Universitetet i Stavanger Styret US 93/13 UiS årsrapportering for arbeidet med kvalitet ephortesak: 2011/5242 Saksansvarlig: Kristofer Rossmann Henrichsen, utdanningsdirektør Møtedag: 27.11.2013 Informasjonsansvarlig: Kristofer Rossmann Henrichsen, utdanningsdirektør Dokumenter i saken: «Utdanningsutvalget prioriterte arbeidsområder for arbeidet med kvalitet 2014» «Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets mål og tiltaksplan for arbeidet med læringsmiljø og kvalitetssystem 2014» Bakgrunn Institusjonen har hvert år lagt fram rapport om og planer for arbeidet med kvalitet og læringsmiljø for styret. Fra 2010 har det vært arbeidet med å integrere kvalitetsarbeidet i institusjonens ordinære planprosesser. Styret fastsatte i fjor at «arbeidet med kvalitet innrettes mot full integrering i universitetets helhetlige planleggings-, budsjetterings-, og rapporteringsprosess (PBR-prosessen) i 2014». Saken gjelder Den særskilte årsrapporten med plan for institusjonens arbeid med kvalitet vil i 2014 falle bort, og i stedet inngå som del av de ordinære planleggings- og rapporteringsprosessene på det enkelte nivå i organisasjonen. Det skilles mellom plan og rapport, og i denne omgang er det planene for arbeid med kvalitet, læringsmiljø og kvalitetssystem for kalenderåret 2014 som legges fram for styret. Planene fra de to utvalgene følger som vedlegg, og det bes også i år om styrets godkjenning av disse planer så langt de er behandlet, idet dette forutsettes av kvalitetssystemet slik det er per i dag. Rapporteringsdelen som gjelder kalenderåret 2013 ferdigstilles etter at rapporteringsperioden er avsluttet, i første kvartal 2014. Når planlegging og rapportering av arbeid med kvalitet fra og med 2014 inngår fullt i institusjonens ordinære planleggings-, budsjetterings- og rapporteringsprosesser på alle nivå, vil sentrale planer og rapporter som angår arbeidet med kvalitet bedre ta utgangspunkt i universitetets strategidokument samt gjeldende lov og forskrifter. Planene og rapportene som utarbeides vil dermed formidle informasjon om arbeidet med kvalitet til institusjonens sentrale rapporterings- og planleggingsdokumenter. Så vel strategidokumentets og handlingsplanenes føringer som de aspekter studietilsynsforskriften peker på som sentrale i arbeidet med kvalitet vil fra 2014 ivaretas innenfor PBR-prosessen på alle nivåer. Universitetsdirektørens vurderinger Universitetsdirektøren er tilfreds med at arbeidet med kvalitet integreres i institusjonens helhetlige PBR-prosess. På denne måten vil arbeidet med utvikling av kvalitet og kvalitetssystemet bedre inkluderes i fagenhetenes ordinære prosesser samt bedre forankres i den formelle råds- og utvalgsstrukturen. Forslag til vedtak Styret godkjenner «Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets mål og tiltaksplan for arbeidet med læringsmiljø og kvalitetssystem 2014», fastsatt av Kvalitets- og læringsmiljøutvalget, og forslaget til «Utdanningsutvalget prioriterte arbeidsområder for arbeidet med kvalitet 2014». Stavanger, 18.11.2013 John B. Møst universitetsdirektør 1/4
US 93/13 UiS årsrapportering for arbeidet med kvalitet Bakgrunn Institusjonen har hvert år lagt fram rapport om og planer for arbeidet med kvalitet og læringsmiljø for styret. Sammen med rapporten har styret fått seg forelagt institusjonens forslag til overordnede prioriteringer og tiltak knyttet til utvikling og sikring av kvaliteten i utdanninger og læringsmiljø samt til utvikling og bruk av kvalitetssystem det kommende studieår og videre framover. Fra 2010 har det vært arbeidet med å integrere kvalitetsarbeidet i institusjonens ordinære planprosesser 1. I US 109/12 fastsatte styret at «arbeidet med kvalitet innrettes mot full integrering i universitetets helhetlige