Dato: 20.05.2016 Kjøp av revisortjenester Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del II) Sak 16/4441
Innholdsfortegnelse Kjøp av revisortjenester... 1 Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 4 2.1 Om leveransen... 4 2.2 Omfang... 4 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Fremdriftsplan... 5 3.5 Kostnader... 6 3.6 Retur av tilbud... 6 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 3.9 Aksept av vilkår... 6 3.10 Forbehold og avvik... 6 3.11 Vedståelsesfrist... 6 3.12 Tilbudets utforming... 6 3.13 Innlevering av tilbud... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 7 4.2 Juridisk stilling... 8 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Tildelingskriterier... 9 6 Vedleggoversikt... 9 2 av 9
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (KUD) har ansvar for den statlige politikken og forvaltningen på områdene kultur, opphavsrett, kirke, medier, idrett, frivillig virksomhet, tros- og livssynssamfunn og pengespill og lotteri. Norsk Tipping AS er et heleid statlig aksjeselskap underlagt. 1.2 Generelt om avtalen inviterer til åpen anbudskonkurranse om kjøp av finansielle revisjonstjenester for revisjon av spillemidler fra spilleoverskuddet i Norsk Tipping AS som fordeles utenom statsbudsjettet. Riksrevisjonen reviderer ikke spillemidler som disponeres av departementet og underliggende virksomheter. Departementet har derfor inngått egen avtale med ekstern revisor for revisjon av spillemidlene. Det er nødvendig å inngå ny avtale med en ansvarlig revisor eller et revisjonsselskap med én ansvarlig revisor som kan revidere s regnskap og forvaltning av spillemidler. I tillegg omfatter avtalen revisjon av spillemidler i fire underliggende virksomheter: Kulturrådet, Nasjonalbiblioteket, Arkivverket og Kulturtanken - Den kulturelle skolesekken Norge (tidligere Rikskonsertene). Avtalen vil ha en varighet på fem år. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktgrunnlaget er Oppdragsavtalen med følgende bilag: o Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget o Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av oppdraget o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 4 Administrative bestemmelser o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Tilbyder bes fylle ut bilag nr. 2, 4 og 5. 3 av 9
2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen Årlig fordeles overskudd fra Norsk Tipping (Spillemidlene) til formål som er hjemlet i lov om pengespill mv. (pengespilloven) 10 andre ledd. Fjorårets overskudd blir fordelt til formålene på Norsk Tippings generalforsamling i løpet av april. Spillemidler til idrettsformål og spillemidler til kulturformål regnskapsførers hver for seg. Regnskapsåret for kulturformål følger kalenderåret 1. januar 31. desember, mens idrettsformål går fra 1. mai til 30. april påfølgende år. Det er disse midlene/regnskapene som skal revideres. Ved endt revisjon sendes en revisjonsberetning til departementet. Videre er en del av det samlede spilleoverskuddet til kulturformål fordelt til departementets underliggende virksomheter. Midlene er i hovedsak søkbare programmer (tilskudd) for utviklingstiltak på arkiv,-museum og bibliotekfeltet. Virksomhetene fører egne regnskap etter kontantprinsippet og regnskapsåret følger kalenderåret. Det inngås egne avtaler mellom virksomhetene og valgt revisor om revisjon av spillemidler for samme periode. Virksomhetene skal faktureres direkte av Oppdragstaker. For en nærmere beskrivelse av oppdraget, se bilag 1 til kontrakt, kundens beskrivelse av oppdraget. 2.2 Omfang Avtalen om revisjon av spilleregnskapene har en varighet på fem år fra kontraktsignering, og oppdragets samlede kostnader er estimert til kroner 600 000 eksklusive merverdiavgift. Oppdragsgiver ønsker opsjon på merkjøp utover angitt økonomisk ramme. Avtalen skal gjelde revisjon av spilleregnskapene til idrettsformål og kulturformål for 2015 2019 i perioden 1. juni 2016 t.o.m. 31. desember 2020. Revisjonen i 2016 av spilleregnskapene i regi av departementet ønskes utført innen utgangen av oktober 2016. Revisjonen av spilleregnskapene i virksomhetene ønskes utført innen utgangen av september 2016. For etterfølgende år forventes revisjonen å finne sted i perioden januar mars. Departementet imøteser samlet tilbud om revisjon av spilleregnskapene (idrettsformål og kulturformål) i departementet og spilleregnskapene i Kulturrådet, Nasjonalbiblioteket, Arkivverket og Kulturtanken - Den kulturelle skolesekken innen fastsatt frist. Departementet tar sikte på at prosessen med å velge revisor kan være avsluttet innen utgangen av juni 2016. 4 av 9
