2014 Aurskog- Høland kommune Konkurransegrunnlag oppmålingstjenester mv. for ledningskartverk i Kommunalteknisk drift (KTD) AHK 14/482 «Oppmålingstjenester VA» Innleveringsfrist: 14.05.2014 kl 12.00 Innleveres til: Aurskog-Høland kommune Rådhusveien 3 1940 BJØRKELANGEN Merkes: AHK 14/482 Aurskog-Høland kommune Innkjøp 24.03.2014
Innholdsfortegnelse 1. OPPDRAGSGIVER... 2 2. INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN... 2 3. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 4. KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN... 4 5. KRAV TIL TILBUDET... 5 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSE... 6 7 GENERELLE AVTALEVILKÅR... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 8 VEDLEGG... 7 Aurskog-Høland kommune Side 1
1. Oppdragsgiver 1.1 Om oppdragsgiver Aurskog Høland Kommune ligger i Akershus fylke og har ca. 15 100 innbyggere. Les mer om kommunen på www.ahk.no. 1.2 Kontaktopplysninger Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: Aurskog Høland Kommune v/ Jane Brit Løland jane.brit.loland@ahk.no POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: Aurskog Høland Kommune Aurskog Høland Kommune Rådhus Rådhusveien 3 Rådhusveien 3 1940 BJØRKELANGEN 1940 BJØRKELANGEN Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse AHK 14/482 Leverandører som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. 2. Informasjon om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens omfang Aurskog-Høland kommune (AHK) ved Kommunal Teknisk Drift har behov for en avtale om leveranse av oppmålingstjenester VA. AHK startet etablering av et systematisk ledningskartverk på slutten av 1980-tallet. Arbeidet med å registrere VA-nettet i Gemini VA pågår fortsatt og det gjenstår betydelig arbeid knyttet til dette ved siden av løpende oppfølgning. Fra 1985 ble arbeid med registrering av ledningsnett utført av Fjellanger Widerøe AS og fra 1997 til og med 2004 ble dette arbeidet utført av Fjellanger Widerøe Geomatic. Fra 2004 og frem til i dag har arbeidet vært utført av Terra Tec AS. AHK ønsker fra og med mai / juni 2014 å inngå rammeavtale for bistand til å gjennomføre oppmålingstjenester knyttet til videreføring av registreringsarbeidet hva gjelder eksisterende ledningsnett, samt bistand til løpende registrering av nytt ledningsnett og registrering av fornyelser i ledningsnettet innenfor sektoren vann og avløp (VA) i kommunen. AHK ønsker også bistand til rettledning og opplæring av AHKs egne medarbeidere slik at AHK også skal kunne benytte disse til å utføre oppgaver knyttet til å opparbeide og vedlikeholde kommunens ledningskartverk. AHK ønsker å ha kontinuitet når det gjelder medarbeider(e) som tilbyder skal benytte for å løse oppdraget og AHK ønsker også å ha en hovedansvarlig hos tilbyder. AHK forutsetter at tilbyder er à jour og holder seg à jour med tilgjengelig og relevant moderne utstyr for utførelse av oppdraget. Det ledningsnettet som så langt er registrert i kommunen knyttet til overvannsledninger, spillvannsledninger og vannledninger er på til sammen ca 1 037 km, hvorav: Overvannsledninger utgjør ca 141 km Spillvannsledninger utgjør ca 192 km og Aurskog-Høland kommune Side 2
Vannledninger utgjør ca 408 km. Det samlede ledningsnettet antas å være betydelig større enn det som er registrerte så langt. Registreringen som skal foretas, skal skje ved bruk av Gemini VA. AHK har ingen basestasjoner. AHK er oppdragsgiver for anskaffelsen. Anskaffelsen vil hovedsakelig omfatte arbeid knyttet til kommunalteknisk drift (KTD), men registreringsoppgaver mv. kan eventuelt også skje for andre virksomhetsområder i kommunen. AHK kan ikke gi noen garanti for arbeidsomfang, men anslår at tjenestebehovet kan tilsvare fra et halvt til mer enn ett årsverk per år de nærmeste årene. Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Rammeavtalen har en varighet på 2 år, med opsjon for forlengelse av avtalen i 1 år + 1 år. Total varighet for rammeavtalen er 4 år. En rammeavtale er i hovedsak ment å skulle dekke kommunens behov i avtaleperioden. Leveransens totale volum er stipulert til ca. 4 800 000,- eks. mva. Vi gjør oppmerksom på at Aurskog Høland Kommune ikke forplikter seg til noe bestemt volum. Det understrekes videre at oppgitte tall kun er estimater fra statistikk og opplysninger hentet fra regnskapene. Endringer i budsjett og rutiner vil kunne påvirke totalvolumene. Vi håper imidlertid at opplysningene kan være til hjelp for å prissette tilbudet på en mest mulig korrekt måte. Aurskog-Høland kommune tar et forbehold om volum. Ved større bestillinger som skulle være av en slik art at de kan defineres som egne prosjekt, forbeholder kommunen seg retten til å konkurranseutsette prosjektet. Oppdragsgiver definerer prosjekt i denne avtalen til ca kr. 100.000,-. Dersom Leverandør oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Leverandørs ansvar å påpeke dette i tilbudet. 2.2 Avtaleforhold Avtaleforholdet vil bli regulert av rammeavtale med vedlegg. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. 3. Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser - Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven. Aurskog-Høland kommune Side 3