planleggings-, budsjetterings-, og rapporteringsprosess (PBR-prosessen) i 2014». Denne omleggingen nærmer seg nå sin fullføring. Organisering av arbeidet med kvalitet Omleggingen har medført en overgang fra studieår til kalenderår som periode for planlegging og rapportering av arbeid med kvalitet, og dette arbeidet er fullført i 2013. Når planlegging og rapportering av arbeid med kvalitet fra og med 2014 inngår fullt i institusjonens ordinære planleggings-, budsjetterings- og rapporteringsprosesser på alle nivå, vil sentrale planer og rapporter som angår arbeidet med kvalitet bedre ta utgangspunkt i universitetets strategidokument og inngå i institusjonens ordinære rapporterings- og planleggingsdokumenter. Et viktig steg i omleggingen har vært de mandats- og utvalgsendringene som styret vedtok i 2011 2. Endringene innebar en klargjøring av hvilke aspekter av arbeidet med kvalitet som skulle rapporteres og planlegges av Utdanningsutvalget, og hvilke som skulle rapporteres og planlegges av Kvalitets- og læringsmiljøutvalget (det tidligere Læringsmiljøutvalget). Disse endringene har trådt i kraft. Utdanningsutvalget har nå i sitt mandat å «Behandle saker som angår utvikling og sikring av studiekvaliteten, herunder å gi de råd som er nødvendige for at studiekvaliteten er tilfredsstillende sikret og har en tilfredsstillende utvikling». Kvalitets- og læringsmiljøutvalget har nå i sitt mandat at «Utvalget skal behandle saker som angår utvikling og bruk av kvalitetssystemet, og gi de råd som er nødvendige for at kvalitetssystemet har en tilfredsstillende utvikling og bruk». Planlegging og rapportering av arbeidet med kvalitet Den særskilte årsrapport med plan for institusjonens arbeid med kvalitet vil nå falle bort, og det er dette steget som markerer den fulle integrering i PBR-prosessen. Dette samstemmer med en nasjonal utvikling av forskriftene som regulerer rapportering og planlegging av arbeid med kvalitet. Forskriftene inneholder ikke lenger et krav om særskilt kvalitetsrapportering. NOKUTs studietilsynsforskrift sentrale aspekt om arbeidet med kvalitet: «Stimulans til kvalitetsarbeid og kvalitetskultur: om institusjonen stimulerer til engasjement for kvalitetsarbeid blant ansatte og studenter og deres demokratiske organer 3» vil ivaretas innenfor PBR-prosessen når planlegging og rapportering av arbeidet med kvalitet fra neste år fullt ut inngår der. Justering av kvalitetssystemet ved UiS Det vedtatte kvalitetssystemet for Universitetet i Stavanger forutsetter i tråd med de tidligere gjeldende forskrifter at årlig rapport for arbeidet med kvalitet ved institusjonen skal utarbeides og legges fram for styret. For å oppnå full integrering i PBR-prosessene fjernes dette kravet, slik den gjeldende studietilsynsforskriften åpner for. Styret har besluttet 4 at universitetsdirektøren kan vedta endringer i kvalitetssystemet på styrets vegne når endringene er foreslått av Kvalitets- og læringsmiljøutvalget og godkjent av Utdanningsutvalget. I utvalgsmøte 5. november 2013 foreslo Kvalitets- og læringsmiljøutvalget fire justeringer av kvalitetssystemet, slik at det ikke lenger vil være påkrevet med en separat rapport for arbeidet med kvalitet. Det tas sikte på å legge forslaget fram for Utdanningsutvalget på utvalgets møte 5. februar 2014. Dersom Utdanningsutvalget godkjenner endringen, kan den vedtas av universitetsdirektøren uten at det er påkrevet å legge saken fram for styret. 1 Arbeidet med kvalitet ble tidligere planlagt og rapportert i en separat, studieårbasert syklus, der arbeidet på sentralt nivå omfattet en rapport med plan fra Utdanningsutvalget, og en rapport med plan fra det tidligere Læringsmiljøutvalget. 2 Dette var et sentralt råd den rektornedsatte «Arbeidsgruppen for utvikling av kvalitetssystemet» (AGKS) ga styret i sak US 73/11, og som styret sluttet seg til i sitt vedtak. 3 FOR 2013-02-28 nr 237: Forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning (studietilsynsforskriften). 4 Styresak US 73/11 2/4