3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen Navn: Adresse: Postboks 8030 Dep, 0030 Oslo Telefonnr. 22 24 90 90 E-postadresse: postmottak@kud.dep.no Kontaktperson Navn: Khurram Javed Chaudhary E-postadresse: kjch@kud.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen, skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelder i gjennomføringen av kontrakten/avtalen. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 1. juni 2016 kl. 12.00. Tilbudsfrist er 10. juni 2016 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring 20.05.16 Frist for å stille spørsmål 01.06.16 Tilbudsfrist 10.06.16 Evaluering Uke 24 Innstilling 20.06.16 Meddelelse om tildeling 20.06.16 Karensperiode 10 dager Kontraktsignering 30.06.16 Tidspunkter etter tilbudsfristen er tentative. 5 av 9
3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet til til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 11-11 (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 3.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 1. september 2016 kl. 12.00. 3.12 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt (bilag 2, 4 og 5). 3. Skatteattest for skatt og mva. 4. Firmaattest. 6 av 9
5. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 6. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget. 7. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetanse og kapasitet til eventuelle underleverandører. 3.13 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Varemottak R5 Akersgata 59, innkj. Munchs gt. 0180 Oslo Åpningstid: 08.00-15.00 Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: Postboks 8030 Dep, 0030 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, og merkes med: "Tilbud, saksnr. 16/4441 / Khurram Javed Chaudhary. Åpnes kun av adressat Ved leveranse i papir, skal tilbudet leveres i 3 eksemplarer i plastlomme eller lignende, uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne el.l. Ved motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Betalt skatter og avgifter. Attest, ikke eldre enn 6 måneder, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn ved å bruke egen lenke på skatteetaten.no. Hvis dette ikke er mulig så kan den bestilles hos skatteoppkrever eller skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. For ytterligere opplysninger, se skatteetaten.no. Attesten vedlegges tilbudet iht. disposisjonen i konkurransegrunnlaget. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 7 av 9
Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor bl.a. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig Dokumentasjonskrav Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha utført minst tre leveranser siste tre år med relevans for dette oppdraget. Med relevante leveranser menes oppdrag knyttet til finansiell revisjon av offentlige virksomheter. Dokumentasjonskrav Referanseliste over minst tre relevante leveranser de siste tre år med følgende informasjon: oppdragsgivers navn og kontaktinformasjon beskrivelse av leveransen om mulig avtalens verdi og referanse Leverandør skal ha tilstrekkelig faglig kompetanse og kapasitet. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, herunder beskrivelse av leverandørens organisasjon, nåværende bemanningssituasjon og eventuelle samarbeidspartnere. 8 av 9
5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Pris 60 % (Score 0-10) TK2 Kompetanse hos tilbudt personell 40 % (Score 0-10) TOTALSUM 100 % (Sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. TK 1 - Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. gjennomsnittlig timepris, se bilag 5 til kontrakt, pris og prisbestemmelser. Det skal inngis en oversikt over timepris for tilbudte ressurser. TK 2 Kompetanse hos tilbudt personell Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. kompetanse hos tilbudt personell. Disse skal spesifiseres i tilbudet og CV og referanseoppdrag skal oppgis. Følgende punkter vil bli vurdert under dette kriterium: I hvilken grad tilbudt revisor/team har relevant og omfattende erfaring innen revisjon, hvor spesielt erfaring med regnskapsrevisjon for offentlige virksomheter som driver med tilskuddsforvaltning vil bli tillagt vekt. I hvilken grad tilbudt revisjonsteam har en god faglig bredde i sammensetning av prosjektteam, samt formell kompetanse som er relevant for å gjennomføre oppdraget. 6 Vedleggoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 9 av 9