tilsvarende nivå 5 for minste inspeksjonsenhet i henhold til NS-INSTA 800. Smuss telles både på glassflate og tilhørende karmer og rammer. Kvalitetsprofilen til romtypen skal være oppfylt. Støvnivå 5 i henhold til NS-INSTA 800. Tilleggskrav til flytterengjøring (nr. 3 tabellen over): Ta ned bilder, malerier eller liknende fra veggene, støvtørre og henge tilbake på plass Rengjøre dører (alle sider), karmer, vinduskarmer og lister Rengjøre radiatorer og rister Rengjøre alt inventar utvendig og innvendig 2.5 Nullstilling og overlevering Lokalene, inventar, vegger, (vinduer) gulv, himling m.v. overtas i den stand de er ved kontraktsinngåelse. Leverandøren skal, ved kontraktsperiodens start og om nødvendig, gi lokalene den behandling som trengs for å oppnå en tilfredsstillende kvalitet ( 0-stilling).

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 8 av 18 Ved kontraktsperiodens utløp skal lokalene, herunder inventar, vegger, (vinduer) gulv, himling m.v. overleveres i rengjort stand og med en kvalitet iht pkt. 2.2.2 i dette dokumentet. Overlevering skjer etter at partenes representanter har befart rengjøringsobjektet og etter at eventuelle mangler notert på befaringen er utbedret. Befaringen skal skje før utløpet av kontraktsperioden og utbedringen av manglene umiddelbart etter befaringen. Partene kan ha med seg én veileder hver på befaringen. Nullstilling skal prises særskilt i prisskjema, se Bilag 3 2.6 Kontroll/tilsyn Det skal gjennomføres kontroll/tilsyn, fortrinnsvis visuell kontroll, av arealene i henhold til renholdsplanen Bilag 4 Følgende kontroller skal gjennomføres på regelmessig basis: Kontrolltype Egenkontroll/tilsyn like mange ganger som rengjøringsfrekvensen på romtypen Servicekontroll én gang pr måned, servicerapport overleveres Kunden INSTA 800 kontroll - 4 ganger i året. Rapport overleveres Kunden Hvem gjennomfører kontrollen Rengjøringspersonalet selv som egenkontroll av utført arbeid. Renholdspersonalet og arbeidsleder Rengjøringspersonalet og arbeidsleder, i samarbeid med Kunden. Leverandøren sin egen rapportmal for servicekontroll skal vedlegges tilbudet. 2.7 Kvalitetssikring og rapportering Oppdragsgiver kan foreta NS- INSTA 800 kontroll eller stikkprøve kontroll av alle lokaltyper etter behov/ønske i egen regi eller ved bruk av ekstern konsulent. Krav til leverandørens egenkontroll og rapportering: Kontroller skal gjennomføres som en stikkprøveinspeksjon som beskrevet i NS-INSTA 800. Leverandøren skal sette opp en årsplan for gjennomføring av kvalitetskontroller. Denne skal presenteres oppdragsgiver i god tid før første kontroll. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve endringer på planen ved behov. Rapporter på renhold skal leveres oppdragsgiver kvartalsvis. Kontrollrapporter skal leveres fortløpende og innen 24 timer etter kontrollen er utført med kopi til oppdragsgiver. Frister for innlevering av kontrollrapporter for renhold er 1.januar, 1.april, 1.juli, 1.oktober hvert år igjennom kontraktens løpetid. Hyppigere rapportering kan kreves. Det skal avholdes kvartalsmøter mellom oppdragsgiver og leverandør. Møtene skal fortrinnsvis avholdes etter at kvalitetskontrollene for kvartalet er utført. Dersom leverandør unnlater å rapportere i henhold til avtalen kan Oppdragsgiveren holde tilbake betaling for siste måned for de objekter det ikke er levert rapport for. Dersom leverandøren ikke har levert rapport(ene) innen 14 dager kan oppdragsgiver sørge for at rapport blir utarbeidet for leverandørs regning. Prisavslag for uteblitt kontrollrapport etter NS 8431 pkt. 14 siste ledd settes til 10 % av månedlig kontraktsvederlag.