Plan for arbeidet med kvalitet fra Utdanningsutvalget og fra Kvalitets- og læringsmiljøutvalget Gjennom omorganiseringen har arbeidet med kvalitet fått en bedre forankring i den formelle råds- og utvalgsstrukturen, og spesielt i Utdanningsutvalget og Kvalitets- og læringsmiljøutvalget. Planene som utarbeides i hvert av de to utvalgene angående arbeidet med kvalitet, kvalitetssystem og læringsmiljø vil nå inngå i universitetets ordinære planprosesser. De to utvalgene har i år utarbeidet sine planer for arbeid med kvalitet i tråd med de tidsrammer som settes i PBR-prosessen. Planene fra de to utvalgene følger som vedlegg 5. Det bes også i år om styrets godkjenning av disse planene, idet dette forutsettes av kvalitetssystemet fram til de foreslåtte justeringer kan tre i kraft. Rapportering av arbeidet med kvalitet fra Utdanningsutvalget og fra Kvalitets- og læringsmiljøutvalget Rapportering av arbeidet med kvalitet i kalenderåret 2013 vil følge PBR-prosessens syklus, der rapportering for en periode skjer etter at perioden er avsluttet. Dette gjelder nå for første gang også rapportene fra Utdanningsutvalget og Kvalitets- og læringsmiljøutvalget, som sammen har utgjort institusjonens årsrapportering av arbeidet med kvalitet. For kalenderåret 2013 ferdigstilles disse sammen med de øvrige dokumenter som inngår i rapporteringsdelen av PBR-prosessen, i starten av 2014. Rapportene vil omhandle arbeid knyttet til mål og tiltak fra «Årsrapport for arbeid med kvalitet 2012. Plan 2013.» fra Utdanningsutvalget og «KLUs årsrapport om institusjonens arbeid med kvalitetssystemet og læringsmiljøet for 2012, med mål og tiltaksplaner for 2013», begge fastsatt i styresak US 109/12. De to utvalg behandlet rapportskisser på sine møter 5. og 6. november, og vil behandle respektive rapporter på utvalgsmøtene 4. og 5. februar 2014. Idet kvalitetssystemet inntil det blir justert forutsetter at disse skal legges fram for styret, tas det sikte på at de to rapportene deretter samlet legges fram for styret som institusjonens rapport for arbeidet med kvalitet i 2013. Rapporter og planer fra fakultetene Fakultetenes årsrapporter for arbeid med kvalitet har de siste år fulgt institusjonens årsrapport som vedlegg. Ved integreringen i PBR-prosessen fra 2014 vil årsrapporter fra fakultetene ikke lenger være påkrevd, og det enkelte fakultet står da friere til å tilpasse planlegging og rapportering av arbeidet med kvalitet. Universitetsdirektørens vurderinger Universitetsdirektøren er tilfreds med at arbeidet med kvalitet integreres i institusjonens helhetlige PBR-prosess. På denne måten vil arbeidet med utvikling av kvalitet og kvalitetssystemet bedre inkluderes i fagenhetenes ordinære prosesser samt bedre forankres i den formelle råds- og utvalgsstrukturen. Universitetsdirektøren vil allikevel peke på at det bør arbeides videre med å bedre samarbeidet og arbeidsdelingen mellom utvalgene. Universitetsdirektøren er vel tilfreds med at punktene det ble pekt særskilt på i fjorårets behandling av institusjonens årsrapport for arbeidet med kvalitet, følges opp i planene for arbeid med kvalitet, læringsmiljø og kvalitetssystem i 2014. Universitetsdirektøren ser fram til at dette reflekteres i utvalgenes rapporter for 2013, ikke minst når det gjelder rapportering av arbeid med strykprosent og gjennomstrømming, og at rapportene bedre kan reflektere studentenes bidrag i arbeidet med kvalitet, læringsmiljø og kvalitetssystem. Forslag til vedtak Styret godkjenner «Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets mål og tiltaksplan for arbeidet med læringsmiljø og kvalitetssystem 2014», fastsatt av Kvalitets- og læringsmiljøutvalget, og forslaget til «Utdanningsutvalget prioriterte arbeidsområder for arbeidet med kvalitet 2014». Stavanger, 18.11.2013 John B. Møst universitetsdirektør Kristofer Rossmann Henrichsen utdanningsdirektør 5 Saksprosessene i de to utvalg har medført at det bare er planen for Kvalitets- og læringsmiljøutvalget som er fastsatt av utvalget. Fra Utdanningsutvalget foreligger det et forslag. Dersom utvalget fastsetter en plan som avviker betydelig fra forslaget, må også den fastsatte plan legges fram for styret for godkjenning. 3/4
Saksbehandler: Stig Selmer-Anderssen 4/4
Vedlegg 1 Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets mål og tiltaksplan for arbeidet med læringsmiljø og kvalitetssystem 2014 I tråd med utvalgets mandat, universitetets strategi og planen for inneværende periode er Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets mål og tiltaksplan for arbeidet med læringsmiljø og kvalitetssystem 2014 organisert under de fire hovedområdene «Universell utforming», «Samarbeid», «Det digitale læringsmiljø» og «Bruk og utvikling av kvalitetssystemet». Mål og tiltak som har virkning for flere av områdene er ført opp under det området som framstår som det mest sentrale. Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets plan for 2014 utgjøres som i fjor av mål som favner bredt i utvalgets arbeid kommende år med basis i de fire hovedområdene for utvalgets arbeid. Den overordnede plan konkretiseres og prioriteres så gjennom revisjonen av utvalgets arbeidsdokument over prioriterte oppgaver og konkrete tiltak knyttet til hvert av punktene i den overordnede planen. Universell utforming Universitetets strategi 2013-2020 som ble vedtatt 13.juni 2013 (senest justert 3. oktober 2013) angir at «Vi skal ha et godt og universelt utformet læringsmiljø og være kjent for god studentservice og aktiv medvirkning fra studentene. Kvalitativt gode studier og et attraktivt læringsmiljø skal være den beste garanti for økning i søkertallet.» Dette skal oppnås gjennom studentaktiv læring og forskning: - satsing på IKT-støttet undervisning og læring med siktemål å være ledende innen et universelt utformet, digitalt læringsmiljø - videreutvikling av undervisningsmetoder, læringsformer, vurderingsformer, veiledning og læringsarenaer (herunder bl.a. IKT-støttet, problem-, case- og simulatorbasert læring) med siktemål å fremme fremragende undervisning - at studentene får presentert og søker å løse relevante problemstillinger fra, og i samarbeid med, arbeidslivet og de bransjer vi utdanner til - etablering og styrking av arenaer for diskusjoner knyttet til undervisning og læring med deltakelse av både undervisere og studenter - inkludering av bachelor- og masterstudenter i aktive forskergrupper - utnyttelse av forskernes internasjonale nettverk til beste for studentene - deltakelse i nasjonale og internasjonale forskerskoler, hvor UiS har koordineringsansvar for flere av dem. Mål: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal arbeide for et økt fokus på alle aspekter ved universell utforming 1 som strategi for å skape et inkluderende læringsmiljø for alle studenter ved vårt universitet. Målsettingen skal følges opp gjennom følgende tiltak og prosesser: 1 Miljøverndepartementet definerer at: Universell utforming er utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten behov for tilpassing og en spesiell utforming. I høyere utdanning kan universell utforming brukes som en strategi for å skape et inkluderende læringsmiljø. Samtidig er universell utforming et fagbegrep som søkes integrert i en stadig større andel av studieprogrammene i høyere utdanning.
