Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 13/83 Møtedato/tid: 04.06.2013, kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Eva Overholt (leder) Eivind Stende Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Jan M. Leinum Øyvind Høyland (vara Husby) Forfall: Oddrun Husby Andre møtende: Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 34/12, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 28.5.2013 Eva Overholt (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek
Sakliste 014/13 015/13 016/13 017/13 Referatsaker Tertialrapport 1. tertial 2013 - orientering fra rådmannen Rapport fra forvaltningrevisjon - tidlig innsats overfor barn og unge Eventuelt
Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 04.06.2013 Saksnr 014/13 Sverre B. Midthjell 033 13/83-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Tilbakemeldingsbrev årsrevisjon 2012 Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS 29.4.2013 Kvalitetskontroll RMN - melding om vedtak Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Revisors tilbakemeldingsbrev etter årsrevisjonen 2012 2. Rapport fra representantskap i Revisjon Midt-Norge IKS 29.4.2013 3. Melding om gjennomført kvalitetskontroll i Revisjon Midt-Norge
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Trondheim Dato og tid: 29.4.2013 kl.10:00 Arkivsaknr: 11/161-18 Møtende repr.: STFK: Hans Wendelboe Frøya: Berit Flåmo Agdenes: Hans Bernhard Meland Hemne: Gudbjørn Singstad Hitra: Forfall Klæbu: Ivar Skei Malvik: Per Walseth Meldal: Are Hilstad Melhus: Jorid Jagtøyen Midtre Gauldal: Forfall Orkdal: Forfall Selbu: Per Røsseth Skaun: Jon P. Husby Snillfjord: Jon Geir Stølan Tydal: Forfall Fra KU: Fra KonSek: Sverre B. Midthjell Til kontrollutvalg i: STFK, Frøya, Agdenes, Hemne, Hitra, Klæbu, Malvik, Meldal, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS 29.4.2013 Forfall: Orkdal, Tydal (Midtre Gauldal, Hitra) Sakliste 1. Orientering fra daglig leder a. Kvalitetskontroll ble gjennomført av NKRF 25. og 26. september 2012. RMN fikk godkjent på både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. b. Strategiarbeid Strategidokument sluttført høsten 2012. c. Eiermøte Skal gjennomføres 30.9.2013 med ordførere, rådmenn, representantskap og styre. 2. Regnskap og årsberetning Valg av styre
Ikke på valg. Behandling av Årsmelding/regnskap Enstemmig godkjent. Overskudd på 391 788 kr, total omsetning på 13 801 849 kr. Evt. vedtektsendringer Ingen. Andre kommentarer fra møtet Vedlegg 2013-0429 Møteinnkalling med saker Årsregnskap 2012
Melding om vedtak Utskrift fra møte i styret 20.03.2013 Meldingssak for representantskapet den 29.04.2013. Revisjon Midt-Norge IKS Styret Møtebok 20.03.2013 7/2013 Møtedato: Sak nr.: Arkivkode: Gradering: Tidligere behandlet: Sak nr.: 2013-0320 Saksbehandler: Inge Storås Saksbehandler: EKSTERN KVALITETSKONTROLL Endelig vedtak bekreftet i møtet: Styret tar rapportene fra kvalitetskontrollene til etterretning. Enstemmig vedtak. Forslag til vedtak i styret: Styret tar rapportene fra kvalitetskontrollene til etterretning. SAKSUTREDNING Vedlegg: Rapport forbundsbasert kvalitetskontroll utført i 2012 Saksopplysninger: Som medlem i Norges kommunerevisorforbund er vi underlagt obligatorisk kvalitetskontroll minimum hvert 5. år. NKRF`s forbundsbaserte kvalitetskontroll ble innført i 1997. Formålet med kvalitetskontrollen i hht. 12 i reglement for kvalitetskontroll, er å: 1. sikre at alle bedriftsmedlemmene som arbeider med revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet, holder en høy faglig standard ved at de utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i samsvar med lover, forskrifter og kommunal revisjonsskikk. 2. gi de kontrollerte faglig rettledning i forbindelse med kontrollen 3. gi erfaringer til å danne grunnlag for justering av eksisterende standarder og veiledninger 4. avdekke behov for etterutdanning Det er utarbeidet egne retningslinjer samt eget reglement for kvalitetskontrollen. Representantskapet og styret er orientert om at det var igangsatt ekstern kvalitetskontroll i 2012. I strategiplanen og virksomhetsplanen vedtatt i 2012 er det vedtatt at ekstern kvalitetskontroll skal forelegges styret og representantskapet. Bakgrunnen for dette er at selskapets organer skal ha tillit til at revisor har faglig kunnskap som sikrer god kvalitet på utført arbeid. Kontrollutvalget i den enkelte kommune vil få tilsendt saken til orientering etter at den er behandlet av selskapets organer.
