HANDLINGSPLAN Planperiode: 2014 Firma... : Organisasjonsnr.: 990494231 Eier... : Kommunene Lesja, Dovre, Sel, Vågå, Lom, Skjåk Daglig Leder... : Egil Barhaugen Regiondata Felles IKT i Nord-Gudbrandsdal 3.0 Egil Barhaugen 18.10.13 18.10.13
OM PLANDOKUMENTET... 3 1.1 Milepæler 2014... 3 1.2 Budsjett 2014 kommentarer og omtaler... 3 1.3 Tidsrammer / kritiske datoer... 4 1.4 Kostnadsrammer... 5 1.5 Vedlegg i dette dokument... 5 2 PROSJEKTGJENNOMFØRING... 5 2.1 Overordnet plan... 5 2.2 Økonomi/Finansieringsplan Netto... 5 2.3 Vedlegg... 6 2.4 Vedlegg... 7 2.5 Vedlegg... 8 Handlingsplan 2013 3.0 Egil Barhaugen 18.10.13 18.10.13
OM PLANDOKUMENTET Handlingsplanen er en del av sin helhetlige IKT-strategi og har følgende inndeling: Del 1.: Strategisk Plan for dei neste 4 år, som følgjer Økonomiplanen. Ein langsiktig del. Del 2. Handlingsplan - år for år. Med forankring i Strategisk Plan. Dette plandokumentet er derfor å definere som sin Handlingsplan for gjeldande budsjettår. 1.1 Milepæler 2014 ehandel Visma Enterprise Fravær o Felles Nettverksadministrasjon Sentralt nettverksutstyr o Felles trådløs sone Sertifikatservere o 2-trinns autentisering o Kommunikasjonsverktøy for lyd og bilde 1.2 Budsjett 2014 kommentarer og omtaler Innledning sitt driftsbudsjett for 2014 er indeksregulert med 2,5 % på faste leverandøravtaler som er knyttet til bruksrett, brukerstøtte og generell datadrift. Investeringsbudsjett er fremstilt med bruttobeløp(inkl. mva) som er overført drift som egen spesifisert post. Dette i tråd med gjeldende regnskapsregler. Drift Utover indeksregulering er driftsbudsjettet regulert med bakgrunn i følgende: - Ny Stamnettavtale - Ny Driftsavtale Serverfarm - Bruksrett og brukerstøtte knyttet til nye fagsystemer Investering Visma ehandel - Innføring av eit elektronisk Handelssystem knytt opp til regionen sine eksisterande kjøps- og rammeavtaler med økonomisk stønad frå DIFI i størrelsesorden 1,4 millioner kroner. Eit ehandelssystem vil og kunne opne for økonomiske gevinster for kommunane ved innkjøp med grunnlag i betre fakturaog leverandørkontroll. Målt opp i mot samla driftsbudsjett i kommunane vil ei innsparing på 2% utgjera samla ca. 8 millionar kroner. - Investering: 1.150.000 Drift: 470.000 Handlingsplan 2013 3.0 Egil Barhaugen 18.10.13 18.10.13
Gevinstanalyse Kvifor Visma ehandel - Effektivisering og betra kontroll på kommunane sine innkjøpsrutiner. - Betre kontroll på innkjøpsavvik på gjeldane innkjøpsavtaler. - Forbetra kostnadskontroll på leverandørfakturaer. Gebyrkontroll. - Som ein del av felles tenesteproduksjon. Visma Enterprise Fravær - Ferie og fravær er en webmodul til lønns- og personalsystemet Visma Enterprise HRM. Løsningen gir tilgang til å registrere, godkjenne/avvise og overføre ferie og fravær til lønns- og personal-systemet. Webmodulen oppdaterer kalenderen slik at det fremkommer ferie og fravær i pågående og avsluttet saksgang. Modulen gir leder anledning til å godkjenne ferie på flere ansatte samtidig, samt at den til enhver tid gir en oppdatert feriekalender for avdelingen. - Investering: 20.000 Drift: 80.000 Gevinstanalyse Visma Enterprise Fravær - Effektiviserer registrering, attestering, godkjenning og overføring av ferie og fravær - Gir til enhver tid oppdatert oversikt over gjeldende ferie og fravær - Opplastning av vedlegg til et gitt fravær - Gjenbruker opplysninger fra Visma Enterprise HRM - Har et lettfattelig grensesnitt og er tilgjengelig via web og mobil Strategiprosjekter Regional IT - Regional It har gjennom 2013 arbeidet med flere parallelle prosjekter. Flere av prosjektene knyttes direkte til strategiske valg for videre utvikling av. Enkelte prosjekter har også vært gjenstand for diskusjon i styret og danner også grunnlag for vedtak i sak 21/12 13. juni 2012, Kompetanseplan Regional IT. o Felles Helpdesk System for regional brukerstøtte o Felles Nettverksadministrasjon Sentralt nettverksutstyr o Felles trådløs sone Sertifikatservere o 2-trinns autentisering. Sikker pålogging til o Kommunikasjonsverktøy for lyd og bilde 1.3 Tidsrammer / kritiske datoer Prosjekter nevnt i pkt. 2.3 er implementert i budsjett 2014. Handlingsplan 2013 3.0 Egil Barhaugen 18.10.13 18.10.13
