1 «Alle møter» Ytterligere kunnskapsgrunnlag: Styresak med vedlagte analyse Presentasjon av mulighetsrom for styrene, regional toppledersamling Presentasjoner som viser mønster for ikke møtt per fagområde Åpenhet i media om over 300 000 flere pasientkontakter, ikke møtt og bedre drift av poliklinikkene Redusere andel pasientkontakter som må re-planlegges
Fagleg prioritert planlegging
Vegen har blitt til.. Først avansert oppgåveplanlegging Analyse av kva som kunne være utfordringane for ventetid og fristbrot på poliklinikkane Så blei det bare.«folle, folle fart»
Avansert oppgåveplanlegging Ein gjennomgåande organisasjonsutvikling som er starta og vil vare over tid En liten smakebit på kva som er kjernen i prosessane Med same tilnærming og metode ser vi potensiale i tilsvarande prosessar på sengeposter mv Leiarskap og medarbeidarskap og vil stå helt sentralt
6 Fokusområder Time ved første gangs tilvising lang horisont: For ny tilviste For dei som blir skriven ut Ny kontroll 20 dagars regelen ved kreftbehandling (48 timer ) 10 dagars frist for vurdering i BUP Møte same helsepersonell Kompetente team Pasientforløp Redusera ventetida Høgare presisjon i planlegginga Betre samordna utnytting av ressursane Knytta behandlar til pasient i samanhengande planprosessar
9 Forstå utfordringsbildet Utfordringane er ventelister og fristbrot Korleis kan vi unngå at vi repeterer handlingsmønsteret og fortsatt står overfor de same utferdingane? Kva er de organisatoriske utfordringane Korleis kan vi hjelpe til å løyse utfordringane som har eksistert i ti-år? Sjølvsagt har utfordringane hatt ulike årsaker, men. Finne møtepunktet mellom organisasjonsutvikling og behovet for støtte i kompliserte arbeidsprosesser ved hjelp av IKT
10 Det fasinerande er at vi gjør noe som er enkelt. Ein kalender er ein kalender uavhengig av system Vi må bidra til å ha same informasjon i «alle» systema med kontinuerlig oppdatering Frå oppgåveplanlegging kor pasient blir kopla med behandlar
11 Kva krav stiller dette til oss? Prosessane må etablerast i praksisfellesskapet og vidareutviklas der oppgåvene blir utførd Definering av alle oppgåver Definere kor oppgåvene skal utføres lang horisont med oppgåvemønstre Same informasjon i arbeidsplansystem - GAT Same informasjon i DIPS timebooking Same informasjon i operasjonsplanleggingssystem Same informasjon i Outlook, mobile teknologi Same informasjon i uke plan på Intranett Eit system er master for oppgåver eit system der ein gjer endringar i plan distribuert informasjon
12
13 Kunnskapsgrunnlag som kan skapa nytt handlingsrom.. Vår eigen evne til å planlegga, leia og fordele oppgåvene Det er ei leiaroppgåve å sjå at dyktige medarbeidarar har stått i dette i mange år og har «ropt» på løysingar.. Det er nå vi har systemløysingane på plass til å levera, det er ei viktig erkjenning
Oppgaven er importert til timeboken i DIPS (NB! Beskrivelsen av oppgaven skal etter hvert kun inneholde: Søvn-form (GAT). Søvn-form er det samme som Kode i GAT.)
1.890.757 avslutningskoder ved poliklinikkane i 2013 15 DIAGNOSE Digital pasientkommunikasjon MÅL Kunnskaps- Grunnlag (2012) 430 000 planlagde pasientkontaktar måtte re-planleggast (480 000-2013) 82 000 møtte ikkje til planlagde pasientkontaktar (85 000 2013) 47 250 pasientar på venteliste, fleire av faga har tilnærma balanse 8 600 pasientar behandla med fristbrot Fokusområder 1 2 3 4 Service til pasientane Fjerna fristbrot og reduserte ventetider Utnytte fagleg kapasitet Fleire pasientar behandla innanfor same ressursramme Færre forstyrringar av drifta Utnytte kapasitet infrastruktur/begrense behov for utbygging Utnytte kapasitet for «tungt» utstyr I tillegg viser analysane at det er et potensiale på om lag 300 000 fleire polikliniske pasientkontaktar
Samarbeid med eksterne aktører 16 Aktør Helsedirektoratet Kommentar Avtale inngått Leverandør til Helse Vest RHF Samarbeidspartner Vi leverer også det som er deres strategier Muliggjør raskt og trygg leveranse DIPS Samarbeid om smidig utvikling DIPS deltar i møter for gjennomgang av arbeidsprosesser De leverer det vi forventer Tilbyr tidligere tilgang til DIPS Arena for Helse Vest Viser også funksjonalitet som vi ikke har tatt i bruk GAT Viktig aktør mellom ulike systemer, ikke bare DIPS men for eksempel operasjonsplanlegging Avventende Avventende holdning til eventuell bruk av leverandør som for eksempel e-box
17 Ressurslekkasje En mulig teoretisk mer kapasitet på 300 000 pasientkontakter Pasienttransport 85 000 ikke møtt 147 000 endrer time (økning på 11%) 480 000 replanlegginger totalt Utgjør nesten 25% av all pasientkontakt på poliklinikkene (økning på 2%) Er vi sikre på kor makken er?