Vedlegg 1 KLU vil være en lokal pådriver, slik Universell er det nasjonalt, for universell utforming av våre studietilbud. Tilbudene er i større grad universelt utformet når de er tilgjengelige for en brukergruppe med større variasjon i motorisk, sensorisk og kognitiv funksjon. Universell utforming er et fagbegrep i høyere utdanning. KLU vil samarbeide med Utdanningsutvalget for å bidra til å sikre teoretisk diskusjon og kompetanseheving på innholdet i begrepet. Dette kan gjøres blant annet gjennom å søke midler som lyses ut nasjonalt for å stimulere til forskning og fokus på dette temaet i høyere utdanning. KLU vil være med å legge til rette for bredde og dybde i kunnskapsformidlingen på dette området. KLU vil bidra til fokus på universell utforming i universitetets kjerneprosesser gjennom oppfølging av de anbefalinger utvalgets arbeidsgruppe for universell utforming legger fram i andre kvartal 2014, og gjennom videreføring av temadagen for universell utforming som ble innført i inneværende periode. Det digitale læringsmiljø Mål: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal bidra aktivt til at det digitale læringsmiljø utformes og videreutvikles slik det legges opp til i strategien gjennom at institusjonen utvikler et universelt utformet digitalt læringsmiljø som er blant de fremste. Målsettingen skal følges opp gjennom følgende tiltak og prosesser: Universitetets digitale læringsmiljø skal være tuftet på enkelhet: Det skal gjøre det enkelt for studenter å delta i læringsprosesser så ofte og i det omfang studentene ønsker, og det skal gjøre det enklere for faglærere å forme lærings- og undervisningsprosessene mer universelt. En satsing på digitale løsninger for et bedre læringsmiljø og dermed økt læringsutbytte og mulighet for å oppnå definerte læringsmål skal bidra til at studienes innhold er dekkende for at studentene kan oppnå det fastsatte læringsutbytte. God undervisning, veiledning, og moderne arbeids- og vurderingsformer er viktig i kvalitetssikringen som skal gjøre at studentene når sine læringsmål. Digitale løsninger, ecampus, vil være et viktig tema for KLU også i 2014. Samarbeid Mål: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal ivareta mandatets fokus på samarbeid 2 ved å tilstrebe og legge bedre til rette for samarbeid oppover, nedover og utover i organisasjonen. Samtidig er økt samarbeid ut over vår institusjon nasjonalt (og internasjonalt) viktig for å sikre at resultatene nås både med den ønskede grad av effektivitet og gjennom slik forenkling med tanke på integrering, medvirkning og aktivisering som kvalitetssystemet har identifisert som det sentrale utviklingsobjektiv. Målsettingen skal følges opp gjennom følgende tiltak og prosesser: KLU vil fortsatt gi styre og institusjonens øvrige ledelse råd i saker som omhandler bruk og utvikling av kvalitetssystemet og læringsmiljøet for studentene ved UiS. Referat fra siste møte i KLU skal alltid ligge ved som orientering til styrets møter. 2 «Samarbeide med studentene gjennom ulike organ om spørsmål som angår studentenes fysiske og psykososiale læringsmiljø», «Ha et godt samarbeid med kontaktpersoner for studenter med funksjonsnedsettelse for å sikre at studenter med tilretteleggingsbehov sin velferd ivaretas på en best mulig måte innenfor hva som er rimelig og mulig», «Aktivt holde ledelsen orientert om områder med behov for tiltak for å bedre læringsmiljøet», «Samarbeid med interne og eksterne enheter som Universitetsbiblioteket, Felles ressurssenter, Enhet for studentservice, Studentsamskipnaden og Statsbygg for å utvikle et best mulig læringsmiljø for studentene ved UiS».