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 9 av 18 Avvik fra avtalt kvalitet skal umiddelbart rapporteres til oppdragsgiver sammen med en fremdriftsplan for oppretting samt med en plan for sikring av fremtidig kvalitet. Rapporteringen skal være skriftlig. Alle kontroller skal foretas i samarbeide med oppdragsgiver og oppdragsgiver skal varsles om kontrollen minimum 7 dager før den skal utføres. Dersom leverandøren ønsker at oppdragsgiver skal være til stede må oppdragsgiver varsles med minimum samme frist. Partene bærer sine egne kostnader ved kontroll.

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 10 av 18 3 Miljøkrav til renholdsytelsen hos Kunden Det skal være miljøfokus på hele leveransen. Mange av kravene i dette kapittelet er formulert som et «skal»-krav, men skal ikke uten videre forstås som et absolutt krav. Prioriteten er angitt i kolonnen «type krav», og benevnelsen A eller V er å forstå som følger: Absolutt krav (Type krav: A), som medfører avvisning av tilbud dersom kravet ikke oppfylles, dvs. at det blir besvart med Nei (N). Viktig krav (Type krav: V), hvor (grad av) oppfyllelse vil vektlegges i evalueringen/tildelingen. 3.1 Krav til renholdsmidler kjemikalier Leverandøren skal redegjøre for hvilke rengjøringsmidler som skal benyttes under Avtalen. Leverandøren skal i tabellen under krysse av for hvordan de ulike kravene dokumenteres. 3.1.1 Absolutte krav til renholdsmidler Dokumentasjonskrav for krav 3.1.1.1 3.1.1.5 under: Svaralternativene er likestilte. Svaralternativ 1: Erklæring fra alle kjemikalieleverandører/produsenter på renholdsmidler som Leverandøren benytter om at nevnte stoffer ikke inngår i rengjøringsmidlene eller har de nevnte egenskaper. Med egenerklæring fra produsent menes signatur fra produsent(er) på at utfyllingen er korrekt. Egenerklæringen(e) vedlegges tilbudet eller Svaralternativ 2: Lisens fra Svanemerket eller andre godkjenningssystem som dokumenterer at kravene oppfylles. Lisensbevis vedlegges tilbudet. Nr Krav Referanse Type Svar fra Leverandør krav J/N Alt 1 Alt 2 3.1.1.1 Alle renholdsmidler skal være forskriftsmessig klassifisert, emballert, og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret Forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139). A [svar] [svar] [svar] 3.1.1.2 Stoffer som benyttes skal ikke klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2 3.1.1.3 Vaskeaktive stoffer skal tilfredsstille kravene til fullstendig nedbrytbarhet i EUs vaskemiddelforordning, implementert i forskrift om begrensing i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter Forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139), Produktforskriften, (FOR 2004-06-01 nr. 922). Informasjonskrav og andre krav i denne forordningen skal også følges. A [svar] [svar] [svar] A [svar] [svar] [svar]

