Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 20. juni 2012 Saksbehandler: Vedlegg: Viseadministrerende direktør økonomi og finans Brev 2/2012 fra revisor datert 23. april 2011 SAK 44/2012 REVISORS NUMMERERTE BREV TIL LEDELSEN ETTER ÅRSOPPGJØRSREVISJONEN 2011 Forslag til vedtak: Styret tar revisors brev til ledelsen om revisjonen for 2011 til etterretning og ber administrerende direktør følge opp revisors anbefalninger i samsvar med omtalen i styresaken. Oslo den 13. juni 2012 Bjørn Erikstein
Oslo universitetssykehus HF styresak 44/2012 Side 2 av 6 Sammendrag Revisor har i brev av 23. april 2012 til Oslo universitetssykehus HF redegjort for forhold de ble kjent med under revisjonen av årsregnskapet for 2011 og som revisor etter revisorloven skal rapportere skriftlig. Det vises til den gjennomgang som ble foretatt av revisor i styremøte 29. mars d.å. I denne saken redegjøres det for oppfølging av de forhold revisor har tatt opp i sitt brev. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør legger stor vekt på at Oslo universitetssykehus HF har god standard på foretakets økonomistyring, regnskapsføring og at ansatte etterlever de regler som kreves for å forvalte foretakets og dermed samfunnets økonomiske verdier. Administrerende direktør vil følge opp de anbefalingene som revisor har kommet med. Faktagrunnlag Oppsummert er de viktigste tiltakene for å forbedre internkontroll og legge til rette for god økonomistyring mv: Etablere skriftelige rutiner på områder som så langt ikke er godt nok dekket. Samle rutinene i en strukturert økonomihåndbok. Oppfølging på enkelte områder (øremerkede midler, analyser, anleggsmidler mv). Felles systemer for fakturabehandling og bestilling. Revisors brev omfatter følgende hoveddeler: I. Foretaksstyring og internkontroll II. Avleggelse av årsregnskapet III. Spesielt om enkelte regnskapsposter Nedenfor gis en oversikt over revisors merknader og de forbedringstiltak som det er arbeides med. I. Foretaksstyring og internkontroll Kommentar fra revisor 1. Våre konklusjoner er etter revisjonen er at foretaket kan vise til betydelige forbedringer i forhold til de vesentligste svakhetene vi rapportert etter fjorårets revisjon. Det er imidlertid fortsatt et behov for å styrke intern kontroll over finansiell rapportering. Våre viktigste observasjoner er: Det er fortsatt et forbedringspotensial i intern kontrollen knyttet til de sentrale prosessene for økonomistyring og regnskapsrapportering, men vi ser klare forbedringer sammenlignet med fjoråret og da spesielt knyttet til kritiske prosesser Tiltak i foretaket Innenfor økonomiområdet har foretaket så langt prioritert å lage retningslinjer innenfor økonomistyring og finansiell rapportering som enkeltstående retningslinjer i foretakets ehåndbok. Disse er ikke samlet i en økonomihåndbok. Det igangsettes nå et arbeid for å: 1) Samle de aktuelle retningslinjene i en økonomihåndbok (innenfor rammeverket til ehåndboken) 2) Kvalitetssikre gjeldende retningslinjer og supplere der det er mangler. Plan for arbeidet utarbeides før sommeren skal ferdigstilles innen utgangen av oktober 2012.