1.4 Kostnadsrammer har for 2014 en vedtatt drift-/ og investeringsramme på kr. 10.858.500 netto. føres som eget avdelingsregnskap i Sel Kommunes regnskapssystem i henhold til vedtatte retningslinjer i gjeldende Samarbeidsavtale. 1.5 Vedlegg i dette dokument Type vedlegg Milepælsplan Overordnet plan Prosjektaktiviteter Regional IT Kommunal fordeling Budsjett 2014 Vedlagt 2 Prosjektgjennomføring 2.1 Overordnet plan sin overordnede prosjektplan er vedlagt Handlingsplanen for gjeldende budsjettår. Planen inneholder hovedaktiviteter og milepæler. Planen viser varighet i tid, start- og sluttdatoer, logisk rekkefølge og avhengighet mellom aktivitetene. 2.2 Økonomi/Finansieringsplan Netto Utsteder 2014 Lom Kommune 1 571 587 Vågå Kommune 1 959 235 Sel Kommune 2 598 258 Dovre Kommune 1 676 914 Lesja Kommune 1 504 264 Skjåk Kommune 1 547 698 Total ramme 10 858 500 Handlingsplan 2013 3.0 Egil Barhaugen 18.10.13 18.10.13
Budsjett 2014 - Uttrekk hovedtall Investering og Drift 2013 Kommentarer Investering Fagsystemer og Utvikling fagsystemer Drift 2.320.000 Hardware, software, prosjektering, implementering og opplæring i nye 8.538.500 Drift av løsninger, prosjektering og administrasjon Total 10.858.500 Investering, utvikling og prosjektdrift 2013 Finansiering Budsjettall uten mva. 2.3 Vedlegg Overordnet plan/milepælsplan Milepælsplan/Overordnet plan 2014 Fagsystemer AKTIVITET INNHOLD START FERDIG ehandel Elektronisk handelssystem 01.01.2014 31.12.2014 Visma Enterprise Fravær Web-modul for registrering av 01.01.2014 31.05.2014 fravær og ferie ephorte i Outlook, GeoIntegrasjon Refusjonsavtale med Evry med bakgrunn i ephorte i Sharepoint 01.01.2014 31.12.2014 Handlingsplan 2013 3.0 Egil Barhaugen 18.10.13 18.10.13
2.4 Vedlegg Prosjektaktiviteter PROSJEKT- OG STRATEGIOPPGAVER REGIONAL IT 2014 PROSJEKT Kompetanseplan Felles Nettverksadministrasjon Felles trådløs sone Helpdesk 2-trinns autentisering Telelosji Stamnett Sikring av bærbare enheter i sikker sone Elektronisk Kommunikasjon HENSIKT Utarbeidelse av felles kompetanseplan for Regional IT m/spesialiseringsønsker Samordning av lokale vlan. Felles nettverksstyring. Etablering og styring av felles trådløst nettverk Etablering av elektronisk system for felles brukerstøtte Etablering av system for økt sikkerhet ved pålogging Flytting av serverfarm til NGLMS Implementering Løsning som sikrer bearbeiding og oppbevaring av data på bærbare enheter Lyd og bilde fra kontorplass MS Lync Handlingsplan 2013 3.0 Egil Barhaugen 18.10.13 18.10.13
2.5 Vedlegg Kommunal fordeling Budsjett 2014 Samlet Investering og Drift 2014 Fordeling på kommunene INNBETALING FRA KOMMUNANE År 2014 År 2014 År 2014 Avrundet Lik del 50% %-andel SUM Lom kommune: 904 875 12,28 % 666 712 1 571 587 Vågå kommune: 904 875 19,42 % 1 054 360 1 959 235 Sel kommune: 904 875 31,19 % 1 693 383 2 598 258 Dovre kommune: 904 875 14,22 % 772 039 1 676 914 Lesja kommune: 904 875 11,04 % 599 389 1 504 264 Skjåk kommune: 904 875 11,84 % 642 823 1 547 698 5456750 5 429 250 100 % 5 428 707 10 857 957 10 858 500 Regiondata Felles IKT i Nord-Gudbrandsdal 3.0 Egil Barhaugen 18.10.13 18.10.13