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 11 av 18 Nr Krav Referanse Type Svar fra Leverandør krav J/N Alt 1 Alt 2 3.1.1.4 Stoffer som utgjør en alvorlig miljø- og helsefare, opplistet som følgende kjemikalier skal ikke benyttes: http://anskaffelser.no/tema/m iljo/ dokumenter/renholdstjenestermiljøkriterier A [svar] [svar] [svar] - Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater - Triklosan - Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC - Muskxylener - PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) - Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) 3.1.1.5 Emballasje Emballasjen til rengjøringsmidlene skal ikke inneholde halogenholdig plast http://anskaffelser.no/tema/m iljo/ dokumenter/renholdstjenestermiljokriterier A [svar] [svar] [svar] Dokumentasjonskrav for krav 3.1.1.6-3.1.1.7 under: Svaralternativene er likestilte. Svaralternativ 1: Lisens fra Svanemerket eller andre godkjenningssystem som dokumenterer at kravene oppfylles. Lisensbevis vedlegges tilbudet (se stedsangivelse i tilbudsinvitasjonen pkt. 3.11). eller Svaralternativ 2: Eksempler / beskrivelser. Bruksanvisning og HMS datablad vedlegges tilbudet (se stedsangivelse i tilbudsinvitasjonen pkt. 3.11). Nr Krav Referanse Type Svar fra Leverandør krav J/N Alt 1 Alt 2 3.1.1.6 Rengjøringsmidlene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk. http://anskaffelser.no/tema/miljo/ dokumenter/renholdstjenestermiljokriterier A [svar] [svar] [svar] 3.1.1.7 Det skal foreligge oppdaterte sikkerhetsdatablad på norsk for alle rengjøringsmidler, organisert i et stoffkartotek, jf. gjeldene lovverk, herunder forskrift om utførelse av arbeid. Sikkerhetsdatablad www.arbeidstilsynet.no A [svar] [svar] [svar] 3.1.2 Viktige krav til renholdsmidler Det blir tillagt vekt at følgende kjemikalier, som er vurdert som uønsket, ikke benyttes. Svaralternativ J, betyr at kjemikalet ikke benyttes.

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 12 av 18 Nr Krav Referanse Type krav 3.1.2.1 Diklorbenzen http://anskaffelser.no/tema/miljo/ V dokumenter/renholdstjenester-miljokriterier 3.1.2.2 Limonen Som over V 3.1.2.3 EDTA og salter av EDTA Som over V 3.1.2.4 Klorerte løsemidler (løsemidler som inneholder klor) 3.1.2.5 Forbindelser med aktivt klor 1 over 0,1 vektprosent 3.1.2.6 Rengjøringsmidler og deres nedbrytningsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige 3.1.2.7 Produkter som benyttes skal ikke klassifiseres som allergifremkallende Som over Som over Forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139), se også http://anskaffelser.no/tema/miljo/ dokumenter/renholdstjenester-miljokriterier Forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07-16-1139), http://anskaffelser.no/tema/miljo/ dokumenter/renholdstjenester-miljokriterier V V V V Dokumentasjonskrav for krav 3.1.2.8 3.1.2.14: Likestilte alternativer Svaralternativ 1: Erklæring fra alle kjemikalieleverandører/produsenter på renholdsmidler som Leverandøren benytter om at overnevnte stoffer ikke inngår i rengjøringsmidlene eller har de nevnte egenskaper. Med egenerklæring fra produsent menes signatur fra produsent(er) på at utfyllingen er korrekt. Egenerklæringen(e) vedlegges tilbudet (se stedsangivelse i tilbudsinvitasjonen pkt. 3.11). eller Svaralternativ 2: Lisens fra Svanemerket eller andre godkjenningssystem som dokumenterer at kravene oppfylles. Lisensbevis vedlegges tilbudet (se stedsangivelse i tilbudsinvitasjonen pkt. 3.11). Rengjøringsmiddel Benyttes til hva Oppfyller krav i tabell over Miljømerket? (navn) Krav nr. Ja / Nei Alt 1 /Alt 2 - Oppgi merke [Navn] [Fyll inn] 3.1.2.1 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.2 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.3 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.4 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.5 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.6 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.7 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] [Navn] [Fyll inn] 3.1.2.1 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.2 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.3 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.4 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.5 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 1 Aktivt klor er et mål på mengden tilgjengelig elementært klor i for eksempel hypokloritt-forbindelser. Det desinfiserende (aktive) kloret i klorbaserte desinfeksjonsmidler uttrykkes i gram per liter eller milligram per liter (ppm).