18
Fokusområder som kvar for seg vil gje effekt, men som innbyrdes vil styrka effekten av tiltaka - ein del av ein heilskap. Fokus på avdeling, klinikk/divisjon, HF og region 19 1 2 3 4 Dialog mellom HF og pasient Betre organisering av poliklinikk Avansert oppgåveplanlegging Leiarskap og medarbeidarskap Region Klinikk Eining
Utvikling av informasjon og kunnskapsgrunnlag for leiarar på alle nivå Ikkje-møtt og re-planlegging Korleis evaluerer vi effekten av innførte tiltak? Nytt analysegrunnlag for ventetid og fristbrot Alle møter kube stilt til disposisjon for alle helseføretaka Opplæring er gjennomført Mottar forslag til forbetringar som kontinuerleg blir vurdert og tatt i bruk
22 Bedre organisering av poliklinikken
Ny-organisering av «dagen» på poliklinikken 23 Dersom vi planlegg med dei «tyngste» pasientane frå morgonen av utnytter vi kapasiteten til teamet som er tilgjengelig Kva pasientar bør ha time tidleg på dagen? Gir ein utviding mønster frå kl. 08:00 til 09:00 tilsvara to pasientar a 30 minuttar 08:00 til 11:30 dei «tyngste» pasientane Alle yrkesgrupper til stades Legge meir vekt på pasientprofil P a u s e 12:15 15:00 «Lettare» pasientar med fullt team P a u s e Gir ein utviding frå dagens 15:00 17:00 med 8 pasientar 15:15-17:00 Kontroll Kan tilsvara ein forbetring på 25% på enkelte fagområder dersom kontroller a 15 minuttar blir lagt i dette tidsintervalet. Dersom vi bruker 20 minuttar per pasient, kan vi likevel få meir kapasitet. Syner til teoretisk/berekna ny kapasitet, seinare i presentasjonen Utviding frå 17:00 21:00 Økt kapasitet med 50% i forhold til dagens pasientstrøm på poliklinikkane. Vil krevje økt bemanning i tillegg til økte kostnader med 30 minuttar per pasient. Ved flaskehals. Hver time utvidet poliklinikk vil utgjøre 12,5% økt kapasitet gitt dagens antall pasienter på poliklinikkene
24
32 Resultater utfordringer «Alle møter» Styreseminar 4. mars 2015
33
34 Nasjonal helse- og sykehusplan Spesialisthelsetjenesten vil stå overfor en økning på 30% frem mot 2030/2035 Store deler av økningen vil komme for dagbehandling og poliklinisk aktivitet Det vi gjør godt i dag for organisering og drift av poliklinikkene sammen med pasientene vil være helt avgjørende for om vi blir i stand til å løse oppgavene på sikt
Døgnopphold vil ha en vekst på 502 569 tilfeller (hele landet MMMH) Vår andel vil være om lag 100 000 tilfeller 35
Dagopphold vil ha en vekst på 159 070 tilfeller (hele landet MMMH) Vår andel vil være om lag 32 000 tilfeller 36
Poliklinisk aktivitet vil ha en vekst på 2 633 815 pasientkontakter (hele landet) Vår andel vil være om lag tilfeller 527 000 tilfeller 37
41 Noen tilbakeblikk Målt i forhold til 2012: En økning på 11% i antall polikliniske kontakter Antall tilfeller der pasienten ønsker å endre time har økt med 31% i samme periode. Ble 160 000 i 2014 I 31 000 tilfeller hadde pasientene allerede fått tilbud, en økning på 19% sammenlignet med 2012
Hovedfokus 2015 1 3 Dialog mellom HF og pasient Vestlandspasienten Digital kommunikasjon SMS Brev Telefoni Avansert oppgaveplanlegging Om lag 1 000 behandlere planlegger nå i intervaller på 3 måneder > 3 6 måneder Flere har mål om å klare opp til 9 måneder Avgjørende for å få til samskapt planlegging mellom poliklinikk, radiologi, elektiv innleggelse, pakkeforløp for kreft og fritt behandlingsvalg for avklarte tilstander G e v i n s t e r 2 4 Bedre organisering av poliklinikk Felles retningslinjer for rutiner på poliklinikkene Alle skal tildele time ved første gangs henvisning innen 1. mai 2015 Mye atferdsendring Lederskap og medarbeiderskap Vi starter opp med forberedelse til nye arbeidsprosesser for helhetlig Inntaksplanlegging Det vil kreve samskapt forståelse mellom poliklinikker, sengeposter og indirekte aktivitet som radiologi mv. Kvalitet, kapasitet, økonomi
44
45
Somatikk og psykisk helsevern har positiv utvikling i alle foretakene 46 Det er negativ utvikling for Rus området i Helse Førde og Helse Stavanger, men det er få pasienter som foretakene tar på alvor.