Oslo universitetssykehus HF styresak 44/2012 Side 3 av 6 som øremerkede midler, inntekter og klinikkposteringer. Vi ser videre at foretaket har kommet langt i å dokumentere og avklare ansvarsforholdet mellom regnskapsavdelingen og klinikkene. Det er fortsatt avgjørende for ytterligere forbedringer at det utarbeidet felles og enhetlige rutiner, og at det sikres at disse etterleves. Arbeidet med å avklare og dokumentere alle vesentlige ansvarsforhold knyttet til økonomistyring og finansiell rapportering bør fortsatt prioriteres fremover. Videre vil det fokuseres på å sikre at gjeldende retningslinjer og rutiner etterleves i alle klinikkene og at det foretas vurderinger ut fra felles kriterier der det er mulig. Det vil blant annet gjennomføres felles samlinger for hele økonomimiljøet med fokus på utvalgte tema. Første samling er 19. juni. Foretaket har et stort antall prosjekter med ekstern finansiering (øremerkede midler). Ansvar og roller knyttet til dette området vil bli gjennomgått spesielt, og foretakets retningslinjer vil bli nærmere beskrevet. II. Avleggelse av årsregnskapet Kommentar fra revisor 1. Det vesentligste av regnskapsdokumentasjonen var klart til oppstart av revisjon. Tilgjengelig dokumentasjon holdt generelt sett høyere kvalitet enn i fjor, og det var på flere områder tydeligere spor etter kvalitetssikring av dokumentasjonen. Til tross for den klare forbedringen i årsoppgjørsdokumentasjonen har også årets årsoppgjør vært tidkrevende, og vi har vært nødt til å utføre mye substanshandlinger. Dette skyldes tidligere avdekkede svakheter. Det er spesielt anleggsmidler, øremerkede midler, og analyser som har vært tidkrevende å revidere. Årsaken til at analyser har vært tidkrevende er mangelfull kvalitet i datagrunnlag og avviksforklaringer. I tillegg var det enkelte områder der avklaringer kom sent, men dette skyldes i stor grad forhold utenfor foretakets kontroll. Tiltak i foretaket Anleggsmidler: Det ble i 2011 foretatt en prinsippendring på hvordan nedskrivninger på enkelte anlegg skal reflekteres i anleggsregisteret og i foretakets balanse. I 2011 ble nedskrivninger klassifisert som avgang med ny netto verdi i balansen. Den pålagte endringen innebærer at foretaket i 2012 må opprette egne konti i balansen knyttet til anlegget som skal nedskrives, da blir dette korrekt klassifisert som en nedskrivning og ikke som avgang. Den gjenværende levetid blir ikke berørt av denne endringen. Foretakets økonomisystem (Oracle FA) håndterer ikke dette i dag, og det er sendt bestilling til Sykehuspartner IKT om gjennomføring av nødvendig oppgradering av økonomisystemet for å løse dette. På nåværende tidspunkt er det usikkert om og når dette blir prioritert og gjennomført. Øremerkede midler: Se tiltak under pkt III. Analyser: Se tiltak under pkt III.
Oslo universitetssykehus HF styresak 44/2012 Side 4 av 6 III. Spesielt om enkelte regnskapsposter Revisor har kommentert enkelte regnskapsposter. I tabellen under redegjøres for foretakets tiltak/vurdering på de punkter som krever oppfølging. Kommentar fra revisor Gaver og Prosjektarbeidet som ble igangsatt øremerkede høsten 2010 for å rydde opp i midler problemstillingene knyttet til gaver og øremerkede midler er prioritert i 2011, og foretaket har foretatt et betydelig oppryddingsarbeid på området. Initiativet fra klinikkene har vært noe varierende, og vi har utført et større arbeid knyttet til regnskapsposten for å redusere risiko for vesentlig feil til et akseptabelt nivå. Tiltak i foretaket Regnskap fortsetter i 2012 arbeidet med oppfølgning og informasjon mot sentrale ressurser i klinikk. Forskningsstøtte vil fra 2012 innføre felles samlinger rundt øremerkede midler med representanter fra klinikk, forskningsstøtte og regnskap. Som en del av arbeidet med økonomihåndbok vil roller og ansvar innenfor dette området bli tydeliggjort. Inntekter, svakheter i analyser Fremover vil det være viktig å prioritere å utarbeide og implementere enhetlige rutiner som sikrer transparente ansvarsforhold, samt effektiv og velfungerende oppfølging og rapportering av alle vesentlige prosjekter på løpende basis En viktig del av årsoppgjørsrevisjonen og det foretaksinterne arbeidet knyttet til kvalitetssikring av årsregnskapet, vil normalt være analyser og forklaringer av de enkelte regnskapsposter. I forbindelse med årets årsoppgjør har vi mottatt analyser fra alle klinikker, noe som er en klar forbedring fra fjoråret. Utfordringene i år var knyttet til svak kvalitet i avviksforklaringer fra klinikk, og liten grad av kvantifisering. I tillegg var analysene av begrenset verdi da analyserte tall ikke var de endelige tallene og det samtidig var mangelfull sammenheng mellom analysene og offisielt regnskap. Frem til neste årsoppgjør bør man Som en del av årsoppgjørsrevisjonen leverte klinikkene avviksforklaringer ned på et detaljert og omfattende nivå. Analysene fra klinikk var av noe varierende kvalitet, og erfaringene brukes til revidering og tydeliggjøring av metodikk inn mot en interimsrevisjon medio 2012. Som en del at dette presiseres også detaljnivå og rapporteringsform på fremtidige analyser fra klinikk. Malverket for dette vil forbedres ut fra erfaringene i 2011.