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 13 av 18 Rengjøringsmiddel Benyttes til hva Oppfyller krav i tabell over Miljømerket? (navn) Krav nr. Ja / Nei Alt 1 /Alt 2 - Oppgi merke 3.1.2.6 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.7 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] [Navn] [Fyll inn] 3.1.2.1 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.2 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.3 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.4 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.5 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.6 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.7 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] [Navn] [Fyll inn] 3.1.2.1 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.2 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.3 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.4 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.5 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.6 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.7 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] [Navn] [Fyll inn] 3.1.2.1 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.2 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.3 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.4 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.5 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.6 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] 3.1.2.7 [Ja/Nei] [1 / 2] [Ja/Nei] Utvid tabellen etter behov 3.2 Viktige krav - forbruk Det er viktig at forbruket av rengjøringsmidler er så lavt som mulig og at produktene som benyttes er miljømerkede. Tilbyder skal derfor i tilbudet oppgi følgende: - Forbruk av rengjøringsmidler per m²/år - Prosentandel av miljømerkede rengjøringsmidler som benyttes - I tillegg skal tilbyder beskrive hvordan forbruket av innstikkposer kan holdes så lavt som praktisk mulig. Nr Krav Type krav 3.2.1 Forbruk av V rengjøringskjemikaler: mg/pr. m 2 og år 2 3.2.2 Prosentandel miljømerkede V rengjøringsmidler 3 Svar 2 Forbruket av kjemikalier regnet som aktiv substans, altså uten innhold av vann. Vet man ikke kjemikalienes innhold av aktive stoffer, settes innholdet til 25 % for flytende produkter og 100 % for rengjøringsmidler i pulver eller fast form. 3 Andelen beregnes i vekt-% av total mengde kjemikalier brukt per år. En miljømerket kjemikalie har lisens eller tilsvarende i et såkalt type 1 merkesystem (ifølge ISO-14000 standardene). Kjemikalier er et samlebegrep for

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 14 av 18 Nr Krav Type krav 3.2.3 Beskrivelse av hvordan V Leverandøren jobber for reduksjon av innstikkposer for avfall Dokumentasjon (Dersom leverandøren har Svanemerket renholdstjeneste, krysses det av i alternativ 1.) 3.3 Utstyr Nødvendig utstyr for gjennomføring av renholdet skal holdes av leverandøren og være disponibelt til enhver tid. Maskinelt renhold skal benyttes der dette er hensiktsmessig. Tilbyder skal beskrive hva slags utstyr og maskiner som er tilgjengelig generelt og spesifikt benytter til de forskjellige ytelsene, herunder utførelse av temporære ytelser. flytende eller faste rengjøringsmidler, kjemiske produkter til rengjøring og midler som brukes til vask/rens og vedlikehold av rekvisitter og utstyr.).

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 15 av 18 4 Renholdspersonalet Alt arbeid skal utføres av kvalifisert personell. Alt personell skal ha gjennomgått all nødvendig grunnopplæring i renhold som f. eks. tørre metoder og NS-INSTA 800, før de begynner arbeidet hos Kunden. Kvalitetsmål som er angitt i anbudet, evt. supplert med detaljer, skal være lik arbeidsbeskrivelse/renholdsplaner for oppdraget. Opplæring som gis til renholdsbetjentene, skal være i samsvar med disse. Oppdragsgiver skal godkjenne arbeidsbeskrivelsene som gis til renholdsbetjentene Leverandøren skal garantere for at alt personell er kvalifisert for oppdraget, er over 18 år og behersker norsk språkbruk både muntlig og skriftlig. Alt personell skal benytte Leverandørens uniform og være utstyrt med Leverandørens ID-kort med bilde. Under arbeidet skal personellet og ledere bære ID-kort, lett synlig. Renholdspersonalet skal være serviceinnstilt overfor de som bruker lokalene, innen rammen av den avtalte ansvars- og arbeidsfordelingen. Av sikkerhetsmessige grunner forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å godkjenne det personell som skal utføre renholdet. Oppdragsgiveren kan kreve å få byttet ut leverandørens personell som av forskjellige grunner ikke lenger har tillit hos oppdragsgiver. Ved benyttelse av underleverandør stilles de samme kravene til underleverandørens personell. Bruken av underleverandører skal godkjennes av kunden når slikt personell må settes inn. 4.1 Krav til grunnopplæring NPE krever at Leverandøren har et godt system for både planmessig opplæring og vedlikehold av kunnskap innenfor renholdsfaget. Det er videre et uttrykt ønske om at alle medarbeiderne har fagbrev innen renholdsfaget. 4.2 Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal lønns- og arbeidsvilkårene være i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkårene være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelsen. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om a) minste arbeidstid, b) lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og c) dekning av utgifter til reise, kost og losji,