3.1 Tentativ fremdriftsplan Invitasjon til konkurranse Frist for å levere tilbud Evalueringsmøte Kontraktsignering Dag1 Se forside Ca. 1-5 dg etter utløpt innleveringsfrist Så fort som mulig etter evaluering Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Leverandørs ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på Doffin. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest ti 10 døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på Doffin senest seks 6 døgn før tilbudsfristens utløp. 4. Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Leverandør, vil tilbudet avvises. Kravene er definert i kravspesifikasjonen, vedlegg 1, og hele kapittel 4. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe HMS - egenerklæring; Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring Skatteattest; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 5 om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. 4 4 4 Aurskog-Høland kommune Side 4
4.2 Organisatoriske, juridiske og økonomiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Firmaattest; Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Kredittvurdering Det kreves god soliditet. Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Fremlegge siste årsregnskap med noter, styrets beretning og revisjonsberetning 5 5 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Erfaring og kompetanse; Oversikt over foretakets totale bemanning. 6 Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Referanser Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert 6 tidspunkt og mottaker. Kvalitetssikringssystem; Det kreves et godt og velfungerende Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 6 kvalitetssikringssystem Uforutsette endringer; Det kreves god kapasitet til å håndtere avtalemessige endringer og tillegg Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endrings og tilleggsarbeid. Erklæring om hvor stor andel av avtalen som leverandør har til hensikt å overlate til underleverandør. Bruk av underleverandør må godkjennes av oppdragsgiver. 6 5. Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Leverandør skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Rekkefølgen på svardokumentene skal følge den oversikt som skisseres nedenfor i dette punkt. Svarskjema skal være fullstendig utfylt og skal fremstå med tydelige referanser til tilbudet for øvrig. Det skal utformes en papirversjon og en elektronisk versjon av tilbudet. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger og vedlegges på minnepinne. Siden vi ønsker tilbudet BÅDE i papirform samt 1 minnepenn med elektronisk materiale, ønsker vi at tilbudet struktureres under nummererte fliker (skilleark) i mappen, samt samme ordning - men i nummererte mapper - på minnepinnen, som følgende: Aurskog-Høland kommune Side 5
Flik / Mappe STRUKTUR PÅ TILBUD: 1 Tilbudsbrev datert og signert 2 Lag kontaktskjema, skal kun inneholde Leverandørkontakt (Navn, tlf., e-post adresse) 3 Vedlegg 1: Kravspesifikasjonen ferdig utfylt 4 Lovpålagte krav, se pkt. 4.1 5 Organisatoriske krav, se pkt. 4.2 6 Tekniske og faglige krav, se pkt. 4.3 Manglende dokumentasjon fører til at tilbudet vil bli avvist 5.2 Pris Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til vedlagte kravspesifikasjon. NB! Alle priser skal oppgis kun i kravspesifikasjonen. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser. 5.3 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være på norsk. 5.4 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke leveres pr. e-post. Tilbudet skal leveres i en (1) original papirversjon, inndelt i henhold til struktur på tilbudet. På minnepinne skal det være en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet. Vedleggene skal fylles inn og være en del av den elektroniske versjonen. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse AHK 14/482 " Innleveringssted: Aurskog Høland Kommune v/ Jane Brit Løland Rådhusveien 3 1940 BJØRKELANGEN Merkes med: Anbud AHK 14/ 482 5.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 5 fem måneder fra tilbudsfristens utløp. 5.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke Leverandøren å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag. 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Aurskog-Høland kommune Side 6
Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst stadium, på saklig grunnlag, avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. 6.2 Tildelingskriterier Det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende kriterier: Tildelingskriterier: Vekt: Pris 100 % Det vil bli gitt score fra 1 til 10 der den beste i hvert kriterium får score 10. (Beregningsmodell som brukes er: Beste tilbud/tilbud x 10) 7 Vedlegg Følgende dokument utgjør til sammen konkurransegrunnlaget: DOKUMENT Vedlegg nr. 1. Konkurransegrunnlag med generelle avtalevilkår Dette dokument 2. Kravspesifikasjon Vedlegg 1 3. Generelle avtalevilkår Vedlegg 2 Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det Leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Aurskog-Høland kommune Side 7