Vedlegg 1 KLU har faste observatører fra alle interne og eksterne enheter ved UiS, fra alle fakulteter, og fra de øvrige enhetene. På denne måten holdes institusjonen orientert om KLUs arbeid, samtidig som observatørene gjennom å ha talerett i KLUs møter kan bidra til at sakene opplyses bedre. KLU skal videreutvikle det gode samarbeidet som er etablert med departementets nasjonale pådriver for landets LMUer, og videreføre deltakelsen i LMU-nettverk. KLU vil også i det videre formidle informasjon om seminar, forum og konferanser som omhandler læringsmiljøet til studenter ved universitetene og høgskolene i Norge, og være pådriver for utvalgsmedlemmers deltakelse. KLU skal aktivt følge opp samarbeidet med Utdanningsutvalget, og bidra til fellesaktiviteter (som fellesseminarene). KLU skal undersøke hvordan et fruktbart samarbeid med FU kan etableres og videreutvikles. Begrepet kvalitet står her sentralt, idet alle tre utvalg har mandat til å sikre og utvikle kvaliteten ved UiS, Kvalitet er essensen i et godt læringsmiljø, og KLU vil legge til rette for økt samarbeid og informasjonsflyt blant annet ved å videreføre arbeidet i ResKU og arrangere fellesseminarer med tema som favner og interesserer begge utvalgene. Referater fra møter i UU og KLU skal alltid ligge ved sakspapirene i det annet utvalg. Bruk og utvikling av kvalitetssystemet Mål: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal oppfylle mandatets forventninger til hvordan utvalget skal ivareta bruk og utvikling av kvalitetssystemet 3. Målsettingen skal følges opp gjennom følgende tiltak og prosesser: KLU skal etablere rutiner for å sikre at utvalget gjennomfører den klagebehandlingsoppfølging som er pålagt utvalget gjennom lover og forskrifter. KLU skal følge opp implementering og bruk av institusjonens systemer for behandling av studentmeldte avvik, inklusive det nettbaserte systemet for avviksmelding som implementeres høsten 2013. KLU skal aktivt bidra til at institusjonens felles systemer for studentevalueringer forenkles, slik at det kan benyttes av flere aktører, og fortrinnsvis også av studenter og andre uten særskilt kompetanse angående systemet. KLU skal bidra aktivt til at det utvikles systemer for programevaluering som er enkle i bruk, og som samtidig kan gi enhetlig dokumentert studiekvalitetsinformasjon. KLU skal utarbeide plan for hvordan rådene NOKUT ga universitetet etter sin siste revisjon (og som styret fastsatte at universitetet skulle følge) skal implementeres, samt ha oppsyn med og koordinere implementeringen. 3 «Legge til rette for at enkeltstudenter/ansatte og enheter/grupper ved UiS kan be om å få tatt opp saker i KLU utvikling og bruk av kvalitetssystemet eller som angår studentenes totale læringsmiljø», «Utvalget skal behandle saker som angår utvikling og bruk av kvalitetssystemet, og gi de råd som er nødvendige for at kvalitetssystemet har en tilfredsstillende utvikling og bruk.», «Avgi årlig rapport til styret om sitt arbeid og forslag til nye tiltak på en slik måte at det kan inngå i universitetets kvalitetssikringssystem. KLUs årlige rapport skal inngå i grunnlaget for det årlige budsjettarbeidet.»
Vedlegg 2 Utdanningsutvalget prioriterte arbeidsområder for arbeidet med kvalitet 2014 Integrering av arbeidet med kvalitet i PBR-prosessen Fra og med kalenderåret 2014 inngår planen for og rapporteringen av arbeidet med kvalitet i den ordinære planleggings- og rapporteringsprosessen (PBR-prosessen). Videreutvikling av studieprogrammer og studieportefølje Fokusområder/prioriterte arbeidsområder: Retningslinjer for systematisk oppfølging av gjennomstrømming og strykprosent i studiene. Det digitale læringsmiljø i studieprogrammer og studieporteføljer o Pilotering og implementering av nettbaserte vurderingsformer Håndboka for studieprogramarbeid, og framgangsmåte for reakkreditering. Profilering av studieprogrammer og studieporteføljer Internasjonalisering og en balanse mellom inn- og utvekslingsstudenter i tråd med universitetets strategi. Styrket samarbeid og oppfølging av kvalitetsarbeidet Fokusområder/prioriterte arbeidsområder: Samarbeidet mellom Utdanningsutvalget og Kvalitets- og læringsmiljøutvalget. o Utvalgenes sakskart, årshjul og mandat. o Fellesseminar for de to utvalgene og introduksjonsseminar for nye studentrepresentanter og nye medlemmer i utvalgene. Styrking av studentenes tillitsvalgtapparat.