Møteprotokoll Arendal kontrollutvalg Dato: 05.01.2017 kl. 12:00 15:55 Sted: Arendal Kultur- og rådhus, møterom 252 Barbu Arkivsak: 16/14184 Til stede: Møtende varamedlemmer: Per-Jakob Haakstad (leder), Liv Andersen (nestleder), Anne Rostad (medlem), Kristen Bjormyr (medlem), Terje Stiansen (medlem) - Forfall: - Andre: Rådmann Harald Danielsen, sak 1/17 Havnefogd Rune Hvass (i utgangspunktet observatør, men også invitert til å kommentere), sak 1/17 Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke Forvaltningsrevisor Stine Norrøne Beck, sak 1/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 1/17 16/14184-1 Godkjenning av innkalling 5.1.2017 3 Møteprotokoll 1/17 16/14184-2 Godkjenning av protokoll 7.12.2016 4 Saker til behandling 1/17 16/11591-6 Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune 5 1
2/17 16/14158-3 Revisjonens ansvar og oppgaver knyttet til offentlige innkjøp og særattestasjoner 7 3/17 16/14234-1 Kontrollutvalgets fokusområder 2017 Arendal 8 4/17 16/14191-1 Orienteringer fra revisor 5.1.2017 9 5/17 16/14195-1 Referatsaker 5.1.2017 10 6/17 16/14315-1 Eventuelt 5.1.2017 11 Arendal, 05.01.2017 Per-Jakob Haakstad Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/17 Godkjenning av innkalling 5.1.2017 1 Arendal kontrollutvalg 05.01.2017 1/17 Innkalling til møte 5.1.2017 godkjennes. Innkalling til møte 5.1.2017 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/17 Godkjenning av protokoll 7.12.2016 1 Arendal kontrollutvalg 05.01.2017 1/17 Protokoll fra møte 7.12.2016 godkjennes. Protokoll fra møte 7.12.2016 godkjennes. 4
Saker til behandling 1/17 Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune 1 Arendal kontrollutvalg 05.01.2017 1/17 Kontrollutvalget tar rapporten Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune til orientering, og oversender rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar rapporten Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune til orientering, og ber om at følgende tiltak gjennomføres basert på revisjonens funn og konklusjoner i prosjektet: - Det foretas en gjennomgang av havneforetakets aktiviteter og oppgaver, for å skape en felles forståelse av hva som skal defineres som havnevirksomhet og derved tilhører havnekapitalen. - Det utarbeides felles rammer vedrørende samhandling og formelle møtepunkter mellom foretakene og rådmann samt foretakene og politisk ledelse. Rådmannen bes dokumentere gjennomføring av tiltakene skriftlig til kontrollutvalget senest innen 15. oktober 2017. Leder Per-Jakob Haakstad innledet kort til saken og gjorde oppmerksom på at det ville bli fremmet nytt forslag til vedtak i saken. Forvaltningsrevisor Stine Norrøne Beck la frem hovedtrekkene i rapporten Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke ga utfyllende kommentarer og svarte på spørsmål. Rådmann Harald Danielsen kommenterte funn i rapporten og svarte på spørsmål. Havnefogd Rune Hvass kommenterte etter invitasjon fra kontrollutvalget også kort rapporten. Endret forslag til vedtak fremsatt i møtet: 1. Kontrollutvalget tar rapporten Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune til orientering og oversender rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: 2. Bystyret tar rapporten Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune til orientering, og ber om at følgende tiltak gjennomføres med utgangspunkt i revisjonens funn og konklusjoner i prosjektet: a. Rådmannen foretar en generell gjennomgang av Arendal Havn KF sine oppgaver, ansvar og aktiviteter, herunder bl.a. avklare hva som omfattes av havnevirksomhet i forhold til ev. annen virksomhet i foretaket, samt avklare grensesnittet mot Arendal Eiendom KF i forhold til drift, vedlikehold og utvikling av kommunale eiendommer, i dialog med begge foretakene. 5