Vurdering: Sluttrapporten er ikke omfattende, og er vedlagt saken i sin helhet. Selve kvalitetskontrollen gjennomføres i flere stadier, hvor kvalitetskontrolløren for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon får oversendt grunnleggende informasjon om revisjonsenheten, deretter blir det utplukk på kommune og prosjekt. Det gjennomføres deretter en stedlig kontroll over 2 dager hvor detaljene i kontrollen gjennomgås. Vi får i ettertid rapport fra den enkelte kontrollør, hvor vi har innsigelsesrett. Dette blir i sin tur behandlet av kvalitetskontrollkomiteen i NKRF som behandler rapportene og fatter vedtak. Det er dette vedtaket som nå fremlegges som en sluttrapport. Kvalitetskontrollen bekrefter at vi har etablert en god intern kvalitetskontroll i dokumentet ISQC1. Vi har delegert oppdragsansvar til alle som er kvalifisert etter lov og forskrift. Det er derfor svært tilfredsstillende å få en kvalitetskontroll som bekrefter at delegeringen ikke er til hinder for god kvalitet i arbeidet. Sluttrapportene foreligger nå fra kontrollørene med følgende konklusjoner: Regnskapsrevisjon/Finansiell revisjon: GODKJENT med merknad på følgende område; manglende dokumentasjon av rotasjonstesting, jf. ISA 330 pkt. 13 og 14 samt kontrollørens skjema D pkt. 3.2. Forvaltningsrevisjon: GODKJENT med merknad på følgende område; manglende samsvar mellom den formulerte problemstillingen og datagrunnlaget, jf. RSK pkt. 20 og 21 samt pkt. 28. Videre henvises til kontrollørens skjema D pkt. 6.1, 6.3, 7.1 og 9.3. Jeg er stolt over at vi kan legge fram rapporter fra ekstern kvalitetskontroll med godkjent. Kontrollene er svært omfattende og detaljerte. Av de merknader som ble påpekt er dette tatt hensyn til i vårt videre arbeid fra 2013.
Tertialrapport 1. tertial 2013 - orientering fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 04.06.2013 Saksnr 015/13 Sverre B. Midthjell 033 12/180-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Saksutredning Rådmannen vil orientere om den økonomiske situasjonen basert på tertialrapport for 1. tertial 2013. Tertialrapporten vil bli ettersendt når den foreligger.
Rapport fra forvaltningrevisjon - tidlig innsats overfor barn og unge Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 04.06.2013 Saksnr 016/13 Sverre B. Midthjell 216 12/134-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Tidlig innsats overfor barn og unge til orientering, og merker seg særlig at revisjonen påpeker manglende oppfølging av lovpålagt styrking av opplæring i 1.-4. trinn. 2. Kommunestyret ber rådmannen vurdere nødvendige tiltak for å ivareta kommunens lovpålagte ansvar for tidlig innsats i norsk/samisk og matematikk, og eventuelt fremme forslag i forbindelse med budsjett for 2014. 3. Kommunestyret ber rådmannen vurdere om PPT har tilstrekkelig kapasitet og eventuelt fremme forslag i forbindelse med budsjett for 2014. Vedlegg Rapport fra forvaltningsrevisjon - tidlig innsats for barn og unge Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 26/12 å bestille forvaltningsrevisjon av helhetlig innsats overfor barn og unge, i tråd med plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret. I kontrollutvalgets sak 33/12 la revisor frem ulike mulige innfallsvinkler til tematikken, der kontrollutvalget falt ned på følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om at prosjektet innrettes med fokus på tidlig innsats i barnehange og skole, kontakt med hjemmet og overganger i utdanningsløpet. Revisjon Midt-Norge oversendte 14.5.2013 rapporten Tidlig innsats i barnehage og skole som svar på denne bestillingen. Om rapporten Revisor har valgt å konkretisere bestillingen i tre problemstillinger: 1. Har kommunen lag til rette for tidlig innsats i barnehager og skoler? 2. Sørger kommunen for nødvendige tiltak i forbindelse med overganger mellom barnehage, skole og ulike skoleslag? 3. Sørger kommunen for nødvendig kontakt med hjemmet? For å vurdere den første problemstillingen har revisor tolket tidlig innsats i skole til å gjelde styrket innsats innen norsk og matematikk på 1.-4. trinn i