Positiv utvikling i ikke møtt for BUP område i hele foretaksgruppen 47
48
Forbedring/nedgang i ikke møtt målt i forhold til januar 2013 49
50 Målsettingen er at alle skal få tildelt time ved vurdering Stor grad av re-planlegging, enten den er initiert av pasientene eller helseforetakene er en betydelig ressursutfordring Ser betydelig forbedring i tildeling av time, for en del fagområder Vil kreve dedikert og målrettet innsats for å være i mål til 1. mai 2015 90 325 inkludert kontroller 28 843 «lovnader/brutte løfter» om tidspunkt for timer tilbake i tid. Mange pasienter og fastleger tar kontakt for å undersøke status.
51 Re-planlegging vår store utfordring Antallet og andelen ikke møtt går ned i alle helseforetakene Vi har også tatt posisjon for å få flest mulig pasienter til å benytte sine tildelte timer Den største utfordringen er vår egen påførte re-planlegging
Utvikling gjennomførte polikliniske kontakter 52
Det blir viktigere og viktigere å få til «en bedre samfunnskontrakt». MEN det forutsetter at vi planlegger med lengre tidshorisont 53
54 Re-planlegging Ikke møtt 2011 Ikke møtt 2012 Ikke møtt 2013 Ikke møtt 2014 82 116 81 143 83 068 82 143
Det er mulig å oppnå målene. 55
56 Det er en relativ jevn tilstrømning av nye henvisninger Alle henvisninger skal være vurdert innen 2 arbeidsdager. Pakkeforløp for kreft er en ekstra motivasjon for å få dette til for alle nye henvisninger
Utfordringsbildet 57 Når behandlere har etablert avansert oppgaveplanlegging er det en forutsetning at andre kollegaer faktisk tildeler timer fram i tid Det må være tillit og respekt for den planleggingen som gjennomføres Det er krevende når grupper «holder» på tidligere kultur, (vi må planlegge på nytt igjen uansett)
Planleggingshorisonten er fortsatt for kort, men målet er at alle får tildelt time ved vurdering av henvisning innen 1. mai 2015 58
Det er flere poliklinikker som nå er på rett vei. 59 Vi forårsaket 52% av all replanlegging selv/interne forhold, tilsvarende 25 138 pasientkontakter januar 2015 Det aller meste kan unngås Re-planlegging der pasientene ønsker å endre time kan vi i stor grad tilskrive oss selv på grunn av for kort planleggingshorisont Når vi har orden kan vi bli «strengere» ved forespørsel om bytte av time Tall januar 2015 Antall timer Andel av alle planlagte pasientkontaker Ordinært avsluttet 137 312 74,0 % Re-planlegging pasient 16 397 8,8 % Re-planlegging sykehus 25 138 13,5 % Ikke møtt 6 685 3,6 % Replanlegging 34 % 52,1 % 14 % Totalt 185 532 100 % 48 220
Helse Stavanger og Helse Bergen 60 Flere fag er allerede på vei til å nærme seg målet, de vil bli forbilder for andre
Helse Førde og Helse Fonna 61
Dersom vi konsentrerer mer av energien på å se ut frontruten, (la være bakspeil metoden) vil dette gå bra.. 62
Forrige uke var fyllingsgraden 78% - økt til 84% 63
Hele regionen 64 Det er utrolig bra at urologi og lunge i Helse Stavanger som har strevd så mye nå er ute av OBS listen for hele regionen.
Hele regionen 65
66 Det er mogleg å få til det ekstraordinære som ein del av det ordinære. Det er eit samspel som grunnar i at vi er gjensidig avhengige av medarbeidarar og leiarar som kan og vil spele på lag. Ingen styringssystem kan nokon gong erstatte tillitsbaserte relasjonar eller fjerne behovet for individuell handlekraft og personlege initiativ. God leiarskap legg til grunn eit velfungerande medarbeidarskap, der kvar enkelt medarbeidar ser seg sjølv som ein viktig og naturleg del av ein større heilskap.
Det skal være ei trygg løysning, samtidig som vi skal vise kva vi «duger» til på Vestlandet 67