Workflow bestille fysisk materiale engangskjøp Dato: 2016-04-26 Denne veiledningen beskriver bestilling av bøker eller annet fysisk materiale. 1) Det er flere måter å finne bibliografiske opplysninger for tittelen en ønsker å bestille: Søke etter tittel i Institution Zone eller Network Zone. Søke i External Resources i Metadata Editor. Lage en post fra blank skjerm i Metadata Editor. Se mer om dette i arbeidsflytbeskrivelsen Hvordan finne en bibliografisk post som utgangspunkt for bestilling. 2) Etter at de bibliografiske opplysningene er funnet og en har klikket på Order eller Create PO Line & Exit (i Metadata Editor), kommer en til skjermen PO Line Owner and Type. Fyll ut følgende felt (obligatoriske felt er merket med rød stjerne): o Purchase Type: Print Book One Time (eller tilsvarende materialtype fra nedtrekksmenyen). o PO Line Owner, dvs. biblioteket du bestiller dokumentet for. o Hvis relevant, velg en mal (Load from Template). Se mer om Templates i egen veiledning. Sett hake ved Assign Inventory Manually hvis du ikke vil at Alma skal opprette beholdning automatisk (ut fra hva som er lagt inn i Administration > Configuration Menu > «You are configuring»: velg institusjonsnivået > Add a Library or edit Library Informaton > fane: Libraries > Actions Edit på Organization Unit Name > Default Location for Acquisition). Du får da et tomt felt for beholdning, og velger selv library og location. Klikk på Create PO Line for å gå videre. Hvis en bestiller en nytt eksemplar av en tittel institusjonen allerede eier eller har bestilt tidligere, vil det dukke opp en bekreftelsesskjerm om at et eksemplar eller en aktiv ordre finnes fra før. Klikk Confirm for å komme videre. 1
3) Neste skjerm er PO Line Summary. Øverst på skjermen er det nå en bekreftelse på at PO Line er laget. En ser også bl.a. PO Line-nummeret og ordrestatusen (In review). (Se mer om de ulike ordrestatusene nederst i dokumentet.) 4) PO Line Summary består av flere faner. Den viktigste er Summary-fanen og her er det flere felt som må/bør fylles ut: 2
1 2 3 4 5 6 7 8 12 9 10 13 11 14 15 16 1. Number of items to add: Denne brukes hvis det skal bestilles flere eksemplarer av samme tittel, da det ved opprettelsen av PO Line automatisk blir lagt til ett eksemplar (Item), med mindre man haket av Assign Inventory manually i skjermen PO Line Owner and Type. Fyll ut hvor mange ekstra eksemplarer som skal bestilles, velg plassering og klikk Add. Eksemplarene vil da legge seg til i listen under. Ved å klikke Actions kan en redigere eller slette eksemplarer. 2. Receiving note: Bemerkning eller beskjed som vises ved mottak. 3. Material supplier. Obligatorisk felt, skriv inn leverandørkode eller søk i leverandørregisteret ved å klikke på forstørrelsesglasset. 4. Claiming grace period (days) eller Expected receipt after ordering (days): Forventet leveringstid fra leverandør, fylles som regel automatisk ut og hentes fra leverandørregisteret. 5. List price: Skriv inn pris (for et enkelt eksemplar). Obligatorisk felt, må fylles ut før Fund kan legges til. 6. Quantity for pricing: Fyll ut det totale antall eksemplarer som bestilles. 3
7. Discount: Eventuell rabatt, hentes fra leverandørregisteret. 8. Fund: Obligatorisk felt. Skriv inn Fund-kode eller søk etter konto ved å klikke på forstørrelsesglasset. Husk å klikke Add Fund for å legge kontoen til bestillingen. 9. Acquisition method: Velg innkjøpsmetode, de to vanligste valgene er: Purchase: Bestillingen blir sendt fra Alma til leverandøren ved mail eller EDI. Purchase at vendor system: Bestillingen er gjort i leverandørens eget system og det sendes ikke bestilling fra Alma. Andre valg er Approval Plan (til gjennomsyn), Depository (offentlige dokumenter), Exchange (bytte med annen institusjon), Gift (gaver eller gratis eksemplarer) og Technical (til intern bruk, f.eks ved kombiabonnement elektronisk og trykt utgave, der det lages en hoved-pol for e-utgaven og Technical POL for papirutgaven. Technical POL tilknyttes så hoved-pol). Merk at det er kun Purchase som sender bestillingen til leverandør. For Depository, Exchange, Gift og Technical er det ikke obligatorisk å fylle ut Price og Fund. 10. Material type: Book eller annen materialbetegnelse fra nedtrekksmeny. 