Tvedestrand kommune Kontrollutvalget Årsmelding for 2014 1
1. Kontrollutvalget i Tvedestrand kommune Kontrollutvalget har følgende medlemmer og varamedlemmer valgt av kommunestyret: Medlemmer: Tor Granerud (V), leder Trine M. Bjerkholt (TTL), nestleder Svein Hansen (Ap), medlem Varamedlemmer: May Britt Lunde (Ap) Marianne Sætherlien (TTL) Herman Goderstad (Sp) GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp Kontrollutvalget er ikke et klageorgan Kontrollutvalget er åpent for alle innspill 2. Oppgaver Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En vel fungerende egenkontroll styrker innbyggerne sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Kommunen er samfunnet sin viktigste velferdsprodusent og forvalter store ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen gjør det nødvendig med utstrakt styring og kontroll. Kommunen skal sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene blir forvaltet på en effektiv måte i samsvar med kommunestyret sine føringer. Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av ulovlige og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere statlig detaljstyring og kontroll. Egenkontrollen i kommunene utføres i hovedsak av rådmannen, revisjonen og kontrollutvalget. 3. Kommunestyret Kontrollutvalget er kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten. Kommunestyret spiller Sammen om Porsgrunn 2
derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gi kontrollutvalget gode arbeidsmuligheter. I dette ligger bl.a. at det eksisterer gode relasjoner mellom utvalget og kommunestyret. Dette er noe av det som skal sikres gjennom at minst ett medlem i kontrollutvalget skal være medlem i kommunestyret. I Tvedestrand skal dette være lederen av kontrollutvalget. I tillegg er det viktig at kontrollutvalget får de økonomiske rammene som er nødvendige for å utføre arbeidet sitt. 4. Opplæring Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt (f.eks. Vår- og Høstkonferansen i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til den landsomfattende kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Kontrollutvalgets leder har deltatt på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse i februar 2014. Leder deltok også på høstkonferansen 2014 i regi av Temark. 5. Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte, har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør den aktiviteten som det legges opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Regnskapstallene for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen fremkommer av kommunens samlede årsregnskap. Kontrollutvalget har ikke tidligere rapportert tallene i årsmeldingen sin. Det er sum for kontroll, tilsyn og revisjon som er vedtatt av kommunestyret. I denne posten ligger det kostnader til drift av kontrollutvalget, kjøp av sekretariattjenester og kjøp av revisjonstjenester (løpende revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll). Budsjett og regnskap for 2014 viser følgende: Beskrivelse Budsjett 2014 Regnskap 2014 Kostnader kontrollutvalget 56 000 31 000 Sekretariat Aust-Agder fylkeskommune/temark IKS 32 000 75 400 Revisjon IKS 630 000 630 000 Sum kontroll, tilsyn og revisjon 718 000 736 400 3
Kommentar: Kontroll, tilsyn og revisjon i Tvedestrand kommune har samlet hatt et merforbruk på kr 18 400 i 2014. Avviket skyldes først og fremst at det ikke var tatt høyde for overgang til ny ordning for sekretariattjenester i budsjettet. Det vil bli satt i gang et arbeid for å se budsjettog regnskapstall mer i sammenheng. 6. Saker som er behandlet i 2014 Kontrollutvalget hadde i 2014 4 møter og behandlet 24 saker. Det var opprinnelig satt opp 5 møter for 2014, men møtet i oktober ble avlyst pga. få saker og kort tid mellom oppsatte utvalgsmøter. Kontrollutvalget inviterer ledere i organisasjonen for å holde kontakten og bli gjensidig oppdatert og orientert om det enkelte tjenesteområdet og kontrollutvalgets rolle. Kontrollutvalget er fornøyd med de presentasjoner som er fremlagt. Følgende ledere i Tvedestrand kommune har møtt i kontrollutvalget i 2014: - Ordfører Jan Dukene - Rådmann Pål Frydenberg - Ass. rådmann Øyvind Johannesen - Økonomisjef Emma Smeland Nygårdseter - Enhetsleder Linda Brevik - Enhetsleder Elisabet Christiansen I det følgende har vi trukket frem noen av de største sakene som har vært behandlet i løpet av året 2014. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er trukket ut som egne kapitler. a. Ny sekretariatsordning Sekretariatet forbereder sakene til kontrollutvalget, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, og følger opp kontrollutvalgets vedtak. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap og mellom utvalg og administrasjon, og sekretariatet utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalget ble frem til 30.6.2014 utført av Aust-Agder fylkesrevisjon. Fast sekretær for utvalget var fylkesrevisor Per Harald Røed. Fra 1.7.2014 har kontrollutvalget fått sin sekretærbistand fra Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kommunen ble etter søknad medeier av Temark fra 1.7.2014, som da etablerte en egen avdeling på Agder. Med oppdrag for 34 kommuner i Aust-Agder, Vest-Agder og Telemark er Temark landets største kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet har seks ansatte og fast sekretær for kontrollutvalget i Tvedestrand kommune er rådgiver Benedikte Vonen. 4