b. Rådmannen foretar en felles gjennomgang av foretakene i forhold til styring og rapportering og utarbeider så langt som praktisk mulig en felles ramme for styring og kontroll av og rapportering fra foretakene, herunder: i. Utarbeide vedtekter for foretakene og ev. andre aktuelle styringsdokumenter om hensiktsmessig, sett hen til kommunens eierstrategi for foretakene mv. ii. Samt ev. utarbeide retningslinjer for bl.a. skriftlig rapportering og saksbehandling til bystyret (ref. også neste punkt) og for samhandling og møtepunkter mellom foretaket og henholdsvis rådmannen og politisk ledelse. c. Bystyret ber om at foretakene redegjør muntlig til bystyret, fast, halvårlig og samtidig i samme møte, om aktiviteter og planer, fordelt på de enkelte virksomhetsområdene i hvert foretak (ev. i tilknytning til behandling av melding til bystyret fra foretakene). d. Rådmannen bes redegjøre skriftlig for gjennomføring av tiltakene kontrollutvalget senest innen 15.10.2017. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. 1. Kontrollutvalget tar rapporten Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune til orientering og oversender rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: 2. Bystyret tar rapporten Forvaltningsrevisjon Kommunale foretak i Arendal kommune til orientering, og ber om at følgende tiltak gjennomføres med utgangspunkt i revisjonens funn og konklusjoner i prosjektet: a. Rådmannen foretar en generell gjennomgang av Arendal Havn KF sine oppgaver, ansvar og aktiviteter, herunder bl.a. avklare hva som omfattes av havnevirksomhet i forhold til ev. annen virksomhet i foretaket, samt avklare grensesnittet mot Arendal Eiendom KF i forhold til drift, vedlikehold og utvikling av kommunale eiendommer, i dialog med begge foretakene. b. Rådmannen foretar en felles gjennomgang av foretakene i forhold til styring og rapportering og utarbeider så langt som praktisk mulig en felles ramme for styring og kontroll av og rapportering fra foretakene, herunder: i. Utarbeide vedtekter for foretakene og ev. andre aktuelle styringsdokumenter om hensiktsmessig, sett hen til kommunens eierstrategi for foretakene mv. ii. Samt ev. utarbeide retningslinjer for bl.a. skriftlig rapportering og saksbehandling til bystyret (ref. også neste punkt) og for samhandling og møtepunkter mellom foretaket og henholdsvis rådmannen og politisk ledelse. c. Bystyret ber om at foretakene redegjør muntlig til bystyret, fast, halvårlig og samtidig i samme møte, om aktiviteter og planer, fordelt på de enkelte virksomhetsområdene i hvert foretak (ev. i tilknytning til behandling av melding til bystyret fra foretakene). d. Rådmannen bes redegjøre skriftlig for gjennomføring av tiltakene kontrollutvalget senest innen 15.10.2017. 6
2/17 Revisjonens ansvar og oppgaver knyttet til offentlige innkjøp og særattestasjoner 1 Arendal kontrollutvalg 05.01.2017 2/17 Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke ga en grundig redegjørelse om revisors ansvar og oppgaver knyttet til offentlige innkjøp og særattestasjoner, og avgrensninger av dette, og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes ga utfyllende kommentarer underveis og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget vurderte gjennomgangen som svært nyttig for utvalgets videre arbeid. 7
3/17 Kontrollutvalgets fokusområder 2017 Arendal 1 Arendal kontrollutvalg 05.01.2017 3/17 Arendal kontrollutvalg vil i 2017 særlig konsentrere seg om følgende områder: - Styring og rapportering i kommunale foretak - Kommunens eierskap og eierstyring - Oppfølging av tiltak innen barnevern - Rådmannens helhetlige internkontroll - Revisors ansvar og oppgaver -, rutiner og kvalitet i omsorgssektoren Kontrollutvalget drøftet sekretariatets forslag. Arendal kontrollutvalg vil i 2017 særlig konsentrere seg om følgende områder: - Styring og rapportering i kommunale foretak - Kommunens eierskap og eierstyring - Oppfølging av tiltak innen barnevern - Rådmannens helhetlige internkontroll - Revisors ansvar og oppgaver -, rutiner og kvalitet i omsorgssektoren 8
4/17 Orienteringer fra revisor 5.1.2017 1 Arendal kontrollutvalg 05.01.2017 4/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte kort om det løpende revisjonsarbeidet på vegne av hovedrevisor Thorny Grethe Olsen. 9
5/17 Referatsaker 5.1.2017 1 Arendal kontrollutvalg 05.01.2017 5/17 1. Behandling i bystyret av saker fra/av særlig betydning for kontrollutvalget ble referert. 2. Neste møte 9.2.2017 kl. 09:00 gjennomføres hos AKST i Grimstad, med virksomhetsbesøk hos AKST sammen med Grimstad kontrollutvalg etter møtet. Sekretær orienterte kort om forslag til opplegg for virksomhetsbesøket. 10
6/17 Eventuelt 5.1.2017 1 Arendal kontrollutvalg 05.01.2017 6/17 - Hove drift og utviklingsselskap AS vurdere omprioritering av Plan for selskapskontroll i et senere møte - Mulig samkjøring til Kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 1.-2.2.2017 11