Oslo universitetssykehus HF styresak 44/2012 Side 5 av 6 arbeide med å videreutvikle formatet på analysene, samt kvalitet i datagrunnlag og avviksforklaringer. Innkjøp, svakheter knyttet til internkontroll og overholdelse av LoA OUS har også i 2011 benyttet 3 ulike fakturabehandlingssystemer, og det gjør det krevende å overvåke innkjøpsprosessen og om nøkkelkontrollen med korrekt attestant og anviser overholdes. Vår anbefaling er fortsatt at det innføres beløpsgrenser i systemet som velges for det fusjonerte foretaket. Det er en utfordring at foretaket fortsatt har 3 bestillings- og fakturabehandlingssystemer hvor det er forskjellig funksjonalitet knyttet til fullmaktsrollen og beløpsgrenser. Foretaket ønsker å kunne redusere til 1 bestillings- og 1 fakturabehandlingssystem. Det vises for øvrig til styresak xx/2012. Med 3 bestillings- og fakturabehandlingssystem er det svært krevende å: - Vedlikeholde og dokumentere hvem som har hvilke fullmakter og hvilke beløpsgrenser som er delegert - Ajourholde tre leverandørregistre - Ajourholde tre produktkataloger og avviksbehandle priser i tre fakturabehandlingssystem - Systemkontroller - Utarbeide felles arbeidsprosesser innenfor innkjøp og lagerdrift - Rapportere og følge opp klinikkene mht avtalelojalitet Dette er svakheter som medfører behov for kompenserende tiltak på flere områder, og som gir dårlige muligheter for å sikre at foretaket får rette priser på kjøp av varer, og mangelfull styringsinformasjon for ledere på ulike / alle nivåer. Foretaket jobber med å tilpasse eksisterende systemer mest mulig inn mot en felles løsning rundt håndtering av anvisning og attestasjon. Først ved innføring av ny versjon av Basware vil få mulighet for å legge inn beløpsgrenser i systemet. Lisenser for innføring i hele foretaket er anskaffet.
Oslo universitetssykehus HF styresak 44/2012 Side 6 av 6 I påvente av felles systemer vil det også bli nye prosedyrer for delegering av fullmakter og det foretas en gjennomgang og kvalitetssikring av delegerte fullmakter i eksisterende systemer. Når det gjelder Lov om offentlige anskaffelser (LoA) er det utarbeidet standardisert oppsett for dokumentasjon avavtaleinngåelser som skal benyttes for alle nye avtaleinngåelser fremover. Vi har avdekket at det gjennom 2011 har vært mangelfull oppfølging av LoA, og at systemet slik det er i dag med oppbevaring på (minst) tre ulike steder gjør prosessen svært omfattende og uoversiktlig. Vi anbefaler at man fortsetter arbeidet som er igangsatt relatert til utforming og implementering av rutiner som skal sikre overholdelse av LoA. Innkjøpsavdelingen har et felles område hvor alle konkurransegrunnlag og relevante dokument lagres på en ensartet måte. Alle originalkontrakter skal sendes innkjøpsseksjonen for fysisk arkivering og arkivering i e-phorte. Det pågår en kontinuerlig prosess for å redusere risiko for brudd på LOA gjennom anbudsprosesser. Hittil i år er 95 konkurranser enten i prosess eller avsluttet, herunder både lokale, regionale og nasjonale anbudskonkurranser.