b. Revisjon Kommunen er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Selskapet leverer revisjonstjenester til 10 kommuner i Aust-Agder. Selskapet utfører hovedsakelig regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Oppdragsansvarlig revisor innen regnskapsrevisjon er Ketil Raknes. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er revisjonssjef Steinar Johansen. Kontrollutvalget skal påse at revisjonen av kommunen skjer på en betryggende måte. Det er derfor viktig at utvalget har god dialog med revisor og holder seg orientert om revisjonens arbeid. Kontrollutvalget har som hovedregel et eget punkt for orienteringer fra revisjonen i hvert møte. Forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroll er større oppgaver som blir bestilt av kommunestyret ut fra overordnet analyse. De blir behandlet som egne saker i kontrollutvalget og videresendt med innstilling til vedtak til kommunestyret. De aktuelle undersøkelsene er tatt med i egne avsnitt for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i årsmeldingen. c. Årsregnskapet Kontrollutvalget har gitt uttalelse til Tvedestrand kommunes årsregnskap 2013. Utvalget hadde ingen bemerkninger til årsregnskapet og sluttet seg til revisors beretning. d. Andre saker. - Godkjenning av protokoller - Revisors egenvurdering av sin uavhengighet - Årsmelding fra kontrollutvalget 2013 - Kontrollrapport 2013 fra skatteetaten vedr. skatteoppkreverfunksjonen samt årsmelding for 2013 fra skatteoppkreveren - Budsjett for 2015 for kontroll, og tilsyn og revisjon i Tvedestrand kommune - Saksbehandling knyttet til spesialundervisning - Møte-/årsplan for kontrollutvalget 2015 - Referat- og orienteringssaker 7. Forvaltningsrevisjonsprosjekter. Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har fått i oppdrag gjennom kommuneloven 77 nr. 4 å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Forskrift for kontrollutvalg kap. 5 utdyper dette nærmere. I dette ligger bl.a.: - Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. - Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i en forvaltningsrevisjonsprosess, og avtaler hvem revisjonen 5
skal kontakte dersom det oppstår uforutsette hendelser som bør adresseres før neste avtalte møte. - Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i kommunestyret, enten av leder i kontrollutvalget, den representanten i utvalget som har hatt ansvar for oppfølging av revisjonen, eller revisor. - Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget i Tvedestrand behandlet i 2014 forvaltningsrapporten «Tilpasset opplæring og spesialundervisning». Revisjonen anbefalte at kommunen særlig fulgte opp følgende punkter i tiden fremover: - Tvedestrand kommune bør vurdere om det er behov for en gjennomgang for å undersøke hvorfor elever som får spesialundervisning i Tvedestrand tildeles vesentlig flere timer enn i sammenlignbare kommuner, og om det er et reelt behov for dette. - Tvedestrand kommune bør vurdere om ressurstildelingsmodellen bør justeres noe, slik at skolene får jevnere utgangspunkt med hensyn til ressurser til henholdsvis spesialundervisning og ordinær undervisning. - Tvedestrand kommune bør fortsette å rette fokus på kvaliteten på individuelle opplæringsplaner og evalueringen av disse. Dette er viktige dokumenter for å evaluere effekten av spesialundervisningen, og er et viktig beslutningsgrunnlag for nye sakkyndige vurderinger og enkeltvedtak. Kontrollutvalget tok rapporten til orientering og oversendte den til kommunestyret. Rådmannen forpliktet seg gjennom eget saksfremlegg til kommunestyret å ha fokus på de anbefalingene som kom frem i rapporten. Kontrollutvalget fulgte opp anbefalingene høsten 2014, og kontrollutvalget tok orienteringen om rådmannens oppfølging av saken til etterretning. Saken «Saksbehandling knyttet til spesialundervisning» som kom opp i slutten av 2014 kan også sees på som en del av oppfølgingen av rapporten. Her var det fokus på effektuering av enkeltvedtak om spesialundervisning, etter en varsling om at flere slike enkeltvedtak ikke var blitt effektuert. Kontrollutvalget vil følge opp denne saken videre i 2015. Kontrollutvalget fikk seg forelagt prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Offentlige anskaffelser» høsten 2014. I prosjektplanen er følgende problemstillinger trukket opp: - I hvilken grad tilfredsstiller Tvedestrand kommune lov om offentlige anskaffelser når det gjelder krav til konkurranse ved kjøp over nasjonal terskelverdi? - I hvilken grad tilfredsstiller Tvedestrand kommune kravene til kunngjøring ved anskaffelser over nasjonal og internasjonal terskelverdi? - I hvilken grad tilfredsstiller Tvedestrand kommune kravene til protokollføring ved anskaffelser over kr 100 000? Kontrollutvalget tok prosjektplanen til etterretning og vil behandle rapporten når den kommer til utvalget i første halvår 2015. 8. Selskapskontroller Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har 6
kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ. Av kommunelovens 77 nr. 5 fremgår følgende om selskapskontroll: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet mm.» Forskrift for kontrollutvalg kap. 6 utdyper dette nærmere. I dette ligger bl.a.: - Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. - Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. - Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. - Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret. For inneværende valgperiode er selskapskontroll prioritert for følgende selskap: RTA AS, Returkraft AS. I sitt møte i september 2014 vedtok kontrollutvalget å bestille selskapskontroll av RTA AS fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS, som en koordinert kontroll mellom de fire eierkommunene i selskapet. Rapporten vil komme til behandling i kontrollutvalget. Selskapskontroll i Returkraft AS må sees i sammenheng med selskapskontroll utført av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS i 2011 og oppfølging av denne i ettertid. 9. Arbeidsfordeling i kontrollutvalget Kontrollutvalgets medlemmer får tilsendt saksliste og protokoller fra kommunestyre, formannskap, planutvalg og komitéer. Utvalgets medlemmer følger opp de aktuelle organer i kommunen etter følgende fordeling: - Kommunestyret: Tor Granerud - Formannskapet: Trine M. Bjerkholt - Livsløpskomité: Trine M. Bjerkholt - Teknikk- plan- og naturkomité: Svein Hansen - Planutvalg: Svein Hansen 10. Avsluttende kommentarer Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 legges med dette frem for kommunestyret til orientering. Årsmeldingen gir kommunestyret grunnlag for å følge med på om kontrollutvalget utfører sitt arbeid i tråd med kommunestyrets vedtak. Tvedestrand 28.1.2015 Tor Granerud Leder Benedikte Vonen Sekretær 7