Redigere bibliografisk post Dato: 2015-03-09 Denne veiledningen beskriver ulike måter en kan endre eller legge til data på en bibliografisk post. Merknad: For å redigere bibliografiske data må en ha en av følgende roller: Cataloger (Operator) Catalog Manager Catalog Administrator 1) Åpne posten i Metadata Editor. Metadata Editor kan åpnes fra Alma menyen: Resource Management > Cataloging > Open Metadata Editor. Oftest vil en åpne Metadata Editor ved å velge Edit fra en treffliste eller lignende: Den bibliografiske posten åpnes for redigering i MD Editor. Posten er sjekket ut til deg og sperret for redigering av andre. Liste over poster som til enhver tid er sjekket ut til deg finnes i venstre panel: 1
Symbolet her viser at posten er lagret i Network Zone Utkast (draft) Hus-symbolet viser at posten er lagret i Institution Zone Alle felt kan redigeres Merknad: Alle poster som åpnes for redigering i MD Editor forblir sjekket ut til deg til posten er frigjort (released). I denne tiden er posten sperret for redigering av andre. Endringer du gjør på posten blir automatisk lagret så lenge posten er i MD Editor, men endringene er ikke synlige i katalogen før posten er lagret manuelt. Se veiledning: Lagre endringer på poster. 2) Sjekk varsler. Ved åpning av bibliografisk post i MD Editor kjøres validering av verdier i MARC-formatet. Felt som har mangelfulle eller feile verdier merkes med farge. Røde felt må korrigeres før posten kan lagres. Øverst i skjermen kommer antall advarsler på posten: Fanen Alerts nederst i skjermen forteller hvilke feil det dreier seg om. Info-fanen gir informasjon om MARC-feltet, pekeren står i. 2
En kan når som helst under regiseringen kjøre feilsøking om igjen ved å velge Tools > Validate 3) Rediger posten Det er flere måter en kan redigere, rette opp feil og berike bibliografiske poster i MD Editor: a) Manuell redigering: Korrigere, slette og legge til MARC-felt b) Legge til MARC-felt og informasjon ved hjelp av mal (Expand from Template) c) Forbedre posten med pre-konfigurerte normaliserings-rutiner (Enhance the Record) d) Forbedre posten med import fra eksterne databaser 3a) Manuell redigering Plasser pekeren i MARC-felt som skal redigeres og gjør endringer i feltet. Opprett nytt MARC-felt ved å velge Edit > Add Field (F8) Opprett nytt delfelt ved å velge Edit > F9 Opprett eventuelle lokale felt: Edit > Add Local Field (Ctr+L) Se veiledning: MARC 21-felt for BIBSYS-konsortiet Slett MARC-felt ved å velge Edit > Remove Field (Ctrl+F6) 3
For de posisjonsbestemte kontrollfeltene LDR, 007 og 008 har MD Editor egne skjema med nedtrekksmenyer som gjør det enklere å redigere. Menyen kommer fram ved å stille pekeren i feltet og velge Edit > Open Form Editor (Ctrl+F). I enkelte MARC-felt bidrar systemet med såkalt «pop-up» assistanse. Når de første tre tegnene er tastet inn i feltet bidrar systemet med forslag til innhold. Det er i feltene 260 $a og $b (sted og forlag) og et par andre mindre brukte felt denne funksjonen nå er i bruk. NB! «Pop-up» er bare forslag og ikke autoritet! Enkelte MARC-felt er knyttet opp mot autoritetsregister. Det gjelder 100$a Personnavn og en del emneordsfelt. Skriv 3 eller flere tegn i feltet og press F3. Systemet åpner en liste å velge fra: 4
o Autoriteter er markert med stjerne. o Velg View for å se autoritetsposten. o Velg Select for å bruke autoriteten i katalogposten. 3b) Legge til MARC-felt og informasjon ved hjelp av mal (Expand from Template) Dersom posten mangler flere MARC-felt, vil det det oftest svare seg å utvide posten ved hjelp av mal fremfor å legge til feltene manuelt: i. Velg Edit > Expand from Template (Ctrl+E) Dialogboks med nedtrekksmeny med tilgjengelige maler kommer fram: ii. Velg riktig mal fra nedtrekksmenyen og klikk Ok Alle felt i den valgte malen som ikke finnes på posten fra før blir nå lagt til på posten. Eksisterende felt på posten blir ikke berørt. (Merk at alle felt som står tomme vil forsvinne ved lagring av posten. Det er altså ikke farlig om mange tomme felt blir lagt til.) 5
3c) Forbedre posten med pre-konfigurerte normaliseringsrutiner (Enhance the Record) i. Velg Edit > Enhance the Record Dialogboks med nedtrekksmeny med tilgjengelige normaliseringsrutiner (Normalization Type) kommer fram. Velg riktig rutine fra nedtrekksmenyen og klikk Ok Posten blir oppdatert i henhold til valgt normaliseringsrutine. 3d) Forbedre posten med import fra eksterne databaser. Eksterne databaser kan brukes som kilde også under redigering av poster i MD Editor. i. Velg Tools > Search External Resources MD Editor deler seg. I høyre panel er søkeskjerm i eksterne ressurser automatisk utfylt med informasjon fra posten som er under redigering. ii. Velg søkebegrep og klikk Search 6
Resultatet kommer opp med alternativer for import: Om import av data, se veiledning: Søke og hente bibliografiske data i eksterne baser 4) Avslutt alltid redigering av poster i MD Editor med File > Save and Release Record (Ctr+Alt+R)! 7