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 16 av 18 Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiveren kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Leverandøren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underleverandørene. 4.2.1 Absolutte krav til personaloppfølging Leverandøren skal ha og redegjøre for: Rutiner for personaloppfølging ved sykdom Oppfølgingsplan for lengre sykefravær 4.3 Taushetserklæring Leverandøren og alt personell som skal utføre oppgaver etter Avtalen skal undertegne Kundens taushetserklæring før arbeid etter Avtalen påbegynnes. Dette gjelder også for eventuell underleverandør. Erklæringer skal leveres Kunden før den som har undertegnet erklæringen påbegynner arbeid etter Avtalen. 4.4 Kontakt med oppdragsgiver 4.4.1 Kontaktpersoner Ved avtaleinngåelse skal partene skriftlig oppgi en navngitt kontaktperson til NPE. Vedkommende skal ha ansvaret for NPE som kunde og ved eventuelle endringer så skal denne meldes skriftlig. 4.4.2 Nøkler Det blir utlevert adgangskort. Leverandøren forplikter seg til å oppbevare adgangskortet på en sikker og tilfredsstillende måte. Tap av adgangskort skal umiddelbart underrettes NPE. På anmodning skal adgangskort innleveres. 4.4.3 Bruk av telefon, pc/internett, fryser, vaskemaskin og annet elektrisk utstyr. Leverandørens ansatte skal ikke benytte telefoner, pc/internett, eller annet elektrisk utstyr som tilhører NPE. Første ledd gjelder ikke for definert utstyr, herunder jf pkt 2.1.3 som oppdragsgiver har stilt til leverandørens disposisjon i forbindelse med gjennomføringen av oppdraget. Spisepauser skal kun avholdes på anviste steder.

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 17 av 18 4.5 Kundeservice 4.5.1 Oppdragsforståelse hos ledelsen Leverandøren skal redegjøre for administrasjonens og ledelsens forståelse av renholdsfaget, NS- INSTA 800 eller tilsvarende som standard samt kontraktshåndtering generelt. 4.5.2 Fleksibilitet og vikarløsning Leverandøren skal ha tilfredsstillende tilgang på vikarer, fortrinnsvis med egne ansatte som kan hentes fra andre driftsenheter ved behov, og gjennomføre dette så langt det lar seg gjøre uten at det skal gå utover den kvalitet og service som er avtalt. Leverandøren skal oppgi hvilke avtaler som er inngått med vikarbyråer for leie av personell. Det skal varsles til Kundens kontaktperson ved bruk av vikar(er) og før denne tiltrer sitt vikarforhold for oppdraget. Alle vikarer skal signere taushetserklæring før arbeidsforholdet iverksettes. Leverandørens rutine for sykdom og innsetting av vikarer skal beskrives. Det vil bli tillagt vekt at leverandøren vil respondere raskt ved uforutsette behov og bestillingsrenhold fra Kundens side. Leverandøren bes oppgi sin responstid på dette i sitt svar under. 4.5.3 Rutine for håndtering av reklamasjoner Leverandøren skal beskrive sine rutiner for håndtering av reklamasjoner.

Bilag 1 Kravspesifikasjonen Versjon 1.0 Side 18 av 18 5 Fakturering Fakturaer skal oversendes Kunden i EHF-format. Elektronisk faktura, kreditnota og purring er forsending av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden. Innholdet i formatet dekker kravene i regnskapsloven. Faktura, kreditnota og purring skal ikke være en pdf-fil. Se http://www.standard.difi.no/forvaltningsstandarder/standard/elektronisk-handelsformatehf/elektronisk-handelsformat-ehf for mer informasjon.