skolen og dekningsgrad og pedagogtetthet i barnehage, i tillegg til å vurdere kapasitet i Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Innenfor den andre problemstillingen er det lagt vekt på overgang til barneskole og mellom barneog ungdomsskole. Innenfor den tredje problemstillingen vurderer revisor kommunikasjon både mellom skolen/barnehagen og foreldrenes formelle fora og direkte med det enkelte barns foresatte. Når det gjelder tidlig innsats i barnehage vurderer revisor at kommunen har opprettholdt tilfredsstillende barnehagedekning på tross av press grunnet tilflytting. Videre har kommunen i det store og det hele tilstrekkelig med pedagogisk personale til å ivareta lovkrav på området. Angående tidlig innsats i barneskolen fremhever revisor at Skaun kommune ikke har økt lærertettheten i 1.-4. trinn, men at lærertettheten har gått betydelig ned siden 2009. Dette er i strid med lovkrav. Revisor påpeker videre at andelen elever som skårer på laveste mestringsnivå i nasjonale prøver i 5. trinn har økt. Det innrømmes fra skoleledere særlig at det ikke har vært satt inn nok innsats i fagene engelsk og matematikk. Det tilbys leksehjelp ved alle skoler, men dette er i følge revisor ikke satt i noe system, og en av skolene har ikke tilbydt tilstrekkelig antall timer. Revisor påpeker at PPT spiller en viktig rolle innen tidlig innsats, men viser til at tjenesten har hatt kapasitetsproblemer som har ført til at tjenesten ikke har klart å oppfylle målsettinger om tilstedeværelse i skoler og barnehager. Gjennom Når det gjelder overganger i utdanningsløpet trekker revisor frem at det for overgangen mellom barnehage og skole er en vedtatt plan fra 2007. Revisor viser til et inntrykk av at skoleledelsen ivaretar dette også for barn som kommer fra barnehager utenfor kommunen. For overgangen mellom barneskole og ungdomsskole påpeker revisor at det ikke foreligger klare føringer, men at det likevel foregår et systematisk samarbeid mellom skolene. Kommunen har også en egen plan for overgang mellom 10. trinn og videregående skole. I vurdering av kontakten mellom barnehange eller skole og hjemmet trekker revisor frem at de har de utvalgene de er forpliktet til. Det er imidlertid gitt motstridende tilbakemeldinger på politikeres deltakelse i samarbeidsutvalgene. På den ene side påstås det i intervjuer med revisor at politikernes oppmøte er variabel. På den andre side gir rådmannsnivået skryt til politikerne for oppmøte i samarbeidsutvalgene. Revisor viser til at den direkte kommunikasjonen mellom skole/barnehage og foreldre skjer gjennom en rekke ulike kanaler, og stiller spørsmål ved effektiviteten i dette. Revisors konklusjoner og anbefalinger På bakgrunn av disse vurderingene kommer revisor blant annet med følgende konklusjoner: Kommunen har ikke oppfylt kravene i opplæringsloven til styrket innsats i 1.-4. trinn. Barnehagene har tilstrekkelig kapasitet til å tilby plass til alle med rett til det, og kompetansen tilfredsstiller minstenorm.
Det er god oppfølging av overgangene mellom barnehage, barneskole, ungdomsskole videregående skole, men kan være et forbedringspotensial i den løpende kontakten mellom hjem og skole. Det kommer blandede tilbakemeldinger på politikernes oppmøte i skolenes og barnehagenes samarbeidsutvalg. Revisor gir følgende anbefalinger til rådmannen: Være tydelig overfor prioriterende myndighet på hva som gjelder av lovpålagte satsinger; i dette tilfellet tidlig innsats i lesing og matematikk, leksehjelp m.m. Være oppmerksom på PPTs kapasitetssituasjon og sette i verk nødvendige tiltak. Foreta en gjennomgang og vurdering av kommunens planer og system for overgang fra barnehage til skole og overganger mellom ulike skoleslag. Foreta en gjennomgang av informasjonsflyten mellom barnehage, skole og foreldre; herunder en vurdering av forutsetningene rundt bruk av digitale verktøy. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kommunestyret bør merke seg at revisor tydelig understreker at kommunen ikke har ivaretatt sitt lovpålagte ansvar for styrket innsats overfor elever i 1.-4. trinn, og bør be om å få fremlagt eventuelle forslag som kan sørge for at kommunen ivaretar sitt ansvar som skoleeier. Sekretariatet mener også det er grunn til å be rådmannen rette særlig oppmerksomhet mot kapasieten i Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Dersom rådmannen vurderer at det er behov for det bør kommunestyret vurdere muligheten for å styrke den. Revisors to siste anbefalinger er henholdsvis en gjennomgang av systemer for overganger i utdanningsløpet og av informasjonsflyt mellom barnehage, skole og foreldre. Kontrollutvalgssekretariatet vil oppfordre rådmannen til å merke seg anbefalingene, men ser ikke grunnlag for å anbefale kommunestyret å be rådmannen prioritere disse gjennomgangene foran eventuelle andre oppgaver.
Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Sverre B. Midthjell 033 13/83-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato 04.06.2013 Saksnr 017/13