11. Reporting code: Fyll ut aktuell kode fra nedtrekksmeny, brukes til statistikk. 12. Rush / Cancellation restriction: Hukes av hvis det er en hastebestilling (Rush) eller spesielle begrensinger i forhold til kansellering/avbestilling (Cancellation restriction). Et ikon vises da ved den aktuelle tittel i PO Line details-skjermer: for Rush og for Cancellation restriction. 13. Cancellation restriction note: Skriv inn advarsel som vises hvis en prøver å kansellere en PO Line. 14. Identifier: ISBN-nummer på tittelen som bestilles. 15. Proposed identifier. Nedtrekksmeny med flere ISBN som eventuelt er tilknyttet posten. Bruk denne til å velge rett ISBN for bestilling. 16. Note to vendor: Eventuell beskjed til leverandør. 5) Øvrige faner på PO Line Summary-skjermen: Description: Bibliografisk informasjon for tittelen som bestilles. Alerts: Eventuelle beskjeder eller varsler fra systemet (f.eks. at obligatorisk felt mangler eller det finnes et eksemplar eller en aktiv orde av samme dokument fra før). Invoice Lines: Fakturalinjer knyttet til PO Line, brukes ikke i bestillingsprosessen. Associated PO Lines: Andre bestillinger tilknyttet den samme bibliografiske posten. Communications: Korrespondanse med leverandør (purringer o.l.). Interested Users: Hvis det er lånere som ønsker beskjed når boka er tilgjengelig eller som ønsker reservere den, kan de søkes opp her. Huk av Notify User for beskjed på e-post eller Hold item for reservering og klikk Add User. History: Viser eventuelle endringer gjort i bestillingen. Notes: Bemerkninger om bestillingen. Attachments: Vedlegg til bestillingen. 4
6) Når PO Line Summary er ferdig fylt ut, kan bestillingen fullføres ved å velge fra nedtrekksmenyen nederst på siden. (Dette kan gjøres fra alle faner, men obligatoriske felt under Summary-fanen må være utfylt for å kunne fortsette.) Standard utfylling er Save and continue, men det er også andre muligheter: o Save and continue: Lagrer PO Line og endrer status til Auto Packaging. o Save: Lagrer PO Line, men beholder nåværende status (In Review). o Order now: Venter ikke på Packaging, men sender bestillingen med en gang og endrer status til Sent. o Defer: Utsetter bestillingen. Gjenfinnes under Acquistions > Purchase Order Lines > Review Deferred til den reaktiveres eller kanselleres. o Relink: Lenker PO Line til en annen bibliografisk post og beholdning/eksemplarer blir flyttet til den nye bibliografiske posten. o Cancel line: Kansellerer ordren. Eksemplarer (items) tilknyttet vil bli slettet, det samme vil beholdningsposten (holdings record) hvis det er siste eller eneste eksemplar. o Delete: Sletter PO Line og fjerner den og tilknyttede eksemplarer fra systemet. Beholdningspost slettes også hvis det ikke er flere eksemplarer tilknyttet. Dette kan kun gjøres før PO Line er sendt. o Change Bib Reference: Endrer eller oppdaterer tittel og beskrivelse av PO Line uten å endre beholdning tilknyttet PO Line. o Save as template: Lag egne maler med ferdigutfylte felter for fremtidige bestillinger fra f.eks samme leverandør. Se egen veiledning om Templates. Klikk på Go for å utføre handlingen. 7) Hvis det kommer en bekreftelsesbeskjed, klikk Confirm for komme videre. En får nå en bekreftelse på at ordren er oppdatert og ny status. Ved å søke opp bestillingen (på PO Line) vil status vises. 5
Når bestillingen er «pakket» og sendt til leverandør, vil status endre seg til Sent og i tillegg får den et PO-nummer (Purchase Order). 8) Forklaring på ulike statuser for PO Lines i bestillingsprosessen (PO Line Stages): In Review: PO Line er ikke ferdig, under arbeid eller det er feil som må utbedres før den kan sendes videre i systemet. Auto Packaging: PO Line er ferdig og venter på å bli pakket i en PO (Purchase Order), som så sendes til leverandør. Dette skjer på et fast tidspunkt en gang i døgnet. Ready: PO Line er pakket i en PO og er klar til å sendes leverandøren. Sent: PO Line er sendt til leverandøren. Waiting for Invoice: Eksemplaret er mottatt, men faktura er ikke betalt. Closed: Eksemplaret er mottatt og faktura er betalt. 6